電子帳簿保存システム導入の効果とは？具体的な効果を紹介！！
【監修】株式会社ジオコード 管理部長
小島 伸介
株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。
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はじめに：DXと法改正で高まる電子帳簿保存システムの重要性
現代の企業経営においてデジタルトランスフォーメーションDXは避けて通れない重要戦略ですこの流れはバックオフィス業務特に経理財務部門が扱う帳簿書類の管理にも大きな変革を求めています長年続いた紙ベースでの請求書領収書契約書などの管理は印刷ファイリング物理保管検索郵送といったプロセスに多くのコスト時間人的リソースを費やしてきましたこれは単なる現場の非効率に留まらず経営判断の遅延内部統制の脆弱化コンプライアンスリスクといった経営課題に直結します
特に近年の電子帳簿保存法電帳法の改正は企業に対し帳簿書類の電子化対応を強く促しており待ったなしの状況ですこのような背景から解決策として急速に注目されているのが電子帳簿保存システムですこのシステムは国税関係帳簿書類を電帳法の要件に準拠した形で効率的かつ安全に電子データとして一元管理するソリューションです
電子帳簿保存システムの導入効果は法改正対応という守りの側面だけではありませんむしろペーパーレス化によるコスト削減業務プロセスのデジタル化による生産性向上内部統制ガバナンスの強化高度なセキュリティによる情報資産保護といった攻めの経営戦略にも繋がる多大なメリットをもたらします
本記事ではシステムの導入を検討されている企業の管理部門担当者様そして最終的な導入判断を下される決裁者の皆様に向けて導入がもたらす具体的な効果システム選定のポイント導入成功のための注意点を網羅的に解説します電子帳簿保存システムへの投資は短期的な経費ではなく企業の業務基盤を強化し将来の競争優位性を確立するための重要な戦略的投資ですこの記事を通じてシステム導入の真の価値をご理解いただき貴社のDX推進と経営課題解決の一助となれば幸いです変化への適応こそ未来を拓く鍵であり電子帳簿保存システムはその強力な推進力となるでしょう
おすすめの労務管理システム
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freee人事労務
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勤怠管理 給与計算 給与明細の作成 従業員情報の管理 入退社手続き 年末調整 帳票一覧 など |
有 |
基本料金無料 ミニマムプラン：2,000円～ スタータープラン：3,000円～ スタンダードプラン：4,000円～ アドバンスプラン：5,500円～ ※全て年払いの場合 お問い合わせ |
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初期費用0円～＋初期設定代行0円～＋月額利用料30,000円（税抜）～ ※31名以上は月額従量課金 ※詳しくは要お問い合わせ |
なぜ今？電子帳簿保存システム導入が急務となる背景
電子帳簿保存システムの必要性を理解する上で根幹となる電子帳簿保存法電帳法への正確な理解が欠かせません電帳法は国税関係の帳簿仕訳帳総勘定元帳などや書類決算関係書類取引関係書類などを電子データで保存することを認める法律です1998年の制定以降技術の進展や社会経済環境の変化働き方改革BCPの重要性増大など時代の要請に応じ複数回の改正が行われてきました
近年の改正は企業のペーパーレス化やDXを支援する方向での要件緩和スキャナ保存要件緩和事前承認制度廃止などと適正な申告納税制度維持や取引透明性確保のための厳格化という二つの側面があります
特に全ての事業者にとって喫緊の課題となっているのが電子取引で授受した取引情報の電子データ保存義務化です2024年1月から宥恕期間が終了し完全義務化されましたこれは企業規模や業種を問わず適用されます電子取引とは具体的に以下のようなものが該当します
- メールで受け取ったPDFの請求書領収書
- Webサイトからダウンロードした領収書利用明細
- EDIシステムでの取引情報
- クラウド請求書サービス
- ペーパーレスFAXでの受信データなど
これらの電子取引データは紙に印刷して保存する方法が原則認められなくなりました定められた要件真実性の確保可視性の確保を満たした上で電子データのまま保存管理する仕組みが必要です
【電帳法が求める主な保存要件】
- 真実性の確保措置 データが改ざんされていないことを示す措置いずれかが必要
- タイムスタンプ付与後の授受
- 速やかなタイムスタンプ付与
- 訂正削除履歴が残る又は訂正削除不可のシステム利用
- 訂正削除防止の事務処理規程遵守
- 可視性の確保措置 速やかに検索表示できる状態を確保する措置全てが必要
- 関連書類の備付けPCディスプレイプリンタと操作説明書
- システム概要書の備付け
- 検索機能の確保取引年月日金額取引先で検索可能
- 日付金額は範囲指定検索が可能
- 任意項目2つ以上での組み合わせ検索が可能
- 税務職員のDL求めに応じられる場合範囲指定組み合わせ検索不要な場合あり売上高5000万円以下は全検索要件不要な場合あり
これらの要件を満たさない場合青色申告承認取消し消費税仕入税額控除否認重加算税といった税務上の不利益や社会的信用の失墜レピュテーションリスクに繋がる可能性があります逆に適切に対応していることは企業の透明性や信頼性のアピールにもなります
電子帳簿保存システムはこれらの複雑な法的要件を満たすよう設計されており導入は法改正へ確実かつ効率的に対応する上で最も合理的かつ安全な選択肢と言えます手作業での管理に伴う煩雑さヒューマンエラー属人化コンプライアンス違反リスクを考慮すればシステム導入の検討は急務です
導入効果1：劇的な業務効率化と時間短縮を実現
電子帳簿保存システム導入による最も直接的な効果の一つが業務効率化と時間短縮ですこれは従業員の生産性を向上させより付加価値の高い業務への集中を促し組織全体の競争力を高める重要なメリットです従来の紙ベース業務には多くの非効率が潜んでいます書類の印刷仕分けファイリング保管検索回覧郵送廃棄処理などこれらは価値を直接生み出さないルーティンワークです電子帳簿保存システムはこれらを劇的に削減自動化します
【具体的な業務効率化時間短縮効果】
- 書類検索の圧倒的なスピードアップ 紙の書類束から特定の書類を探す時間は時に数十分以上かかります電子帳簿保存システムなら取引年月日金額取引先名キーワードなどで検索すればわずか数秒で目的のデータを発見できます書類探しという非生産的な時間がほぼゼロになり問い合わせ対応も迅速化顧客満足度向上にも貢献します
- データ入力作業の自動化と精度向上 多くのシステムが搭載するOCR機能により請求書などをスキャンアップロードするだけで日付金額取引先名などの情報が自動でデータ化されます手入力の手間が省けるだけでなく転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性と信頼性が大幅に向上します
- ワークフローのデジタル化と迅速化 紙での稟議書や経費精算書の回覧承認は時間がかかり停滞しがちですシステムのワークフロー機能を使えば申請から承認決裁までを電子的に完結できます
- 申請時に自動で関係者へ通知
- 承認者はPCスマホから場所時間を選ばず対応可能
- 進捗状況が可視化されボトルネック特定も容易 これにより意思決定スピードが格段に向上しビジネスチャンスを逃すリスクを減らします
- 多様な働き方への柔軟な対応 紙業務は出社が前提ですが書類が電子データとして一元管理されていればテレワークリモートワークハイブリッドワーク中でも自宅や外出先から安全かつ効率的に業務を遂行できますこれは従業員のエンゲージメント向上や人材確保BCP事業継続計画の観点からも重要です
- 他システム連携による更なる自動化 会計ソフト販売管理システムERPなど他の基幹システムとのAPI連携などでデータの二重入力を排除できます例えば請求書データが会計システムに自動連携され仕訳が起票されたり経費精算データが領収書画像と共に自動で保存されたりしますこれにより一層の業務効率化とデータ精度向上が実現します
これらの効果は単なる時間短縮に留まらず従業員がより戦略的創造的な業務に集中できる環境を生み出し組織全体の生産性と競争力を根本から強化します
導入効果2：見過ごせないコスト削減メリットを徹底解剖
電子帳簿保存システムの導入は具体的かつ定量的に示しやすいコスト削減効果をもたらしROI投資対効果を評価する上で重要な判断材料となりますこれまで当然のようにかかっていた様々な費用が削減可能になります
【具体的なコスト削減効果】
- 紙印刷関連コストの削減 ペーパーレス化による最も分かりやすい効果です
- 消耗品費 コピー用紙専用帳票トナーインク代などが不要に一枚単価は小さくても年間では数十万円数百万円規模の削減になることも
- 印刷機器関連費 プリンター複合機の購入リース保守費用も削減可能です
- 書類保管コストの削減 紙書類の保管に伴うコストも削減対象です
- 保管スペース費用 ファイルキャビネットなどが占有していたオフィススペースが不要に特に賃料の高い都市部では賃料負担軽減に直結空いたスペースは有効活用できます外部倉庫を利用している場合保管料入出庫手数料廃棄費用といった外部委託コストを全削減できる可能性も
- 什器備品費用 ファイルバインダーキャビネット棚などの購入維持管理費も不要になります
- 郵送輸送コストの削減 書類の物理的な移動にかかる費用も削減できます
- 郵送費 取引先への請求書契約書などの郵送にかかる切手代封筒代書留料金などが削減されます電子請求書発行システム連携でほぼゼロに
- 輸送費 社内拠点間の書類回覧受け渡しに使っていた宅配便バイク便料金なども電子データ送受信で大幅削減特に大量発送や多拠点企業では年間で大きな削減効果が期待できます
- 人件費間接コストの削減 見落としがちですがインパクトが大きいのが書類管理業務に費やされる従業員の時間コスト人件費です印刷仕分けファイリング保管検索回覧廃棄手配といった作業は直接的な価値を生みません
- 作業時間の削減 これらのルーティンワークをシステムで自動化効率化することで従業員は企画分析改善提案顧客対応といったコア業務に時間を振り向けられます例えば書類検索時間が15分から10秒に短縮されればその積み重ねは膨大な時間となり実質的な人件費削減効果となります
- 残業代の削減 業務効率化は残業時間削減にも寄与します
- 生産性向上 従業員が付加価値の高い業務に時間を投入することで企業全体の収益性向上に貢献します
電子帳簿保存システムの導入には初期費用やランニングコストがかかりますしかしこれらの多岐にわたるコスト削減効果を総合的に試算し長期的な視点で評価すれば多くの場合投資額を十分に回収しそれ以上の経済的メリットROIを得られる可能性が高いですコスト削減効果を具体的に試算することは経営層への説明においても有効です
導入効果3：法令遵守とコンプライアンス体制の強化
電子帳簿保存システムの導入はコスト削減や業務効率化に加え企業の信頼性の根幹を支える法令遵守コンプライアンスとコーポレートガバナンスの強化に不可欠な効果を発揮します特に電子取引データの電子保存義務化により電帳法への適切な対応は全事業者の必須事項です
【具体的な法令遵守コンプライアンス強化効果】
- 電子帳簿保存法要件への確実な対応 電帳法が求める電子データの真実性の確保改ざん防止と可視性の確保検索表示要件への対応が重要です
- 真実性の確保 多くのシステムはタイムスタンプ自動付与機能や訂正削除履歴の自動記録機能を備え技術的に改ざんリスクを低減しデータの信頼性を担保します認定タイムスタンプ対応なら更に証拠力が高まります
- 可視性の確保 日付金額取引先での検索機能は標準装備範囲指定や複数項目組み合わせ検索にも対応し複雑な法的要件をシステムでクリアできます売上高による要件緩和にも対応可能なシステム選定が重要です システム導入と適切な運用により複雑な電帳法要件を効率的かつ確実に満たし税務リスクやレピュテーションリスクを回避できます
- 証憑書類の適正なライフサイクル管理 重要な国税関係帳簿書類の発生受領から保存廃棄までのライフサイクル全体を通じた適正な管理体制をシステムで構築運用できます
- データ消失毀損リスク低減 紙の物理的リスク紛失火災水害などから電子データとして保護しますクラウド型なら堅牢なデータセンター保管や多重バックアップで安全性が向上します
- 保存期間管理の自動化 法定保存期間に基づきデータの保存期間を管理し期間経過後の自動削除や通知設定が可能です不要データ保持リスクや誤削除リスクを防ぎます
- 税務調査会計監査への対応効率化と正確性向上 調査監査時に要求される特定の帳簿書類を紙で探すのは大きな負担ですシステムなら要求された条件で即座にデータを検索抽出しリスト出力やデータ提供が可能ですこれにより現場負担を大幅に軽減し正確網羅的な情報提供で当局監査法人からの信頼獲得指摘リスク低減に繋がります対応迅速化は調査監査期間短縮にも貢献します
- コンプライアンス意識の向上 システム導入を機に帳簿書類取扱いの社内ルールを明確化し従業員教育を行うことで組織全体のコンプライアンス意識が高まります法遵守の業務プロセスがシステムで標準化されることで従業員一人ひとりが法令遵守の重要性を認識し適切な行動をとる文化醸成に繋がります
電子帳簿保存システムの導入は単なるツール導入ではなく企業のコンプライアンス体制そのものを強化するための重要な投資であり法令違反リスク回避と社会的信頼維持向上のために積極的な取り組みが求められます
導入効果4：セキュリティ向上と内部統制の確立
電子帳簿保存システムの導入は重要な情報資産である国税関係帳簿書類データのセキュリティレベルを飛躍的に向上させるとともに内部統制の強化にも大きく貢献します情報漏洩や内部不正が企業存続を脅かす現代においてこれらの効果は極めて重要です
【具体的なセキュリティ向上内部統制強化効果】
- 物理的リスクからの情報資産保護 紙書類は紛失盗難災害人的ミス不正持出しなどの物理的リスクに常に晒されています電子データとしてシステム管理することでこれらの物理的脅威から貴重な情報資産を恒久的に保護できます
- データの永続性 電子データは劣化せず適切管理下で半永久保存可能です
- 堅牢な保管環境クラウド型 高度なセキュリティ対策が施されたデータセンターで保管されます
- 確実なバックアップ体制 データ消失に備え複数拠点への分散バックアップで災害時等の迅速な復旧を可能にしBCP事業継続計画の実効性を高めます
- 情報漏洩リスクの大幅な低減 紙書類はアクセス制限が難しく不正閲覧コピー持出しのリスクがありますシステムでは厳格なアクセス制御が可能です
- ユーザー認証 IDパスワードに加え多要素認証MFAやSSO連携IPアドレス制限等で不正アクセスを防止します
- アクセス権限管理 役職部署業務等に基づきユーザー毎にアクセス可能なデータ範囲や操作権限閲覧のみ印刷不可等を細かく設定管理できます不要情報へのアクセスを遮断し漏洩リスクを低減します
- 不正操作の抑止と追跡可能性の確保監査証跡 誰がいつどのデータにアクセスしどんな操作ログインファイル操作閲覧編集削除承認等を行ったか詳細な操作ログ監査証跡が自動記録保存されます
- 不正抑止効果 ログ記録自体が不正への心理的抑止力となります
- 事後追跡原因究明 インシデント発生時監査証跡分析で原因究明影響範囲特定再発防止策定が迅速正確に行えます内部監査外部監査でも重要資料となります
- 真実性確保への寄与 訂正削除履歴記録は電帳法の真実性確保要件にも対応します
- データ暗号化による機密性の確保 通常システムでは保管時暗号化保存データ自体を暗号化と通信時暗号化通信経路をSSL/TLSで暗号化の両方が実装されます万が一データ流出や通信傍受があっても第三者による解読を極めて困難にしデータの機密性を保護します
- 内部統制システムの有効性向上 システムの導入は内部統制の目的達成に貢献します
- 職務分掌の徹底 アクセス権限管理で適切な職務分掌をシステム的に担保します
- 業務プロセスの標準化可視化 ワークフロー機能で承認プロセス等を標準化属人化を防ぎ進捗も可視化します
- データの整合性確保 データ一元管理とシステム連携で二重入力を排除しデータの正確性整合性を高め信頼性の高い財務報告に繋がりますJ-SOX対応にも有効です
電子帳簿保存システムは技術的対策と運用統制を通じて企業の重要情報を多層的に保護し内部統制レベルを格段に引き上げる効果をもたらします
失敗しない！導入効果を最大化するシステム選定のポイント
電子帳簿保存システム導入の効果を最大限引き出すには自社のニーズや事業環境に最適なシステム選定が不可欠です多種多様なシステムの中から後悔しない選択をするための重要ポイントを解説します
- 業務要件との適合性機能要件 自社の業務をどれだけ効率化できるかが基本です
- 対応範囲特定 電子化したい帳簿書類の種類と対応が必要な電帳法保存区分電子帳簿スキャナ電子取引を明確化します
- 必須機能洗い出し 高度な検索機能OCR精度ワークフロー柔軟性タイムスタンプ仕様他システム連携API/CSV等必要な機能をリストアップします
- 機能充足度評価 各候補システムが必須機能を標準装備かオプションか追加コストはなどを比較します特に他システム連携は効果が大きいため連携実績仕様を要確認
- 電帳法最新要件への準拠性 絶対条件です真実性確保タイムスタンプ訂正削除履歴等と可視性確保検索見読可能性等の法的要件を確実に満たすか確認します
- JIIMA認証 第三者機関評価として有力な参考情報です
- ベンダー確認 認証有無だけでなく仕様書やヒアリングで具体的対応状況法改正追随体制を確認します
- 操作性ユーザビリティの高さ 操作が複雑だと現場に定着しません
- 対象ユーザー考慮 経理担当者以外も利用する可能性を考えます
- インターフェース確認 直感的で分かりやすい画面操作フローか
- 試用推奨 無料トライアルやデモで主要業務シナリオを試しストレスなく使えるか評価します
- ベンダーサポート体制の充実度 長期運用で重要です
- サポート範囲内容 初期設定データ移行操作教育問合せ対応障害対応法改正対応アップデート等どこまで含まれるか
- サポート品質確認 対応時間レスポンス担当者知識レベル導入実績評判を参考にします
- 自社リソース考慮 自社体制で不足する部分を補えるサポートか見極めます
- セキュリティ対策の堅牢性と信頼性 最重要チェック項目です
- 具体的対策確認 データ暗号化保管時通信時アクセス制御不正アクセス防止策バックアップ体制脆弱性対応プロセス等を確認します
- 第三者認証等クラウド型 データセンターレベルISO27001SOC等の認証SLA稼働率保証等を確認します
- 導入運用コストTCO総所有コスト 費用対効果を見極めます
- コスト内訳把握 初期費用ライセンス設定移行等と運用コスト月額年額利用料基本料金ユーザー課金容量課金オプションサポート等
- 総合的比較 複数システムでトータルコストを比較価格だけでなく機能法対応操作性サポートセキュリティを総合評価し予算内で最大ROIのシステムを選定します
これらのポイントに基づき客観的基準で比較評価し資料請求デモRFI/RFP等で理解を深め最適なシステムを決定するプロセスが失敗リスクを最小化し導入効果を最大化します
導入プロジェクトを成功に導くための実践的な注意点
最適なシステムを選定しても導入プロジェクトの進め方や運用体制構築が不適切では期待した効果は得られませんシステム導入を業務改革組織変革の契機と捉え成功に向けて周到な準備と計画的な実行が不可欠です
【導入プロジェクト成功のための注意点】
- 目的目標KPIの明確化と全社的合意形成なぜ導入するのか何を達成したいのかを明確にし経営層から現場まで関係者全員で共有し合意形成することが最も重要です
- 目的明確化 コスト削減効率化コンプライアンス強化等主目的を定める
- 具体的目標KPI設定 請求書処理時間〇%削減年間コスト〇万円削減等定量目標を設定
- 推進体制構築 PM任命経営層バックアップ関連部署巻き込みクロスファンクショナルな体制を構築
- 現状業務As-Is分析と理想業務To-Be設計運用ルール策定 システム導入は業務プロセス見直しの好機です
- 現状分析 現在の書類フローを可視化し課題ボトルネック非効率等を洗い出す
- 理想像設計 システム機能を活用しどう業務を変えるか具体的なフローTo-Beモデルを作成
- 運用ルール明確化 新プロセスに伴うルール承認ルート命名規則スキャン品質保存期間原本廃棄手順等を詳細明確に定め文書化
- マニュアル作成周知 分かりやすい運用マニュアルガイドラインを作成周知徹底ルール曖昧さは混乱の元
- 導入範囲優先順位付けと現実的スケジュール策定 一気導入はリスクが高い場合があります
- 段階的導入検討 まず電子取引データ関連から特定の部門書類種別から等スモールスタートフェーズドアプローチが有効な場合あり初期混乱抑制ノウハウ蓄積改善しながら拡大可能
- 全体像考慮 スモールスタートでも将来の全体像を見据えた設計が重要
- 現実的計画 関係者負荷他プロジェクト考慮し無理のないスケジュールを策定
- 従業員への十分なコミュニケーション教育サポート 変化への不安抵抗感に対応が必要です
- 情報共有説明 導入背景目的メリット新操作ルール等を説明会等で丁寧に伝え質疑応答時間を確保
- 多様なトレーニング 集合研修eラーニング動画マニュアルFAQ等を提供IT苦手な層へは個別フォローも
- 継続的サポート 導入後もヘルプデスク設置定期ヒアリング等で安心して活用できる環境を醸成
- 効果測定KPI達成度評価と改善PDCAサイクルの仕組み構築 導入効果を客観評価し継続改善する仕組みが必要です
- 効果測定実施 設定KPIについて導入前Before導入後Afterデータを比較測定し効果を定量把握
- 結果共有分析 関係者で共有し計画未達部分は原因分析
- 改善策実施 分析に基づきシステム設定見直しルール改善追加教育等具体策を講じPDCAを回す
- 過去紙文書の取扱方針決定 遡及電子化義務はないが完全ペーパーレス化等目指すなら検討が必要です
- 対象範囲方法決定 どの書類をいつまでにどうデータ化するか自社外部委託計画
- 予算体制確保 データ化に必要な予算人員体制を確保
- 原本取扱方針 データ化後の紙原本をどうするか即時廃棄一定期間保管後廃棄等明確化
これらの注意点を踏まえ十分な準備期間連携計画性柔軟性継続的改善がシステム導入成功と効果最大化の鍵です
まとめ：電子帳簿保存システムは未来への戦略的投資
本記事では電子帳簿保存システム導入がもたらす具体的な効果と導入成功のポイントを解説しました
このシステムの導入は単なる電子帳簿保存法への対応に留まりません旧態依然とした紙ベース業務から脱却しバックオフィス全体のDXを推進する絶好の機会です
導入による効果は多岐にわたります
- 劇的な業務効率化と時間短縮により従業員はコア業務に集中可能
- 大幅なコスト削減が企業の収益性向上に貢献
- 法令遵守とコンプライアンス体制強化で税務リスク等を回避
- セキュリティ向上と内部統制確立で重要情報を保護
これらの効果を最大化するには自社に最適なシステム選定と計画的な導入プロジェクト推進そして継続的な運用改善が重要です
変化の激しい現代において非効率な業務プロセスは成長の足枷です電子帳簿保存システムの戦略的導入活用は迅速な経営判断市場変化への対応力強化将来の競争優位性確立に繋がる重要な未来への戦略的投資と言えます導入にはコストや労力が伴いますがその先には投資額を上回る持続的価値があります管理部門担当者様決裁者の皆様本記事を参考にぜひ前向きな導入検討を進めてください今こそ業務変革への一歩を踏み出す時です
