安否確認システムを導入するべき理由！　メリットとデメリットを紹介

安否確認システムとは、災害や事故、急病といった緊急事態が発生した際、近しい人や関係者の無事を確認するためのシステムです。企業が導入する場合、オフィスから離れた現場や出張先などにいる従業員の安否確認を行ったり、現地の安全を確認したりすることが可能になります。

ただ、安否確認システムにはメリットだけでなくデメリットもあるので、導入を検討する場合は長所・短所の両方をきちんと確認しましょう。

本記事では企業が安否確認システムを導入するメリット・デメリットについて解説します。

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企業が安否確認システムを導入するメリット

企業が安否確認システムを導入すると、以下のようなメリットを期待できます。

安否情報の集計の手間を省ける

従業員の安否確認を電話やメール、SNS、災害用伝言板などを使って行った場合、使用したツールごとに情報を収集しなければなりません。データの収集は手動で行うため、集計にはかなりの手間と時間がかかってしまいます。

特にツールを複数使っていた場合、ツールごとに情報の集計を行った後、改めて情報を集約しなければならないため、二度手間になってしまいがちです。

安否確認システムを導入すれば、企業が配信した情報に対して、従業員が返してきた答えを自動で集計できるので、データの収集・集計の手間を大幅に省けます。

従業員の多くが被災すると、必然的に安否確認情報を管理する人手も足りなくなることが予想されますが、システムを利用すれば限られた人材で効率的に安否確認を行うことができるでしょう。

従業員の安否を迅速に確認できる

電話やメールなどを利用して安否確認を行う場合、従業員一人一人に架電したり、メールを作成・送信したりしなければならないため、全従業員の安否確認を行うまでにかなりの時間を要します。全従業員の安否を確認できないと、二次対応へのスムーズな移行が難しくなり、復旧までに大幅な遅れが生じることもあるでしょう。

安否確認システムでは、何らかの緊急事態が発生した際、全従業員に対して自動で安否確認の情報を一斉発信できる仕組みになっています。全従業員に対して、ほとんどタイムラグなしに安否確認を行うことができるため、二次対応、三次対応にも早い段階で着手できるようになります。

担当者不在でも安否確認できる

企業では有事が発生した際に素早く安否確認できるよう、あらかじめ情報を配信する担当者や、情報を管理する担当者などを決めておくのが一般的です。

しかし、担当者自身が被災者となってしまった場合、安否確認が実行されない怖れがあります。もちろん企業ではそのようなリスクを見越して、担当者を複数人で構成しますが、大規模な災害が発生した場合、担当者全員が被災してしまう可能性もゼロではありません。

自動で安否確認情報が配信されるシステムを導入していれば、たとえ担当者が被災しても全従業員に対して安否確認を実行することができるため、確認作業を迅速かつ確実に行うことが可能です。

人材を素早く確保できる

災害が発生してもなるべく事業を停止せず、かつ短期間で災害前の状態に復旧させるためには、人材の確保が必要不可欠です。被災して身動きが取れない人を除き、行動が可能な従業員には、オフィスに来て復旧作業に尽力してもらう必要があります。

そのためには、従業員の安全や居場所、行動の不可などをなるべく早く確かめなければなりません。安否確認システムを利用すれば、従業員から返ってきた情報を基に適切な指示を与えることが可能となります。

チャットなどのコミュニケーション機能が搭載されているシステムなら、より効率的に必要なやり取りを行えるので、事業復旧の加速化に役立つでしょう。

社員を安心させられる

勤務中に被災した従業員が真っ先に気になるのは、やはり自分たちの家族の安否でしょう。特に大きな災害が発生した場合、交通インフラが麻痺して帰宅困難になるリスクが高く、家族の安否をなかなかチェックできないというケースも少なくありません。

安否確認システムの中には、従業員本人だけでなく、その家族の安否も確認できる機能が搭載されているものもあります。あらかじめ家族の連絡先をシステムに登録しておけば、有事が発生した際、従業員の家族にも情報が発信される仕組みになっています。家族の安否が分かれば、従業員も安心し、余計なストレスや不安を抱え込まずに済むでしょう。

なお、家族からの回答は身内でしか共有できないようになっているので、プライバシーはしっかり保護できます。

従業員のプライバシーを守りながら導入できる

従業員に業務用のモバイル端末（スマートフォンやタブレット等）を支給している企業は多いですが、端末を会社で保管している場合、業務用端末を通じて安否確認を行うことができなくなってしまいます。

そのため、休日の安否確認には私用の携帯電話番号やメールアドレス等を知っておく必要がありますが、これらは個人情報に当たるため、いかに企業でも強制的に情報の提示を求めることはできません。休日の連絡先が分からないと、確認作業が滞ってしまい、事業復旧に支障を来す恐れがあります。

安否確認システムの中には、メールアドレス不要で登録できるものや、登録した情報を本人しか確認できない仕様になっているシステムもあります。できるだけ個人情報を登録せずに利用できるシステムを導入すれば、社内でのシステム普及もスムーズに進み、万が一のときの確認漏れも防ぐことができるでしょう。

災害以外のシーンにも活用できる

安否確認システムは地震や台風といった災害発生時だけでなく、感染症対策など他のシーンにも活用できます。

システムのアンケート機能などを利用すれば、「37.5度以上の発熱などの症状がある」「症状が4日以上続いている」などの項目をチェックするだけで、従業員に感染症の疑いがあるかどうか簡単に確認できます。

感染症の疑いがある場合は欠勤や通院を指示したり、従業員全体のデータを基に社内での感染症の広がり具合をチェックし、必要に応じて対策を講じたりすることも可能です。

企業が安否確認システムを導入する際に気を付けたいデメリット

企業が安否確認システムを導入すると多くのメリットがある一方、いくつか注意しなければならない点もあります。メリットばかり重視してシステムを導入すると後悔する可能性があるので、デメリットについてもよく把握しておくことが大切です。

ここでは企業が安否確認システムを導入する際に気を付けたいポイントを説明します。

システムの普及に手間と時間がかかる可能性がある

電話やメール、SNSなどは日常でも使い慣れているので戸惑うことはありませんが、安否確認システムはこれらのツールとは使い勝手が異なるため、初めて導入する場合は現場に戸惑いや混乱が生じる恐れがあります。

安否確認システムを災害発生時にしか使用しない場合、日常的にシステムに触れる機会が少ないぶん、いざというときに従業員がうまくシステムを使いこなせないかもしれません。特に、多機能なシステムは利便性が高いぶん、操作性が複雑な場合も多く、従業員全員が問題なく使えるようになるまで手間と時間がかかる可能性を考慮しておく必要があります。

システムのスムーズな導入を目指す場合は、事前に社内で説明会やセミナーを開催したり、分かりやすいマニュアルをオフィスに完備したりするとよいでしょう。

導入・運用コストがかかる

安否確認システムを導入すると、初期導入費と運用コストが発生します。具体的な費用はシステムや利用プランによって異なりますが、メールやSNSのように無料で使えるものではないため、新たな出費が生じることになります。特に中小企業の場合、運用コストが経営を圧迫する可能性があるので、予算との兼ね合いが難しいかもしれません。

ただ、システムを導入すれば有事からの事業復旧がスピーディになり、事業停止による損害を最小限に抑えることが可能になります。万一の損害を防ぐための保険と考えれば、システムの導入・運用コストは決して無駄にはならないでしょう。

情報漏えいのリスク

安否確認システムには、従業員やその家族の個人情報が登録されているので、セキュリティ対策は必須です。もしクラッキングなどによって個人情報が流出してしまった場合、従業員に多大な迷惑がかかる恐れがあります。

特にプライバシーマークのないシステムを利用すると、情報漏えいのリスクが高くなるので、システムを導入する際はプライバシーマークの有無や、セキュリティ対策の内容などをきちんとチェックしておきましょう。

メンテナンスの必要性

安否確認システムを正常に運用するには、定期的なメンテナンスが不可欠です。

例えば、従業員の個人情報（電話番号やメールアドレス等）がいつの間にか新しいものに変更されていて、かつその変更がシステムに反映されていなかった場合、有事の際に企業から発信される情報が届かなくなってしまいます。

同様に、新入社員の個人情報登録や、退職した従業員の情報抹消といった手続きに漏れが発生すると、「新入社員の安否情報だけ確認が取れない」「退職した人間にシステム上のやり取りの内容が漏れてしまう」といったトラブルに発展する恐れがあります。

このようなトラブルを未然に防ぐためには、日頃から定期的にシステムのメンテナンスを行い、いつ災害が発生しても問題なく使用できる状態を整えておくことが大切です。

安否確認システムを導入して、もしもの場合に備えよう

安否確認システムを導入すると、従業員の安否情報を自動で収集・集計することが可能になります。手動で電話をかけたり、メールを配信したりするよりも迅速に安否確認を行えるため、より効率的に事業復旧を目指すことが可能です。

システムによっては家族の安否確認機能や、災害以外のシーンにも活用できるアンケート機能などが搭載されており、従業員の不安解消や感染症拡大防止などに役立てることもできます。

一方で、コストの問題やシステム導入の手間といったネックもありますが、安否確認システムを利用することで損害の拡大を未然に防ぐことも可能になるので、システムの導入を検討してみることをおすすめします。

以下のページでは企業におすすめの安否確認システムを厳選して紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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