2020/03/06

リモートワークに使えるツール集~働き方はどう変わるのか~

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。
もり
リモートワークしたいんですが、どんなツールがあったらできますか?
田村さん
いきなりだね。寝ながら働きたいだけでしょ。
もりくんにリモートワークを許してくれる会社は無いと思うよ。
もり
そこをなんとか。
インフルエンザでもコロナウイルスにかかっても自宅で働きますから。
田村さん
病気にかかったらまず休んでよ。
もりくんに許すかは別にして、とりあえずいくつか紹介していきますね。

リモートワーク(テレワーク)とは?

「リモートワーク」とは、会社の事務所に出社せず、
自宅やレンタルオフィス・外出先など、会社以外の場所で仕事をする勤務形態の総称です。
テレワーク・在宅勤務なども近しい意味合いで利用されます。

大規模な設備が無く、店舗などにお客様を迎えるような職種でなければ、
導入はしやすいと言えます。

・導入しやすい職種
営業
経理
事務
ITエンジニア、デザイナー など

リモートワークに必要なのは?

もり
まず、リモートワークに絶対必要なものって何ですか?
田村さん
物理的にはインターネットにつながるPCとスマホになるかな。
ただ、それ以上にこの3点に対策が取られていることが大事じゃないかと。
・重要情報の外部漏洩対策
・円滑なコミュニケーションが取れるか
・社員の勤務状況を把握できるか

重要情報の外部漏洩対策

田村さん
まずは、社内のネットワーク以外のところからのアクセスを行うし、
PC端末など情報を使うデバイスも外部に持ち出すことになるから、
リモートワークする社員のセキュリティへの意識の徹底が必要だよ。
もり
僕のように安易にリモートしたいと言ってる奴ほど、
セキュリティの意識も低いですもんね。
田村さん
そうだね。自分で言うんだね。
もり
あと、顧客情報・個人情報を扱うなら保管場所や、
流出時の緊急対策を決めておくなど、ツールや規則も整備して欲しいですね。

円滑なコミュニケーションが取れる体制

田村さん
これは社内・社外の方問わず、直接お会いする機会が減るので
それでも業務に支障が出ないよう、簡易にコミュニケーションを取れる手段を確保する必要もある。
もり
たむらさんと顔を合わせなくて済むのは、うれしいですけどね。
田村さん
こちらもうれしいよ。。。

こんな、オフィスでする立ち話のようなのはともかく、
簡単に社員間同士でやり取りできるツールは必要になる。

もり
同時に、顧客に提供するサービススペックに支障が出ないような
連絡を取れる手段の確立もポイントですね。

社員の勤務状況を把握できる

田村さん
最後に、事務所への出社と退社の概念が無くなるから
きちんと労働時間の見える化をしないと、ちゃんと働いているのかわかりにくくなる。
もり
なるほど。家にいてゲームしてるだけかもしれませんからね。
田村さん
それは論外だけど。。。逆に働きすぎて法定の労働時間を超えてても
仕組みがないとわからないからね。この部分はツールだけでなく、就業規則の見直しなど
リモートワークの働き方にあった制度も含めたルール整備も必要。
もり
せっかく好きな場所で働けて残業を減らせるようになる仕組みなのに、
逆に働かせ過ぎにもつながりかねないってことですね。

リモートワークを円滑に進めるためのツール

リモートワークの障壁となる点については、以下のようなツールを使って業務を行うことで、解消されるものもあります。
クラウドのツールもかなり普及し、インターネット環境があれば有効に使えるツールも増えているので、
自社の状況に応じて、必要なツールを選ぶとよいでしょう。

グループウェア

リモートワークの場合、他社員の予定共有ツールがないと、今何をしているか?を把握することはかなり困難になります。
在宅中でも他の社員と協力して働くことが無くなるわけではなく、スケジュールを合わせて業務を行う場面もありますので
予定共有のツールとしてグループウェアがあると便利です。

顧客管理ツール(SFA・CRM)

営業職など顧客とのやりとりがある職種であれば、
社内にいなくても顧客情報を確認出来る必要があります。

sfaツールがあれば、顧客の連絡先や対応履歴、提案に使い資料の一元管理が
行えるので、リモートワークで働く営業職でも、情報の共有を容易に行うことが出来ます。

ウェブ会議ツール

社内外の方と商談や会議体コミュニケーションを取りたい場合、
PC上で、相手先の音声や動画をリアルタイムに映しながらやり取りできる
ウェブ会議ツールが有効に使えます。

資料のやり取りや、デスクトップ上画面の共有もスムーズにでき、
専用ソフトのインストールや、大きな設備も必要無いツールを選べば、手軽に始めることもできます。

チャットツール

チャットツールは、社内外の利用者にテキストや画像の添付などで、簡易的なコミュニケーションを行えるツールです。
スマートフォンからも使え、メールや電話よりも手軽にやり取りできるのが特徴です。
短文でのやり取りが好まれるので、交信時間が少なく済むといった点も魅力的です。

勤怠管理システム

リモートワークで、見えなくなりがちな社員の労働時間を管理するために有効なツールです。

ウェブ上やアプリでの打刻を行うことで、仕事開始と終了時間の管理が可能です。
勤怠管理のシステムには、経費や交通費精算・労務管理などの周辺機能も付随されたシステムも多く、
リモートワークする人だけでなく、会社の人事経理部門での効率化にも貢献できるシステムです。

リモートワークでの営業の働き方はどうなる??

もり
僕が営業職だった場合に、通常の働き方と
リモートワークでどのように働き方が変わるか、いくつかのシチュエーション別に実演してみますね。
田村さん
まじめにやってね。
■出社
・自分の会社に向かい、出社後タイムカードを押す

・自宅にて仕事を始める時に、勤怠管理システムから出社開始の打刻をする
■顧客との商談
・顧客の会社に訪問する

・Web会議システムで商談を行う
■上長へのアポ報告
・商談の結果を上長にミーティングで報告する

・SFAに結果を登録し、上長に通知を出す

厳選リモートワークに役立つツール5選

グループウェア:サイボウズOffice


サイボウズ Officeは、日本の中小企業向けグループウェアです。
スケジュール共有、ワークフローなど、情報共有を支援するかんたんで便利な機能があります。
在宅勤務中なのか外出なのかなど、周りのメンバーの動きをすぐに知ることが可能です。

顧客管理ツール(SFA/CRM):ネクストSFA


ネクストSFAは、クラウド型の見やすさ、使いやすさにこだわったSFAです。
外出先・自宅でもスマートフォンやタブレットから使うことができ、
利用するデバイスにこだわらずとも、顧客情報の管理や、営業案件の進捗管理ができます。

ウェブ会議ツール:ベルフェイス


ベルフェイスはビジネスシーンに特化したWeb会議システムで、顧客や社員間でのやり取りについて
対面せずとも、PCと電話さえあれば顔を見ながら話し合うことができます。

相手先に特定のアプリ等をインストールしていただく必要もないので、
面倒な準備もなくすぐに商談を開始することが可能です。

チャットツール:LINEWORKS


ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」は、ビジネスに最適化されたスタンプも使えるビジネスチャットです。
PCだけでなくスマホでも使え、どこにいてもコミュニケーションをとることが可能です。
LINEをベースにしたツールのため、有事の緊急なリモートワークの際にも容易に導入することが可能です。

勤怠管理システム:ネクストICカード


ネクストICカードはお手持ちのICカードを利用して打刻などの勤怠管理や交通費精算を行うことが出来ます。
状況にあわせて必要な機能だけを選んでご利用も可能です。運用開始までの手間が少なくなるよう
できるだけ機能をシンプルにしているので、すぐに導入することができます。

もり
リモートワークは、効率的な働き方はもちろん、
災害時や緊急時でもビジネスの動きを止めないためにも有効な手段です。

成果に結びつけるためにも、最適なツールを用意しましょう!

結局SFAって何ができるの? 気になるネクストSFAの機能一覧はこちら
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