クラウド管理システムで交通費精算の手間削減

1 クラウド「ネクストICカード」の機能
2 手間削減につながらない？従来の交通費精算のデメリット
3 交通費精算ツールにおける手間削減以外のメリット
4 交通費精算の手間削減し円滑に行うためのシステム

クラウド「ネクストICカード」の機能

クラウド管理システムで効率アップ

企業に属している、または個人事業主として働いているため特定の企業に属していなくとも勤怠管理は重要です。従業員全員の勤怠管理をしっかりしようと考えていても手間や時間は掛かりますので、どうしても疎かになってしまう部分が出てくることもあります。そこで、クラウド管理をすることで、勤怠管理への手間削減ができます。
従来、勤怠管理とはタイムカードもしくは紙に直接時間を記入する方法で行われていました。そのため、タイムカードや、勤務時間を記入するペーパーの経費が毎年のようにのしかかってきていました。これに加え、打刻をするために必要な備品やインクなどの購入もしなければなりません。しかし、これらをクラウド管理をすることで、経費を必要最小限に抑えることができます。
他にも、事務員の作業時間の削減も可能となります。給与の支払いをする際に、タイムカードに打刻された労働時間を全て集計し、給与計算を行います。さらに、残業時間が発生しているのであれば、その時間も計算して付け加えていかなければなりません。他に、各々手当があるのなら、一人ひとりの手当てのチェックもする必要があります。これらの一連の作業を社員一人ひとりに対して行わなければならないため、事務員の作業にとてつもない負荷がかかることが分かります。このようなことからも、クラウド管理を行うことは、会社側にとっても大きなメリットとなることが分かります。
そんな勤怠管理やコスト削減・手間削減のメリットを持つクラウド管理ですが、実は現在勤怠管理だけを行うのではなく、様々な機能を持った多様化したサービスを展開している管理システムも増えてきましたより業務の効率化が進みますので、他の作業に時間を充てることもできるようになりました。では、具体的にどのようなサービスを展開していて、会社側にはどんなメリットがあるのでしょうか。次の項目で説明します。

勤怠管理以外のシステム展開

勤怠管理以外にどんなサービスが展開されているのかというと、交通費精算ツールがあります。そのツールを使うと、簡単に交通費精算ができるようになります。簡単に説明すると、ICカードを利用することで各々の交通費を即座に反映させることができます。このツールを使うには、ICカードを使うことが多いのですが、もともと設定されているので自分で入力する必要なく、経路や運賃を計算することができます。
方法は、タブレットなどにICカードをタッチすると、情報がクラウドサーバーに送られます。そして、自動的に交通費を記録してくれるので、実際に交通費精算を行う時は、記録しているデータのチェック・修正などを行うだけでよいのです。これなら、今までのように、交通費を1人1人計算しなくてもよいのではないでしょうか。自分で集計すると、どうしても計算ミスの発生が懸念されます。こういったミスを防ぎ、適切な交通費が集計できるようになるためにも、クラウド管理システムの交通費精算ツールが便利なのではないでしょうか。
また、上司やマネージャーによる管理体制が楽になることも考えられます。経理側も管理・集計・精算が全てまとめてできますので、小さい企業や個人事業主のようにわざわざ経理を雇うことが困難な場合でも、簡単な作業で行える機器がほとんどですので、どなたでも交通費の計算を行うことができます。このツールを導入することで、大変な作業とは無縁になることもあります。

システム導入後はどうなるのか

勤怠管理や交通費精算に関わるクラウド管理システムを導入している会社は、既にいくつもあります。特に、電車を使う機会が多い土地では、交通費精算の作業を少しでも楽にするために取り入れている企業もあるほどです。イレギュラーにタクシーを利用するのであれば、領収書を発行してもらわなければならないこともあります。ですが、急いでいてついつい領収書の発行を忘れてしまうこともあります。そうすると、正確な交通費の計算が出来なくなる場合もあります。しかし、クラウド管理システムを導入すればこういったトラブルを回避することもできます。では、実際に導入後はどうなるのでしょうか。
例えば、今まで営業部では経費の精算に1日を要していました。しばらくはその業務にかかりっきりになるため、日々の業務が滞ってしまうこともしばしなありました。しかし、システムを導入したことで簡単な操作で精算が済むため、時間を要することも無く日々の業務が滞ることなくなった、ということが考えられます。スケジュールを振り返り確認するところからスタートし、それから定期区間と金額はどれくらいなのかを確認・算出していた一連の流れが一切なくなったことは、作業効率の向上にもつながります。さらに、経費精算はチェックに時間がかかって面倒になるためストレスを抱えてしまう方も多いですが、そういったストレス軽減にもつながる場合もあります。
システムを導入することで様々なメリットにつながり、それだけでなく、会社としても手間削減やコスト削減にもつながっています。

手間削減につながらない？従来の交通費精算のデメリット

交通費精算には手間が掛かる

これまで交通費精算業務には多くの時間を費やしてきました。手書きで記入したり、パソコンでエクセルなどに入力したりなど手作業で行う事が多く、今でも多くの会社がこのような作業で経費を精算しています。ですが、手作業では多くの時間が必要となり、その結果ミスが増え、さらにその分残業が増えるなど従業員にとっても会社にとっても負担となっていました。
申告する側も、会社へ訪問する際に利用した交通機関、時間や料金などを思い出しながら細かく記入し、領収書なども忘れずに取っておかなければなりません。記入した交通費精算書は上司へ提出し、経理へと渡されます。出張や外勤が多い場合は、清算書に記入するだけでも多くの時間を費やし、他の業務に支障をきたすなど会社にも迷惑を掛けてしまう事もあります。上司にとっても部下から申請を受けた精算書に記入ミスなどが無いか確認しなければなりませんので、その行為が手間となってしまいます。そして、最終的に経理担当者に渡され最終判断となります。その際には金額に誤りはないか、経路にも間違いはないかなどを細かくチェックする必要があります。その際には、精算書に書かれた事柄をパソコンに入力しなおし、会計ソフトなどを使って確認をしていきます。その際にミスが判明した場合には、申告者に差し戻しされ、また1から記入し直しとなってしまうのです。
このように、交通費精算だけで多くの手間と時間を費やす事になるのです。二度手間になっている部分もありますが、ミスがあると会社側にとっても良くないことですので、このチェックが大切になってきます。残業も多くなり、人件費拡大にもつながる精算業務を効率化させるにはどうしたら良いのか、会社は考える必要があります。

これまでの精算作業のデメリット

交通費精算作業に不満を持っている従業員は多くいるのではないのでしょうか。申告者、経理側、会社側のデメリットを考えてみましょう。
手書きで申告する場合、色々と記入しなくてはならないことが多いため面倒に感じてしまう人がいるでしょう。外出先でメモをするなどして申告書対策を取っている人もいますが、ICカードなどを使った場合その場でしか運賃の確認が出来ないため、後で確認しなければならなく面倒な事がたくさんあります。ですから、外出先でも申告出来ればかなりの負担削減となるでしょう。
その他にも、経費削減のために安価な路線を検索したり、領収書を無くさないように保管するなどの苦労が絶えません。申請したとしても、記入漏れや記入ミスなどがあった場合には、差し戻しされるため、もう1度思い出しながら記入する事になります。そして、申告された側も確認の作業に多くの時間を費やし、細かく調べなければいけません。さらに、差し戻しは相手の負担となってしまうので、従業員同士の関係悪化にならないように注意を払う必要もあります。このように、精算を行う側にも苦労が絶えないのです。精算業務によって、他の仕事に支障が出ることも多く、申請する側もされた側にも負担が大きくなっています。
このように、交通費精算では従業員にとってデメリットな部分が多くあるのです。残業も多くなり、家族との時間がなかなか取れなくなることも考えられます。会社側にとっても、申請書に使う紙代やインク代、人件費なども掛かるため、コスト削減への取り組みが必要となってきます。

交通費精算ツールにおける手間削減以外のメリット

人材のムダを省ける

交通費精算が可能なクラウド管理システムを利用することで手間削減につなげることができますが、この他にも様々な無駄を省くことができ、結果的に業務の効率化につながります。では、どのようなことが挙げられるのでしょうか。
まず、人材のムダを省くことができるという点ですが、領収書の束を持って電卓を叩く、もしくはパソコンに一つ一つ入力していくといった光景を目にしたことはないでしょうか。特に交通費精算になると、領収書だけではなく交通費をきちんと確認しなくてはならないため、ネットにある路線図や値段を確認し、excelなどに打ち込んでいく必要があります。この作業はとても時間が掛かるので、交通費精算を行う時はその分の人材を確保しなくてはなりません。その作業時間は、半日から1日、もしくはそれ以上かかってしまうところも多く、その分人件費も掛かり、中には業務がストップする可能性もあります。
例えば、全国に出張へ飛ぶ営業マンを多く抱えている会社の場合、経理担当者を数名用意しても、数日間かかることでしょう。しかし、クラウド管理システムを導入して1人が1日で作業を終わらせた場合では、人材の無駄が一目瞭然です。このように、システムを導入すれば、今まで数人が数日がかりでやっていたことも1人で終わらせることができるのです。
また、この交通費精算は、経理担当者が終わらせた後、管理職にまわして確認・承認作業を行わなくてはいけなくなります。管理職は経理担当者よりもさらに人数が少ないため、とても時間がかかってしまい、その分残業することもあるでしょう。このことから、紙やexcelを使った精算作業は人材を多く使っていることが分かります。なるべく人材を効率良く業務に携わってもらうためには、システム導入を検討すべきです。

時間のムダを省ける

時間の無駄を省けるということは、手間削減にもつながります。例えば、一人一人が交通費精算を行いその結果を経理に回す時に、精算作業にどれくらい時間がかかっているものなのでしょうか。
1時間の人もいれば、2から5時間かかってしまう人もいます。もちろん、もっと少ない人もいれば、10時間程かかってしまう人もいるでしょうから、1日の労働時間以上に精算に時間を割いている人もいるのです。さらに、勤務時間内に行うことができれば良いのですが、他の業務が忙しい場合はなかなか勤務時間内に手を出すことができず、結局残業をして経費精算をしなくてはいけないケースも少なからずあります。経費精算、特に交通費精算は領収書を見つつ金額を入力したり、経路を検索して運賃を調べなくてはならなかったりするため、余計に面倒に感じてしまい、後に回してしまう方もいるのではないのでしょうか。そのため、余計に面倒に感じてしまい、最終的には残業しなくては終わらなくなってしまうのです。
時間がかかることは集中力の欠如にもつながってしまいます。入力と確認を繰り返す作業となるので集中力もなくなりやすく、申請漏れや入力・集計ミスに発展し、そこから時間だけではない問題も生じてしまう可能性があります。また、ミスをすることで修正にさらなる時間を要してしまいます。こうした時間に関するムダも、管理システムを導入することによって手間削減につながり、時間の無駄を省くことにつながるのです。時間の無駄を省けばストレスなく交通費精算を行うことができるため、ミス自体を減らすことも可能となっています。

コストのムダを省ける

会社側にとってコスト部分はとても重要なポイントではないでしょうか。交通費精算ツールを取り入れたとしても、ツールを利用する分のコストがかかってしまうことは事実です。そのため、どちらの方がコストがかからないのかを比較検討する必要があります。このコストの比較検討は各会社によって異なりますが、今回はおおよそのコストを比較してみます。
毎月経理処理にかかる時間が約3日間(8時間勤務)で5人で行うとします。全社員数150名で1時間精算に時間を費やすと考えた時、時給1,300円で計算をすると、経理処理120時間＋全社員150時間でおよそ35万1,000円分の人件費が毎月かかっていることになります。また、ここに不正申請や二重申請などによる会社の損失があると、40万円近くなることも考えられます。
一方で管理システムを導入した場合、毎月経理処理にかかる時間が1日(8時間勤務)で3人で行うとします。全社員数150名で20分精算に時間を費やすとすると、経理処理24時間＋全社員50時間でおよそ9万6200円分の人件費となります。また、システムを導入することで人為的なミスがなくなり、会社の損失はほとんどなくなります。このことから、コスト面から見ても大きく無駄を省くことができるのです。このように、1年に換算すると数百万円ものコスト削減につながる可能性があります。あくまでも例なので、自社ではコスト削減につながるのかということを調査する必要がありますが、ほとんどの会社で大きなコスト削減につなげることができると考えられます。
手間削減と同時に人材や時間、コストのムダを省くことは会社にとっても有益につながるのです。

交通費精算の手間削減し円滑に行うためのシステム

交通費精算の実情

交通費精算業務は会社の中でも大きな負担となっています。一般的には経理担当者が行う業務ですが、申請者にミスがあると差し戻しになってしまうため、精算のたびにストレスが溜まってしまい、業務に支障が出ることも大いにありうるのです。
例えば、申請者側は出張があるたびに使った交通機関の種類や路線、料金などを経理に申請しないといけません。電車以外にも飛行機やバスなどを使う事もあります。その使った分だけ経理に全て報告しないといけないのです。出発した時間や到着時刻なども細かく報告し、購入した際の領収書や切符なども無くさないように保管しておく必要があります。報告を行う交通費清算書を書くだけでも、申請者にとっては業務に支障が出ることもあるため負担と感じてしまうのです。また、経理担当者は申請者から申告された交通費精算書の項目が正しいのかを確認する必要があります。日にちや時間に誤りは無いか、金額が合っているかなどを細かく調べなければいけません。全てチェックをするとなると、手間だけでなく時間も掛かってしまいます。
また、出張だけではなく毎日の通勤に掛かる交通費も申告が必要です。定期券を支給するところもありますが、交通手段や時間、かかる代金のほかに、通勤経路の図まで提出しなければならないところも多くあります。会社によっては、申請を出す際にはルールがあるところもあるため、申告する側もされた側も大変な作業となってしまうのです。
会社側も従業員の交通費などはきちんと把握しなければいけないのですが、その作業には大きな負担が生じてしまうので、手間削減をする為にも新しいシステムを導入するなど会社側も改革が必要となってきているのです。

新しいシステムの導入

今までの交通費精算方法として代表的な例は、申告書によって申告する、パソコンにシートが共有され、そこに入力していくなどがありました。経理担当者は会計ソフトなどを使って計算を行いますが、路線などは自分で調べなければいけません。そうなると、1人分の交通費精算書を調べるだけでも多くの時間が必要となってしまうのです。会社側は作業の効率化や手間削減、コスト削減の為にこの問題をどのように解決するのかが課題となっています。
経理担当者を増やすのも良いですが、そうすると人件費が掛かってしまう為、会社側にも負担となります。経理担当者の負担解消の為には、新しいシステムの導入も視野に入れるなど、会社側の改革も必要となってきます。最近では、「経費精算システム」を導入している会社が多くなってきました。これは、クラウド交通費精算・経費精算ツールとなり使うことで、会社側だけではなく従業員にとっても大きなメリットがあるのです。
ICカードで申告ができ、申告された側もインターネット上での入力や確認がすぐに行えるので、簡単に利用出来ます。通勤や出張の際に利用しているICカードを使って交通費を自動計算してくれるので、申請する側もされた側も大きな負担がなくなる為、仕事がしやすくなるでしょう。申請の際に使用していた申告書を記入する必要もなく、駅名を入力するだけで自動で検索してくれるので、手間削減に大きく貢献してくれます。
これで申告側の負担が少なくなりますし、申告された側にとっても計算や路線を調べるなどの細かな作業が減り、大きく負担が減る事になるでしょう。

経費精算システムを導入するメリット

上記のようなシステムを導入することで、どのようなメリットがあるのか紹介します。
まず、申告する際に記入する交通費精算書の記入が無くなるため、その分の時間をほかの業務に充てる事が可能になる点です。出張が多いとその分多くの時間が必要になりますし、領収書を無くしてしまうと精算してくれないなど、不満に思う事もあります。運賃を調べるだけでも、そのような細かい作業が積み重なるだけでも大きな負担になってしまいます。これらの作業を省くことができる点でも、申請者にとっては仕事をスムーズに行える事になるのでメリットとなります。
経理担当者にとっては、申告書が無くなる事によって確認をする作業が無くなる為、時間の短縮が出来ます。申告書の場合は記入漏れや記入ミスなどもあり、チェックをするだけでも大変な作業だったことでしょう。その業務が無くなる事によって、他の作業に時間を費やせるのです。また、計算でのミスも無くなる為にダブルチェックの必要もなくなり、その分の時間を有意義に使う事が可能になります。時間が出来るという事は手間削減となり従業員にとっては働きやすい環境となり、仕事への意欲も増す事になるでしょう。
また、従業員だけではなく会社側にとってもメリットは多くあります。従業員が多く経費に多くの時間を費やしていたのであれば、その分残業も無くなる為、人件費の削減に繋がるでしょう。仕事の効率化にもなるので新しい事業にチャレンジ出来たりなど、会社の業務拡大などにも繋がります。