【2025年最新】労務管理システムで働き方改革を成功させる方法｜機能・メリット・選び方

1. はじめに：待ったなしの「働き方改革」と労務管理システムの必然性

少子高齢化による深刻な労働力不足、グローバル化の進展、そして働く人々の価値観の多様化。現代の日本企業は、これまでにない大きな環境変化に直面しています。こうした中で、企業の持続的な成長と競争力維持のために、「働き方改革」は避けて通れない経営課題となりました。単に長時間労働を是正するだけでなく、従業員一人ひとりが持つ能力を最大限に引き出し、生産性を向上させ、多様で柔軟な働き方を実現することが強く求められています。

この動きを加速させたのが、2019年4月より順次施行されている「働き方改革関連法」です。これにより、企業には具体的な法的義務が課せられました。

• 時間外労働の上限規制: 罰則付きの上限が設けられ、厳格な勤怠管理が必須に。
• 年次有給休暇の年5日取得義務化: 確実な取得促進と管理体制の構築が必要。
• 同一労働同一賃金: 正規・非正規間の不合理な待遇差解消が求められる。

これらの法改正は、遵守できなければ罰則のリスクがあるだけでなく、企業の社会的信用にも関わります。しかし、多くの企業では、依然として紙媒体やExcelを中心とした労務管理が行われており、複雑化する法規制への対応や、従業員一人ひとりの労働時間の正確な把握・管理に限界が生じています。煩雑な集計作業、ヒューマンエラーによるリスク、各種管理簿作成の負担増大などが、働き方改革推進の大きな障壁となっているのです。

このような状況下で、働き方改革を成功に導くための切り札として、その重要性が急速に高まっているのが「労務管理システム」の戦略的な活用です。勤怠管理、給与計算連携、社会保険手続きといった日々の労務管理業務を効率化することはもちろん、法改正への自動対応、客観的で正確な労働時間管理、有給休暇の取得状況管理などをシステム上で実現します。これにより、企業はコンプライアンス遵守体制を確立しつつ、生産性の向上、多様な働き方の支援、従業員の働きがい向上といった、働き方改革が本来目指すゴールの達成へと大きく前進できるのです。

労務管理システムの導入・活用は、もはや単なるコスト削減や業務効率化の手段ではありません。企業の競争力を左右し、未来の成長を支える戦略的な投資として位置づけられています。

本記事では、働き方改革への対応に課題を抱える管理部門のご担当者様、およびシステムの導入・刷新を検討されている決裁者の皆様に向けて、労務管理システムが具体的にどのように働き方改革の推進力となるのか、その役割、メリット、そして自社の状況に最適なシステムを選び、効果的に導入・運用するためのポイントや注意点を、網羅的かつ分かりやすく解説していきます。システム導入はゴールではなく、あくまで変革を実現するための「手段」です。この記事が、皆様の働き方改革を成功へと導くための一助となれば幸いです。

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2. 【法改正対応】働き方改革関連法のポイントと労務管理システムの役割

働き方改革関連法への対応は、企業にとって避けて通れない課題です。労務管理システムは、これらの法規制を遵守し、管理業務の負担を軽減するために不可欠なツールとなります。ここでは、主要な法改正ポイントと、それに対する労務管理システムの具体的な役割・機能を詳しく解説します。

ポイント1：時間外労働の上限規制

• 規制内容のポイント:
  • 時間外労働は原則月45時間・年360時間が上限。
  • 特別条項を適用する場合でも、年720時間以内、複数月平均80時間以内（休日労働含む）、月100時間未満（休日労働含む）という上限あり。
  • 月45時間を超えることができるのは年6回まで。
  • 違反した場合、罰則（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）の対象となる可能性。
• 労務管理システムの役割・機能:
  • 客観的な労働時間の記録: ICカード、生体認証、PCログ連携、GPS打刻など、改ざんが困難な方法で出退勤時刻を記録し、実労働時間を正確に把握します。これにより、サービス残業を防ぎます。
  • 時間外労働時間の自動計算: 法定内・法定外残業、深夜労働、休日労働時間を自動で正確に計算。複雑な割増賃金計算の基盤となります。
  • リアルタイムでの状況可視化: 従業員本人や管理者が、いつでも自身の、あるいは部下の残業時間の累計（日次、月次、年次、複数月平均）を確認できます。
  • アラート機能による予防: 設定した閾値（例：月30時間、月45時間超過前、特別条項の上限抵触前など）に基づき、従業員や管理者へ自動で警告通知。長時間労働を未然に防ぎ、早期の業務調整を促します。
  • 36協定の遵守支援: 協定で定めた上限時間と実績をシステム上で管理・比較し、遵守状況を容易にモニタリング。必要に応じてレポート出力も可能です。

ポイント2：年次有給休暇の年5日取得義務化

• 義務内容のポイント:
  • 年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、付与日から1年以内に最低5日間の有給休暇を取得させる義務。
  • 企業が労働者の意見を聴取し、時季を指定して取得させる必要あり。
  • 労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存する義務。
• 労務管理システムの役割・機能:
  • 有休情報の自動管理: 入社年月日や勤続年数に基づき、付与日数、取得日数、残日数、有効期限を自動で管理します。
  • 取得状況の見える化: 従業員は自身の有休情報をいつでも確認でき、取得計画を立てやすくなります。管理者は部署や個人の取得状況、取得率を一覧で把握できます。
  • 取得促進の自動化: 年5日の取得期限が迫っている従業員や、取得日数が不足している従業員に対して、システムから自動でアラート通知や取得勧奨を実施。管理者の声かけの手間を省き、取得漏れを防ぎます。
  • 年次有給休暇管理簿の自動作成: 法定要件（取得時季、日数、基準日）を満たした管理簿をシステム上で自動生成し、いつでも出力可能。作成・保管の手間を大幅に削減します。
  • 申請・承認プロセスの電子化: Webやスマートフォンから簡単に休暇申請ができ、承認フローも電子化されるため、手続きが迅速化し、休暇取得のハードルが下がります。

ポイント3：勤務間インターバル制度（努力義務）

• 制度内容のポイント:
  • 従業員の生活時間や睡眠時間を確保するため、1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に一定時間以上の休息時間を設けることが努力義務とされています。
• 労務管理システムの役割・機能:
  • インターバル時間の自動計算: 退勤打刻と翌日の出勤打刻時刻に基づき、勤務間の休息時間を自動で算出・記録します。
  • インターバル不足の検知: 設定した休息時間（例：11時間）を確保できていない場合に、従業員や管理者にアラートで通知し、注意喚起や業務配分の見直しを促します。

ポイント4：フレックスタイム制の柔軟化

• 変更点のポイント:
  • 清算期間の上限が1ヶ月から3ヶ月に延長され、より柔軟な働き方が可能に。
  • ただし、1ヶ月を超える清算期間を設ける場合、運用ルールはより複雑化（労使協定の届出、各月での時間外労働管理など）。
• 労務管理システムの役割・機能:
  • 柔軟な清算期間への対応: 1ヶ月単位だけでなく、3ヶ月単位などの清算期間における総労働時間や時間外労働を正確に集計・管理します。
  • コアタイム・フレキシブルタイム管理: 設定されたコアタイムやフレキシブルタイムに基づき、適切に勤怠状況を管理します。

これらの法改正へ正確かつ効率的に対応するには、労務管理システムの活用が極めて有効です。コンプライアンス体制の基盤を固め、管理業務の負担を軽減することができます。

3. 労務管理システムが「働き方改革」を加速させる5つの具体的メリット

労務管理システムの導入は、法改正対応という守りの側面だけでなく、企業の成長を後押しする攻めの側面、すなわち「働き方改革」の本来の目的達成に大きく貢献します。ここでは、システム活用がもたらす具体的な5つのメリットを深掘りします。

メリット1：長時間労働の是正と生産性向上

• 労働時間の「見える化」による意識改革: システムによる客観的でリアルタイムな労働時間把握は、従業員自身の時間管理意識を高めます。「隠れ残業」をなくし、限られた時間内で成果を出すための工夫や業務改善を促します。管理職も部下の労働状況を正確に把握できるため、適切なマネジメントや業務配分が可能になります。
• 残業抑制と業務効率化: 残業時間の上限アラートは、単なる警告以上に、業務の進め方を見直すきっかけとなります。不要な残業を削減する意識が醸成され、結果的に労働生産性の向上に繋がります。
• 管理部門の戦略的時間創出: 勤怠データの自動集計、給与計算ソフトへの連携、各種申請・承認の電子化、年末調整関連業務の効率化など、システムは管理部門の定型業務を劇的に削減します。これにより捻出された時間は、人事制度の企画・運用、従業員のキャリア開発支援、組織開発といった、より付加価値の高い戦略的な人事労務業務に充てることが可能になります。これは、企業の競争力強化に直結します。
• 従業員の負担軽減とコア業務集中: 従業員にとっても、各種申請手続きがオンラインで完結し、自身の勤怠状況や休暇残日数を容易に確認できることは、無駄な時間やストレスの削減に繋がります。本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。

メリット2：確実なコンプライアンス遵守体制の構築

• 法改正への自動追従: クラウド型システムを中心に、ベンダーが法改正情報を迅速にキャッチアップし、システムを自動でアップデートしてくれるため、企業側の対応漏れや遅延のリスクを最小限に抑えられます。常に最新の法令に基づいた運用が可能になります。
• 労務リスクの最小化: 正確な労働時間の記録・管理、割増賃金の自動計算、有給休暇の適切な管理は、未払い賃金請求、労働基準監督署の調査・是正勧告、訴訟リスクなどを大幅に低減します。客観的なデータは、万が一の際の強力な防御策となります。
• 内部統制と透明性の向上: システムによる打刻記録、申請・承認履歴、操作ログなどは、不正行為の抑止力となり、内部統制の強化に貢献します。誰がいつどのような処理を行ったかが明確になり、業務プロセスの透明性が向上します。監査対応も効率化されます。

メリット3：年次有給休暇の取得促進と働きがい向上

• 計画的な取得の支援: 従業員が自身の休暇残日数や有効期限をシステムで容易に確認できるため、計画的に休暇を取得しやすくなります。
• 取得率向上の後押し: システムによる自動的な取得勧奨や、部署ごとの取得状況の可視化は、休暇を取得しやすい雰囲気づくりに貢献し、年5日取得義務の達成をサポートします。
• 管理業務の効率化: 管理部門における煩雑な有休管理簿の作成や残日数計算、取得状況の集計といった業務負担が大幅に軽減されます。
• ワークライフバランス向上への寄与: 休暇が取得しやすくなることは、従業員のワークライフバランスの向上に繋がり、心身のリフレッシュ、モチベーション向上、ひいてはエンゲージメントや定着率の向上にも貢献します。

メリット4：多様で柔軟な働き方の実現サポート

• 新しい働き方への基盤提供: テレワーク、リモートワーク、フレックスタイム、時短勤務、変形労働時間制、副業・兼業など、多様化する働き方に合わせた勤怠管理を実現する基盤となります。
• 場所にとらわれない管理: PCログ、GPS、スマートフォンアプリなど多様な打刻方法により、オフィス外での勤務状況も正確に把握・管理できます。これにより、企業は安心して多様な働き方を導入・推進できます。
• 複雑な勤務体系への対応: シフト勤務や様々な雇用形態（正社員、契約社員、パート、アルバイト等）が混在する職場でも、それぞれの労働条件に基づいた適切な勤怠管理・給与計算連携が可能になります。

メリット5：データに基づいた戦略的な人事施策の展開

• 客観的な現状把握: システムに蓄積される膨大な勤怠データ、残業データ、休暇取得データなどを分析・可視化することで、勘や経験に頼らない、客観的な組織の現状把握が可能になります。
• 課題の早期発見と特定: 「どの部署の残業が突出しているか」「特定の従業員に業務負荷が偏っていないか」「休暇取得が進まないボトルネックは何か」といった課題をデータに基づいて早期に発見・特定できます。
• 効果的な改善策の立案・実行: 分析結果に基づき、業務プロセスの見直し、人員配置の最適化、採用計画の策定、新たな人事制度の導入など、データドリブンな意思決定と具体的な改善策の立案・実行が可能になります。働き方改革のPDCAサイクルを効果的に回すための基盤となります。

これらのメリットを最大限に享受するためには、自社の課題と目的に合致したシステムを選定し、戦略的に活用していくことが重要です。

4. 働き方改革を成功に導く！労務管理システムの選定ポイント7選

数多く存在する労務管理システムの中から、自社の働き方改革を真に推進できる最適なものを選ぶためには、慎重な比較検討が不可欠です。ここでは、特に「働き方改革」の観点から、システム選定時に押さえておくべき重要な7つのポイントを解説します。

ポイント1：【最重要】法改正への対応力と実績

• 確認事項:
  • 迅速かつ確実な法改正対応: 過去の主要な法改正（労働基準法、育児・介護休業法など）に、どの程度のスピード感と正確性をもって対応してきたか、具体的な実績を確認します。
  • 対応方針の明確さ: 今後の法改正に対するベンダーの対応方針、アップデートの頻度、追加費用の有無などを事前に確認します。特にクラウド型システムは自動アップデートがメリットですが、その内容とタイミングは要確認です。
  • 情報提供体制: 法改正に関する情報提供（セミナー、Webサイト、ニュースレター等）を積極的に行っているかも、ベンダーの専門性や信頼性を測る指標になります。

ポイント2：自社の働き方・制度への適合性

• 確認事項:
  • 多様な勤務形態への標準対応: フレックスタイム、変形労働時間制、シフト勤務、テレワーク、時短勤務など、自社で採用している（または将来導入予定の）勤務形態に、標準機能でどこまで対応可能かを確認します。カスタマイズに頼りすぎるとコスト増や保守性の低下を招きます。
  • 就業規則・社内ルールへの柔軟性: 企業独自の複雑な就業規則、手当計算、休暇制度などに、システムの設定変更で柔軟に対応できるか。対応できない場合の代替策やカスタマイズの可否・費用も確認します。
  • 複数雇用形態の管理: 正社員、契約社員、パート、アルバイトなど、異なる雇用形態の情報を適切に管理し、それぞれに応じた勤怠管理や権限設定ができるか。

ポイント3：正確かつ客観的な労働時間管理機能

• 確認事項:
  • 打刻方法の選択肢と不正防止: ICカード、生体認証、GPS、PCログオン/オフ、スマホアプリ、顔認証など、自社の業務実態や従業員の働き方に合った打刻方法が複数用意されているか。なりすまし等の不正打刻を防止する仕組み（IPアドレス制限、位置情報記録など）も重要です。
  • 実労働時間の正確な把握: 打刻時刻だけでなく、PCの利用時間など客観的な記録との連携により、乖離がないかチェックできる機能があると、より正確な労働時間管理が可能です（乖離チェック機能）。
  • 時間外労働の自動計算精度: 法定内・法定外残業、深夜労働、休日労働を法規制に基づき正確に自動計算できるか。割増率の設定なども柔軟に行えるか確認します。
  • アラート機能のカスタマイズ性: 残業時間、36協定の上限、勤務間インターバル不足など、様々な条件でアラートを設定でき、通知先（本人、上司、人事など）や通知タイミングを柔軟に設定できるか。

ポイント4：有給休暇管理機能の充実度

• 確認事項:
  • 年5日取得義務への完全対応: 対象者の自動抽出、取得状況（日数、時季）のリアルタイム管理、取得期限前のアラート、自動での取得勧奨通知、年次有給休暇管理簿の自動作成・出力といった一連の機能が揃っているか。
  • 多様な休暇制度への対応: 半日休暇、時間単位休暇、積立休暇、特別休暇など、自社の休暇制度に対応できるか。
  • 申請・承認フローの電子化: ワークフロー機能が搭載され、電子的な申請・承認が可能か。代理申請や一括承認などの機能もあると便利です。

ポイント5：データ分析・レポーティング機能

• 確認事項:
  • 分析に必要なデータの出力: 労働時間、残業時間、休暇取得率などを、部署別、役職別、個人別、期間別など様々な切り口で集計・出力できるか。
  • 可視化機能: データをグラフなどで分かりやすく表示し、傾向や課題を直感的に把握できるダッシュボード機能などがあると有効です。
  • レポートの柔軟性: 定型レポートの種類は豊富か。自社のニーズに合わせてレポート項目や形式をカスタマイズできる機能はあるか。CSV等でのデータエクスポートは可能か。

ポイント6：従業員の使いやすさ（UI/UX）と浸透のしやすさ

• 確認事項:
  • 直感的なインターフェース: 管理者だけでなく、ITに不慣れな従業員でもマニュアルなしで基本的な操作（打刻、申請、確認）ができるか。画面デザインが分かりやすいか。
  • マルチデバイス対応: PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも快適に利用できるか。専用アプリの有無も確認。
  • 導入支援・教育サポート: システム導入時の初期設定サポートや、従業員向けのマニュアル、研修プログラムなどが提供されるか。

ポイント7：セキュリティとサポート体制、そしてROI

• 確認事項:
  • 堅牢なセキュリティ: 個人情報保護法やGDPR等に対応したセキュリティ対策（暗号化、アクセス制御、脆弱性対策、バックアップ等）が講じられているか。ISMS等の第三者認証の取得状況も確認。
  • 信頼できるサポート体制: 問い合わせ窓口の対応時間、連絡手段、回答の質とスピード、FAQやオンラインヘルプの充実度。導入後の運用支援メニューの有無。
  • 費用対効果（ROI）の検証: 機能やサポート内容に見合った価格設定か。初期費用、月額費用、オプション費用などを合算したTCO（総所有コスト）と、導入によって得られる定量的・定性的効果を比較検討し、投資対効果を事前にシミュレーションすることが、決裁を得る上で重要です。

これらのポイントを総合的に評価し、デモンストレーションや無料トライアルを通じて実際の使用感を確認した上で、自社にとって最適なシステムを選定することが、働き方改革成功への第一歩となります。

5. システム導入だけでは不十分！働き方改革を推進するための注意点

先進的な労務管理システムを導入することは、働き方改革を推進する上で非常に有効な手段ですが、それだけで全てが解決するわけではありません。システムの効果を最大限に引き出し、形骸化させずに真の改革を実現するためには、導入プロセスと運用において注意すべき点がいくつか存在します。

注意点1：システム導入を「目的」ではなく「手段」と捉える

• 最も陥りやすい罠は、システムを導入すること自体がゴールになってしまうことです。「高機能なシステムを入れたから大丈夫」という思考停止は危険信号です。
• 常に立ち返るべき視点: システムはあくまで、「働きがいのある環境を作る」「生産性を向上させる」「コンプライアンスを遵守する」といった、自社が目指す働き方改革の目的を達成するための道具（手段）であるという認識を持つことが重要です。導入後も、当初設定した目的が達成されているかを常に問い続け、システムの活用方法を進化させていく必要があります。

注意点2：導入前の「現状分析」と「目的設定」を徹底する

• なぜシステムを導入するのか？ 現状の業務プロセスにはどのような課題があり、システムによって具体的に何を、どのレベルまで改善したいのか？ この出発点が曖昧だと、適切なシステム選定も、導入後の効果測定もできません。
• 実施すべきこと:
  • 現状業務の可視化: 誰が、いつ、どのような手順で労務管理業務を行っているか、どこに時間がかかり、どんな課題があるかを徹底的に洗い出します。
  • 課題の特定と優先順位付け: 洗い出した課題の中から、システム導入によって解決すべき優先度の高い課題を特定します。
  • 具体的・定量的な目標設定: 「〇〇業務の工数を〇〇時間削減する」「残業時間を〇〇%削減する」「有給取得率を〇〇%向上させる」など、測定可能な目標を設定します。これが導入効果を測る基準となります。

注意点3：従業員への丁寧な説明と「巻き込み」による合意形成

• 新システム導入は、従業員の日常業務に直接的な影響を与えます。トップダウンでの一方的な導入は、現場の混乱や心理的な抵抗を生み、積極的な利用を妨げる要因になりかねません。
• 効果的な進め方:
  • 早期からの情報共有: 導入の背景、目的、期待される効果、従業員にとってのメリットなどを、検討段階から丁寧に説明し、理解と共感を求めます。
  • 現場の意見聴取: システム選定や運用ルール策定のプロセスに、実際にシステムを利用する現場の従業員の意見を反映させる機会を設けます。「自分たちが選んだ・決めた」という当事者意識が、導入後のスムーズな浸透に繋がります。
  • 十分なトレーニングとサポート: 操作方法に関する分かりやすいマニュアルの提供や、対象者に合わせたトレーニング（集合研修、eラーニング、個別フォロー等）を実施します。導入初期の疑問や不安に対応するサポート体制（ヘルプデスク等）も重要です。

注意点4：導入後の効果測定と継続的な改善（PDCAサイクル）の実行

• システムは導入したら終わり、ではありません。むしろ導入後からが本当のスタートです。期待通りの効果が出ているか、新たな問題が発生していないかを定期的に検証し、改善し続けるプロセスが不可欠です。
• PDCAサイクルの実践:
  • Plan（計画）： 導入前に設定したKPIに基づき、効果測定の方法やタイミングを計画します。
  • Do（実行）： システムを運用します。
  • Check（評価）： 定期的にKPIを測定し、目標達成度や導入効果を評価します。従業員アンケートなどで定性的なフィードバックも収集します。
  • Action（改善）： 評価結果に基づき、課題があれば原因を分析し、システム設定の見直し、運用ルールの変更、追加機能の検討、再トレーニングなどの改善策を実行します。
  • このサイクルを継続的に回すことで、システムの効果を持続・向上させることができます。

注意点5：システムと「運用ルール」「企業風土」を三位一体で考える

• 高度なシステム機能も、それを活かすための運用ルールや、そもそも働き方改革を是とする企業風土がなければ宝の持ち腐れになりかねません。
• 連携して取り組むべきこと:
  • 明確な運用ルールの策定・周知: システムの利用方法だけでなく、「残業申請のルール」「休暇取得の推奨方針」「テレワーク時の勤怠管理ルール」など、システムと連動した具体的な運用ルールを定め、全従業員に周知徹底します。
  • 意識改革と風土醸成: 経営層からの強いメッセージ発信（時間管理の重要性、休暇取得の奨励など）や、管理職への意識改革研修、時間内に成果を出す働き方を評価する制度などを通じて、働き方改革を推進する企業風土を醸成します。
  • コミュニケーションの活性化: システム導入を機に、上司と部下、あるいは部署間で、業務の進め方や分担についてオープンに話し合える機会を設けることも有効です。

システム導入は、自社の働き方を根本から見直し、より良い組織へと変革していくための絶好の機会です。これらの注意点を意識し、技術的な側面だけでなく、人的・組織的な側面からもアプローチすることで、労務管理システムを真に価値あるものとし、働き方改革を成功に導くことができるでしょう。

6. まとめ：労務管理システムを最大限活用し、働き方改革の成功へ

働き方改革関連法への対応が急務となる中、企業が持続的に成長し、競争優位性を確立するためには、従業員一人ひとりが意欲高く、生産的に働ける環境の整備が不可欠です。この「働き方改革」を実効性あるものとして推進する上で、労務管理システムは、もはや欠かすことのできない戦略的な基盤と言えるでしょう。

本記事で解説したように、労務管理システムは、

• 時間外労働の上限規制や年休取得義務化といった法改正への確実な対応
• 客観的な勤怠管理による長時間労働の是正
• 定型業務の自動化による生産性の向上
• 多様な働き方（テレワーク、フレックス等）の実現支援
• データ活用による職場環境の継続的な改善

など、多岐にわたる側面から働き方改革を力強くサポートします。コンプライアンス遵守という守りの側面だけでなく、従業員エンゲージメントの向上や戦略的人事の実現といった攻めの側面においても、その価値は計り知れません。

しかし、その効果を最大限に享受するためには、自社の課題と目的を明確にし、それに合致した最適なシステムを選定すること、そして導入前の周到な準備、関係者を巻き込んだ推進、導入後の効果測定と改善（PDCA）を継続的に行うことが極めて重要です。さらに、システムというツールだけでなく、運用ルールや企業風土といった組織的な変革も伴わなければ、真の働き方改革は実現しません。

今後は、AIやビッグデータ解析技術の進化により、労務管理システムはさらに高度化し、よりパーソナライズされた働き方支援や、予測的なリスク管理なども可能になっていくでしょう。

労務管理システムの導入・活用は、単なるコストではなく、企業の未来を創るための戦略的投資です。この記事を参考に、自社に最適なシステムを導入し、最大限に活用することで、働き方改革を成功させ、従業員満足度と企業価値の双方を高めていくことを期待します。

【2025年最新比較表あり】おすすめの労務管理システム比較10選！　メリットや注意点も解説