【2025年最新比較表あり】おすすめグループウェア比較15選！　失敗しない選び方

社内の情報共有やスケジュール管理、業務効率化の課題を抱えていませんか。テレワークの普及に伴い、組織内の円滑なコミュニケーション基盤としてグループウェアの重要性が一層高まっています。しかし、多機能な製品が数多く存在するため、「どのツールを比較すれば良いか分からない」「自社に最適な機能や料金プランがわからない」と悩む担当者も少なくありません。この記事では、2025年の最新情報に基づき、グループウェアの基本的な選び方から比較のポイント、導入のメリットまでを網羅的に解説します。

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのソフトウェアです。多くの製品には、スケジュール管理（カレンダー）、社内ポータル（掲示板）、ファイル共有、ワークフロー（稟議申請）、ビジネスチャット、Web会議といった機能が統合されています。これらの機能を一つのプラットフォームで利用できるため、複数のツールを使い分ける手間が省け、情報の散逸を防ぐことができます。導入することで、社内の連携が強化され、生産性の向上が期待できるため、多くの企業で不可欠なITインフラとなっています。次のセクションでは、具体的な活用方法について詳しく見ていきましょう。

グループウェアの活用方法

グループウェアの活用方法は多岐にわたります。最も基本的な使い方は、全社員のスケジュール管理です。個人の予定だけでなく、会議室や社用車などの設備予約も一元管理できるため、調整の手間が大幅に削減されます。また、社内ポータルや掲示板機能を使えば、重要な通達事項を全社に確実に周知できます。ワークフロー機能を活用すれば、従来紙ベースだった経費精算や稟議申請を電子化（ペーパーレス化）でき、承認プロセスの迅速化と透明化が図れます。さらに、ファイル共有機能で最新の資料を常に共有し、チャット機能でリアルタイムな意思疎通を行うことで、プロジェクトの進行速度も向上します。

グループウェアの種類

グループウェアは、提供形態によって大きく二つの種類に分類されます。一つは「クラウド（SaaS）型」、もう一つは「オンプレミス型」です。クラウド型は、サービス提供事業者が管理するサーバー上のソフトウェアを、インターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを構築・運用する必要がなく、初期費用を抑えて迅速に導入できるのが最大のメリットです。また、スマートフォンやタブレットからのアクセスも容易で、場所を選ばない働き方をサポートします。月額または年額の利用料金（サブスクリプション）が発生しますが、アップデートやメンテナンスは自動で行われるため、運用負荷が低い点も魅力です。一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用する形態です。初期導入コストは高額になりがちですが、自社のセキュリティポリシーに合わせて厳格な管理ができ、既存の社内システムとの連携やカスタマイズの自由度が高いのが特徴です。運用保守は自社で行う必要がありますが、長期的なランニングコストはクラウド型より低くなる可能性もあります。どちらの形態が最適かは、企業のセキュリティ方針、予算、運用体制によって異なります。

グループウェアの選び方

自社に最適なグループウェアを選ぶためには、まず導入目的を明確にすることが不可欠です。「情報共有のスピードを上げたい」「申請業務を効率化したい」「テレワーク環境を整備したい」など、解決したい課題を具体化しましょう。次に、その課題解決に必要な機能を洗い出します。多機能な製品ほど優れているわけではなく、使わない機能が多いとコストが無駄になるだけでなく、操作が複雑になり現場に定着しない恐れがあります。自社の業務フローに必要な機能が揃っているか、過不足がないかを見極めることが重要です。また、将来的な従業員数の増加や事業拡大も見据え、柔軟にスケール（拡張）できるかも確認ポイントです。特に中小企業の場合は、現在の規模だけでなく、数年後の成長フェーズにも対応できるシステムを選ぶ視点が求められます。さらに、既存のシステム（例えば、人事管理システムや会計ソフト）と連携できるかどうかも、業務全体の効率化に大きく影響します。これらの点を総合的に考慮し、複数の製品の無料トライアル（試用期間）を活用して、実際の操作感を試した上で決定することが失敗しない選び方の鍵となります。

グループウェアの比較のポイント3つ

数多く存在するグループウェア製品を比較検討する際、どこに注目すれば良いか迷うかもしれません。各社が提供する機能や料金プランは多種多様であり、表面的な情報だけでは自社との相性を見極めるのは困難です。ここでは、グループウェアの比較を行う上で特に重要となる3つの主要なポイントを解説します。これらの視点を持って各製品を評価することで、導入後に「こんなはずではなかった」というミスマッチを防ぐことができます。自社の現状と将来の展望を踏まえながら、最適なツールを選定するための基準としてください。

ポイント1：機能の網羅性と自社の課題

比較の第一歩は、搭載されている機能が自社の課題解決に直結しているかを確認することです。例えば、社内コミュニケーションの活性化が最優先課題であれば、チャット機能や社内SNS機能が充実している製品を高く評価すべきです。一方で、業務プロセスの効率化を目指すなら、高性能なワークフロー機能やタスク管理機能が重要になります。多機能性を謳う製品もありますが、全ての機能が必要とは限りません。不要な機能が多いと、かえって操作画面が複雑になり、利用者に負担をかける結果にもなりかねません。まずは自社の「必須機能」と「あれば便利な機能」を整理し、その要件を満たす製品をピックアップして比較することが、効果的なツール選定につながります。

ポイント2：料金体系とコストパフォーマンス

料金体系の比較は非常に重要です。多くのクラウド型グループウェアは、1ユーザーあたりの月額料金制を採用しています。この場合、利用人数が増えるほど総額コストも増加するため、全社導入か部門導入かを明確にする必要があります。また、基本プランに含まれる機能と、追加料金が必要なオプション機能を正確に把握しましょう。一見安価に見えても、必要な機能がオプション扱いで、結果的に高額になるケースもあります。ストレージ容量の制限や、サポート体制の内容によっても料金は変動します。初期費用と月額費用、そして将来的な拡張性まで含めた総額（TCO：総所有コスト）を算出し、導入によって得られる業務効率化の効果と比較して、コストパフォーマンスが最も高い製品を選ぶ視点が不可欠です。

ポイント3：操作性（UI/UX）とサポート体制

機能や料金が要件を満たしていても、実際に使う従業員にとって操作が難しければ、グループウェアは定着しません。比較検討時には、無料トライアル期間を積極的に活用し、ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に使えるか（UI/UX）を確認することが重要です。特にスマートフォンアプリの操作性は、外出先やテレワークでの利用頻度を左右します。加えて、導入時や運用中に問題が発生した際のサポート体制も比較ポイントです。電話やメール、チャットでの問い合わせ対応時間、マニュアルやFAQの充実度、導入支援サービスの有無などを確認しましょう。特にIT担当者がいない中小企業にとっては、手厚いサポート体制が導入成功の鍵を握ることもあります。

コミュニケーション活性化を重視におすすめグループウェア

社内の風通しを良くし、部門間の連携やコラボレーションを強化したい場合には、リアルタイムな意思疎通を支援する機能が充実したグループウェアが適しています。チャットやWeb会議システムがカレンダーやファイル共有とシームレスに連携することで、会議の設定や資料の共同編集がスムーズに行えます。また、社内SNSのような機能は、テレワーク環境下で希薄になりがちな偶発的なコミュニケーションを生み出し、組織の一体感を醸成する助けとなります。ここでは、特にコミュニケーション機能に強みを持つ3つの製品を紹介します。

Google Workspace

Google Workspace（旧 G Suite）は、GmailやGoogleカレンダーを中核に、チャット、Web会議（Meet）、ドライブ（オンラインストレージ）が高度に統合されたクラウドサービスです。リアルタイムでのドキュメント共同編集機能は他の追随を許さず、複数人での作業効率を劇的に向上させます。全ての機能がブラウザとスマートフォンアプリで完結するため、場所を選ばない働き方を強力にサポートします。強固な連携性を活かし、スピード感のあるコラボレーションや情報共有を実現したい企業に最適です。

Microsoft 365

Microsoft 365（旧 Office 365）は、WordやExcelといったお馴染みのOfficeアプリに加え、ビジネスチャットツールの「Microsoft Teams」をコミュニケーションハブとして統合したソリューションです。Teams内でチャット、Web会議、ファイル共有、タスク管理が完結し、シームレスな業務遂行が可能です。特に既存のOffice資産を多用する企業にとっては、業務フローを崩さずにコミュニケーション基盤を強化できる点が最大のメリットと言えます。大企業から中小企業まで、あらゆる規模の組織に対応します。

desknet’s NEO

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、日本の企業文化や業務フローに合わせて開発された、使いやすさに定評のあるグループウェアです。スケジュール管理や掲示板といった基本機能に加え、「ネオツイ」と呼ばれる社内SNS機能が特徴で、部署を超えた気軽な情報発信や反応を促します。直感的なインターフェースでITリテラシーを問わず利用者が定着しやすいため、社内全体のコミュニケーションを活性化させたい企業、特にアナログな情報共有から脱却したい中堅・中小企業に強く推奨されます。

業務効率化・DX推進を重視する場合におすすめグループウェア

申請業務のペーパーレス化、複雑な業務プロセスの可視化、あるいは社内に散在するナレッジ（知識）の集約を目指す企業には、ワークフローやシステム連携、情報蓄積に強みを持つグループウェアが求められます。これらのツールは、単なる情報共有に留まらず、企業の基幹業務と連携し、組織全体の生産性向上やデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する基盤となります。ここでは、業務プロセスの改善やナレッジ活用に優れた6つの製品を紹介します。

Garoon

Garoon（ガルーン）は、サイボウズが提供する中堅・大企業向けのグループウェアです。数万人規模での利用にも耐えうるスケーラビリティと、複雑な組織階層に対応できる高度な管理機能が特徴です。カスタマイズ性の高いポータル機能や、日本の商習慣に最適化された高機能なワークフロー（電子申請）を標準搭載しており、全社的な情報基盤の統一と業務プロセスの抜本的な効率化を目指す大企業に適しています。多言語対応やAPI連携も充実しています。

ArielAirOne Enterprise

ArielAirOne Enterprise（アリエルエアワン エンタープライズ）は、大企業やグループ企業の複雑なニーズに応えるために設計されたグループウェアです。強固なセキュリティ基盤の上で、大規模組織に対応したポータル、ワークフロー、文書管理機能を提供します。既存の基幹システムや多様な業務アプリケーションと柔軟に連携（API連携）できる「ハブ」としての役割を重視しており、情報が分散しがちな大企業のDX推進を強力にサポートするプラットフォームとして機能します。

Knowledge Suite

Knowledge Suite（ナレッジスイート）は、グループウェア機能に加え、SFA（営業支援）やCRM（顧客管理）といった営業活動に必要な機能をワンプラットフォームで提供するクラウドサービスです。スケジュールやタスク管理が顧客情報や商談進捗と直結するため、特に営業部門の業務効率化に絶大な効果を発揮します。情報が部門間で分断されることなく一元管理されるため、全社的なデータ活用と顧客中心の業務プロセス構築を推進したい企業に最適です。

mitoco

mitoco（ミトコ）は、Salesforceプラットフォーム上でネイティブに動作するグループウェアです。最大の特徴は、Salesforceの顧客情報（CRM）とグループウェアの活動情報（スケジュール、掲示板、ワークフロー）が完全に一体化している点です。これにより、顧客対応履歴と社内の活動がシームレスに連携し、より高度な顧客管理と業務効率化を実現します。既にSalesforceを導入している、あるいは導入を検討している企業にとって、その価値を最大化できる強力な選択肢となります。

SharePoint

SharePoint（シェアポイント）は、Microsoft 365に含まれるサービスの一つで、特にポータルサイト構築と高度な文書管理機能に特化しています。単なるファイル共有を超え、社内の規程集、プロジェクトサイト、部門ポータルなど、目的に応じた情報集約基盤を柔軟に構築できます。バージョン管理や詳細なアクセス権設定も可能なため、企業の厳格な情報管理やナレッジマネジメントの基盤として機能します。Microsoft Teamsや他のM365サービスとの連携も強力です。

Qast

Qast（キャスト）は、グループウェアとは少し毛色が異なりますが、情報共有の効率化に特化した「ナレッジ経営クラウド」です。社内の「Q&A」や「メモ（ノウハウ）」を蓄積・検索可能にすることで、属人化しがちな知識やノウハウを組織の資産に変えます。質問と回答のやり取りが可視化されるため、同じ質問が繰り返される無駄を削減し、自己解決を促進します。既存のグループウェアと併用し、特に社内のナレッジ共有や人材育成の効率化を強力に推進したい企業に適しています。

コストパフォーマンスを重視する場合におすすめグループウェア

特に中堅・中小企業やスタートアップにおいては、機能とコストのバランスが最も重要な選定基準となります。多機能すぎる高価なツールよりも、日常業務に必要な基本機能（スケジュール、掲示板、ファイル共有など）が過不足なく搭載され、かつ導入・運用コストを低く抑えられる製品が求められます。ここでは、手頃な料金体系でありながら、日本のビジネスシーンで高い実績と信頼性を持つ、コストパフォーマンスに優れた6つの製品を紹介します。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、日本の中小企業で圧倒的なシェアを持つグループウェアです。「誰でもかんたんに使える」ことを追求したシンプルな操作性が最大の特徴で、IT専任者がいない企業でもスムーズに導入・定着が可能です。スケジュール管理、掲示板、ファイル管理、ワークフローといった業務に必要な基本機能がバランス良くまとまっており、低コストながら手厚いサポートも受けられます。日本の企業文化に寄り添った機能で、初めてのグループウェア導入に最適な製品の一つです。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTO（ジェイモット）グループウェアは、利用者数無制限で月額3,300円（税込）からという、業界最安値クラスの料金体系を強みとしています。低価格ながら、スケジュール管理、ワークフロー、Web会議、ビジネスチャットなど25種類以上の機能を標準搭載しており、圧倒的なコストパフォーマンスを誇ります。利用人数が多いほど一人当たりのコストメリットが大きくなるため、なるべく費用を抑えて全社に情報共有基盤を導入したい中小企業や団体に最適です。

GroupSession

GroupSession（グループセッション）は、無料で利用できるオープンソース版と、低コストなクラウド版（by cloud）、オンプレミス版（ZION）を提供するグループウェアです。無料版でもスケジュール管理、施設予約、掲示板、ワークフローなど豊富な機能を利用できますが、専門知識が必要です。クラウド版は手厚いサポート付きで安価に利用でき、コストを抑えつつ自社の運用体制に合わせて柔軟な導入形態を選びたい企業に適しています。機能のカスタマイズ性を求める企業にも選ばれています。

アルファオフィス

アルファオフィスは、大塚商会が提供する中小企業向けのグループウェア・ファイル共有サービスです。長年にわたる導入実績に基づき、中小企業が必要とするスケジュール、掲示板、文書共有（キャビネット）などの機能をシンプルにパッケージ化しています。大塚商会による手厚い導入・運用サポート（「たよれーる」など）がセットになっている点が大きな特徴で、IT担当者の業務負荷を軽減しながら、安心してシステム運用を任せたい企業にとって、コストパフォーマンスの高い選択肢となります。

OfficeView

OfficeView（オフィスビュー）は、シンプルで直感的な操作性を特徴とする、中小企業向けのグループウェアです。スケジュール、掲示板、回覧板、アドレス帳といった基本的な機能に絞り込むことで、低コストでの提供を実現しています。特に多機能すぎるツールは使いこなせない、まずは基本的な情報共有から始めたい、といったニーズを持つ企業に適しています。導入が容易で、ITに不慣れな従業員でもすぐに使い始められる手軽さが魅力のサービスです。

FlexBASE

FlexBASE（フレックスベース）は、中小企業の業務効率化を支援するために設計されたソリューションの一つです。グループウェアとしての基本的な情報共有機能（スケジュール、掲示板など）を提供しつつ、低コストでの導入を可能にします。特に、ITインフラの整備と合わせて情報共有基盤を構築したい企業にとって、コストメリットのある選択肢となります。シンプルな機能構成で、まずは社内の「見える化」を進めたいというスタートアップや小規模事業者に適しています。

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアの導入は、企業に多くの恩恵をもたらす一方で、いくつかの課題や注意点も存在します。導入を成功させるためには、これらのメリットとデメリットを事前に正しく理解し、自社にとってのリスクを最小限に抑える対策を講じることが重要です。単に多機能なツールを導入するだけでは、期待した効果が得られないことも少なくありません。ここでは、グループウェアがもたらす代表的な利点と、導入時に直面しがちな欠点について、それぞれ具体的に解説していきます。自社の状況と照らし合わせながら、導入の是非を判断する材料としてください。

グループウェアのメリット

グループウェア導入の最大のメリットは、社内の情報共有が劇的に効率化されることです。スケジュール、タスク、資料、ノウハウといった情報が単一のプラットフォームに集約されるため、必要な情報へのアクセスが迅速になり、情報の属人化を防ぎます。また、ワークフロー機能による申請業務の電子化は、承認プロセスのスピードアップとペーパーレス化を実現し、管理コストの削減にも貢献します。さらに、チャットやWeb会議機能は、場所や時間にとらわれない柔軟なコミュニケーションを可能にし、テレワークの推進や意思決定の迅速化をサポートします。これらの効果が複合的に作用し、組織全体の生産性向上につながることが大きな利点です。

グループウェアのデメリット

一方、デメリットとしては、まず導入・運用コストが発生することが挙げられます。特に高機能な製品やオンプレミス型を選択した場合、初期費用や月額（年額）のライセンス費用が負担となる可能性があります。また、多機能であるがゆえに操作が複雑になり、従業員が使いこなせない、あるいは一部の機能しか利用されないというリスクもあります。ITリテラシーに差がある組織では、導入後の教育や定着化支援が不可欠です。さらに、既存の業務フローを新しいシステムに合わせる必要があるため、一時的に現場の混乱や抵抗を招く可能性も考慮しなければなりません。これらのデメリットを最小化するには、十分な導入準備と社内への丁寧な説明が求められます。

グループウェアの料金相場

グループウェアの料金相場は、提供形態や機能、サポート体制によって大きく変動します。主流であるクラウド型の場合、1ユーザーあたり月額300円から1,500円程度が一般的な価格帯です。低価格帯（300円～800円）のプランは、スケジュール管理、掲示板、ファイル共有といった基本的な機能に絞られており、主に従業員100名以下の中小企業向けです。中価格帯（800円～1,500円）になると、高機能なワークフロー、プロジェクト管理、充実したサポートが含まれ、中堅企業から大企業まで幅広く対応します。無料プランを提供している製品もありますが、機能制限やユーザー数上限、広告表示などがあるため、本格的な業務利用には有料プランへの移行が前提となることが多いです。一方、オンプレミス型は、初期費用として数十万円から数百万円のライセンス費用や構築費用がかかりますが、月額のランニングコストは保守費用のみで済む場合があります。自社の予算と必要な機能、利用人数、将来的な拡張性を総合的に比較し、最適な料金プランを選ぶことが重要です。 

グループウェアを導入する際の注意点

グループウェアの導入を成功させるためには、いくつかの注意点があります。最も重要なのは、導入目的を曖昧にしないことです。「他社が導入しているから」といった理由ではなく、「申請業務の時間を半減させる」のように具体的な目標を設定し、それを全社で共有することが不可欠です。次に、現場の従業員の意見を聞かずに、経営層や情報システム部門だけで製品を選定しないことです。実際にツールを利用するのは現場の従業員であるため、操作性（UI/UX）が悪いと判断されれば、導入しても使われない「形骸化」のリスクが高まります。必ず無料トライアル期間を設け、主要な部門の代表者に操作感を試してもらうプロセスを踏むべきです。また、導入時の初期設定やデータ移行、従業員への教育計画を事前に策定しておくことも重要です。特に既存システムからの乗り換えの場合は、スムーズな移行を支援してくれるベンダーのサポート体制も確認しましょう。導入して終わりではなく、利用状況を定期的にモニタリングし、活用方法を改善していく運用体制を築くことが、長期的な成功の鍵となります。

グループウェアに関するFAQ

グループウェアの導入を検討する際、多くの担当者様が共通の疑問や不安を抱えています。ここでは、比較検討の段階や導入プロセスでよく寄せられる質問（FAQ）をピックアップし、それらに対する一般的な回答を解説します。例えば、無料プランの活用範囲、導入にかかる期間、そしてクラウド型とオンプレミス型の具体的な違いなど、意思決定の助けとなる情報をまとめました。これらの回答を参考にすることで、自社の状況に照らし合わせた際の疑問点をクリアにし、より具体的な導入計画を進めることができるでしょう。

Q1. 無料（フリープラン）のグループウェアでも十分ですか？

無料のグループウェアは、コストをかけずに基本的な情報共有を試せる点が魅力です。数名程度の小規模なチームや、特定の機能（チャットやスケジュール共有のみ）だけを試したい場合には十分活用できるでしょう。しかし、多くの無料プランには、利用できるユーザー数の上限、ストレージ容量の制限、広告の表示、サポート体制の欠如といった制約があります。また、ワークフロー機能や詳細なアクセス権限管理など、企業活動に不可欠な機能が省かれていることがほとんどです。セキュリティ面での懸念もあるため、本格的な全社導入や機密情報を扱う業務には不向きです。まずは無料プランで操作感を試し、自社の要件を満たすためには有料プランが必要かどうかを判断するのが賢明です。

Q2. 導入までにどれくらいの期間がかかりますか？

導入にかかる期間は、選択する製品のタイプや企業の規模、準備状況によって大きく異なります。クラウド型グループウェアの場合、アカウントを発行して基本的な設定を行うだけなら、最短で即日～数日で利用開始が可能です。ただし、全社的に展開し、従業員が実際に使いこなせる状態にするには、初期設定、既存データの移行、従業員への操作説明会などを含め、1ヶ月から3ヶ月程度を見込むのが一般的です。一方、オンプレミス型の場合は、サーバーの調達・構築、システム設計、インストール、カスタマイズが必要になるため、要件定義から本格稼働までに半年から1年以上かかるケースも珍しくありません。スムーズな導入のためには、余裕を持ったスケジュール策定が重要です。

Q3. オンプレミス型とクラウド型はどちらが良いですか？

オンプレミス型とクラウド型のどちらが優れているかは、企業のIT方針、予算、セキュリティ要件によって異なります。クラウド型は、サーバー管理が不要で初期費用が安く、迅速に導入できる点が最大のメリットです。テレワークやマルチデバイス対応にも優れています。一方、オンプレミス型は、初期コストは高いものの、自社のセキュリティポリシーに合わせた厳格な運用が可能で、既存システムとの高度な連携や自由なカスタマイズが行える点が強みです。近年は、セキュリティと利便性を両立したクラウド型が主流ですが、特定の業種や厳格な情報管理が求められる大企業では、依然としてオンプレミス型が選択されることもあります。自社の優先順位を明確にして比較することが肝心です。

まとめ

本記事では、2025年の最新情報に基づき、グループウェアの基本的な知識から、種類、選び方、そして比較のポイントまでを網羅的に解説しました。グループウェアは、社内の情報共有を円滑にし、業務効率化を推進する強力なツールです。しかし、多機能な製品が多いため、自社の課題や企業規模に合致したものを選ばなければ、導入効果は得られません。重要なのは、「機能の網羅性」「料金体系」「操作性とサポート」の3つの比較ポイントを軸に、導入目的を明確にして製品を評価することです。特に中小企業か大企業か、コミュニケーション重視か業務効率化重視かによって、最適な選択は異なります。多くの製品が無料トライアルを提供しています。この記事を参考に、まずは気になるグループウェアを実際に試し、自社の業務フローに定着するかどうかを見極めることから始めてみてはいかがでしょうか。