テレアポ（営業電話）リストの作成（入手）方法や作成のポイントなどについて解説

テレアポ（営業電話）では、多くの顧客への架電をする必要があります。しかし、無作為に架電すればよいというわけではありません。アポイントにつながるであろう顧客をリスト化して効率的に架電をすることが大切です。

本記事では、テレアポリストを入手する方法や作成する方法などについて解説していきます。

テレアポ（営業電話）リストを作成（入手）する7つの方法

テレアポ（営業電話）リストを作成（入手）する方法は、主に次の7つです。

• 既存の顧客情報を活用する
• SNSを活用する
• インターネット検索を活用する
• 自社のホームページを活用する
• テレアポリスト作成のツールを活用する
• 会社四季報を活用する
• 購入した企業リストを活用する

1. 既存の顧客情報を活用する

既存の顧客情報を活用して、テレアポ（営業電話）リストを作成することができます。具体的には、次のような情報を基に、テレアポリストを作成可能です。

• 営業担当者が交換した取引先の名刺
• 自社に問い合わせをしてきた顧客の情報
• 自社の展示会や説明会などに参加した顧客の情報　など

既に自社と関わりがある顧客であれば、警戒心を持たれにくくスムーズな営業活動の実現につながりやすいでしょう。

また既存の顧客情報を収集する際は、少しでも多くの情報をリスト化するために全社で取り組むことがポイントです。一般社員から管理職、経営陣まで社員全員が所有している顧客情報を活用しましょう。なお、名刺情報を手動で収集・管理すると時間が掛かるため、名刺管理ツールを活用するのもおすすめです。

2. SNSを活用する

多くの企業が自社のSNS公式アカウントを開設しています。商品やサービスのターゲットとなる、企業の公式アカウントに対してアプローチすることで、情報を収集できるケースがあります。

SNSのアカウント設定によっては、企業の公式アカウントに対して直接DMを送信可能です。DMを送ってメッセージのやり取りをすれば、企業と関係を構築でき、そこから情報をテレアポにつながる情報を聞き出せるかもしれません。

3. インターネット検索を活用する

インターネットで検索をすることでも、テレアポ（営業電話）リストを作成することも可能です。検索エンジンで地域、業種といったように検索すれば、自社の商品やサービスのターゲットである企業を見つけられます。

またインターネットで情報検索する場合は、検索結果が上位表示されるWebサイトから優先して確認することがおすすめです。検索結果の表示順位が低いと情報が古く、移転や企業がなくなっている可能性があります。

4. 自社のホームページを活用する

自社のホームページがある企業であれば、アクセス履歴からIPアドレスをチェックしてテレアポ（営業電話）リストの作成することが可能です。

ホームページを訪問していることは、自社の商品やサービスに興味を持っている可能性が高いと考えられます。そのような企業にテレアポをすることで、スムーズな契約が期待できるでしょう。

なお、ホームページに訪問してくるのは、見込み顧客だけではありません。競合他社の担当者などもアクセスする可能性がある点を認識しておきましょう。

5. テレアポリスト作成のツールを活用する

テレアポ（営業電話）リストを作成する際は、専用のツールが活用可能です。ツールを活用すれば、地域や業種などを絞り込んでテレアポリストを作成できます。テレアポリスト作成用のツールはコストが掛かってしまうものの、スピーディにリストを作成できます。短期間でテレアポリストを作成したいという場合は、導入の検討をしてみましょう。

6. 会社四季報を活用する

会社四季報を活用することも、テレアポ（営業電話）リストの作成に役立つでしょう。会社四季報とは投資情報誌の一つで、年に4回発行されています。企業の詳細な情報を把握することができる他、業界予想のようにリストを作るに当たってのヒントとなる情報も掲載されています。

7. 購入した企業リストを活用する

販売会社から企業リストを購入することでも、テレアポ（営業電話）リストの作成が可能です。一定の費用がかかりますが、人手不足で企業情報を収集できないという企業であっても、テレアポリストを簡単に作成できます。ただし販売会社によっては、質の高くないリストを提供される可能性もゼロであるため、事前によく確認するようにしましょう。

テレアポ（営業電話）リストはポイントを押さえて作成する

テレアポ（営業電話）リストを作成（入手）したとしても、良質なリストでなければ成果が得られません。良質なテレアポリストにする上では、次のようなポイントを押さえておきましょう。

• リスト作成前にターゲットを明らかにしておく
• 最新の企業情報を収集する
• アポイントを取るために必要な情報が網羅されている
• 社内の情報共有体制を整える
• ツールやテンプレートを活用する
• 見込み顧客をセグメント化する

リスト作成前にターゲットを明らかにしておく

テレアポ（営業電話）リストを作成する前には、自社の商品やサービスのターゲットを明確にしておく必要があります。ターゲットを明確にせずにテレアポを進めても、最終的に成果につながらない架電が発生してしまい、時間やコストのロスになります。

ターゲットを明確にする際は、業種や企業規模、所在地、過去の取引有無などを参考にするのも良いでしょう。

最新の企業情報を収集する

テレアポ（営業電話）リストに掲載する企業情報は、常に最新情報にしておきましょう。古い情報のままだと、テレアポをしたときに連絡先や担当者が変わっている可能性があり、スムーズにアプローチすることができません。そのため、定期的に情報を見直して更新するようにしましょう。

アポイントを取るために必要な情報が網羅されている

テレアポ（営業電話）の目的は、見込み顧客とアポイントを取ることです。テレアポを取るために必要な、次のような情報を網羅しておきましょう。

• 業界や業種
• 企業や組織名
• 電話番号
• メールアドレス
• 所在地
• 担当者名　など

社内の情報共有体制を整える

社内でテレアポ（営業電話）リストの情報や進捗を共有できる体制を整えておくことも大切です。

社内でテレアポの進捗を共有していないと、同じ相手に何度も架電してしまう恐れがあります。断っているにもかかわらず何度も架電してしまうと、相手に不快な思いを与えかねません。そのため、誰がいつ架電して、どのような結果だったかを共有できるようにしておきましょう。

ツールやテンプレートを活用する

テレアポ（営業電話）リストの作成に当たっては、専用のツールやテンプレートの活用がおすすめです。Excelなどを使用すれば、自社でオリジナルのリストが作成できます。1からオリジナルのリストを作成するとなると時間が掛かってしまうこともあるので、インターネット上で配布されているExcelのテンプレートを活用するのも選択肢の一つです。

また、テレアポリストを作成する専用ツールの導入も検討してみましょう。専用のツールであれば、情報が膨大になっても効率的に作成することが可能です。

見込み顧客をセグメント化する

テレアポ（営業電話）リストは、見込み顧客をセグメント化することがポイントです。セグメント化とは、見込み顧客の属性や行動、業種、地域、規模などを基にグループに分けることを指します。セグメント化をすれば、それぞれのグループに応じた効率的なアプローチが可能です。

テレアポ（営業電話）リストを作成する際の注意点

テレアポ（営業電話）リストを作成する際は、次のような点に注意しましょう。

• 情報は一元管理する
• 情報はリアルタイムで更新する
• 見込みがない顧客はリストから外す

情報は一元管理する

情報は、一つのテレアポ（営業電話）リストで一元管理することが大切です。膨大な情報とリストがいくつもあると、どれが正しい情報なのか分からなくなってしまいます。また、複数のリストが存在していると企業情報に変更があった場合、全てのリストを更新しなければなりません。

複数のリスト更新作業や正しいリストを探す時間が発生してしまうと、テレアポ業務にかかる工数が増えてしまいます。テレアポリストは一元管理して、スムーズな業務につなげましょう。

情報はリアルタイムで更新する

テレアポ（営業電話）リストは、先述した通り、常に最新の企業情報を掲載しておく必要があります。企業情報の変化が分かったら、リアルタイムで更新することを意識しましょう。そのタイミングで情報を更新しないと、そのまま放置されてしまう恐れがあります。テレアポ業務をスムーズに進めるためにも、リストのリアルタイム更新が欠かせません。

見込みがない顧客はリストから外す

自社のターゲットであっても、テレアポ（営業電話）の成果が見込めない顧客もいます。見込みがない顧客に架電しても、不要な労力をかけてしまうだけです。例えば競合の商品やサービスを導入している企業は、架電をしても成果が得られない可能性があるでしょう。

一方で、経営状態の良好な企業は積極的にリストに加えていきましょう。経営状態が芳しくない企業の場合、新たに商品やサービスの導入に消極的な傾向があります。反体に経営状態が良好な企業であれば、商品やサービスの導入を前向きに検討してくれやすいでしょう。性があるでしょう。

リスト作成以外でテレアポ（営業電話）を行う際のポイント

テレアポ（営業電話）で成果を得るには、良質なテレアポリストが欠かせません。リストを作成したら、次のようなポイントを押さえて架電活動を進めていきましょう。

• トークスクリプトを作成・改善する
• 話し方や声のトーンに注意する
• 取り扱う商品やサービスについて知識を深める

トークスクリプトを作成・改善する

テレアポ（営業電話）はリストに加えて、トークスクリプトの準備も大切です。トークスクリプトとは、テレアポや営業活動でどのような内容を話すのかをまとめた台本のことです。トークスクリプトを用意していないと、架電の内容が担当者のスキルに左右されてしまいます。一方、トークスクリプトを活用すれば、オペレーターによるスキルのバラつきを防止可能です。

トークスクリプトを作成する際は、次のような情報をまとめましょう。

• イントロダクション
• 相手が抱える問題の特定
• 相手の問題を解決するための提案、自社の商品やサービスの紹介
• 解決策の詳細説明
• まとめ

トークスクリプトは作成したら、必要に応じて改善していくことが大切です。例えば相手の反応や、ロールプレイングでのフィードバックを基に、スクリプトの改善を進めていきましょう。

話し方や声のトーンに注意する

テレアポ（営業電話）では、話し方、声のトーンに注意しましょう。一般的に、顧客に架電するテレアポでは高いトーンで話すことが効果的とされています。ただしあからさまに高いトーンでの通話は、逆にセールスを疑われる可能性があるため、適度なトーンでの架電が大切です。

声のトーンに加えて滑舌も意識しましょう。滑舌によっては、電話の向こうの相手が聞き取れない可能性があります。相手に聞き取りやすい滑舌で話すためには、口を大きく開けることがポイントです。

取り扱う商品やサービスについて知識を深める

テレアポ（営業電話）でアポイントを取るためには、自社の商品やサービスの魅力を伝える必要があります。そのため、架電を担当するオペレーターが、自社で取り扱う商品やサービスについての知識をしっかりと身につけておくことが大切です。例えばどのような課題を解消できるのか、競合他社の商品やサービスとどう違うのかなどを適切に伝えられるようになっておきましょう。

テレアポ（営業電話）業務を効率的に進めるならCTIツールを導入するのがおすすめ

テレアポ（営業電話）リストを基にテレアポ業務を効率的に進めるのであれば、CTIツールの導入がおすすめです。CTIツールには、一般的に次のような機能が備わっており、テレアポ業務を効率的に進められます。

• ワンクリック発信
• プレディクティブコール
• テレアポ（営業電話）リスト管理
• モニタリング

それぞれの機能の詳細について、ご紹介します。

ワンクリック発信

CTIを導入すれば、パソコンからワンクリックで、発信することが可能です。オペレーターが1件ごとに電話番号を確認、入力する時間を省けるため、架電業務の効率化が期待できます。

プレディクティブコール

プレディクティブコールとは一斉発信とも呼ばれる機能のことで、リストに掲載されている企業に一斉に発信できます。一斉発信した結果、電話に出た場合にのみオペレーターにつなげることが可能です。そのため「相手が電話に出るまで待つ」といった、オペレーターの待機時間を削減できます。

テレアポ（営業電話）リスト管理

テレアポ（営業電話）リスト管理機能とは、テレアポリストを管理してオペレーターごとに担当を振り分けられる機能のことです。

モニタリング

モニタリング機能とは、オペレーターのやり取りをリアルタイムでモニタリングできる機能のことです。モニタリング機能を活用すれば、オペレーターが架電相手に対してどのような対応をしているのか分かるため、適切なフィードバックをすることができます。また、リアルタイムで応対内容を把握できるので、トラブルにならないようにサポートしやすくなるのもメリットの一つです。

テレアポ（営業電話）リストを作成してスムーズなテレアポにつなげよう

テレアポ（営業電話）のリストは、既存の顧客情報を活用する、SNSを活用する、インターネット検索を活用するなどの方法で作成することが可能です。テレアポリストを作成するに当たっては、ターゲットを明らかにしたり、見込み顧客をセグメント化したり、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

また実際にテレアポを行う際には、トークスクリプトの作成や、商品・サービスへの理解なども大切です。オペレーターの教育や業務効率化を検討しているのであれば、CTIツールの導入がおすすめです。CTIツールを導入することで一斉発信やモニタリングなどが可能になり、効率的に成果につながるテレアポを行えるようになるでしょう。

SFAは活用されてこそ意味がある