営業管理・案件管理は、ネクストSFA!

2019/07/22

SFA運用のプロが教える!生死を分けるSFA導入チェックリスト

たむら
田村さんしっかりしている人
・趣味:ゴルフ、DJ
・的確なコンサルでクライアントからの信頼が厚い
・感情は子宮に忘れてきたらしい
もり
もりくん田村さんの後輩
・趣味:海鮮、テレビゲーム
・どこにでもいる普通の平社員のクローン
もり
たむらさん、前回の記事が大変好評なようですw
田村さん
あ~そうなんだ。
もり
今日は、SFAってたくさんあると思うんですけど、
選ぶ時のチェック事項を教えてほしいんですよ。プロにw
田村さん
完璧におちょくってますよね。
もり
いやそういうわけではなく。。。
ただ、この前はSFAが何かを教えてもらったんですけど、
結局使うってなった際に、どう選べばいいのか気になって。
田村さん
では、SFAを検討し始めたら考えてほしい点と、
検討時に、チェックリストとして確認してほしい点を説明していきますね。

SFA導入を検討し始めたら

田村さん
まずSFAを検討し始めたら、やってほしいことが2つあって、
そこは先に説明したいんだよね。
もり
はあ。
田村さん
このポイントがぶれたら、ほぼ失敗に終わるから。
もり
SFAの導入に失敗したらどうなるんですか?
田村さん
死ぬと思う。
もり
!!!
田村さん
もちろん、ホントに死ぬわけでなく、
疲弊しちゃってという意味でね。
もり
やっぱだんだんふざけてますよね。
田村さん
早速だけど説明するよ。

最初に考えること1:SFA導入目的を決める

田村さん
まず1つは、SFAを何のために入れるのかという目的を決めてほしい。
もり
当たり前のような気がするのですが。。。
田村さん
そうなんだけど、曖昧だと後で困るから。
もり
でも、最初から全部わかってたら苦労しないですよね。
田村さん
まあそうなんだけど、『とりあえず売上を上げたいからSFAを入れる』
っていうふわっとした状態でやるなら、ハッキリ言って意味がない。
もり
手厳しいですね。
田村さん
考えられる課題とその原因を探り、原因解決のためにSFAを導入する。
という道筋が無いと必ず失敗しちゃうからね。
もり
具体的にはどうすればいいですか。
田村さん
簡易的で構わないので、課題に思えることをリストにするのがいいと思うよ。

自社の課題

課題1 会議が結果報告だけになってしまっている
進捗の中で、ボトルネックがどこになっているかを把握できるようにしたい
課題2 各人バラバラの案件管理のため、見込み数値の予測が不正確
案件管理を統一し、現状把握の手間を削減したい
課題3 日報がメールでのやり取りのため提出・記載に手間がかかる
また、過去を遡っての振りかえりも大変
課題4 見積書をエクセルで作っているが面倒
請求書発行用のシステムと連携して、見積書作成を楽に行いたい

最初に考えること2:SFA導入目的の中で、課題解決の優先順位を決める

もり
で、もう1個はなんですか??
田村さん
困っていることに優先順位をつけてほしい。
解決したい順に。
もり
これはどうしてですか?
田村さん
SFAを導入しても、すぐには、やりたいこと全部はできないんだよ。
もり
え。
田村さん
現場の営業さんって普段忙しいはずだから、一度に全部の機能を使おうとしても
覚えきれなくて、使いこなせないんだよね。
もり
いや、そこは頑張りでどうにかしましょうよ。
田村さん
システムを使うために頑張るってのは、本末転倒じゃない?
もり
まあ、確かに。
田村さん
優先順位をつけて、徐々に利用範囲を広げていく方が
SFAの運用がうまくいきやすいからね。

あ、順位は高・中・低、みたいなざっくりした順位でいいから。

課題解決の優先順位を決める

課題1 優先度:高 会議が結果報告だけになってしまっている
進捗の中でボトルネックがどこになっているかを把握できるようにしたい
課題2 優先度:高 各人バラバラの案件管理のため、見込み数値の予測が不正確
案件管理を統一し、現状把握の手間を削減したい
課題3 優先度:中 日報がメールでのやり取りのため提出・記載に手間がかかる
また、過去分遡っての振り帰りも大変
課題4 優先度:低 見積書をエクセルで作っているが面倒
請求書発行用のシステムと連携して、見積書作成を楽に行いたい
田村さん
こんな感じで整理ができたとして、SFAを導入するよりもやるべきことが先にありそうなら、ここで検討はやめてもいいよ。
実は、見積書を作る事務処理の方が重たかったなら、見積作成業務をシステム化するとか。
もり
うちの会社的にSFA検討してもらった方がありがたいですよね。。。
SFAを作っている会社ですしね。。。
田村さん
まあそうなんだけど、結果、必要無いのに使ってもらうのもよくないよね。。。
もり
素朴な疑問ですが、ここまで最初からできる人っていますか??
田村さん
う~ん、なかなか少ないよ。
でも、おすすめの方法が1つあるよ。
もり
というと?
田村さん
営業管理で困ってたら、手っ取り早くSFAのベンダーに問い合わせてみる。
で、状況を正直に伝えて、目的部分と順位付けを一緒にやってもらう。
もり
いい人ぶってますね。
そんな優しさ持ってましたっけ?
田村さん
いやいや。迷ってるくらいなら、早めに問い合わせしたほうがいいよ。
で、SFAを入れるよりも先にやるべきことがあれば、別のことからやればいいから。

POINT

SFAの導入を検討し始めたら、まず以下の点を整理しましょう

■SFAの導入を検討する前に、今の課題を明らかにしましょう
■課題の中で優先順位を決めて、何から手を付けていきたいかを明らかにしましょう

自社の中で整理が難しいなら、SFAベンダーの営業担当に相談するのもあり。
状況を伝えて、SFAで解決できることの切り分けを手伝ってもらいましょう。

SFA導入のチェックリスト


田村さん
じゃあここからは、最低限気にしてほしい5点について説明するね。

1:SFA導入目的に沿った機能がある

田村さん
1つめはこれね。『SFA導入目的に沿った機能がある』
もり
これはまあ当然ですよね。
田村さん
そうだね。気を付けてほしいこととしては、
目的を見失うケースがあるんだよね。

SFAを検討していくと、便利な機能を知ることも多くなって
本来の目的よりも、目新しい機能に魅かれちゃうこともあるの。

もり
例でいうとどんな感じですか?
田村さん
そうだね。こんな感じかな。

目的:
案件進捗の共有から情報の見える化を行い、営業ノウハウを共有する(営業力改善)

いろんなSFAの話を聞いているうちに、名刺をスキャンするだけで、
顧客のデータベースを作れる機能が目新しくて、名刺管理が強いSFAにした。

導入した後、確かにその機能は便利だけど、目的の営業力改善につながる機能は無かった。

結果導入しても効果が薄かった。

もり
導入時に『それはやく言ってよ~ん』ですね。
田村さん
そろそろ怒られるよね。
ここでは、名刺管理を悪く言っているわけではないからね。
もり
僕も悪気は無いです。ただ言いたいだけです!
田村さん
(余計に性質が悪いな。。。)
例えば、既存取引先が圧倒的に多く名刺がほぼ増えないようなら、名刺管理は必要な機能じゃないよね。

自社に必要な機能を、目的から考えていくと選んでいきやすいよ。

田村さん
あと、機能が必要以上に多くても、かえって使いにくくなることがあるよ。
もり
確かにいらないものがいっぱいあっても、逆に邪魔ですもんね。

お菓子に付いてくるカードが欲しいのに、
お菓子も一緒に買わなきゃいけないのが面倒とかありましたもんね。
結果、カードだけ取って、お菓子を捨てちゃうとか。

田村さん
それ、子供の頃だよね。今やらないでね。

実際に操作するときに、かえって邪魔になるものがついてるのは、意外とストレスだからね。

2:操作が無理なくできる

田村さん
2つ目は『操作が無理なくできる』ってことね。
もり
なんか遠回しな言い方ですね。
毎日使うシステムだから、楽に使えた方がいいですよね。
田村さん
それはそうなんだけど、SFAを使う人の役割によって、使い方も変わってくるんだよね。
だから、みんなが無理なく使えるというところまで、考えられると一番いいよ。
もり
SFAを使う人って、

・営業担当者
・営業管理者
・SFAの設定をする人

の3種類って考えで間違いないですか???

田村さん
そうだね。

例えば、『設定はすごい簡単だけど、営業担当者にとっては使いにくい』
システムを導入したらどうなると思う?

もり
う~ん、結局営業さんは難しいから使えないってことになりそうですね。
田村さん
そうだよね。だからもりくんが言ってくれた3者が、
無理なく使える難易度である。
ってところが理想的なの。
もり
なるほど。
田村さん
ただ、『営業担当者が使いやすい』ってところが一番優先度は高いよ。

結局、営業担当者が使えないレベルのシステムは、
導入しても運用に乗らず、かなりの確率で失敗に終わっちゃうからね。

3:自社の体制に即したサポートが受けられる

田村さん
3つめは、サポート面のスペックをチェックしてもらうこと。
もり
ほう。
田村さん
見て欲しいのはこの辺かな。
  • 対応可能時間
  • 料金
  • 回数
  • 連絡手段
  • サポート内容
もり
手厚ければ手厚いほど、良いって感じですか???
田村さん
もちろんそうだけど、自社の状況にあったってところが一番重要かな。

例えばシステムに詳しい人たちばかりの会社もあれば、そうじゃない会社もあるよね。
レベル感を見て、どの程度のサポートを受けるべきかを決めた方がいいよ。

もり
ほうほう。
田村さん
それに、手厚くすると高額なオプション料金がかかる可能性もあるしね。

例えば、電話は無料だけど、訪問サポート1回××万円!とか。

もり
じゃあ安いと思ってたSFAも、とたんに料金が高額に変わる可能性もあると。
田村さん
まあそうね。
もり
なんか騙された感ですね。詐欺ですね。詐欺。
田村さん
コンプラ上問題ない範囲でしゃべってくれるかな。
とはいえ、よく確認したほうがいい箇所ではあるよね。

4:機能アップデートが頻繁

田村さん
これは、『どれくらいの頻度でバージョンアップされますか』って聞くのが
手っ取り早くて、『最後は半年前ですね』とか言われたらかなり怪しいかなと。
もり
う~ん。そもそもなんでこの要素が必要なんですか?
田村さん
結局、今完璧なSFAはどこにも無いと思うから、

・SFAの運用に力を入れているベンダーなのか
・より便利に使える機能が増えていくのか

という点も結構大事なんだよね。

もり
へえ。まあ導入した後もSFAを使い続けるわけですから、後のことを考えるのも大事ですよね。
田村さん
そうだね。1個前のサポート面の話にからめると、自社の機能の要望を伝えて、
システムに反映してくれるってくらいだとベストかなと。

5:自社の予算にあったSFAを選ぶ

田村さん
最後は予算との兼ね合い。
もり
といっても相場感を知らない人も多いですよね。
田村さん
そうだね。
だいたい今は、1ユーザで月額いくらみたいな課金体系が多いけど、
安価なSFAで数千円くらいだし、高いものは数万円とかになるかなと。
もり
結構高いSFAもあるんですね。
田村さん
ただ、高いものでも目的に沿った形で導入できれば、
業務の効率化が見込めて、効率化により生まれたリソースを他の有意義なことに回したりもできるから、ペイできる可能性も十分あるとは思うよ。
もり
そうなんですね。結局世の中、カネが物言う世界ですよね。
田村さん
なんでお金周りの話の時だけ、そんな荒んだ感じなの。
安いものでもシンプルで、機能もしっかりした製品だってあるからね。

それに高くても、目的に沿わなかったり、難くて使いこなせない製品の導入は無駄になるから、お金だけでは判断できないと思うよ。

田村さん
だからあえて、チェックリストの一番最後に置いたんだけど、
予算規模では選択肢を狭めずに、高いものでも安いものでも、自社の目的に合うか確かめてみて、
最終的なチェック事項にするほうがいいのかなと思う。
もり
なるほど。
田村さん
今回はここまでにしよう。
導入した後も、気を付けてほしいことはあるから、
その辺は別の機会に紹介しますね。

POINT

SFAを検討するときは以下5点をチェックしましょう

■導入目的に沿った機能がある
■操作が無理なくできる
■自社の体制に即したサポートが受けられる
■機能アップデートが頻繁
■自社の予算にあったSFAを選ぶ

圧倒的な使いやすさ

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