勤怠管理の重要性

一般的な企業において、勤怠管理というものは、従業員の出勤日数や退勤時間、欠勤や休暇所得の状況などの情報を正確に把握し、一日の労働時間や残業時間、月間の労働・残業時間を管理するためのものです。また、労働基準法や企業の就業規則を遵守しているかを把握する上でも大切なものとなります。企業はこの管理の記録から、毎月の給与や残業代の計算、有給休暇を取得できる日数を管理しています。
しかし、勤怠管理が不十分だったり、またはほとんど行っていないような企業も少なくないのが現状です。管理が正しくされていないということは、企業が従業員の労働時間を正しく把握しておらず、労働時間に対応した給与支給が行われていない可能性を意味します。残業代が未払いではそれに関わるトラブルも発生しますし、長時間の過酷な労働は従業員の健康状態や精神面にも影響を与えるリスクがあります。最悪の場合、従業員が過労死や自殺まで追い込まれる事態も少なくなく、会社に過失がある場合は労働基準法で被害者遺族に対して賠償請求に応じる責任があります。その賠償金額は生きていれば得られたと想定される逸失利益なども合わせられ、高額な賠償金額になってしまうことも珍しくなく、これは会社としても大きな打撃となってしまうでしょう。
このような従業員とのトラブルを防止したり、的確な経営管理を実行するためにも、あらかじめ策をとる必要があります。そこで勤怠管理をするということは、とても重要なポイントとなります。勤怠管理が正しく行われていれば、従業員一人一人の労働時間を把握し、長時間労働の防止から人事配置の変更を行うことによって、経営状況の改善が見込まれます。会社と従業員、さらに法律を守るためにも、勤怠の管理はとても重要なことなのです。

労働基準法で定められている義務

企業は従業員の労働時間を正確に管理する義務があります。その理由は、労働基準法で時間外や休日、深夜労働に関する規定が定められており、企業側が始業と終業時間を正しく認識し、働いている時間を管理するのが前提とされているからです。平成13年4月(基発第339号)の通達では、企業は従業員の勤務日ごとの始業と終業の時間を把握し、これを正しく記録することを求められています。
適切な記録や管理が行われる方法としては、企業側が自分で現認して記録する方法と、タイムカードを使って記録する方法があります。そこから確認を行うことが、原則で決められた手段です。しかし、従業員全ての勤怠を企業が現認で行うことはほぼ不可能です。そのため、ほとんどの企業でタイムカードが導入されています。タイムカードは毎月の締切日に記録したカードを収集し、そこから月間の労働時間や残業時間を統計し、給与や残業代を計算する必要があります。締切間近は仕事が重なりやすく、時間を割いて管理することが難しくなるケースも多いでしょう。そうなってしまうと、正しい確認や記録が行われなくなってしまう可能性が出てきます。
また、勤怠管理の方法としては従業員が自ら申告して管理する手法もあります。ただし、それを実行するには従業員への理解ある説明や、自己申告された記録が実態と合致しているかを調査する必要があるため、これは例外的な処置として位置づけられるものです。いずれにせよ、勤怠の正しい情報を把握するには、ある程度の時間を確保しなくてはなりません。よって、管理の手間削減する方法を見つける必要があるでしょう。

クラウドシステムで勤怠管理を正確に

労働基準法に定められた管理義務を怠った場合、従業員が長時間労働をしている実態を把握できず、対策がとられることなく放置をされる一方です。そして、取り返しのつかない状況になってからやっと実態を知るといったケースも存在します。また、適切な業務量が分配されないと、特定の人物だけに負担がかかり、よりトラブルを招くリスクが高まるでしょう。会社の過失があると、多額の賠償金や未払い賃金を用意する必要があり、経営にも大きな影響が出てしまいます。
平成22年4月の改正労働基準法では、1ヶ月に60時間以上残業をさせた場合、通常の25%の割増ではなく50%以上の割増率で残業代を支払う必要があります。こうなると支払う残業代も大幅に膨れ上がり、経営悪化へと繋がる可能性も出てくるでしょう。資本金額や常時の労働者数が一定以下の企業では、適用に猶予がありますが、その措置は廃止が予定されており、先に労働時間の見直しが必要です。
そのため勤怠管理が重要となりますが、管理の手間を削減するには、クラウドの勤怠管理システムが有効です。これは、社内にあるタブレットにICカードをかざすだけで、出勤や退勤を記録することができるものです。ネットが繋がる環境があれば、クラウドサービスからどこでも情報が確認ができるので、常時、従業員の労働時間を把握することが可能です。記録を修正したい場合も、管理者へ申請と承認を受ける必要があるので、情報を改ざんされるリスクもなくなります。さらにタイムレコードをPDFファイルに出力して印刷することもできます。正しい勤怠管理のためにも、クラウド勤怠管理を導入するメリットは大きなものとなるでしょう。

長時間労働は従業員のメンタルヘルスに影響

勤怠管理とは、会社が従業員の出勤・退勤・休憩時間や労働時間、他にも休日や有給休暇の消化や残りなどを把握するものです。なぜ勤怠管理が必要なのかというと、労働基準法第32条では、1週間に40時間、1日8時間が労働時間の原則となっており、これを法定労働時間と言いますが、それ以上の労働が必要になった場合には労働基準法第36条に基づいて労働の代表者と協定を締結し、さらに労働基準監督署にも届出をする必要があるからです。もし事業者の勤怠管理が不十分であると、知らぬ間に法律違反をしている可能性があります。また、従業員へ正当な賃金が支払われていないケースも出てきます。そして、勤怠管理は従業員の安全を確保する意味でも大切なものです。
現在、日本の長時間労働や過労死に関する問題は、国外でも注目となっています。とある論文では、従業員を4年間調査したところ、労働時間が長くなるほど、仕事に対する満足度は大きくなっているという研究結果があります。時に、週当たり55時間以上を超えると、満足度は上昇していくと言われているのです。これは一見良い傾向と見受けられますが、注意をしたいのは、労働が長時間続けば、満足度の上昇に合わせてメンタルヘルスは悪化するという検証結果です。
このような長時間勤務が行われている実情には、勤怠管理の有無や質が大きく関わっています。管理がしっかり行われていれば、従業員の長時間労働の対策を事前に見つけることができ、過労死や過労自殺も防ぐことが可能です。会社に過失があった場合、労働基準法において事業者は損害賠償などの支払い責任が発生します。未払いのものや将来的な収入も支払わなければならないケースもあり、請求額は膨大な金額となります。そうなってしまうと経営の負担になることはもちろん、社会的なイメージダウンにも繋がりかねません。

労働時間を配分する

長時間労働や過労死といったマイナスイメージのワードが注目されたことで、労働時間を縮小しようとする企業も増えています。しかし、ただ労働時間を縮小しただけでは根本的な解決にはなりません。例えば残業を禁止する雰囲気が強い場合は、仕事を家に持ち帰る従業員が増加します。これは目に見えない場所でサービス残業が増える原因となるでしょう。
また、労働時間が減ると、作業の質や量の低下も考えられます。高パフォーマンスな業務を現実化するには、労働時間を配分することも長時間労働を抑制する選択肢です。数ある制度でも「変形労働時間制」を活用すれば、最適な配分が可能となります。この制度は、平均労働時間が労働基準法で定められている週40時間以内であれば、1日または1週の法定労働時間の規制を解除することができるものです。例を挙げると、繁忙期は残業が連日続くが、閑散期は特に仕事がないなど、時期によって仕事量が変わる企業では、この制度はとても有効です。時期ごとに所定労働時間の長さを変えることで、労働時間を分けることができ、それにより全体の労働時間の縮小だけではなく、残業代となる割増賃金も削減できるでしょう。
しかし、この制度を上手に活用する上でも、勤怠管理はとても重要です。変形労働時間制は通常よりも労働時間の管理が難しく、勤務時間も変わってくるので、給与の計算間違いのトラブルが考えられます。労働時間の管理や計算を怠れば、時間外労働が発覚し、無駄なコストがかかる可能性もあるのです。労働基準法を守って経営するためにも、勤怠管理は正確に行いましょう。

長時間労働を防ぐ

労働基準法でも、事業者が従業員の労働時間や休暇などの勤怠状況を把握・管理することは義務であると定めています。しかし、その勤怠管理が不十分で長時間勤務をしている従業員も多いのが実情です。なぜ管理が不十分になってしまうかというと、管理することが簡単なことではないからと考えられます。多くの企業でタイムカードを導入していますが、そこからは出勤と退勤時間の記録しか読み取れません。従業員がどれほど休憩をしたのかや、営業で外回りが多い場合は労働時間を確認しづらく、正確に掌握することはほぼ不可能であると言えるでしょう。
また、終日出張であっても8時間以上の労働であれば、きちんと残業代は発生します。ところが、それを把握するには証人となる人や資料が必要です。事業者にも仕事があり、常に従業員の勤務状況を把握することはできず、また確実に知るためにもかなりの時間が必要となります。このように、勤怠管理というものは、そう簡単ではありません。
そこで、タイムカードを電子化すると、以前より格段に管理がしやすい体勢へ整えることができます。クラウドの勤怠管理システムを活用すれば、ICカードから交通費の算出、出勤・退勤もデジタルで記録することが可能です。ネットが使える環境ならばシステムが導入された端末から、労働時間の記録ができるので、出張が多い従業員の労働時間管理もできます。タイムカードのように逐一カードを収集する必要もありません。管理者は常に従業員の勤怠状況を把握できるので、長時間労働を未然に防ぐ対策として、業務の分担やコストカット、人員配置の改善などの方法をとることができ、職場環境の改善にも繋がるでしょう。

労働者を守るための労働基準法

労働基準法は、労働条件について、最低限守られるべき基準の目安を定めた法律です。1947年に作られて以降、今まで何度も改正が繰り返されています。労働条件の最低基準を定めた法律なので、その最低基準を下回っている場合はその労働基準は全て無効となり、労働基準法の条件が適用されます。そしてこの適用範囲は、日本国内にある事業が対象です。職種や国籍を問わないので、外国人が経営する企業、または労働者であっても、日本に存在すれば原則として適用されます。さらに、正社員だけではなく、契約社員やパート・アルバイト、派遣社員など雇用形態も問いません。
では、労働基準法ではどのような決まりがあるのでしょうか。特に重視されているのが労働時間です。法律では「法定労働時間」、そして「所定労働時間」の2つで考えることができます。まず、法定労働時間とは法律で制限されている時間のことで、企業が従業員を労働させることができる時間です。法律では休憩時間を引いて、1週間に40時間、1日に8時間を超える労働は原則禁止となります。これ以上の時間を超えて労働者を働かせると、6ヶ月以下の懲役か30万以下の罰金という罰則が適用されるのです。しかし、どこの会社でも残業は存在しており、それは罪に問われていません。その理由は同条第36条において、規定されている協定を事業者と労働代表者と締結することで免罰されるためです。
一方、所定労働時間というのは、法定労働時間の範囲で設定する、雇用契約上の労働時間になります。会社の就業規則や雇用契約書に定められており、企業と労働者の間でそれ以上の時間を超えた場合は無効です。労働基準法は労働者の保護を目的にした法律ですが、それは同時に企業を守ることにも繋がる大切な法律となります。

事業場外や残業などの労働時間の把握は必要

所定労働時間が決まっていても、忙しいと帰宅時間が遅くなったり、営業で外回りが多い場合は労働時間が把握しにくい場合があります。それに対応できるのが「変形労働時間制」という制度です。この制度はあらかじめ1ヵ月や1年などの一定期間内から、1週間の平均労働時間が法律上の40時間以上を超えていない場合に、法定労働時間を超えてでも所定労働時間を決めることができます。業務に繁閑の時期がある企業はこの制度を使うことで、臨機応変に所定勤務時間を変更したり、閑散期に労働時間を縮小することも可能です。
また、出張や在宅勤務など労働者が部分的に仕事を行う時間、または全ての業務を職場以外で行う場合の時間を「事業場外みなし労働時間制」と言います。企業の指揮監督が及ばず、業務の労働時間を計算するのが難しいとき、就業規則か労使協定で定められた時間を労働とみなすことが可能です。なお、出張などで8時間以上働いた場合、労働時間を把握している人物がいれば、この制度でも残業代が発生するケースもあるので、企業は勤怠管理をしっかり行うことが大切です。
そして、残業には「サービス残業」と「固定残業」の2種類が存在します。固定残業は実際に残業の有無に関わらず、雇用契約において残業した分を給与として支給される契約が必要です。法律では残業は定められていませんが、労働基準法では残業代は割増して支給しなくてはなりません。また、1ヶ月で60時間以上の残業をしている場合は、通常より50%以上の割増賃金を支払う必要があります。一方、サービス残業は残業代をもらわずに行っている残業なので、法律では違反です。このような労働時間に関する違反を企業側が防ぐためにも、勤怠管理は労働基準法で課せられています。

正確な勤怠管理を行う方法

残業未払いや長時間勤務など、従業員とのトラブルを起こさないためにも、事業者が従業員全ての労働時間を管理するのはとても重要なことです。しかし、正確に勤怠管理ができていない企業が多い実情には、会社側がダラダラと長引く残業を黙認していたり、タイムカードのみで管理をしていたり、就業規則で管理のルールが明確ではないなどの理由が考えられます。
一般的な勤怠の管理方法には、タイムカードを使う方法があります。タイムカードには出勤と退社時刻を記録することが可能ですが、休憩時間などを除く実際の勤務時間の特定が難しく、タイムカードのみでは正確な時間を立証することが困難です。一方、事業者が自分で現認して確認と記録をすると、正確な時間を把握することができます。しかし、事業者も業務があり、一人一人の確実な現認は難しく、現実的ではないでしょう。
もっと正確で手間のかからない勤怠管理をしたいのであれば、クラウド勤怠管理システムが有効です。タイムカードがデジタル化しており、会社のタブレット端末などへ普段通勤に使用しているICカードをかざすだけで、出社や退勤を記録することができます。紙のタイムカードは締切日に集計して労働時間や給与を計算しなくてはなりませんが、デジタルなので常に集計が行われており、さらに給与ソフトとも連動しているシステムも多くあります。そして、管理者もどこでも勤怠管理を行うことが可能です。快適な労働環境を整えるためにも、労働時間の把握や管理は事業者にとっても重要な義務です。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、ネットワークに接続されたコンピューターサーバーが提供する様々なサービスです。コンピューターの利用形態の一つであり、利用者はインターネットを経由してパソコンやスマートフォンなどの端末から、クラウドサービスを利用することができます。クラウドとは、実在するコンピューターの上に、何台もの仮想のコンピューターがあるかのように働く技術であり、自分が利用しているコンピューター形態が見えにくいことから、雲（クラウド）という表現をしています。
クラウドサービスの特徴としては、ネットワークを経由すればコンピューターの中にある写真やメール、環境設定の構築や管理までも行えることが挙げられます。時間や手間のかかることもクラウドサービスを利用すれば、効率よく行うことができるので、様々な手間の削減や業務の効率化を図ることが可能です。インターネット上にファイルやデータをアップロードしておくと、データを保有していたパソコンなどの端末以外からもファイルやデータにアクセスすることができるようになり、かつバックアップもとれます。そのため、大切なデータを失うことがなく、万が一パソコンなどの端末の故障によってデータが修復不可能になった場合でも、簡単に取り出すことができます。
さらに、大容量のデータをパソコン内に保管すると、容量が圧迫されてしまいますが、これもクラウドサービスを利用することによって解決します。このように、クラウドサービスを利用することで端末内のデータ管理ができ、容量の圧迫も防ぐことができるのです。

クラウドサービスでできる勤怠管理

もしも、自社オリジナルの勤怠管理システムを構築するなら、管理サーバーを作り、メンテナンスなども一からすべて行う必要があります。また、複数の事務所や店舗があれば、自社独自のネットワーク回線が必要となるので、それを管理するには多くの費用と管理の手間がかかります。そのため、システム化を諦めてタイムカードで勤怠管理を行っている企業も多いのですが、タイムカード式ではカードが必要になるだけでなく、カードの保管をする必要があり、さらに集計や入力作業などの手間とコストが毎月の負担となります。
そこで、勤怠管理システムにクラウドサービスを利用することで、自社独自のネットワーク回線や環境を用意することなく、認証端末から送られるデータを管理するだけで簡単に勤務状態を把握することができます。リアルタイムで自動的に集計されるので、最新の勤怠管理がすぐに行えるだけでなく、使用している他のソフトと連携することもできます。勤怠を管理する方法としては、従来のタイムカード方式のほかに、普段通勤時などに使っているICカードを、オフィスに設置している端末にタッチする方式があります。
このサービスを利用すると、別途タイムカードを保管する必要もなくなるので、スペースにも余裕ができるうえ、毎月負担となる集計作業もなくなります。それぞれの会社や部署に合わせて勤務形態は異なってきますが、クラウドサービスの機能を使えば、勤怠管理者もひと目でわかるほど、簡単に管理することができます。会社の規模が大きくなるほど、集計する時間と手間がかかってくるので、費用やコストが大幅に削減できれば、業務改善にも貢献できるでしょう。

労働基準法によって適切な勤怠管理を行う

過労死など重大な事態が発生すると、労働基準法が遵守されているか企業としても見直しが必要になりますが、適切な勤怠管理を継続していれば労働基準法に引っかかることはありません。そのためにも、常に社員の勤怠を管理しておく必要があります。適切な労働時間を管理するには、まず正確な労働時間を知ることが必要になります。始業時刻と終業時刻を確認して、これを基にして働いた時間を把握するのです。
時刻管理は、労働者と会社の両者がお互いの始業と終業をその場で確認することが一番ですが、実際には難しい部分があるため、しっかりと記録できるタイムカードなどで管理することが望ましいでしょう。勤怠管理ができるのはタイムカードのみでなく、ICカードでも有効となるので、クラウドサービスの機能を使用して管理しやすい環境にすると、労働時間などの勤務実態を把握しやすくなります。
時間によって賃金を支払うという形態を取っていない企業でも、従業員の労働時間は管理する必要があります。そのため、企業や社内のルールに沿った管理ができて、なおかつ管理しやすいシステムを利用することで、適切な労働管理が円滑にできることになるでしょう。ICカードを利用して、労働時間の基本情報を残しながら、個人でも確認できるようなクラウドサービスを導入し、月単位や年単位での労働時間を各自で確認できるようにすると、企業も労働者も就業しやすい環境となるはずです。こうして、労働基準法に基づいた勤務時間の管理をしっかりと行うことが今企業に求められています。

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