クリニック向け電子帳簿保存システム導入のメリットとは？【電帳法対応・業務効率化】
【監修】株式会社ジオコード 管理部長
小島 伸介
株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。
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はじめに：クリニック経営における帳簿書類管理の課題と電帳法対応の必要性
クリニック経営では日々の診療と並行してバックオフィス業務が行われますが中でも請求書領収書契約書といった帳簿書類の管理は多くの課題を抱えがちです紙ベースの書類は増え続け管理は煩雑になりファイリングや保管には手間とスペースが必要です限られた院内スペースが書類で圧迫され必要な時に書類が見つからない経験は少なくないでしょう手作業による管理は記入ミスや転記漏れ紛失といったヒューマンエラーのリスクも伴いますこれらの課題は単なる事務作業の手間だけでなくスタッフの負担増コア業務への集中阻害そして経営全体の非効率に繋がる可能性があります
近年社会全体のDXデジタルトランスフォーメーションの流れは医療業界にも及びバックオフィス業務の効率化はクリニック経営の持続的発展に不可欠ですそんな中注目されるのが電子帳簿保存法電帳法の改正とそれに対応する電子帳簿保存システムです法改正により紙での書類保存が見直され電子データ保存のルールが明確化されました特に2024年1月から電子取引データは電子データのまま保存することが全事業者に義務化されクリニックも例外ではありません法対応は必須の経営課題です
しかしこの法改正は負担増だけではありません適切に対応すれば長年の課題であった帳簿書類管理の非効率を解消し経営に多くのメリットをもたらす好機ですその鍵が電子帳簿保存システムの導入ですシステムを活用すれば法令を遵守しつつ業務の大幅な効率化コスト削減セキュリティ強化内部統制の向上を実現できます
この記事では電子帳簿保存システムの導入を検討中のクリニックの院長先生事務長管理部門の皆様に向けクリニックにおけるシステム導入の具体的なメリット電帳法の基本システム選定導入成功のポイントを分かりやすく解説します
おすすめの労務管理システム
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| サービス名称 | 特長 | 主な機能 | トライアル有無 | 費用 |
|---|---|---|---|---|
freee人事労務
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勤怠管理 給与計算 給与明細の作成 従業員情報の管理 入退社手続き 年末調整 帳票一覧 など |
有 |
基本料金無料 ミニマムプラン：2,000円～ スタータープラン：3,000円～ スタンダードプラン：4,000円～ アドバンスプラン：5,500円～ ※全て年払いの場合 お問い合わせ |
クラウドハウス労務
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入社手続き 雇用契約 申請・承認 従業員情報の管理 年末調整 マイナンバー管理 など |
要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
ジンジャー人事労務
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組織管理 従業員管理 マイナンバー管理 など ※以下はオプション 年末調整 社会保険手続き 書類配布 |
有 |
初期費用+（サービス利用料×利用者数） ※詳しくは要お問い合わせ |
クラウドリーガル
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弁護士・専門士業への法務・労務相談、内部通報窓口、法令調査、社内規程整備・作成、契約書の自動作成、独自のカスタム契約書のドラフト作成、契約書レビュー、新規会社設立や登記変更、商標登録、AIラボなど |
‐ ※サービスサイトで一部デモ画面を公開中 |
・ブロンズ：11,000円/月 ・シルバー：55,000円/月 ・ゴールド：110,000円/月 ※詳細は要お問い合わせ |
| SmartHR |
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人事労務管理 入社手続き雇用契約 文書配布 年末調整 マイナンバー管理 申請承認機能 予約管理 給与明細 など タレントマネジメント キャリア台帳 人事評価 配置シミュレーション スキル管理 従業員サーベイ など |
有 | 要お問い合わせ |
| HRBrain 労務管理 |
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タレントマネジメント 組織図 組織分析 ダッシュボード 人事評価／1on1 など 人事評価 評価テンプレート ワークフロー設定 ダッシュボード シートカスタマイズ 1on1／スキルチェック 労務管理 入退社手続き マイナンバー管理 Web給与明細 文書作成／電子署名 など サーベイ 組織診断サーベイ パルスサーベイ ストレスチェック |
有 | 要お問い合わせ |
| ジョブカン労務HR |
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従業員情報管理 各種労務手続き 年末調整 マイナンバー管理収集 ストレスチェック機能 人材管理機能 書類作成電子契約機能 |
有 |
初期費用サポート費用：0円／月 中小規模の企業 無料プラン（従業員数5名まで）：0円／月 有料プラン（従業員数無制限）：400円／月 大規模（500名目安）の企業：問い合わせ |
| オフィスステーション |
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製品により異なる オフィスステーション労務の例 他社システム連携 従業員情報の簡単収取 雇用契約書 従業員データ 従業員事前登録フォーム機能 など |
有 |
製品利用料440円+登録料110,000円 ※オフィスステーション労務の場合 ※従業員1名あたりの月額利用料 |
| sai*reco（サイレコ） |
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アラート機能 セキュリティ 2次元分析 情報入力 給与明細 申請承認管理 利用者設定 評価機能 組織構成の履歴検索 従業員管理 組織図 組織全体管理 スキル評価機能 |
有 |
1カ月220円～で導入可能 ※1名あたりの料金 ※料金は目安 ※従業員規模100名程度～ 詳しくは問い合わせor資料請求 |
| ARROW |
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シフト管理 ICカード／GPS打刻 勤怠管理 給与計算 帳票作成 年末調整 定額減税 など |
有 |
Aプラン（小規模事業者向け） ・1店舗／部署：月額1,980円 Bプラン（中規模事業者向け） ・1店舗／部署：月額3,980円 Cプラン（様々な事業規模に対応） ・1店舗／部署：月額4,980円 |
| MINAGINE勤怠管理 |
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タイムカード 打刻 出勤予定（勤務表）の作成 残業申請 有給（休暇）申請 給与ソフト連携 PCログ取得 36協定レポート 有給（休暇）取得チェッカー など |
-（デモ有） |
初期費用0円～＋初期設定代行0円～＋月額利用料30,000円（税抜）～ ※31名以上は月額従量課金 ※詳しくは要お問い合わせ |
電子帳簿保存法とは？クリニックが押さえておくべき基本要件
電子帳簿保存システム導入の前提として電子帳簿保存法電帳法の基本理解が重要です電帳法とは税務関係の帳簿や書類について一定要件下で電子データ保存を認める法律です対象は国税関係帳簿仕訳帳総勘定元帳等と国税関係書類決算書類請求書領収書契約書等でクリニックの多くの書類が該当します
電帳法の電子データ保存方法は主に3区分です
- 電子帳簿等保存 会計ソフト等で一貫して電子作成した帳簿書類をデータ保存
- スキャナ保存 紙で受領した書類をスキャンし画像データ保存要件あり
- 電子取引データ保存 メール添付の請求書PDFWeb領収書ECサイト購入明細等を電子データのまま保存2024年1月から全事業者義務化
クリニックで特に注意すべきは3つ目の電子取引データ保存です医薬品医療機器消耗品のオンライン購入請求書領収書Webサービス利用明細等が該当しこれらを紙印刷して保存は原則不可です
電子データ保存には主に真実性の確保と可視性の確保の2要件を満たす必要があります
- 真実性の確保 データが改ざんされていないことを示す措置タイムスタンプ訂正削除履歴が残るシステム利用事務処理規程遵守等のいずれか
- 可視性の確保 必要時に速やかに検索表示できる措置関連書類備付けPC等設置検索機能確保日付金額取引先での検索日付金額は範囲指定検索任意2項目以上組合せ検索が必要原則ただし緩和措置あり
これらの要件を満たさない場合追徴課税青色申告承認取消し等のペナルティリスクがあります悪質な場合は重加算税も法令遵守はクリニックの信頼維持に不可欠です電子帳簿保存システムはこれら複雑な要件を満たす機能を備え確実な法対応を支援します
【クリニック特有のメリット】電子帳簿保存システム導入効果5選
電子帳簿保存システムの導入は法令対応に加えクリニック経営に多くの具体的メリットをもたらしますクリニックで実感しやすい主な効果を5つ紹介します
- メリット1圧倒的な業務効率化とスタッフ負担軽減 紙の書類管理は検索ファイリング承認に多大な時間を要しますシステム導入でこれらの定型業務が劇的に効率化されます過去の請求書や契約書もキーワード検索で瞬時に発見でき書類探しのストレスから解放されますOCR機能があれば請求書情報のデータ入力も自動化され入力ミスも防げます物品購入等の承認ワークフローもシステム上で完結でき院長や事務長の確認もスムーズにこれにより事務スタッフや医療スタッフも書類管理業務から解放され患者対応や本来の専門業務により集中でき院全体の生産性向上に繋がります
- メリット2コスト削減と省スペース化の実現 ペーパーレス化は直接的なコスト削減に繋がりますコピー用紙トナー等の消耗品費請求書等の郵送費が大幅に削減されますまた保管スペースの削減効果も重要です書類保管用のキャビネット書庫が不要になり限られた院内スペースを有効活用できますスタッフルームや診療スペース拡充の可能性も生まれます外部倉庫利用料も削減可能です書類管理にかけていた間接的な人件費時間コストも削減され経営効率化に貢献します
- メリット3確実な法令遵守電帳法対応と税務調査対応の円滑化 システム導入は複雑な電帳法要件を満たす確実かつ効率的な方法ですタイムスタンプ検索機能等により法令準拠のデータ管理が実現し法令違反リスクを回避できますまた税務調査や会計監査時にも要求された書類データを迅速正確に提示可能になります調査対応にかかる時間や精神的負担が軽減され適切な管理体制はクリニックの透明性と信頼性を高めます
- メリット4セキュリティ強化と医療情報を含む重要データの保護 紙書類は紛失盗難災害不正持出し閲覧リスクがありますシステムではデータは暗号化され堅牢な環境で保管されますユーザー毎にアクセス権限を細かく設定でき権限外スタッフによる重要情報アクセスを制限これは患者情報にも関連しうる書類を扱う上で極めて重要です操作ログ監査証跡も自動記録され不正抑止効果と追跡可能性が向上します
- メリット5内部統制の強化とミスの防止 システムによる一元管理とワークフローは経理業務の標準化を促進し属人化を防ぎます誰がいつ何を承認したかの記録も残り業務プロセスが可視化され透明性が向上しますOCRや他システム連携で二重入力や転記ミスを削減しデータの正確性整合性を高めます正確なデータは適切な経営判断に繋がり医療法人としてのガバナンス強化にも貢献ミスや不正が起こりにくい環境は健全なクリニック運営の基盤です
クリニック向け電子帳簿保存システム選定で失敗しないためのポイント
多くのメリットがある電子帳簿保存システムですが効果を最大化するには自院に合ったシステム選定が不可欠ですクリニックがシステムを選定する際の重要ポイントを解説します
- クリニック業務との適合性確認 まず自院で扱う帳簿書類の種類と量をシステムが管理できるか確認しますクリニック特有の書類やフローへの対応可否も考慮点です将来的な拡張性も視野に入れましょうレセコンや電子カルテとの連携は必須ではありませんがCSV入出力やAPI連携の可否を確認するとデータ活用の可能性が広がります連携を重視しすぎず優先順位を明確にすることが大切です
- 電帳法要件への完全準拠 大前提ですシステムが最新の法的要件真実性確保と可視性確保を確実に満たすか確認しますJIIMA認証は信頼性の判断材料になります認証がない場合でもベンダーに直接機能仕様や法改正対応方針を確認しましょう
- セキュリティ要件の確認と信頼性 クリニックは機密性の高い情報を扱うためセキュリティは最重要ですデータの暗号化保管時通信時アクセス権限の詳細設定操作ログの記録保存等が十分か確認しますクラウド型ならデータセンターの信頼性認証取得状況バックアップ体制SLA等も詳細に確認が必要です医療情報システムの安全管理に関するガイドラインも参考に評価しましょう
- 操作性ユーザビリティ ITに不慣れなスタッフでも直感的で分かりやすく簡単に操作できるかが導入後の定着と活用に大きく影響します画面デザイン文字の大きさ操作フローなどを確認しましょう無料トライアルやデモを活用し実際に触れて評価することを推奨します
- ベンダーによるサポート体制 特にIT専門担当者がいないクリニックでは重要です導入時の支援データ移行教育運用中の問合せ対応障害対応法改正対応などサポート範囲品質対応時間レスポンスを確認しましょう長期的に安心して利用できるベンダーを選びます
- 費用対効果TCO 初期費用だけでなく月額年額利用料サポート費用等を含めたトータルコストTCOを把握比較します機能サポートセキュリティとTCOを総合的に評価し予算内で最大のROIが得られるシステムを選定しましょう安さだけで選ぶと後で後悔する可能性があります
クリニックでの電子帳簿保存システム導入を成功させる注意点
最適なシステム選定後次は導入プロジェクトの成功と効果の定着が重要ですクリニックでシステム導入を成功させるための注意点を解説します
- 明確な目的設定と院内コンセンサス形成 なぜ導入するのか書類管理負担軽減コスト削減法令対応等を明確にし院長事務長スタッフ全員で共有納得することが成功の基盤です目指す状態を具体的にイメージし共有することで協力が得られやすくなります院長のリーダーシップが重要です
- 現状業務整理と新ルール策定周知 システム導入を機に現在の紙業務プロセスを見直し課題を洗い出しますその上でシステムを活用した新しい業務フローを設計し具体的な運用ルールを策定文書化周知徹底します
- 担当とタイミング誰がいつ登録スキャンするか
- ファイリングルール命名規則フォルダ構成
- スキャン品質解像度向き等基準
- 原本の取り扱い保管期間廃棄方法法的要件考慮 シンプルで分かりやすいルール作りが混乱を防ぎます
- 段階的導入スモールスタートの検討 一度に全てを対象にするのではなく特定の書類請求書領収書から経理関連業務限定でなど段階的に進めるスモールスタートも有効です初期負担混乱を抑え運用しながら改善し徐々に範囲を拡大できますただし最終的な全体像を見据えた選定設計が重要です
- スタッフへの丁寧な説明教育 変化への不安や戸惑いに対応するため十分なコミュニケーションとサポートが不可欠です導入背景目的メリット新操作ルール等を時間をかけて丁寧に説明し質疑応答の機会を設けますIT苦手なスタッフには個別フォローや分かりやすいマニュアル動画等を用意し根気強いサポートが必要です
- 過去紙書類の整理移行計画 導入前に保管中の大量の過去紙書類をどうするか方針決定が必要です法定保存期間内の書類について電子化するか紙で継続保管するかを決定します電子化する場合その範囲対象期間作業方法予算期間データ化後の原本取扱方針を具体的に計画します
これらの注意点を踏まえ十分な準備と関係者との密な連携計画性柔軟性継続的な改善がクリニックでのシステム導入成功の鍵となります
まとめ：電子帳簿保存システムはクリニック経営を強くする戦略的ツール
本記事ではクリニックにおける電子帳簿保存システム導入のメリット電帳法の基本要件システム選定と導入成功のポイントを解説しました
電子帳簿保存システムの導入は単なる法改正対応ではなくクリニックの日々の業務に根付いていた紙ベースの帳簿書類管理に伴う非効率コスト負担リスクを根本から解決するための戦略的な一手です
導入による主なメリットは多岐にわたります
- 業務効率化とスタッフ負担軽減で本来業務へ集中可能に
- コスト削減と省スペース化が収益改善と環境整備に貢献
- 確実な法令遵守と税務対応円滑化が社会的信頼を担保
- セキュリティ強化と内部統制向上が情報資産と信頼を保護
これらの効果はクリニック経営の基盤を強化しより質の高い医療サービス提供へと繋がる可能性を秘めています
システム導入には初期投資や労力も必要ですが自院に合ったシステムを慎重に選び計画的に導入を進めれば十分に乗り越えられますその先には投資を上回る持続的なメリットが待っています
電子帳簿保存システムはクリニックのDXを加速させよりスマートで効率的な経営を実現する戦略的な投資です変化に対応し未来を見据えた経営判断として導入を真剣にご検討いただくことを強くお勧めしますまずは情報収集やデモ体験など具体的なアクションから始めてみてはいかがでしょうかその一歩がクリニックの持続的な成長の礎となるはずです
