営業管理・案件管理は、ネクストSFA!

2019/11/21

営業活動で困ったらこれを使え!おすすめのお役立ち営業ツール7選

たむら
たむらさんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン。
もり
田村さん、寝てるだけで数字が上がる便利な営業ツールってないですかね?
田村さん
ほんとに寝てても数字が上がる営業ツールがあったら、
もりくんは、もうこの会社にいらないんじゃないかな。
そこまでのレベルの物は無いと思うけど、日々の営業活動を便利にしてくれるものはあるよ。
もり
さらっとキツイこと言いますね。
寝ててもいいレベルは無理か。。。
まあ、でも業務効率化できる営業ツールは知りたいです。
田村さん
じゃあ今回は業務効率化につながる営業ツールを紹介していくよ。

営業ツールとは?

従来は、営業活動の上で、お客様に直接見せる(影響を与える)道具を指す言葉でしたが、
最近では、営業の業務自体を支援するツールも含めた捉え方をされるケースが多くなりました。
 
具体的には、会社案内・パンフレットのような会社全体での共通資料や、
顧客にあわせた提案書といった、物として顧客に提示するものだけでなく
タブレットなどのデジタルデバイス自体や、その中で動く業務効率を上げるための
システムやアプリなどを含めたものとなります。

もり
最近だと、営業さんからパンフレットや資料を、
印刷して渡されないこともありますもんね。データでもらうだけとか。
ツールって言われて提出物だけを想起するケースは少なくなってきましたね。
田村さん
そうだね。
今回はアプリやシステムも含めて、業務効率上げることが出来るものを中心に紹介するよ。

日々の行動を効率化できる営業ツール

スケジュール管理ツール

スマホ、パソコンなど様々なデバイスでチームメンバーのスケジュールを
見ることが出来たり、空いている会議室が確認できるようになります。
 
アポイント時間の前にアラートを出せたりといった、ヌケモレを防ぐ機能も多数用意されています。
スケジューラー単体のツールもあれば、『グループウェア』と呼ばれる社員同士の情報交換・共有ツールの中に
内包されているものもありますので、共有したい人数にあわせて、使うツールを決めていくとよいでしょう。

もり
当たり前のように思えますけど、他の人の予定が
ぱっとわかると、アポイントに同行してもらったりするときに便利ですよね。
田村さん
カレンダーの空いている所をみれば、すぐに設定できるからね。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、日々の業務で抜け漏れや、思わぬミス、トラブルを防ぐために、
活用します。
細かい業務が多く、ヌケモレが怖い方には特におすすめです。
 
納期(期限)をタスク毎に設定するのはもちろん、所要時間、重要度、緊急性も考慮して、
今やるべきことがわかる仕組みを作り、業務を効率的に進めることができます。
また、無料で使えるツールでも、十分に活用できる製品あります。
 
手帳や付箋などの紙ベースでの管理とは違い、
期限に近くなるとアラートメールを飛ばせたり、タスクに関連する人と
共有して使うこともできるので、より便利な管理を行うことができます。

もり
ちなみに僕は付箋にはこだわりがあるので、ちょっとそこは譲れないですね。
ほら、こんな感じで使えば絶対忘れないですよ。貼ってあげますよ。
田村さん
すぐに、はがしてくれるかな。。。
あと、はがしたやつも無駄にしないでちゃんと使ってね。
もり
もちろんです!!

顧客・社内のやり取りを最適化するための営業ツール

ビジネスチャットツール

業務効率の改善のため、今や多くの企業でビジネスチャットツールが導入されています。
コミュニケーションの手軽さ、スピード感という点では、メール・電話よりも優れており、
日々の簡易的なやり取りを行うために導入されることが多くなっています。

田村さん
連絡手段は目的によって使い分けるといいよ。
例えば、こんな感じで。

『メール』 :重要な書類を送る場合や、細かい解説が必要な事項
『チャット』:簡易的な確認事項や、すぐに解決したいこと

もり
比較すると、
チャットだと、手軽に返せるけど、過去の振り返りとかは埋もれやすい。
メールだと、過去の振り返りはやりやすいけど、スピード感はやや劣る。
って感じですかね。

オンライン商談ツール

その場に集まらなくても会議や商談が出来る方法として「オンライン商談」という方法があります。
主にPCやタブレットなどに搭載されているカメラを介して、
画面上で商談相手の顔をみながらコミュニケーションをとれます。
 
オンライン商談ツールを使うことで、外出先、自宅でもすぐに商談を始めることが可能です。
遠方の顧客でも顔を合わせながらコミュニケーションをとることが出来ることができます。

もり
これなら、会社に来る必要はないですね。
自宅の布団の上で仕事できますし。
田村さん
もりくんが、布団の上から
仕事をしてくれるとは思えないけどね。
もり
ちょっと寝ながらやってみましょうよ。
田村さん
。。。こんな使い方はやめてね。

新規顧客獲得のための営業ツール

リスト収集ツール

営業先を探す際に便利に利用することが出来るツール。
(特にテレアポでの営業先抽出時にはオススメです。)
 
指定した条件をシステムに登録すると、条件に合った
営業先の連絡先をWEB上から入手し、営業リストの作成を行うことが出来ます。

 
例えば、あなたが東京都内の焼肉屋に営業をかけたい場合に、店舗の所在地や『焼肉屋』といった
キーワードを登録して検索を開始すると、自動でWEB上に表示されている情報を集めることができ、
店舗名や電話番号などが入った『焼肉屋』の営業リストを作成することが可能です。

もり
これ使えば少なくとも、営業先の電話番号とかを調べる時間は減るから、
その分の時間は、寝てていいってことですよね?
田村さん
単純な作業を減らして、他に時間を作るために使えるっていうのがメリット。
寝る時間じゃなくて、集めたリストにどんなアプローチをするか考える時間にしてくれると嬉しいよ。

営業上で得た情報を管理するための営業ツール

SFAツール

SFAを使うことで、今まで営業担当者の属人管理となっていた顧客情報や営業活動の情報について、
全ての情報を一元管理し、現場の状況をチーム内だけでなくマネージャーなどの上層部とも共有することが可能です。
 
営業プロセスごとの進捗を可視化することで、営業活動上の課題発見にも繋がります。
また、目標値と実績値の管理もできたり、自動でレポート化もしてくれるので、
会議のための資料作成の時間短縮にもつながります。

もり
ぼくがパワポで細かく作っていた
営業資料も、もう作らなくてよいですね。
田村さん
そうだね。その他にも都度情報の振り返りを
するようなときも、効率的に情報を集めることができるよ。
もり
以前SFAの説明については記事を書きましたので、
よろしければそちらも見てください。

名刺管理ツール

顧客と交換した情報をシステム上に保存し、外出先でスマホやPCから名刺情報を確認できるツール。
どんどん増えていく名刺について、一元管理しておけば、情報を探す手間を大幅に減らすことが可能です。
 
会社単位で使えるツールであれば、他の方が交換している名刺情報も確認でき、
急な引継ぎでも担当者情報を遺失せず共有することが可能です。
 
保存方法も、名刺をスマホで撮影したり、専用のスキャナで読み取るだけなど
とても簡単に保存することが出来ます。

もり
確かに、名刺を探す時間って結構多いんですよね。
田村さん
メールアドレスとかもデータ化されるから、
メールを作成する際にアドレスを都度入力する手間も無くせるし便利だよね。

結局何を使えばいいの?営業ツールの選び方

もり
今日教えてもらったものを全部使えば、
もはや僕は寝てるだけでいいんじゃないですか。
田村さん
どんなツールであれ、最終的にお客様と対峙するのは
もりくん自身だからね。寝てるだけはあきらめてよ。
もり
でもだいぶ楽はできますよね?
田村さん
そうだね。でもただツールを入れただけじゃ
大きくは変わらないし、かえって非効率になっちゃうこともあるよ。
もり
と言うと?
田村さん
個人で使う場合ならともかく、
会社で複数名で一緒に使うなら、気を付けてほしいことがある。
・自社の課題が何かを洗い出す(目的)
・導入するツール同士の役割を考える(組み合わせ)
・自社のITリテラシに合わせツールを選ぶ(使いこなせるか)

自社の課題が何かを洗い出す(目的)

いくら優れたシステムでも、目的が無い、あるいは自社課題の解決につながらない製品を導入しても
あまり意味がありません。
まずは、自社の状況をしっかり把握し、課題感を抽出したうえで
その課題を解決できるツールを選んでいきましょう。

もり
と言われてもなかなか難しいですよね。
田村さん
まあ、そうなんだけどね。でもさ、例えばこんなケースってどう思う?
ちょっと極端だけど。
もり
う~ん、リスト収集ツールで新規営業先を増やせても
あんまり意味無さそうですね。
田村さん
そうだね。これが、例えば同じ課題でも
こんな感じならどう?
・課題:既存顧客の売上拡大
・検討ツール:既存顧客とのコミュニケーションを迅速にするための、チャットツール
もり
やりとりを迅速にすることが、既存顧客の満足度につながって
いい関係を作ることにつながりそうですね。
そこから追加の依頼とかを増やしていければ、売上拡大にもつながりそうですね。
田村さん
『○○のため』っていうのあって、
かつ、それが自社の状況を正しくとらえている場合に、ツールは効率化につながるから、

課題と目的をしっかり考えましょう。っていうのが1個目のポイント。

導入する製品同士の役割を考える(組み合わせ)

もり
これはどういうことですか?
田村さん
この2つを意識してほしい。

・そのツールで管理する業務の範囲を明確にしておく
・連携の方法

もり
ほう。
田村さん
まず、管理する業務の範囲を明確にしておく方が良くて、
一人で働く人ならいいんだけど、チームで動くって考えたときには、どこで、何を管理するという線引きが大事になってくる。
■例

・導入した製品:
タスク管理ツール
・従来のタスク管理方法:
スケジュール管理ツールのカレンダーに期限を登録していた
 
・導入後:
管理するルールが明確になっておらず、スケジューラーで管理している人もいれば、
タスク管理ツールで管理している人もいる。
 
・結果:
2つのツールが混在することで、かえってタスクの共有ができなくなった。

もり
管理する人から見たら
かえって業務効率が悪くなっちゃいそうですね。
田村さん
そうだね。ルールはきちんと決めて共通認識を作っておくのが大事。
もり
連携の方法っていうのは?
田村さん
複数のツールが関わり合うことになるので
ツール間で関連性のある情報をうまく引き継げるようにしておくと、
より効率化することができるよ。

最近はツール間同士で、CSVでのデータやり取りだけでなく、自動連係できるものもあるし。

もり
あ~確かに似たような情報を
ツールが変わるごとに登録してくのも手間そうですしね。
田村さん
例えば弊社のネクストSFAでも
名刺管理ツールとかと自動連係できたりするから、ツールを検討する中で
うまくツール同士を繋げられると、利便性は高くなる。
もり
なるほど。
田村さん
シングルインプット、マルチアウトプットという状態が理想形で、
1回情報入力をしてしまえば、連携する各複数の製品にも情報反映されるといいよね。
シングルインプット・マルチアウトプット
一回のデータ入力で、複数個所に同じ内容が自動で入力され、
様々なツールや表示形式で情報を確認・出力ができること。
メリットとして、複数回同じデータを入力する手間が省け、
情報を確認・共有するスピードを向上させることができる。
 
例えば、SFAにお客様との商談の履歴や次回アポイントを登録しておくと、
SFA内での実績情報を分析集計できたり、連携しているスケジュール管理ツールに、
リアルタイムに予定反映される。といった仕組み。

自社のITリテラシに合わせた製品を選ぶ(使いこなせるか)

もり
最後のは、使いこなせば効率化できるツールでも、
操作が難しくて使えなかったら意味がないってことですよね。
田村さん
そうだね。
もり
結局楽したいのに、難しい製品を覚えるってのは
本末転倒ですもんね。
田村さん
設定する人と利用する人が、
お互い無理なく使えるツールだといいよね。なので、体験版のような無料で試せる環境を使って判断できるとベストだね。

営業ツール検討時のPOINT

・営業ツールを検討する時には、以下3つのポイントを押さえましょう

自社の課題が何かを洗い出す(目的)
導入するツール同士の役割を考える(組み合わせ)
自社のITリテラシに合わせたツールを選ぶ(使いこなせるか)

・様々な製品がある中で、製品間での連携を行えたり
複数の領域にまたがって使える製品もあります。
『シングルインプット、マルチアウトプット』の状態に近づくように、
製品を検討していきましょう。

・利用するための難易度が高い製品を導入してしまうと、
却って業務効率を悪化させる恐れもあります。
使う人のレベル感にあわせたツールを導入しましょう。

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