受発注システムのメリットとは？　導入のポイントも紹介

受発注システムは、企業の成長に大きく役立つツールの一つです。従来の手作業による煩雑な注文処理や受注管理を自動化することで、人為的なミスが激減するだけでなく情報共有がリアルタイムで行えるようになり、コスト削減効果も期待できるでしょう。

しかし、導入に際しては、システム選定や運用面に関して事前に確認しておくべき点があります。本記事では、受発注システムのメリットと、導入時のポイントについて解説します。

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受発注システムは企業成長にどのように貢献する？

受発注システムは、インターネットを用いて受発注のプロセスを自動化することで、企業の生産性を大幅に向上させます。例えば、従来は従業員が対応していたFAXや電話でのやり取りが自動で完了する他、手作業で行っていた発注書の作成や在庫数の確認もボタン一つで完了します。これにより、人的ミスや作業時間を大幅に減らすことが可能です。

また、データを一元管理して即時共有することで、問い合わせ対応の効率化だけでなく、これまでの取引データを活用したマーケティング戦略の実現が期待できます。さらに、拡張性のあるシステムを選べば、企業規模を拡大する際や市場の変化などに柔軟に対応できるでしょう。

このように、受発注システムは企業の成長を強力にサポートします。

受発注システムのメリット

ここからは、受発注システムを導入した場合のメリットについて詳しく見ていきましょう。

コストの削減につながる

受発注システムの導入により、さまざまなコストを削減可能です。ペーパーレス化により発注用紙や印刷コストが不要になり、書類を整理するファイルや保管場所が削減できます。これにより、オフィススペースの有効活用も実現します。

また、受発注システムのデータを活用することで電話対応や重複業務の減少、残業時間の短縮などが可能となるため、業務効率の向上が期待できるでしょう。その結果、少ない人員での業務遂行が可能となり、人的コスト削減にも貢献します。

顧客満足度の向上が期待できる

受発注システムを活用することで、取引先の利便性を大幅に向上させ、顧客の満足度アップにつなげることも可能です。

受発注システムは基本的に24時間発注が可能であり、携帯端末からも簡単に注文できるため、営業時間外や外出先での円滑な取引が可能です。発注履歴や在庫情報がリアルタイムで確認できるため、問い合わせの手間も省けます。その利便性の高さから、取引先との信頼関係を深められるでしょう。

受発注作業での人的ミスを削減できる

受発注作業でのミスを削減するには、受発注システムの導入が効果的です。

従来の受発注作業では、次のようなミスが頻発しやすいという課題がありました。

• 電話：発注メモの処理忘れ
• FAX：不鮮明な文字の読み間違い
• メール：基幹システムへの入力時の打ち間違い

しかし、受発注システムを活用すれば、発注側の得意先が直接入力した商品や数量のデータがそのまま届くため、聞き間違いや読み間違いによる誤りを防げます。人的ミスを最小限に抑えることで、修正作業にかかっていた時間を他の業務に当てられるでしょう。

クレームを減らせる

受発注システムは、取引上のトラブルやクレームを大幅に削減できます。

前述の通り、従来の受発注方法では人的ミスが発生し、納期の遅延といった深刻な問題に発展することもありました。特に「言った」「言わない」のトラブルでは、企業側が謝罪や商品の再送を余儀なくされ、経済的な損失を被るケースも少なくありません。

受発注システムを通じた取引ではデータが正確に記録され、いつでも履歴を確認できるため、取引内容の行き違いを防げます。担当者の業務負担が軽減され、不要なクレームが減り、取引先との良好な関係も保てるでしょう。

一括管理したデータを活用できる

受発注システムでは、取引に関わる全ての情報を一つのシステムで管理できます。受注データがシステムに即時反映されるため、複数の担当者が同時に内容を確認できます。注文情報や納品情報、在庫データなども一括で管理されるため、過去の取引履歴が簡単に参照でき、問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。

また、蓄積された過去の取引記録を分析することで、将来の売上を正確に予測できます。この情報を販売戦略に活用すれば、仕入れの最適化や売上の増加も期待できます。

受発注システムを取り入れる場合のポイント

ここからは、受発注システムを取り入れる場合のポイントについて解説します。

クライアントの理解を得る

受発注システムを円滑に導入するためには、取引先の理解と協力が不可欠です。しかし、中には「今までの方法を変えたくない」「操作が難しい」など、慣れている発注方法を変更することに難色を示す取引先もあるでしょう。

そのような取引先に対しては、業務効率化やミス削減といった導入メリットを丁寧に説明するとともに、取引先への負担を最小限に抑える必要があります。利用料や作業量の増加がないか事前に確認し、使い方の説明や継続的なサポート体制を整えることで、円滑な導入が可能になります。

導入費用とシステム内容の検討

受発注システムには、導入する際にさまざまな費用負担が必要です。具体的には、初期費用、維持費用、システムの調整費用などが発生し、その金額は導入方法によって大きく変わります。

例えば、月額利用型クラウドサービスの利用や、既製品のソフトウェアの購入、自社専用のシステムを開発するなど、選択次第で必要な費用は異なります。また、利用量に応じて料金が変動するシステムもあるため、事前に見積もりを取ることが重要です。

システム導入で得られる業務効率化やコスト削減の効果を試算し、総合的な費用対効果を慎重に分析しましょう。

従業員への使い方指導が必要

受発注システムを効果的に活用するには、従業員への適切な指導も重要です。システムの機能や操作方法を分かりやすく解説した資料を用意し、実践的な研修会を開催することで、従業員の理解を深められるでしょう。

また、導入後も定期的に従業員の意見を集め、必要に応じて追加の指導を行うなど、継続的な支援体制を整えることが大切です。

BtoB向けの機能と導入実績の確認

受発注システムを選ぶ際は、BtoB向けの必要な機能の有無と、導入実績を確認することが大切です。

BtoB向けの受発注システムでは、取引先ごとに異なる価格設定や取引条件に対応できる仕組み、発注担当者専用の管理画面など、企業間取引に特化した機能が必要不可欠です。しかし、一般消費者向けの通販システムと比べて選択肢が限られているため、同業他社での活用事例が豊富なシステムを選ぶことをおすすめします。実績があれば、システムの信頼性や業務への適合性を判断する材料となり、安心して導入を進められるでしょう。

現状のツールやデータと同期ができるか

受発注システムを取り入れる場合、既存の基幹システムなど社内のツールとデータを連携できるかどうかが重要なポイントです。

システム間の連携が不十分な場合、手作業での入力作業が必要となり、自動化による効率化のメリットが失われてしまいます。一方、適切に連携できれば、データの転記作業が不要になるだけでなく、入力ミスも防げます。全てのシステムで同じデータが共有されるため、営業分析や在庫管理などの正確な情報活用も可能です。

そのため、導入効果を最大限に引き出すには、事前に自社のシステムとの連携を入念に確認することが大切です。

受発注システムのメリットを理解しよう

受発注システムを導入することで、注文を受けてから納品するまでの一連の作業が自動化されるため、素早く正確な業務処理が可能になります。業務の効率化とミスの削減が実現し、企業全体の生産性を高められるでしょう。

ただし、これらのメリットを生かすためには、事前の準備が欠かせません。自社に適したシステムを慎重に選ぶことが成功への鍵となります。

以下の記事では、おすすめの受発注システムを一覧で比較できます。ぜひ参考にして、自社に最適なシステムを選んでください。

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