【管理部必見】入退室管理システムの費用を完全解説！種類・規模・導入形態別に徹底比較

企業におけるセキュリティ対策、そして労務管理の効率化は、管理部門にとって最重要課題の一つです。特に近年、働き方改革やテレワークの普及により、従業員の入退室状況を正確に把握し、柔軟かつセキュアな管理体制を構築することが不可欠となっています。

入退室管理システムの導入を検討する際、管理部門担当者が最も気になるのは、やはり「費用」ではないでしょうか。本記事では、入退室管理システムの費用相場、詳細な内訳、種類別・規模別・導入形態別の比較、さらには費用を抑えるポイントや導入前の注意点まで、徹底的に解説します。

御社に最適なシステム選び、そして導入後の効果的な運用をサポートするため、本記事がその一助となれば幸いです。

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入退室管理システムとは？ – 導入メリットと基本機能

入退室管理システムは、オフィスや施設への人の出入りを正確に記録・管理し、セキュリティ強化と労務管理の効率化を実現するシステムです。ICカード、生体認証（指紋、顔、静脈など）、暗証番号など、多様な認証方法に対応し、”いつ”、”誰が”、”どこに”入退室したかを正確に記録します。

入退室管理システムのメリット

1.セキュリティ向上

• 不正な入退室を防止し、情報漏洩や盗難のリスクを大幅に低減します。
• 共連れ（ICカードを持つ人に続いて、認証を受けずに入室すること）防止機能など、高度なセキュリティ対策も可能です。

2.労務管理の効率化

• 従業員の出退勤時刻を自動的に記録し、勤怠管理システムと連携することで、手作業による集計作業をなくし、正確な給与計算を支援します。
• 残業時間の自動計算、休暇申請との連携など、労務管理業務全体の効率化に貢献します。

3.コンプライアンス強化

• 個人情報保護法や労働基準法などの法令遵守をサポートします。
• 入退室記録は、監査証跡としても活用できます。

4.来訪者管理

• 来訪者の受付・入館手続きをスムーズにし、セキュリティレベルを向上させます。
• 事前予約システムとの連携、入館証の発行、入館履歴の管理などが可能です。

5.入退室データの活用

• することで、オフィスの利用状況を把握し、レイアウト変更やセキュリティ対策の改善に役立てることができます。
• 混雑状況の可視化、省エネ対策など、さまざまな用途に活用できます。

これらのメリットから、入退室管理システムは、単なるセキュリティツールではなく、企業の生産性向上、リスクマネジメント、コンプライアンス遵守に貢献する、費用対効果の高い投資と言えるでしょう。

入退室管理システムの費用

入退室管理システムの費用は、主に「初期費用」、「月額費用（ランニングコスト）」、「その他費用（オプション費用など）」の3つに分けられます。それぞれの内訳を詳しく見ていきましょう。

1. 初期費用

入退室管理システムの導入時に発生する費用です。

• ハードウェア費用:
  • カードリーダー: ICカードやスマートフォンをかざして認証する機器。
  • 生体認証リーダー: 指紋、顔、静脈などを読み取る機器。
  • 電気錠: ドアの施錠・解錠を制御する機器。
  • コントローラー: 認証情報を処理し、電気錠を制御する機器。
  • サーバー: 入退室データを管理・保存する機器（オンプレミス型の場合）。
  • その他: 設置に必要な配線、電源、ネットワーク機器など。
• ソフトウェア導入費用:
  • ライセンス費用: 入退室管理システムを動作させるためのソフトウェアのライセンス費用。
  • 初期設定費用: システムの初期設定、データベース構築、ユーザー登録など。
  • カスタマイズ費用: 自社の業務フローに合わせたシステムカスタマイズ費用（必要な場合）。
• 設置・工事費用:
  • 機器の取り付け、配線工事、ネットワーク設定など。
  • 工事の規模や内容、建物の構造によって費用は大きく変動します。

2. 月額費用（ランニングコスト）

システム導入後、継続的に発生する費用です。

• クラウド利用料:
  • クラウド型の場合、システムの利用料、サーバーの利用料、データ保管料などが含まれます。
  • 利用者数や利用する機能、データ容量によって料金が変動するのが一般的です。
• 保守・サポート費用:
  • システムの定期点検、障害発生時の対応、ソフトウェアのアップデート、技術サポートなど。
  • サポート内容（電話、メール、訪問など）によって費用は異なります。
• （必要に応じて）電気代:
  • 機器の稼働にかかる電気代。

3. その他費用（オプション費用など）

基本システムに加えて、追加機能やサービスを利用する場合に発生する費用です。

• オプション機能費用:
  • 勤怠管理システム連携、来訪者管理機能、監視カメラ連携、入退室分析機能など。
• システム連携費用:
  • 既存の社内システム（人事システム、給与システムなど）との連携費用。
• 追加カードリーダー費用：
  • 入退室管理箇所を増設する場合。
• 追加カード発行費用:
  • 従業員の入社、ICカードの紛失など。

費用内訳の例（表形式）

費用項目	内容
初期費用
ハードウェア費用	カードリーダー、生体認証リーダー、電気錠、コントローラー、サーバーなど
ソフトウェア導入費用	ライセンス費用、初期設定費用、カスタマイズ費用
設置・工事費用	機器の取り付け、配線工事、ネットワーク設定など
月額費用
クラウド利用料	システム利用料、サーバー利用料、データ保管料など（クラウド型の場合）
保守・サポート費用	システムの保守、メンテナンス、技術サポートなど
（必要に応じて）電気代	機器の稼働にかかる電気代
その他費用
オプション機能費用	勤怠管理連携、来訪者管理、監視カメラ連携、入退室分析など
システム連携費用	既存システム（人事、給与など）との連携費用
追加カードリーダー	入退室箇所を増やす場合
カード再発行	従業員の入社、ICカードの紛失

入退室管理システムの費用相場【種類別】

入退室管理システムは、認証方法や導入形態によって、いくつかの種類に分けられます。ここでは、主要な3つの種類（クラウド型、パッケージ型、生体認証型）と、それぞれの費用相場を解説します。

1. クラウド型

インターネット経由で入退室管理システムを利用する形態です。自社でサーバーを設置・管理する必要がないため、初期費用を大幅に抑えることができます。月額費用は、利用者数や利用する機能によって変動します。

• メリット:
  • 初期費用が安い。
  • サーバーの管理・運用が不要。
  • どこからでもアクセス可能（リモートワークにも対応）。
  • システムのアップデートが自動的に行われる。
• デメリット:
  • インターネット環境が必須。
  • 月額費用が発生し続ける。
  • カスタマイズの自由度が低い場合がある。
  • ベンダーのセキュリティ対策に依存する。
• 費用相場:
  • 初期費用: 数万円～数十万円
  • 月額費用: 数千円～/人

2. パッケージ型（オンプレミス型）

自社でサーバーを設置し、入退室管理システムを構築・運用する形態です。初期費用は高額になりますが、自社のセキュリティポリシーに合わせて細かくカスタマイズでき、長期的に見るとランニングコストを抑えられる場合があります。

• メリット:
  • 自社のセキュリティポリシーに合わせた柔軟なカスタマイズが可能。
  • インターネット環境がなくても利用可能（ネットワークが遮断された環境でも運用可能）。
  • データが外部に保存されないため、情報漏洩のリスクを低減できる。
  • 長期的に見るとランニングコストを抑えられる場合がある。
• デメリット:
  • 初期費用が高額。
  • サーバーの設置・管理・運用が必要（IT部門の負担増）。
  • システムのアップデートは自分で行う必要がある。
• 費用相場:
  • 初期費用: 数十万円～数百万円（場合によっては数千万円）
  • 月額費用（保守費用）: 数万円～数十万円

3. 生体認証型

指紋認証、顔認証、静脈認証など、個人の生体情報を用いて認証を行うシステムです。ICカードや暗証番号に比べてセキュリティレベルが高く、なりすましを防ぐことができます。

• メリット:
  • セキュリティレベルが非常に高い。
  • なりすましが極めて困難。
  • ICカードの紛失や盗難のリスクがない。
• デメリット:
  • 認証機器の費用が高額。
  • 認証精度が環境に左右される場合がある（指紋認証の場合、乾燥や汚れなど）。
  • 個人情報保護に配慮が必要（生体情報の取り扱い）。
• 費用相場:
  • クラウド型、パッケージ型に、認証機器の費用が追加されます。
  • 指紋認証リーダー: 1台あたり数万円～
  • 顔認証リーダー: 1台あたり数十万円～

種類別の比較表

種類	特徴	メリット	デメリット	費用相場
クラウド型	インターネット経由で利用	初期費用が安い、サーバー管理不要、どこからでもアクセス可能、自動アップデート	インターネット環境必須、月額費用がかかる、カスタマイズの自由度が低い、ベンダーのセキュリティ対策に依存	初期費用: 数万円～数十万円、月額費用: 数千円～/人
パッケージ型（オンプレミス型）	自社でサーバーを設置・運用	カスタマイズ可能、インターネット環境不要、データが外部に保存されない、長期的にランニングコストを抑えられる場合がある	初期費用が高額、サーバーの設置・管理・運用が必要、システムのアップデートは自分で行う必要がある	初期費用: 数十万円～数百万円、月額費用（保守費用）: 数万円～数十万円
生体認証型	指紋認証、顔認証、静脈認証など	セキュリティレベルが高い、なりすまし困難、ICカード紛失・盗難のリスクがない	認証機器の費用が高額、認証精度が環境に左右される、個人情報保護に配慮が必要	（上記2つに認証機器の費用が追加）

入退室管理システムの費用相場【規模別】

入退室管理システムの費用は、オフィスの規模（従業員数）によっても大きく変動します。ここでは、小規模オフィス（～50人）、中規模オフィス（50～300人）、大規模オフィス（300人～）の3つの規模に分けて、費用相場を解説します。

小規模オフィス（～50人）

• クラウド型が最も一般的で、費用対効果が高い。
• 初期費用: 数万円～数十万円
• 月額費用: 数千円～数万円

中規模オフィス（50～300人）

• クラウド型、パッケージ型、どちらも選択肢に入る。
• クラウド型: 初期費用 数十万円～、月額費用 数万円～数十万円
• パッケージ型: 初期費用 数十万円～数百万円、月額費用（保守費用）数万円～

大規模オフィス（300人～）

• パッケージ型が一般的だが、大規模なクラウド型サービスも存在する。
• パッケージ型: 初期費用 数百万円～数千万円、月額費用（保守費用）数十万円～
• 要件定義、システム設計、カスタマイズ費用などが別途発生する場合が多い。

入退室管理システム導入形態による違い – クラウド vs オンプレミス

入退室管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）の2つの導入形態があります。それぞれのメリット・デメリット、費用面での違いを比較し、どちらが自社に適しているかの判断基準を示します。

項目	クラウド型	オンプレミス型（パッケージ型）
メリット	初期費用が安い、サーバー管理不要、どこからでもアクセス可能、自動アップデート	カスタマイズ可能、インターネット環境不要、データが外部に保存されない、長期的にランニングコストを抑えられる場合がある
デメリット	インターネット環境必須、月額費用がかかる、カスタマイズの自由度が低い、ベンダーのセキュリティ対策に依存	初期費用が高額、サーバーの設置・管理・運用が必要、システムのアップデートは自分で行う必要がある
費用	初期費用: 数万円～、月額費用: 数千円～/人	初期費用: 数十万円～数百万円（場合によっては数千万円）、月額費用（保守費用）: 数万円～
向いている企業	小規模～中規模オフィス、初期費用を抑えたい企業、IT部門がない企業、リモートワークが多い企業	中規模～大規模オフィス、セキュリティポリシーが厳しい企業、カスタマイズが必要な企業、IT部門がある企業
その他	ベンダーのセキュリティ対策に依存する、データが外部に保存される	自社でセキュリティ対策を行う必要がある、データは自社内で管理

入退室管理システムの費用を抑えるポイント

入退室管理システムの導入費用を抑えるためには、いくつかのポイントがあります。

1. 必要な機能を絞り込む:
   • 本当に必要な機能を洗い出し、不要な機能は省く。
   • 将来的な拡張性も考慮しつつ、まずは必要最低限の機能で導入する。
   • 「あったら便利」な機能ではなく、「なくてはならない」機能に絞り込む。
2. 複数のベンダーから見積もりを取る（相見積もり）:
   • 複数のベンダーから見積もりを取り、価格やサービス内容を徹底的に比較する。
   • 価格だけでなく、サポート体制、実績、評判なども考慮する。
   • 相見積もりを取ることで、価格交渉の材料にもなる。
3. クラウド型を検討する:
   • 初期費用を大幅に抑えたい場合は、クラウド型が有力な選択肢。
   • ただし、長期的なコスト（月額費用）も考慮して、自社に合う形態を選ぶ。
4. キャンペーンや割引を利用する:
   • ベンダーによっては、期間限定のキャンペーンや割引を実施している場合がある。
   • 導入時期を調整することで、費用を抑えられる可能性がある。
5. 長期契約割引があるか確認する:
   • 長期契約することで、月額費用が割引になる場合がある。
   • 契約期間、解約条件なども確認する。
6. 中古品やリースを検討する：
   
   • どうしても初期費用を抑えたい場合は、中古品やリースも選択肢に入れることができます。ただし、中古品の場合は、製品の状態やサポート体制を十分に確認する必要があります。リースの場合、初期費用は抑えられますが、月々の支払いが発生し、長期的には割高になる可能性もあります。
7. 自社で設置工事の一部を行う:
   
   • 専門的な知識や技術が必要な部分はベンダーに依頼し、簡単な作業（配線の一部など）は自社で行うことで、設置工事費用を抑えられる場合があります。ただし、安全面には十分注意し、無理のない範囲で行うようにしましょう。

入退室管理システム選びで失敗しないための重要チェック項目

入退室管理システムを選ぶ際には、価格だけでなく、以下の点も必ず確認しましょう。

1. 機能:
   
   • 入退室記録: いつ、誰が、どこに入退室したかを正確に記録できるか。
   • 認証方法: ICカード、生体認証（指紋、顔、静脈など）、暗証番号など、自社のセキュリティポリシーに合った認証方法に対応しているか。
   • アクセス権限管理: 部署や役職ごとに、入退室可能なエリアを細かく設定できるか。
   • リアルタイム監視: 入退室状況をリアルタイムで確認できるか。
   • アラート通知: 不正な入退室があった場合に、管理者や警備会社に自動的に通知されるか。
   • レポート機能: 入退室データを集計・分析し、レポートを作成できるか。
   • 外部システム連携: 勤怠管理システム、給与計算システム、人事システムなどと連携できるか。
   • 来訪者管理: 来訪者の受付、入館証発行、入館履歴管理などができるか。
   • マルチテナント対応: 複数の拠点を一元管理できるか（大規模企業向け）。
2. セキュリティレベル:
   
   • データの暗号化、不正アクセス対策など、セキュリティ対策が十分に施されているか。
   • 生体認証を導入する場合は、認証精度やなりすまし対策も確認する。
   • 個人情報保護法などの法令に準拠しているか。
   • ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しているベンダーであれば、より安心できる。
3. サポート体制:
   
   • 導入時のサポート、トラブル発生時の対応、定期的なメンテナンスなど、サポート体制が充実しているか。
   • 電話、メール、チャット、訪問など、どのようなサポートチャネルがあるか。
   • サポートの対応時間（24時間365日対応など）も確認する。
   • 導入後のトレーニングやマニュアル提供の有無も確認する。
4. 使いやすさ:
   
   • 管理者にとって、設定や管理がしやすいか（管理画面の操作性など）。
   • 利用者にとって、認証操作が簡単か（ICカードをかざすだけ、顔を向けるだけなど）。
   • 日本語に対応しているか。
5. 拡張性:
   
   • 将来的に従業員数が増えたり、拠点が追加されたりした場合に対応できるか。
   • 機能を追加したり、他のシステムと連携したりできるか。
   • APIが公開されているか（外部システムとの連携を検討している場合）。
6. 実績・信頼性:
   
   • 導入実績が豊富か（特に同業他社での実績）。
   • ベンダーの信頼性、経営状況はどうか。
   • 口コミや評判も参考にする。
7. ベンダーの提案力:
   
   • 自社の課題や要望をしっかりとヒアリングし、最適なシステムを提案してくれるか。
   • 導入後の運用サポートについても、具体的な提案があるか。

導入前に押さえておくべき重要ポイント – スムーズな導入と運用のために

入退室管理システムの導入を成功させるためには、事前に以下の点を検討し、準備しておくことが重要です。

1. 導入目的の明確化:
   • なぜ入退室管理システムを導入するのか、目的を明確にする（セキュリティ強化、労務管理効率化、コンプライアンス遵守など）。
   • 目的を明確にすることで、必要な機能やシステムを選びやすくなる。
2. 現状の課題分析:
   • 現在の入退室管理方法（鍵の管理、入退室記録の方法など）の課題を洗い出す。
   • どのような課題を解決したいのか、具体的な目標を設定する。
3. 要件定義:
   • 必要な機能、認証方法、セキュリティレベル、連携するシステムなどを具体的に定義する。
   • 要件定義書を作成し、ベンダーとの認識齟齬を防ぐ。
4. 社内体制の構築:
   • システム導入の担当部署、責任者を決める。
   • 関係部署（人事部、総務部、情報システム部など）との連携体制を構築する。
   • 従業員への周知、教育を徹底する。
5. 運用ルールの策定:
   • 入退室管理システムの運用ルール（ICカードの取り扱い、入退室時の注意点など）を策定する。
   • トラブル発生時の対応フローも決めておく。
6. 予算計画:
   • 初期費用、月額費用、その他費用を総合的に考慮し、予算計画を立てる。
   • 費用対効果も検討する。
7. 導入スケジュールの策定:
   • 要件定義、ベンダー選定、システム構築、テスト、導入、運用開始までのスケジュールを策定する。
   • 余裕を持ったスケジュールを組む。
8. 個人情報保護
   • 生体認証を利用する場合は、従業員の同意を得て、個人情報保護法を遵守する。

まとめ

入退室管理システムの導入は、セキュリティ強化、労務管理の効率化、コンプライアンス遵守を実現する上で非常に有効です。費用は、システムの種類（クラウド型、パッケージ型、生体認証型）、規模（小規模、中規模、大規模）、導入形態（クラウド、オンプレミス）によって大きく異なります。本記事で解説した費用内訳、種類別・規模別の費用相場、費用を抑えるポイント、選び方のポイントなどを参考に、複数のベンダーから見積もりを取り、自社に最適なシステムを選定しましょう。導入前には、目的の明確化、課題分析、要件定義、社内体制の構築、運用ルールの策定をしっかりと行い、スムーズな導入と効果的な運用を目指してください。

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