【管理部必見】入退室管理システムとは？導入メリットについて徹底解説

～セキュリティ強化・勤怠管理効率化・コスト削減、その全てを実現～

企業の情報資産を守り、従業員の働き方を管理する上で、入退室管理は極めて重要な要素です。しかし、従来の鍵管理や手書きの入退室記録では、セキュリティ面や管理効率の面で限界があります。

そこで注目されているのが、「入退室管理システム」です。本記事では、「入退室管理システム メリット」というキーワードに関心をお持ちの管理部門の皆様に向けて、システムの導入によって得られる具体的なメリット、種類と選び方、導入時の注意点などを網羅的に解説します。

この記事を読むことで、入退室管理システム導入に関する疑問が解消され、自社に最適なシステム選びの指針が得られるはずです。

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1. 入退室管理システムとは？ 基本を理解する

入退室管理システムとは、建物や部屋への人の出入りを記録・管理するシステムです。物理的な鍵に代わり、ICカードや生体認証などの技術を用いて、「誰が」「いつ」「どこに」入退室したかを正確に把握・記録します。

従来の鍵管理では、以下のような課題がありました。

• 鍵の紛失・複製リスク: 鍵の紛失や不正な複製によるセキュリティ侵害のリスク
• 入退室記録の不正確さ: 手書きの記録では、記入漏れや改ざんの可能性
• 管理の煩雑さ: 鍵の管理、合鍵作成、紛失時の対応など、手間とコストがかかる

入退室管理システムは、これらの課題を解決し、より高度なセキュリティと効率的な管理を実現します。主な機能は以下の通りです。

• 入退室認証: ICカード、生体認証（指紋、顔など）、暗証番号、スマートフォンなどを用いて入退室者を認証
• 入退室記録の保存: 誰が、いつ、どこに入退室したかをデータとして記録・保存
• アクセス権限の設定: 特定の人物やグループに対して、特定の場所への入退室を許可・制限
• リアルタイム監視: 入退室状況をリアルタイムで監視し、異常があればアラートを発報
• 勤怠管理システムとの連携: 入退室記録を勤怠管理システムと連携し、労働時間を自動集計（オプション機能）

これらの機能を活用することで、入退室管理システムは、セキュリティ強化、労務管理の効率化、コスト削減など、多岐にわたるメリットをもたらします。

2. 入退室管理システム導入のメリット：管理部が抱える課題を解決！

入退室管理システムの導入は、管理部門にとって多くのメリットをもたらします。ここでは、主要なメリットを詳細に解説します。

2.1. セキュリティ強化：不正侵入・内部不正をシャットアウト

• 不正侵入の防止: 入退室管理システムは、登録された人物のみに入退室を許可するため、不審者の侵入を未然に防ぎます。ICカードや生体認証は複製が困難であり、物理的な鍵よりも高いセキュリティレベルを実現します。退職者のICカードを即座に無効化できるため、退職後の不正入室も防げます。万が一、侵入が発生した場合でも、入退室記録から侵入経路や時間を特定し、迅速な対応が可能です。 共連れ防止機能があるシステムなら、認証された人物に続いて未認証の人物が入室することを防げます。
  
• 内部不正の抑止: 情報漏洩の多くは内部関係者によるものです。入退室管理システムは、従業員の入退室を詳細に記録するため、内部不正に対する抑止力として機能します。「誰が」「いつ」「どの部屋に」入ったかという記録が残ることで、不正行為を未然に防ぐ効果が期待できます。 サーバー室や開発室など、特定の部屋へのアクセス権限を制限することで、機密情報へのアクセスを厳格にコントロールすることも可能です。
  
• 情報漏洩対策: 入退室記録は、情報漏洩が発生した場合の重要な証拠となります。誰が、いつ、どの情報にアクセスしたかを追跡することで、原因究明や再発防止策の検討に役立ちます。
  

2.2. 労務管理の効率化：勤怠管理を自動化、正確な労働時間把握

• 勤怠管理システムとの連携: 多くの入退室管理システムは、勤怠管理システムとの連携機能を備えています。入退室記録を勤怠データとして活用することで、従業員の出退勤時間を自動的に記録・集計できます。手作業による勤怠管理の手間を大幅に削減し、正確な労働時間管理を実現します。打刻漏れや不正打刻の防止にもつながり、コンプライアンス遵守に貢献します。
  
• 労働時間の正確な把握: 入退室記録は、従業員の労働時間を客観的に把握するための貴重なデータです。残業時間や休日出勤の状況を正確に把握することで、過重労働の防止、適切な人員配置、36協定の遵守などに役立ちます。
  
• 管理業務の負担軽減: 勤怠管理の自動化により、管理部門の担当者は、集計作業やデータ入力などの煩雑な業務から解放され、より戦略的な業務に注力できます。
  

2.3. コスト削減：警備費・間接コストを大幅カット

• 警備員の人件費削減: 入退室管理システムの導入により、常駐警備員の配置見直しや巡回回数の削減が可能になり、人件費の大幅な削減につながります。
  
• 入退室管理に関わる間接コストの削減: 鍵の管理、合鍵の作成、紛失時の対応など、物理的な鍵の管理には多くの手間とコストがかかります。入退室管理システムは、これらの間接コストを削減し、効率的な運用を実現します。
  

2.4. コンプライアンス遵守：法令遵守、内部統制強化

• 個人情報保護法への対応: 個人情報保護法では、企業に対し個人情報の適切な管理が義務付けられています。入退室管理システムは、従業員の入退室記録という個人情報を適切に管理し、情報漏洩リスクを低減することで、法遵守に貢献します。
  
• 内部統制の強化: 入退室管理システムは、誰が、いつ、どこに入退室したかを記録することで、内部統制の強化に繋がります。不正行為の抑止、問題発生時の原因究明をサポートします。J-SOX法などのコンプライアンス体制構築を後押しします。
  

2.5. その他のメリット：従業員の安全確保、来訪者管理

• 従業員の安全確保: 地震や火災などの緊急時には、入退室管理システムのデータを用いて、建物内にいる従業員の所在を迅速に確認できます。避難誘導や安否確認をスムーズに行い、従業員の安全確保に貢献します。
  
• 来訪者管理の効率化: 来訪者管理システムと連携することで、来訪者の受付、入館証発行、入退室記録を一元管理できます。受付業務の効率化、セキュリティレベルの向上に繋がります。
  

3. 入退室管理システムの種類と選び方：自社に最適なシステムは？

入退室管理システムには、様々な種類があります。自社の課題や目的に合わせ、最適なシステムを選ぶことが重要です。

3.1. 認証方式：セキュリティレベル、利便性、コストのバランス

• ICカード認証: 最も一般的な認証方式です。ICカードをリーダーにかざすだけで入退室できます。
  
  • メリット: 比較的安価、導入が容易、紛失・盗難時の対応が容易（カード無効化）
  • デメリット: カードの貸し借りによる不正入室リスク、紛失・盗難リスク
• 生体認証（指紋認証、顔認証など）: 指紋や顔などの生体情報を用いて認証します。
  
  • メリット: なりすましが困難、高いセキュリティレベル、カード紛失・盗難リスクがない
  • デメリット: 導入コストが高い、認証精度が環境に左右される場合がある、プライバシー配慮が必要
• 暗証番号認証: 暗証番号を入力して認証します。
  
  • メリット: 導入コストが安い、カードや生体情報登録が不要
  • デメリット: 暗証番号漏洩リスク、セキュリティレベルが低い
• スマートフォン認証: スマートフォンをICカードの代わりに使用します。
  
  • メリット: 携帯忘れが少ない、アプリケーションとの連携が可能
  • デメリット: バッテリー切れで使用不可の場合がある、紛失リスク

各認証方式にはメリット・デメリットがあります。セキュリティレベル、利便性、コストを総合的に考慮し、自社に最適な方式を選びましょう。場合によっては、複数の認証方式を組み合わせる多要素認証も有効です。

3.2. 提供形態：クラウド型 vs オンプレミス型

• クラウド型: インターネット経由でサービスを利用する形態です。
  
  • メリット: 初期費用が安い、サーバー管理不要、どこからでもアクセス可能、自動アップデート
  • デメリット: 月額費用がかかる、インターネット環境必須、セキュリティはサービス提供者に依存
• オンプレミス型: 自社内にサーバーを設置して運用する形態です。
  
  • メリット: データが自社内で完結、カスタマイズ性が高い、長期的にコストが安くなる場合がある
  • デメリット: 初期費用が高い、サーバー管理が必要、専門知識が必要

企業の規模、予算、運用体制によって適切な形態は異なります。将来的な拡張性も考慮して選びましょう。

3.3. システム選びのポイント：総合的な視点で比較検討

入退室管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

1. 課題と目的の明確化: セキュリティ強化、労務管理効率化、コスト削減など、解決したい課題と導入目的を明確にします。
2. 必要な機能の洗い出し: 認証方式、入退室記録の保存期間、勤怠管理システム連携など、必要な機能をリストアップします。
3. 予算: 初期費用だけでなく、月額費用や保守費用も含めて予算を決定します。
4. サポート体制: 導入後のサポート体制、トラブル発生時の対応を確認します。
5. 将来的な拡張性: 従業員数増加、事業所拡大など、将来の変化に対応できるシステムを選びます。
6. ベンダーの信頼性:実績や評判を確認しましょう。
7. 操作性:実際にデモなどで試用し、使いやすさを確認しましょう。

複数のベンダーから見積もりを取り、比較検討することが重要です。

4. 入退室管理システム導入時の注意点

入退室管理システムの導入を成功させるためには、以下の点に注意が必要です。

• 従業員への周知と教育: システムの導入目的、利用方法、注意点などを従業員に周知徹底し、十分な教育を行います。プライバシー保護に関する説明も重要です。
  
• 個人情報保護への配慮: 入退室記録は個人情報に該当するため、適切な管理体制を構築し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。個人情報保護法などの関連法規を遵守します。
  
• 運用ルールの策定: システムの運用ルールを明確に定め、適切に運用します。アクセス権限の設定、記録の保管期間、トラブル発生時の対応などを定めます。
  
• 定期的な見直し: 運用状況を定期的に見直し、必要に応じて改善を行います。システムのアップデートやセキュリティ対策も継続的に実施します。
  
• 非常時の対策: 停電時やシステム障害時でも入退室ができるように、非常用の鍵や代替手段を準備しておきましょう。
  

5. まとめ

入退室管理システムは、セキュリティ強化、労務管理の効率化、コスト削減、コンプライアンス遵守など、管理部門が抱える課題を解決する強力なツールです。認証方式や提供形態など、様々な選択肢があるため、自社の状況に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。本記事で解説したメリット、選び方、注意点を参考に、ぜひ入退室管理システムの導入を検討してみてください。より安全で効率的なオフィス環境を実現し、企業価値の向上に貢献できるはずです。

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