記帳代行とは？税理士との違いやメリット、料金相場をわかりやすく解説

日々の領収書整理や帳簿付けに追われ、肝心の本業に手が回らないと悩む経営者は少なくありません。記帳代行とは、専門的な知識が必要で手間のかかる経理作業をプロに任せることで、業務効率と正確性を劇的に向上させるサービスです。本記事では、記帳代行の基礎知識から税理士や経理代行との違い、気になる料金相場やメリットまでを網羅的に解説します。自社に最適なサービスを選び、経営資源をコア業務に集中させるための一歩を踏み出しましょう。

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記帳代行とは？ 意味や役割をわかりやすく解説

記帳代行とは何かという基本的な定義から、類似するサービスとの明確な違いについて深く掘り下げていきます。多くの経営者が混同しやすい経理代行や税理士との役割分担を正しく理解することは、自社に最適なアウトソーシング形態を選ぶための第一歩です。ここでは言葉の意味だけでなく、実際にどのような業務フローで作業が進むのかを視覚的なイメージとともに解説し、サービスの全体像を明確にします。まずは記帳代行の本質的な役割を把握しましょう。

記帳代行とは「帳簿作成」をプロに任せるアウトソーシング

記帳代行とは、企業の経営活動において発生する日々の取引記録を、経営者や経理担当者に代わって会計ソフトへ入力し、帳簿を作成する業務請負サービスのことです。具体的には、領収書、請求書、通帳のコピーなどの証憑書類を預かり、それらに基づいて仕訳日記帳や総勘定元帳、現金出納帳といった会計帳簿を作成します。簿記の知識がない経営者でも正確な決算書作成の準備が整うため、経理の人手不足を解消する手段として広く利用されています。

記帳代行と「経理代行」の違いとは？

記帳代行と経理代行は混同されがちですが、そのカバーする業務範囲に大きな違いがあります。記帳代行が主に「会計ソフトへの入力と帳簿作成」という過去の取引記録に特化しているのに対し、経理代行は記帳業務に加えて、請求書の発行、インターネットバンキングを利用した振込業務、給与計算、売掛金管理など、経理部門が行う業務全般を幅広く代行します。つまり、記帳代行は経理代行の一部であり、より限定的な範囲を安価に依頼できるサービスと言えます。

記帳代行と「税理士（顧問契約）」の違いとは？

記帳代行業者と税理士の決定的な違いは、税務申告の代理ができるかどうかという点にあります。税理士法により、税務書類の作成や税務相談は税理士の独占業務と定められているため、一般的な記帳代行会社は決算書の作成までは行えても、税務署への申告業務は行えません。そのため、多くの記帳代行会社は提携している税理士を紹介するか、あるいは税理士事務所自体が記帳代行サービスを提供しているケースが一般的です。依頼する際は最終的な申告フローの確認が必須です。

【図解】記帳代行を利用した場合の業務フロー

記帳代行を利用した場合の一般的な業務フローは、非常にシンプルで効率的です。まず、依頼主である企業側が、一ヶ月分の領収書、請求書、通帳のコピーなどを整理して封筒に入れます。次に、それらを記帳代行業者の指定する宛先へ郵送、またはスキャンデータを共有フォルダにアップロードします。資料を受け取った代行業者側で会計ソフトへの入力作業を行い、月次試算表などの成果物を納品します。このサイクルを毎月繰り返すことで、経営者は複雑な入力作業から解放されます。

依頼主（あなた）	記帳代行業者
資料の収集・整理	受領・内容確認
郵送 or データ送信	会計ソフトへの入力（仕訳）
納品物の確認	試算表・帳簿の作成・納品

記帳代行を利用するメリット・デメリットとは

外部に経理業務を委託することには、経営効率化という大きな利点がある一方で、あらかじめ知っておくべきリスクも存在します。記帳代行を導入することで得られる具体的なメリットと、運用上で発生しうるデメリットの両面を理解しておくことが重要です。ここではコスト削減や業務品質の向上といったプラス面だけでなく、社内ノウハウの蓄積やタイムラグといったマイナス面についても触れ、それらをどのように解消すべきかという対策まで含めて解説します。

メリット1：経理担当者の採用コスト・人件費を削減できる

記帳代行を利用する最大のメリットは、経理担当者を自社で雇用する場合と比較して、大幅なコスト削減が可能になる点です。経理担当者を正社員やパートで雇う場合、給与だけでなく社会保険料、交通費、採用活動費、教育コストなどが発生します。一方、記帳代行であれば、必要な業務量に応じた委託費用のみで済むため、固定費を変動費化し、経営のリスクを低減できます。特に業務量が不安定な中小企業にとって、このコストメリットは非常に大きいです。

メリット2：正確な会計処理で融資や決算がスムーズになる

簿記の専門知識を持つプロフェッショナルが記帳を行うため、会計処理の正確性が担保される点も大きなメリットです。経営者が自己流で記帳を行うと、勘定科目の間違いや消費税区分の誤りが発生しやすく、決算時や税務調査の際に修正の手間が生じることがあります。記帳代行を利用すれば、税法や会計基準に則った正しい帳簿が作成されるため、金融機関からの信用度が向上し、銀行融資の審査や決算申告がスムーズに進む可能性が高まります。

メリット3：経営者自身が「本業（コア業務）」に専念できる

多くの経営者にとって、利益を生まないバックオフィス業務に時間を奪われることは大きな悩みです。領収書の整理や会計ソフトへの入力作業は、慣れていないと膨大な時間を要します。記帳代行を活用してこれらの作業を丸投げすることで、経営者は営業活動、商品開発、人材育成といった、企業の売上や成長に直結する「コア業務」にリソースを集中させることができます。時間の有効活用は、競争の激しいビジネス環境において強力な武器となります。

デメリット：社内にノウハウが残らない・タイムラグが発生する可能性

デメリットとして挙げられるのは、経理業務を完全に外部へ依存するため、社内に財務や経理のノウハウが蓄積されにくい点です。また、資料を郵送してから試算表が納品されるまでに数日から数週間のタイムラグが発生するため、リアルタイムでの経営数値の把握が難しくなる可能性があります。資金繰りが逼迫している企業や、日次での細かい数字管理を必要とする業種の場合、このタイムラグが経営判断の遅れにつながるリスクがあることを認識しておく必要があります。

デメリットへの対策：クラウド会計ソフト対応の業者を選ぶ

前述のタイムラグというデメリットを解消するためには、クラウド会計ソフト（freeeやマネーフォワードなど）に対応した記帳代行業者を選ぶことが有効な対策となります。クラウド会計を活用すれば、代行業者が入力したデータが即座にシステムへ反映されるため、経営者はインターネット環境があればいつでも最新の数値を閲覧できます。また、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携を活用することで、資料のやり取りの手間自体を減らすことも可能です。

記帳代行の業務範囲｜どこまで依頼できる？

記帳代行サービスを検討する際、具体的にどこまでの作業を任せられるのかという業務範囲の線引きは非常に重要です。業者によって対応できる領域は異なり、単なるデータ入力にとどまる場合もあれば、周辺業務まで幅広くカバーする場合もあります。ここでは一般的な記帳代行の対応範囲に加え、決算申告や振込代行などのオプション対応、さらにはインボイス制度や電子帳簿保存法といった最新の法規制への対応状況についても詳しく解説していきます。

基本的な依頼範囲（領収書整理、仕訳入力、現金出納帳など）

一般的な記帳代行サービスの基本プランに含まれるのは、預かった証憑書類に基づく「会計ソフトへの仕訳データ入力」と「各種帳簿の作成」です。具体的には、仕訳日記帳、総勘定元帳、現金出納帳、貸借対照表、損益計算書の作成などが該当します。業者によっては、領収書を日付順に整理してファイリングする作業まで含んでいる場合もあれば、整理されていない領収書は追加料金の対象となる場合もあるため、契約前に細かな作業範囲を確認することが大切です。

決算申告や年末調整は依頼できる？（税理士連携の有無）

決算申告書の作成や提出、年末調整といった税務に関する業務は、原則として記帳代行会社単体では行うことができません。これらは税理士の独占業務であるためです。ただし、多くの記帳代行サービスは提携している税理士事務所を紹介してくれるか、あるいは「税理士法人が運営する記帳代行サービス」という形態をとっています。この場合、記帳業務から決算申告までをワンストップで依頼することが可能となり、手間を大幅に削減できます。

振込代行や請求書発行などのオプション対応について

記帳業務以外の手間も削減したい場合、多くの業者で用意されているオプションサービスを利用することができます。例えば、取引先へのインターネットバンキング振込代行、請求書の発行・郵送代行、売掛金の入金消込、給与計算などが挙げられます。これらの業務は本来「経理代行」の領域に入りますが、記帳代行のオプションとして提供されることが増えています。自社の苦手な業務をピンポイントで追加依頼することで、より効率的な体制を構築できます。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応範囲

近年の法改正により、インボイス制度における適格請求書の確認や、電子帳簿保存法に則ったデータの保存要件など、経理処理は複雑化しています。多くの記帳代行業者では、これらの最新法規制に対応した処理を行っています。特にインボイス制度では、受領した領収書が適格請求書かどうかの確認が必要ですが、プロに任せることでこの確認作業の負担をなくせます。また、電子データの保存要件を満たしたクラウドストレージでの管理を代行してくれる業者も増えています。

記帳代行の料金相場とは？【安さの理由も解説】

サービス導入の決定打となる料金ですが、記帳代行の費用構造は業者や契約形態によって大きく異なります。安さだけで選んで後悔しないためにも、適正な相場観と料金が決まる仕組みを理解しておく必要があります。ここでは仕訳数に応じた従量課金制や月額固定制といった料金体系の違いや、格安業者がなぜ安いのかという理由、さらには初期費用や追加オプションで発生しがちなコストについて解説し、予算に合わせた賢い選び方を提案します。

仕訳数（作業量）による料金相場の目安

記帳代行の料金は、主に入力する「仕訳数（取引数）」によって変動します。一般的な相場としては、月間の仕訳数が50仕訳程度までなら月額5,000円〜10,000円、100仕訳程度なら10,000円〜20,000円、それ以上増えるごとに料金が加算されていく仕組みが主流です。自社の領収書や通帳の行数がどの程度あるかを把握しておくことで、見積もりの概算をつかむことができます。業者によっては基本料金を設定せず、完全な従量制を採用している場合もあります。

格安の記帳代行業者と一般的な税理士報酬の比較

近年、月額数千円から利用できる格安の記帳代行サービスが登場しています。これらが安い理由は、入力業務を自動化ツールや海外のオフショアセンターを活用して効率化しているためや、税務相談などの顧問サービスを一切省いているためです。一方、一般的な税理士事務所に記帳代行を依頼する場合、顧問料を含めて月額30,000円〜50,000円以上かかることが一般的です。安さを取るか、税理士による手厚いアドバイスを取るか、自社のニーズに合わせて選択しましょう。

「月額固定制」と「従量課金制」どちらがお得？

料金体系には、毎月定額を支払う「月額固定制」と、仕訳数に応じて変動する「従量課金制」があります。取引数が毎月一定している企業であれば、予算管理がしやすい月額固定制がおすすめです。一方、季節によって売上の変動が激しい業種や、開業直後で取引数が少ない場合は、使った分だけ支払う従量課金制の方が無駄なコストを抑えられる可能性があります。契約前に過去の取引数を確認し、シミュレーションを行うことが賢明です。

初期費用やオプション料金で注意すべき点

月額料金以外にかかる費用にも注意が必要です。多くの業者では、契約時に初期費用（登録料やシステム設定費）として10,000円〜20,000円程度が発生します。また、特急対応（数日以内の納品）や、部門別会計への対応、証憑書類のファイリングなどは別途オプション料金となるケースが大半です。見た目の月額料金だけで判断せず、必要なオプションを含めたトータルコストで比較検討することが、後々の予算オーバーを防ぐポイントです。

記帳代行の利用がおすすめな人・企業のパターン

すべての企業にとって記帳代行が最適解とは限りませんが、特定の状況や課題を抱える経営者にとっては非常に強力なソリューションとなります。自社の成長フェーズや現在の経営資源の状況と照らし合わせ、導入によって高い効果が得られるケースを知ることは有用です。ここでは特に記帳代行との相性が良いとされる起業直後のスタートアップや、事務作業に忙殺されている一人社長、経理担当者の不在に悩む企業などの具体的なモデルケースを紹介します。

起業直後・スタートアップで売上アップに集中したい場合

起業直後のスタートアップ企業は、何よりも営業活動やプロダクト開発に時間を割き、早期に売上を立てることが最優先事項です。この時期に慣れない経理作業に時間を奪われることは、企業の成長スピードを鈍化させる大きな要因となります。記帳代行を活用してバックオフィス業務を最小化し、経営リソースのすべてを事業拡大に注ぎ込む体制を作ることは、スタートアップにとって非常に合理的で効果的な経営戦略と言えます。

1人社長・フリーランスで事務作業に追われている場合

従業員を雇わず一人で事業を行っている社長やフリーランスは、営業から実務、そして経理まで全てを一人でこなさなければなりません。事業が軌道に乗るにつれて領収書の山が高くなり、確定申告の時期には本業をストップして作業せざるを得ない状況に陥りがちです。記帳代行を利用すれば、月額数千円から数万円のコストで事務作業から解放され、プライベートな時間の確保や、さらなる売上向上のための活動に時間を充てることが可能になります。

経理担当者が退職してしまい急ぎの対応が必要な場合

中小企業では、長年経理を担当していた社員が急に退職してしまい、後任が見つからないというケースが多々あります。採用活動には時間とコストがかかり、採用後も教育が必要です。このような緊急事態において、記帳代行は即効性のある解決策となります。プロに依頼することで、引き継ぎ不足による混乱を防ぎ、経理業務を停滞させることなくスムーズに移行できます。また、属人化していた業務プロセスを見直す良い機会にもなります。

税理士顧問料を少しでも安く抑えたい場合

すでに税理士と顧問契約を結んでいるものの、毎月の顧問料が高いと感じている場合、記帳代行部分を切り出すことでコストダウンできる可能性があります。税理士の顧問料には記帳代行費用が含まれていることが多いため、記帳作業だけを格安の代行業者に依頼し、税理士には決算申告と税務相談のみを依頼する「分業スタイル」をとることで、全体の維持費を削減できるケースがあります。ただし、税理士側の承諾が必要になるため事前の調整が必要です。

失敗しない記帳代行サービスの選び方

数多くの記帳代行サービスが存在する中で、自社に合わない業者を選んでしまうと、かえって手間が増えたりトラブルの原因になったりします。失敗を防ぐためには、単なる料金比較だけでなく、サービスの質や対応範囲、サポート体制など多角的な視点での比較検討が欠かせません。ここでは税理士との連携体制やセキュリティ対策、コミュニケーションの円滑さなど、契約前に必ず確認すべき重要なチェックポイントを具体的に解説していきます。

税理士が監修・対応しているかで選ぶ（申告までスムーズか）

記帳代行を選ぶ際に最も重要なのは、決算申告を見据えた体制が整っているかという点です。税理士が監修していない代行業者の場合、作成された帳簿の質が低く、決算時に税理士から修正を求められるリスクがあります。また、決算申告まで一貫して依頼したい場合は、税理士法人が運営しているサービスか、提携税理士が明確に紹介されているサービスを選ぶのが確実です。連携がスムーズであれば、決算期のストレスを大幅に軽減できます。

記帳代行特化型か、オンラインアシスタント型かで選ぶ

依頼したい業務が「記帳のみ」なのか、それとも「その他の庶務」も含むのかによって選ぶべき業者が変わります。記帳だけを安く依頼したいなら「記帳代行特化型」が適しています。一方で、記帳だけでなく、メール返信やスケジュール調整、資料作成なども含めて依頼したい場合は、「オンラインアシスタント型」のサービスが適しています。自社の課題がどこにあるのかを明確にし、サービスの得意分野とマッチするかを確認しましょう。

セキュリティ体制とデータの受け渡し方法で選ぶ

経理データは企業の機密情報の塊であるため、セキュリティ体制の確認は不可欠です。プライバシーマークを取得しているか、通信の暗号化（SSL）が行われているか、スタッフと守秘義務契約を結んでいるかなどをチェックしましょう。また、データの受け渡し方法が郵送のみか、クラウドストレージや専用アプリを使えるかも重要です。手間を減らすためには、デジタルでのやり取りに対応している業者を選ぶのが現代的な選択と言えます。

コミュニケーションの取りやすさ（チャット対応等）で選ぶ

日々のやり取りにおいて、コミュニケーションの円滑さは意外と重要なポイントです。不明点があった際に電話でしか対応してくれない業者だと、連絡がつかずに業務が滞ることがあります。Chatwork、Slack、LINEなどのビジネスチャットツールでの連絡に対応している業者であれば、隙間時間に気軽に質問や確認ができ、ストレスなく連携を取ることができます。レスポンスの速さや担当者の対応の丁寧さも、契約前の相談段階で確認しておきましょう。

記帳代行とは？に関するよくある質問

記帳代行の導入を検討する段階で、実務的な運用や将来的なリスクについて疑問を持つ方は少なくありません。契約してから「こんなはずではなかった」と後悔しないよう、事前に細かな疑問点を解消しておくことが大切です。ここでは、領収書の原本管理や年度途中からの切り替え可否、税務調査への対応など、多くの経営者から寄せられる質問に対して回答します。不安要素を取り除き、安心してサービスを利用開始するための参考にしてください。

領収書は原本を郵送する必要がありますか？

以前は領収書の原本郵送が必須でしたが、電子帳簿保存法の改正やクラウドサービスの普及により、スキャンデータや写真データでの提出を受け付ける業者が増えています。ただし、原本の保管義務自体は残るため、自社で保管するか、業者に保管オプション（有料の場合が多い）を依頼する必要があります。原本を郵送する場合でも、返却されるのか、業者が一定期間保管後に廃棄するのか、契約内容によって異なるため事前の確認が必要です。

期中（年度の途中）からでも記帳代行に切り替えられますか？

はい、年度の途中からでも記帳代行に切り替えることは可能です。ただし、それまでの期間に作成していた帳簿データや試算表、領収書などを新しい代行業者に引き継ぐ必要があります。会計ソフトを変更する場合は、期首残高の登録などの初期設定が必要になるため、多少の移行期間と費用が発生することがあります。決算間際の切り替えはトラブルになりやすいため、余裕を持って、できれば決算が終わった翌期首からの切り替えが最もスムーズです。

記帳代行を利用すれば税務調査も安心ですか？

記帳代行を利用して正確な帳簿を作成することは、税務調査対策として有効ですが、税務調査の「立会い」や税務署との「交渉」は、記帳代行業者（無資格者）では行えません。これらは税理士の独占業務です。税務調査が入った場合に備えて安心を得たいのであれば、必ず税理士が運営するサービスを利用するか、別途税理士と顧問契約を結んでおく必要があります。記帳代行はあくまで「帳簿作成の代行」であり、税務責任のすべてをカバーするものではないと理解しましょう。

まとめ：自社のステージに合わせた記帳代行の活用を

本記事では、記帳代行とは何かという定義からメリット、料金相場までを詳細に解説しました。記帳代行は単なる事務作業の外部委託ではなく、経営者が本業に集中し、企業の成長を加速させるための有効な戦略的投資です。日々の経理業務が重荷になっている場合や、コストを抑えつつ正確な決算を行いたい場合は、プロへの依頼を前向きに検討すべきタイミングと言えます。まずは自社の月間仕訳数や抱えている課題を整理し、複数の業者へ見積もりを依頼することから始めましょう。自社に最適なパートナーを見つけることで、煩雑な数字の管理から解放され、売上拡大という本来の目的に向かって全力で邁進できるはずです。

【2026年最新比較表あり】おすすめ経理代行サービス比較14選！選び方とおすすめ企業を料金・業務範囲で解説