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営業から販売、財務管理まで!多種多様な業務支援系ツール・ソフト

2016.07.13

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業務支援系ツール・ソフトとは?

業務支援系ツール・ソフトとは、日々の業務の省力化と効率化を目的としたソフトウェアの事です。身近なところで思い起こしやすいのは、BtoCの顧客管理系業務支援ソフトです。

例えば、寿司屋や居酒屋で、直接店員に注文を言うのではなく、タブレット端末から注文をするシステムが普及してきましたが、お店側にとってみれば入力端末を使った注文受付と会計を兼ねた業務支援システムを活用している一例と言えます。
注文を直接顧客から聞いて、伝票に書いて、厨房に伝えるという作業を、ソフトがあることで顧客に入力してもらうだけで済み、間違いが起こりにくくなるのです。
保険の外交員の方であれば、顧客に入力してもらう端末を持ち歩く場合が増えており、社内に持ち帰ってデータを打ち込む手間が省け、その分顧客とのやりとりに時間を費やせます。
一方で、社内で活用される業務支援ソフトは、営業職が交通費を清算するためのソフトや、違った部署でも連携して業務を進められるグループウェア、遠隔業務のための勤怠管理ソフトなどがあります。
少し変わったところでは退職金運用の管理ソフトも、業務支援系ツール・ソフトに含まれると言えます。
日々の業務のあらゆる場面で活用されており、まさに多種多様です。
ソフトの提供方法も、プラットフォーム(基盤システム)として活用される場合や、ツールとして単体で使われる場合があります。

SFAとCRM

業務支援ソフトは、SFA(Sales Force Automation)とCRM(Customer Relationship Management)という、2タイプがよく知られています。
そのどちらにも入らないソフトもあり、目的によって、販売管理システム、勤怠管理システムといった名称が付いています。

SFAは、営業活動をバックアップ・管理するためのソフトです。営業のプロセスと進捗状況を把握し情報を共有することで、営業個人だけではなく他の営業や部門とも連携可能になります。
具体的な例では、商談のメモをとって保存すると、部内で閲覧できるようにアップロード、他の社員が今何をしているのか、共有のスケジュールをみればすぐにわかる、営業活動に必要な製品概要の紹介パンフレットは全て共有といった例があります。
SFAは営業職の社員を管理するという面を強調されがちですが、使い方によっては管理だけでなく、部門間の連携をこれまで以上に可能にするツールなのです。

CRMとは元々顧客と会社との一対一の関係を築き、サービスを向上させることで、売上の向上につなげるという経営手法を意味していましたが、最近では顧客管理のためのソフトを一般に指す名称になってきています。
コールセンターやお問い合わせ窓口などで顧客情報管理のために活用されています。担当者が変わっても、顧客情報が引き継がれるので業務がスムーズです。

ソフトを導入するメリットは業務の効率化

本来の営業活動や、他に大事な仕事があるのに、日々の雑務に追われているというのは非効率と言えます。

例えば、営業職の交通費を経費として申請する場合と、商談の場面を想像してみてください。一人の営業が交通費を計算するのに、毎月1時間かけているそうです。
一人あたり1年間で12時間、本来業務に費やす時間が減ってしまうのです。
経路を検索して、値段を調べて、エクセルに打ち込んで、という時間がもし必要なくなれば、より営業活動に集中できるかもしれません。
また、商談のメモを後から端末に打ち込むという作業そのものは、新たな顧客を生み出すものではないので、商談のその場で電子データを作り、瞬時に部門全体で共有可能にしておけば、業務の二度手間がなくなります。
更には、電話の回数、訪問の回数など、活動を記録しておくことで、成功した要因、うまくいかなかったときの原因をテクニカルに分析することが可能です。

少ない人数であれば、各自で交通費の清算、申請、商談の内容の報告をしても問題は起こらないかもしれませんが、二重申請や間違った申請、報告をしてしまうリスクは残ります。
業務を分析するためのデータを取るのも、容易ではないでしょう。人的ミスの減少、ペーパーレス化によるエコなど様々なメリットがありますが、最大のメリットは業務の効率化にあるといえます。

次は、具体的にどんな業務支援ソフト・ツールがあるのか見ていきましょう。

交通費精算にネクストICカード

「ネクストICカード」は、営業活動から戻ってきたときにICカードを社内の端末にかざすだけで交通費の計算ができるというものです。
ICカードを使って移動することが多いならば、交通費の計算にかける時間をぐっと短縮できるでしょう。
勤怠管理もできる、「ネクストタイムカード」もあり、ICカードを使って出退勤を記録できます。
営業活動を記録し、問題点や改善点を洗い出すのに役立つ、「ネクストSFA」も併せてリリースしており、交通費精算、勤怠管理、営業支援とそろえて使うことでトータルに会社の営業活動をサポートします。
月額単位で契約できるので、まずは営業部だけ導入してみる、といった方法も可能です。

交通費精算&経費精算ツール ネクストICカード

社内SNS Chatter

社員同士でコミュニケーションをとる方法はメールが主ですが、チャットやSNS形式でメールよりも手軽に連絡をとる方法があります。
FacebookやLINEを活用している企業もありますが、セキュリティ機能をより強化された業務向けのSNSを使ったほうが安心です。
案件の進捗情報を確認、共有できるだけでなく経費申請や注文書の更新といった機能が搭載されており、生産性の向上に役立ちます。5000名規模まで無料で登録できるので、経費をかけず業務支援ツールを導入したいという企業に最適です。

社内SNS Chatter

Microsoft Dynamicsシリーズ

Microsoft Dynamicsシリーズは、エクセルやワードといったオフィスソフトと連携できる、業務支援システムのプラットフォームです。
業務内容によって3タイプに分かれており、サービスはクラウドか、設置型かを選択することができ、なんといってもオフィスソフトで使い慣れたインターフェースがメリットの製品です。Microsoft Dynamics CRMでは、顧客情報の管理を目的としており、例えばカルテの管理、学校であれば学生情報の管理などに使えます。
Microsoft Dynamics AXは、工場での活用が想定されており、販売、生産量の計算や原価計算、分析まで、生産の現場を幅広くサポートします。Microsoft Dynamics NAVは販売に必要な在庫管理、財務管理、設備投資管理などを支援しています。
プラットフォームとして提供されているので、導入の際には自社に合うようにカスタマイズする必要が有ります。社内のシステムを一新したいという場合に、全面的に入れ替える形で導入することが多いです。

Microsoft Dynamicsシリーズ

使い勝手、予算を考えて導入を

業務支援ソフトは、特にプラットフォーム型は一度導入すると他への乗り換えが難しくなります。アプリや単体のソフトだったらまだ乗り換えしやすいかもしれませんが、社内で使い方を周知し、活用されるまでの時間的コストが二重にかかってしまうことになります。
業務支援ソフトは、機能が豊富についていることではなく、インターフェースも含めた使い勝手を考慮して決めてください。
無料のサービスは、機能に制限が付いていることが多いですが、上手に使いこなせば経費をかけずに業務効率をアップすることができます。

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