受発注システムでペーパーレス化を実現するメリットと導入手順

「受発注業務をシステム化したいけれど、どのように進めればよいか分からない」「ペーパーレス化をさらに進めれば、効率が上がるのに……」と思っている方もいるでしょう。受発注業務にシステムを導入してペーパーレス化を進めれば、企業の業務効率化やコスト削減、セキュリティ対策など得られるメリットは多いです。また、受発注システムを導入することにより、リモートワークなどの働き方への対応が可能となります。

本記事では、受発注業務においてペーパーレス化が必要な背景や、ペーパーレス化による主なメリット、受発注システムの導入手順などを紹介します。受発注システムの導入検討を進めたい担当者の方は必見です。

【2025年最新比較表あり】おすすめの受発注システム11選を徹底比較！導入のメリット・デメリット、選ぶポイントを解説

なぜ受発注においてペーパーレス化が必要？

昨今、企業においてペーパーレス化が急務で進んでいます。受発注業務において、ペーパーレス化が必要な背景は、リモートワークなど多様な働き方への対応、企業の環境への配慮・負荷軽減の観点による理由などが挙げられます。

リモートワークなど多様な働き方に対応

リモートワークなどの多様な働き方に対応するために、受発注業務のペーパーレス化は重要です。従来、注文書や納品書などの書類は紙で管理され、業務を進めるにはオフィスに出社する必要がありました。しかし、テレワークや在宅勤務の普及により、場所に関係なく業務を進められる柔軟な働き方が求められています。

受発注システム導入によるペーパーレス化によって、紙の書類を電子化し、どこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。これにより、業務の効率化や関係者間のスムーズなコミュニケーションが実現し、業務の透明性も高まるでしょう。

環境負荷の軽減

ペーパーレス化は、企業の環境への配慮・負荷軽減の観点からも必要とされています。受発注業務においてペーパーレス化によりデジタル化を進めることで、紙の使用量を減らし、環境への負荷を軽減することが可能です。具体的には、紙を焼却する際に発生するCO2排出量を削減できます。

さらに、ペーパーレス化は紙の製造過程でのCO2削減にも貢献します。また、森林保護にもつながり、持続可能な社会の実現に寄与する重要な取り組みとなります。環境に配慮した企業活動はブランド価値の向上にもつながり、社会的な評価も高まるでしょう。

ペーパーレス化による主なメリット

ペーパーレス化は企業において促進することで、得られるメリットは多くあります。受発注システム導入による検索性向上や業務の効率化、業務コストの削減、セキュリティ対策、オフィススペースを有効活用できることです。

検索性向上や業務の効率化

受発注業務におけるペーパーレス化は、業務の効率化と検索性の向上に大きなメリットをもたらします。紙の書類を保管していた従来の方法は、物理的に書類を探す手間がかかり、業務効率の低下につながっていました。しかし、ペーパーレス化により、電子データとして保存された書類は、キーワード検索などで簡単に探し出すことが可能です。これにより、業務スピードが大幅に向上し、生産性が向上するでしょう。

また、インターネットを通じてどこからでも情報を共有できるため、作業の場所に縛られることなくスムーズに業務を進められる点も大きな利点です。

業務コストの削減

受発注業務のペーパーレス化は、業務コストの削減に大きな効果をもたらす点もメリットです。受発注システムを導入すれば、ペーパーレス化により、印刷費用や保管場所の維持費が削減され、文書の検索や郵送にかかる手間や時間も短縮できます。

さらに、受注ルートの一本化などで業務が効率化され、電話対応の回数も減るため、業務時間の短縮と残業削減が可能となるでしょう。結果として、人的コストも削減され、全体的なコストダウンが実現します。ペーパーレス化は初期投資は必要となる場合もありますが、長期的に見ると、コスト削減効果が大きいでしょう。

セキュリティ対策

受発注業務においてペーパーレス化を進めることで、セキュリティ対策を強化することも可能です。紙の書類は、紛失や盗難、自然災害による破損などのリスクがあり、機密情報が漏えいする可能性も高まります。一方、電子化されたデータはアクセス権限を設定することで、不正なアクセスを防ぐことができます。また、誰がいつどのような操作を行ったかという履歴を記録し、不正行為を早期に発見することも可能です。

さらに、電子データはクラウド上に保存したり、定期的にバックアップを取ったりすることで、災害発生時にもデータの復旧が容易になります。これにより、業務の継続性を確保し、事業への影響を抑えることが可能です。ペーパーレス化は、企業にとって情報を守るために不可欠な手段となっています。

オフィススペースを有効活用できる

ペーパーレス化は、オフィススペースを効率的に活用するための重要な手段です。従来、紙の書類は保管に多くのスペースが必要でした。特に、経理文書のように長期間の保存が義務付けられているものは、大量のキャビネットや倉庫を占有していました。しかし、ペーパーレス化により、これらの書類を電子データとして管理できるようになれば物理的な保管スペースが不要になります。これにより、オフィススペースを他の業務に活用したり、従業員が快適に働けるような環境を整えたりすることが可能になります。

自社に見合う受発注システムの導入手順

受発注システムを導入する際は、まず従業員全員にペーパーレス化の重要性を周知することが大切です。ペーパーレス化のメリットを説明し、ペーパーレス化が進むと業務が効率化し働きやすくなるという意識を持たせることが、導入の成功につながります。また、導入後にスムーズに運用できるよう、使いやすく自社の業務フローに合ったツールやシステムを選ぶことが重要です。具体的な導入手順は次の通りです。

受発注の課題を見つけ、導入目的を明確にする

受発注システムを導入するためには、まず現在の業務で抱えている課題を明確にすることが重要です。システム導入は、単にツールを導入するだけでなく、業務プロセス全体を見直す良い機会です。

担当者からヒアリングを行い、問題点を洗い出した後、それを解決するためにシステムを導入する目的を定めます。目的が明確でなければ、導入が成功したかどうかを判断する基準がなくなります。システム導入には費用もかかるため、最初に目標をしっかり設定することが失敗を避けるために必要です。

また、ペーパーレス化などの目標を設定する際には単に電子化するだけでなく、その後データをどのように活用したいのか、業務をどう進化させるかといった長期的な視点を持つことが重要です。

どのような機能が必要か判断する

受発注システムの導入において重要なのは、必要な機能を明確にすることです。まず自社の現在の業務を整理し、どの部分をシステム化するかを決めることが大切です。システム化する範囲を明確にし、発注や受注の業務がスムーズに移行できるように機能を選定します。

例えば、発注機能では自動作成された発注書を送信したり、注文履歴から再発注したりすることが可能です。受注機能では在庫数の表示や自動出荷指示により、ミスを減らし、作業の効率化が図れます。また、システム化を進める際は、得意先の同意を得ることが不可欠であり、業務負担の軽減を説明し、協力を求めることが成功の鍵となります。

受発注システムの設定や動作検証を行う

システム化する範囲が決まったら、移行計画に従って受発注システムの設定や動作検証を行います。検証では、機能が正常に動くだけでなく、実際の業務を想定し数値や金額を入力して動作を確認することが重要です。また、検証の段階で担当者がシステムを操作し、使い方を習得できるようにすることで、本稼働後の混乱を防ぎます。

さらに、システムをスムーズに利用してもらうために、マニュアルの整備やトレーニングの実施など、従業員が利用できる環境を整えることも欠かせません。これらの検証作業をしっかりと行うことで、本稼働後のトラブルを抑え、スムーズな業務移行を実現できます。

本格的に稼働させる

受発注システムの本格稼働は、まず検証を経て、想定通りに機能することを確認した後に実施します。取引先にも新しいシステムを利用してもらうための準備が整います。その際、システム導入による効果を測定するために、事前に工数削減やコスト削減の試算を行い、具体的な目標を設定することが重要です。

また、システム運用を始める際には全ての部門ではなく、一部の部門でのテスト運用を行い、実際に問題がないか確認しましょう。問題がないことが確認できたら、社内文書をスキャンして電子化し、段階的に本格的なペーパーレス化とともに受発注システム稼働へと進めます。

受発注システム導入でペーパーレス化と業務効率化を実現しよう

受発注システム導入によるペーパーレス化は、業務効率を大幅に向上させ、コスト削減や環境への配慮にもつながります。業務のデジタル化により、従業員は書類の管理や検索が迅速かつ正確になり、どこからでも情報にアクセスできる利便性が高まります。受発注システムの導入には、システムの選定から運用体制の構築まで段階的な準備が必要ですが、長期的には大きな効果をもたらすでしょう。導入目的を明確にして、自社に見合う受発注システムを比較検討し、業務のスピードと生産性、ペーパーレス化を向上させましょう。

【2025年最新比較表あり】おすすめの受発注システム11選を徹底比較！導入のメリット・デメリット、選ぶポイントを解説

【2025年最新比較表あり】おすすめの受発注システム11選を徹底比較！導入のメリット・デメリット、選ぶポイントを解説