安否確認システムとは？　必要性や主な機能、メリットと選ぶ際のポイントについて解説

災害や緊急事態が発生した際に、従業員の迅速な安否確認を行うことは、企業として実施しなければならない重要な要素です。阪神大震災、東日本大震災を代表とする激甚災害を経験した日本は、迅速な安否確認の難しさを痛感してきました。そうした経験を元に重視されてきたのが安否確認システムです。本記事では安否確認システムとはどのような役割を持つのか、安否確認システムの必要性やメリットとともに、安否確認システムを導入する際に押さえておくべきポイントなどを解説します。

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安否確認システムとは？

安否管理システムとは、地震や津波、洪水、土砂崩れといった災害や、テロなどの緊急事態が発生した際に、安否確認情報の送信や回答の回収を行うシステムのことです。日本は位置や地形、気象などの自然条件から、台風や豪雨、それに伴う洪水や土砂災害などが起きやすい国土です。また今後も活動すると考えられる活断層は約2,000あるとされている地震大国でもあります。

災害には常に備えておかなければならず、その中で災害や緊急時の安否確認に特化した機能が搭載された安否管理システムは、重要な役割を果たすと考えられます。

※参考：政府 地震調査研究推進本部.「主要活断層帯」.
https://www.jishin.go.jp/resource/terms/tm_major_active_fault_zone/ ,（参照 2024-12-15）.

安否確認システムの必要性

企業は従業員の安全へ配慮する必要があると、労働契約法第五条に定められています。従業員が安全に働ける環境を整えることが求められている内容ですが、これはもちろん平時に限ったことではありません。災害時に従業員がどのような状況におかれているかを確認することや、場合によっては交通情報などを伝えて避難誘導することも、安全への配慮に当てはまります。また緊急事態発生後の行動計画であるBCPを遂行するためにも、従業員の安否確認は欠かせません。

とはいえ安否確認をしたくても、災害発生時には通信回線の混雑や通信制限により電話はつながりにくくなるでしょう。メールサーバーが混み合えば、送信はできても届くまでに時間がかかり、なかなか回答を回収できないことも考えられます。災害や緊急事態発生後、速やかに安否確認が取れるツールとして安否確認システムは必要とされているのです。

※参考：e-Gov法令検索.「労働契約法 第五条」.
https://laws.e-gov.go.jp/law/419AC0000000128 ,（参照 2024-12-15）.

安否確認システムの主な機能

安否管理システムには、主に以下のような機能があります。

• 自動送信機能
• シンプルな回答機能
• 集計機能
• 再送機能
• チャット機能
• 掲示版
• 絞り込み、検索機能

安否管理システムによっても異なりますが、これらの機能により、迅速な安否確認を可能にします。自動送信機能は気象庁などから発報される緊急地震速報や、警報情報、Jアラートなどを受信すると、自動で安否確認メールを送信する機能です。

回答ページは時間のかからないシンプルなものが多く、自動で情報が集約されるため、担当者が一覧表などを作って管理する必要がありません。回答がまだの従業員へ自動で再送する機能がある安否管理システムもあるため、担当者の負担を大きく減らせます。

チャット機能や掲示版機能で状況の詳細な報告ができたり、特定の従業員を簡単に検索できたりするなど、安否管理システムには災害時の迅速な安否確認をサポートする機能が多数備わっています。

安否確認システムを導入するメリット

企業が安否確認システムを導入するメリットを、先ほど紹介した主な機能の特徴を交えながら具体的に解説します。

個人の連絡先を取得する必要がない

安否管理システムの中には、アプリ上で運用できるものもあります。アプリさえインストールしておけば、安否確認連絡の受信・回答がスムーズにできるため、休日でも連絡が取れるような個人的な連絡先を提供してもらう必要がありません。安否管理システムの導入は、「個人情報を取得し登録する手間が省ける」「プライバシーを守れる」など、企業と従業員双方にとってメリットがあります。

従業員の安否をすぐに漏れなく確認できる

安否確認システムは24時間365日稼働しているため、いつどこで災害などが発生しても迅速に安否確認メールなどを送信できます。気象庁から発報される緊急地震速報や、警報情報、Jアラートを受けて自動でメールが送信されるタイプの安否確認システムなら、企業の担当者が特別な操作をする必要がありません。回答も自動で集計されるため、迅速な安否確認が可能になります。

緊急時の情報共有をスムーズに行える

安否管理システムがあれば、緊急時の情報共有がスムーズに行えるようになります。安否管理システムには掲示場やチャット機能が搭載されたものもあり、全社員向けだけでなく、部署間の連絡も容易にします。従業員同士で自由にやり取りもできるため、出先で被災した場合に同じ会社の人と合流するのにも役立つでしょう。また写真などを添付して状況説明もできるため、より分かりやすい情報共有が可能になります。

担当者の負担を軽減できる

電話で確認する場合、通信回線の混雑でつながりにくくなるだけでなく、電話に出てもらえなければ何度もかけ直さなければならないデメリットがあります。一斉メール送信を利用しても、返事を一つひとつ確認しExcelなどにまとめ直さなければならず、全体の安否確認を済ませるまでには時間がかかるでしょう。しかし安否管理システムなら回答が自動で集積されるため、Excelなどにまとめ直す必要がなく、担当者が対応できない状況でも自動で安否確認が可能です。

災害時以外にも活用できる

安否確認システムは平時に連絡ツールとしても活用できます。例えば会議やイベントへの出欠確認、感染症拡大時の情報提供、注意報警報が発令されている際の勤務時間の変更連絡などです。特にアプリで使える安否確認システムなら、他のメールに埋もれて見落としてしまう心配もありません。また普段から使い慣れていれば、いざというときに使い方に困ることもないため、一石二鳥のメリットがあるといえます。

BCP対策につながる

企業が緊急事態に直面した際、迅速に事業継続を図るためにはBCP（事業継続計画）の実行が重要とされています。企業経営には「ヒト・カネ・モノ」が欠かせません。そしてカネとモノは、ヒトがあってはじめて活用されます。従って災害などで停止した事業を再開、継続するためにはまず人員の確保が欠かせません。安否確認システムによる迅速な安否確認は、BCPの速やかな実行にも役立ちます。

安否確認システムを選ぶ際の7つのポイント

安否確認システムを選ぶ際は、特に実用性とセキュリティ面を確認しながら選ぶことが大切です。ここでは安否確認システムを選ぶ際の7つのポイントを解説します。

1. 直感的に操作できるか

安否確認システムには操作性の良さが求められます。災害や緊急事態が発生した混乱の中で、会社からの安否確認に回答するのはそもそも大変です。もし回答までのステップが複雑で分かりにくいものであれば、回答を先延ばしにしてしまうでしょう。操作方法が分からず回答したくてもできないかもしれません。そのため直感的に操作でき、回答もチェックだけで済むような簡単に使えるシステムを選ぶのがおすすめです。

2. コストと機能のバランスが取れているか

安否確認システムの導入には費用がかかります。無料で利用できるものもありますが、機能は限定されます。あらゆる機能を追加しようとすれば当然費用は高くなるでしょう。例えば建設業や営業職など、社員がオフィス外に出ていることが多い業界、業種の場合、位置情報確認機能や社内掲示版などの機能は速やかな安否確認と避難誘導のために欠かせません。こうした高度なコミュニケーション機能は有料版に搭載されていることがほとんどのため、自社のニーズと予算に合わせて最適なものを選ぶことが大切です。

3. 多様なデバイスに対応しているか

従業員がコアに利用している端末は異なるため、多様なデバイスに対応している稼働かも安否確認システムを選ぶ際のポイントになります。パソコン、スマートフォン、ガラケーに対応しているか、またiOS、Android、Windows、Mac OS などさまざまなOSへの適用があるかも確認しておきましょう。近年ではスマートウォッチに対応しているものもあります。健康管理のためにスマートウォッチを推奨している企業なら、こうした点にも注目して検討すると良いでしょう。

4. 稼働実績はあるか

実際の稼働実績についてもよく調べておくことが大切です。自動メール送信機能があるはずなのに緊急地震速報に合わせてメールが送信されなかった、メールが届くのが遅かったとなれば安否確認システムが意味をなしません。過去の実績、口コミなどから安定した稼働が期待できるか、利便性は良いかなどをよく確認して選ぶようにしましょう。

5. セキュリティ面が徹底されているか

安否確認システムには名前、メールアドレスなど個人情報を登録しなければいけません。セキュリティ面で不安があると全社員の個人情報流出につながるため、堅牢なセキュリティに守られているシステムかどうかの確認は重要です。個人情報が適切に取り扱われている証明である「プライバシーマーク」や、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001」を取得している安否確認システムを選ぶのもポイントです。

6. サポートは充実しているか

サポート体制の充実も、安否確認システムでは押さえておきたいポイントです。いくら簡単に操作できるシステムでも、導入時には分からないこともあるでしょう。またより効果的な運用をするためのアドバイスなどを受けられれば、日常業務のさまざまな場面で安否確認システムを活用できるかもしれません。いつ災害が起こるか分からない面を考慮すれば、24時間いつでもサポートが受けられるサービスだと安心です。

7. 無料トライアルが用意されているか

「まずは使ってみないと本当に使いやすいか分からない」と考える方は多いでしょう。使いやすさは人によって異なるため、無料トライアル、もしくは一部の機能を無料で使えるサービスを利用して、実際に使ってみましょう。使ってみた感想を集めてより人気の高いものを選べば、担当者だけでなく、個々の従業員も納得して使用できます。

安否確認システムの導入手順

安否確認システムを実際に導入する際は、以下の手順に従って行いましょう。

導入の目的を明確にする

まずは導入の目的を明確にしましょう。例えば災害時の安否確認を主な利用目的にするなら、簡単なステップで安否確認ができ、自動集計される手間のかからないシステムが良いでしょう。併せて位置情報機能が付いているとより安心です。感染症対策を目的に導入するなら、日々の健康状態を把握できるアンケート機能が充実しているサービスだと便利でしょう。目的を明らかにすれば、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことができます。

複数システムの機能やサービスを比較する

安否確認システム導入の目的に合ったシステムを選ぶために、機能やサービスを比較しましょう。必要な機能が付いているか、サポート体制は整っているか、機能と利用料金は見合っているかなど、多角的に比較することが大切です。

自社の予算と費用を照らし合わせる

安否確認システムは基本的にサブスクリプションサービスのため、毎月利用料金が発生します。長く使い続けることを加味し、自社の予算を考慮した上で適切なシステムを選びましょう。別途初期費用が必要なサービスもあるため、実際にどれくらい必要か見積りを取って検討してみるのも有効な方法です。

無料トライアルで使用感を確認する

安否確認システムに無料トライアルサービスがあれば、まず試してみることも大切です。導入してから使いにくさを感じたり、思ったような機能が搭載されていなかったりした場合、あらためてサービスを検討し直さなければいけません。長く利用するもののため、導入には十分な検討を重ねましょう。

まとめ

安否確認システムは従業員に対する安全への配慮、緊急時のBCP実行のために迅速な安否確認をかなえる有効なサービスです。電話やメールでは回線混雑時に迅速な連絡が取れなかったり、回答をまとめるのに時間がかかったりと効率的な安否確認ができない可能性もあります。自動で送信・回答回収できる安否確認システムは、緊急時の混乱した状況でもスムーズに活用できるでしょう。

以下のページではさまざまな安否確認システムを紹介しています。安否確認システムの導入を考え、比較検討したい方はぜひ参考にしてください。

https://next-sfa.jp/journal/emergency-contact/emergency-contact-systems/

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