給与前払いサービスの導入方法は？　準備から運用まで5つのステップを紹介

福利厚生の一環として給与前払いサービスを導入する企業が増えています。サービスの導入を検討中の企業の中には、準備から運用までの導入方法が分からずに悩む企業の担当者もいるでしょう。

そこで本記事では、給与前払いサービスの導入方法を5つのステップで解説します。また、給与前払いサービスを選ぶときのポイントなども紹介するので、導入をご検討中の担当者はぜひ参考にしてください。

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給与前払いサービスの導入方法

給与前払いサービスの導入方法を解説します。準備から運用まで次の5つのステップで進めましょう。

ステップ1. ニーズの確認

まずは、給与前払いサービスの導入検討に当たり、ニーズの確認が大切です。近年、多様な働き方が広がる中で、隙間時間を活用した日払いの仕事も増加しています。給与の支払いタイミングに対するニーズも多様化しており、週払い・日払いの需要が高まっています。

また、社会に出て間もない若年層を中心に、貯金ゼロの人も少なくありません。貯金がない場合、冠婚葬祭や入院などの急な出費に対応できないため、カードローンなどを利用せざるを得なくなる場合もあります。企業が給与前払いサービスを導入すれば、急な出費でお金が必要になったときも給料日を待たずに働いた分の給与を受け取れるため、従業員は経済的に安定して働けるでしょう。

まずは、従業員が抱える問題やニーズを明確にしましょう。導入する目的も明確になるため、サービスを選定しやすくなります。

ステップ2. サービスの比較

次に、給与前払いサービス会社が提供するサービスの比較を行います。給与前払いサービスはさまざまな会社が提供しているため、料金やサービスの内容は会社ごとに異なります。自社に適したものを選ぶために、サービスを比較する際の主なポイントは以下の通りです。

• 料金体系
• 使いやすさ
• サポート体制
• 開設済みの銀行口座と連携できるか
• 自社システムと連携できるか

導入を希望するサービスが決まって申し込みをすると、財務状況などの審査がある場合もあります。

ステップ3. システムの調整

利用する給与前払いサービスが決まれば、システムの調整が必要です。審査を通過したら、サービス利用のために各従業員にアカウントが付与されます。給与前払いシステムを運用するには従業員のデータや勤怠データが必要になるため、CSVデータなどを抽出してサービス会社に提供するか、既存システムと給与前払いサービスを連携させます。

ただし、CSVデータの加工が必要なサービス会社もあるため、自社の勤怠管理システムと連携できるか事前に確認しておくのが良いでしょう。

ステップ4. 従業員教育

サービスの運用体制が整えば、運用開始前に従業員への周知や教育が必要です。導入の目的や初期設定、操作方法、手数料の有無や金額などを伝えておきましょう。また、操作方法が分からない場合やトラブル時に相談できる窓口があればその旨を伝えておくことも大切です。従業員へのサポート体制が整っているサービス会社を利用すれば、経理部や総務部の負担を軽減できるため、トラブル時の対応なども確認しておきましょう。

ステップ5. 定期的な見直し

給与前払いサービスを導入した後も、定期的な見直しは必要です。運用開始後は、障害のリスクを軽減するためにシステムの正常稼働をモニタリングしましょう。また、実際に利用した従業員の意見などを参考に、改善すべきところなどの検討を行います。

給与前払いサービスを利用する流れ

給与前払いサービスを利用する一般的な流れは以下の通りです。

1. 従業員が前払い申請を行う
2. 企業またはサービス会社から前払い金を振り込み
3. 企業は給料日に、前払いした金額を差し引いた給与を銀行口座へ振り込み
4. 立替払いの場合は前払い利用分をサービス会社へ支払い

給与前払いサービスを選ぶときのポイント

給与前払いサービスを選定するときの主なポイントを解説します。

手数料や料金体系

給与前払いサービスの導入には初期費用や月額料金が必要ですが、ともに無料で利用できるところもあるため比較してみましょう。前払いサービスの利用には手数料が発生します。手数料は従業員負担となるのが一般的ですが、企業が負担するケースもあります。

また、サービスを選ぶときは料金体系を確認して、サービスの内容と見合っているかの確認が必要です。手数料を従業員が負担する場合、相場より高過ぎないか比較しましょう。高過ぎると従業員の不満につながり、サービス導入効果が期待できません。

使いやすさ

給与前払いサービスを実際に使うのは従業員なので、その使いやすさも比較しましょう。従業員のスマートフォンやアプリから前払い申請できれば、急にお金が必要になったときも便利です。操作しにくければ導入しても浸透しないため、操作性も確認しておきましょう。

サポート体制

企業に対するサポートだけでなく、従業員に対してもサポートが整っているサービス会社を選びましょう。社内の経理部などを窓口にすると、問い合わせへの対応に追われて本来の業務に支障をきたす場合があります。

自社のシステムと連携できるか

導入を検討する給与前払いサービスが自社のシステムと連携できるか確認しましょう。もし連携できない場合、手動での処理が必要になるため、手間が増えてしまいます。

開設済みの銀行口座と連携できるか

銀行前払いサービスは、サービスによって連携できる銀行口座が異なります。サービス会社が連携している銀行の数が少ない場合、新しく口座開設が必要になるケースもあり手間が発生するかもしれません。自社や従業員が開設済みの銀行口座と連携できるか確認しましょう。

給与前払いサービスを利用するメリット

給与前払いサービスを利用する主なメリットを4つ紹介します。

1. 従業員の定着率向上

給与前払いサービスを利用する1つ目のメリットは、従業員の定着率向上が期待できることです。勤務先に給与前払いサービスが導入されていれば金銭的な不安が解消するため、従業員の満足度や定着率の向上につながります。

2. 採用コストの削減

2つ目のメリットには、採用コストの削減が挙げられます。給与前払いサービスは従業員にとって金銭的に安定できる魅力的なサービスのため、離職防止につなげられるでしょう。離職者が減れば採用活動の回数を減らせるため、結果的に採用コストの削減が可能です。

3. 求人の応募者数が増加する

3つ目のメリットは、求人を出した際に応募者数の増加が期待できることです。短期間で給与を受け取れる給与前払いのニーズは高まっています。給与前払いサービスを導入して他社との差別化を図れば、応募者が増加して人材を確保しやすくなるでしょう。

4. 担当者の作業負担を減らせる

4つ目のメリットには、担当者の作業負担を減らせることが挙げられます。給与前払いサービスを利用せずに給与の前払い制度を導入した場合、経理担当者の大きな負担になりかねません。給与前払いサービスを導入して自社の勤怠管理や給与計算システムと連携できれば、経理担当者にかかる手間を大幅に削減できます。

給与前払いサービスを導入するデメリット

給与前払いサービスにはデメリットもあります。導入前に確認しておきましょう。

1. ある程度の資金準備や手数料が必要

1つ目のデメリットはある程度の資金準備や手数料が必要なことです。給与前払いサービスの導入には初期費用や月額費用がかかります。サービスによって運用コストも異なるため、そのサービス内容に見合ったものであるかを見極める必要があるでしょう。また、前払い申請があったときに備えて資金を用意しておくことも必要です。

一方、従業員は利用するたびに手数料が発生するため、頻繁に利用すると手数料が負担になってしまいます。

2. 従業員が利用し過ぎる恐れがある

給与前払いサービスは、従業員が急にお金が必要になったときの助けとなるサービスですが、依存するようになると前払いのし過ぎによって、かえって経済状況が悪化する恐れがあります。

前払いを利用すると既定の給料日に支給される給料の金額は少なくなるため、翌月の生活費に困る可能性があります。また、前払いを利用すると手数料がかかるため、本来受け取れる金額より少ない金額しか手にできません。

従業員への影響を考えて、利用できる回数や金額の上限などの設定も検討した方が良いでしょう。

5ステップの導入方法で自社に合う給与前払いサービスを利用しよう

給与前払いサービスは、紹介した5ステップの導入方法で、自社に合うサービスを導入することが大切です。最初に従業員のニーズを明確にすれば、自社のニーズに合う給与前払いサービスを選びやすくなるでしょう。また、給与前払いサービス導入後は定期的な見直しを行うことで、従業員により満足されるものになります。

そのためにも、5ステップの導入方法を押さえて給与前払いサービスを選ぶときのポイントを詳しく把握しておきましょう。

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