受発注システムの導入コスト相場とは？　導入費用を抑えるためのポイント

受発注システムは、業務の効率化や生産性向上に大きく貢献するツールですが、導入には一定の費用がかかります。また、導入コストはシステムの種類や機能などによって異なります。そのため企業は自社のニーズに合わせた受発注システムを選ぶことが重要です。

本記事では、受発注システムの導入コストの相場や、費用を抑えるためのポイントについて詳しく解説します。

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受発注システムとは？

受発注システムは、企業が商品やサービスの販売時に発生する受注や発注業務を自動化するためのシステムです。従来、電話やFAX、Excelなどで行われていた業務を一元管理・自動化することが可能です。

具体的には、顧客からの注文データを自動で取り込み、在庫確認後、納期を自動で連絡する機能があります。さらに、仕入先への発注業務や販売管理システムとの連携もサポートしてくれるため、業務の効率化を進めたいときに便利です。

受発注業務の自動化により、企業は限られた人員でより多くの業務に注力でき、生産性向上が期待できます。また、クラウドベースのシステムを活用することで、初期費用を抑えて導入が可能です。

手作業によるヒューマンエラーを防ぐとともに、インターネットを介して顧客や仕入先とやり取りできるため、販路の拡大や顧客サービスの向上にもつながります。これにより、競争力の強化が期待できるシステムとなっています。

受発注システムの主な機能

受発注システムに備わっている基本的な機能としては、受注管理機能や発注管理機能、商品・在庫管理機能、顧客管理機能などが挙げられます。また、受注側は請求管理機能や、伝票・納品書・請求書の作成機能などの機能を利用可能です。

ただし、受発注システムによって基本機能の種類と内容は異なるため、注意しましょう。

【企業規模別】受発注システムの導入コスト相場とは？

ここでは、タイプ別に受発注システムの導入コスト相場を紹介します。また、企業規模によってどのタイプが適しているのか、それぞれのタイプにどのような機能が備わっているかも解説します。

【大企業向け】フルスクラッチ型

フルスクラッチ型の受発注システムは、自社仕様に完全に合わせたシステムを一から開発する方式です。操作性や利便性が高く、業務要件を網羅できる点が大きな魅力です。

相場は初期費用が数百万円～数億円と高額で、開発期間も数カ月～数年かかります。また、維持費用は月額3万～数十万円で、インフラやサポート体制により変動します。

フルスクラッチ型は自社の業種や製品、サービスの特徴に合わせてシステムをカスタマイズして、必要な機能を準備できる柔軟性の高さがメリットです。しかし、コストが高く、開発期間も長いため、十分な開発費用を覚悟できる大企業向けのタイプと言えるでしょう。

【中小〜大企業向け】ハーフスクラッチ型

ハーフスクラッチ型の受発注システムは、基本パッケージをもとにカスタマイズして導入する方式です。システムを一から開発するフルスクラッチ型と比べると、導入費用を抑えられ、開発期間も短縮可能な点が特徴です。

ハーフスクラッチ型の初期費用の相場は100万円前後～数百万円（数千万円になる場合も）、維持費用は月額3万円前後～数十万円で、インフラやサポート体制により変動します。また、カスタマイズする箇所が増えれば増えた分だけ、費用は高額になる傾向です。

ハーフスクラッチ型は、基本的な機能に加えて、最低限必要な機能だけ追加したい企業におすすめです。そのため、大企業はもちろん、中小企業にとっても現実的な選択肢となるでしょう。

【中小企業向け】クラウド型

クラウド型の受発注システムは、インターネットを介して利用する方式で、自社での開発やインフラ構築が不要な点が特徴です。また、システムの運用やトラブル対応、セキュリティ管理はベンダーが行うため、運用の負担は軽減されます。

クラウド型は基本的な機能が使用できる他、オプションを追加したりプランをアップグレードしたりすることで機能を追加できます。しかし、基本的に自社の業種や製品、サービスに合わせた調整は難しいでしょう。

相場は、導入費用が無料～数十万円程度、維持費用は月額数千円〜数十万円で、契約後すぐに運用できます。そのため、クラウド型は中小企業を中心とした、幅広い規模の企業が検討すると考えられます。

受発注システムを取り入れるメリット

ここからは受発注システムを取り入れるメリットについて紹介していきます。

1. 人によるミスが減る

1つ目のメリットは、人によるミスが減ることです。

受発注業務は数字を扱う機会が多く、人的ミスが発生しやすい分野です。例えば、受注数や単価の誤入力は、業務全体に大きな影響を及ぼす恐れがあります。また、FAXで発注書を送付しても、相手に届いていないといった送受信ミスも起こりがちです。

しかし、受発注システムを導入すれば、極端な数値変化に警告を出したり、送受信を自動でチェックしたりできるため、これらのミスを予防できます。正確なデータに基づいて業務を進められるため、商品の廃棄や機会損失も抑えられるでしょう。

2. 受発注業務がスムーズに進む

2つ目は、受発注業務がスムーズに進むことです。受発注システムを導入すれば、従来の電話やFAX、メールを使った受発注業務が大幅に効率化されます。具体的には、商品の発注時に品目ごとに手入力する必要がなくなり、在庫確認も自動で行われるようになります。

さらに、スマートフォンやタブレットから受発注ができ、時間や場所を問わずに外出先でも対応が可能です。これによって、従業員は場所を選ばずに効率的に業務をこなせるでしょう。

3. 顧客（発注者側）の負担が大きく軽減される

最後が、顧客（発注者側）の負担が大幅に軽減されることです。

受発注システムを導入すると、顧客はシステム上で簡単に発注内容を確認できるようになります。

また、発注履歴が記録されるため、再発注や定期発注がスムーズになる点も大きな利点です。

受発注システムの導入時に費用を抑えるポイント

受発注システムを導入するとき、費用を抑えるポイントがいくつかあります。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

求める機能をはっきりさせておく

受発注システムを導入する前に、自社の業務プロセスを見直し、必要な機能を明確にすることが重要です。必要な機能を絞り込んだ状態で、コストがどれくらい下げられるのかを確認しましょう。

例えば、メーカーの場合、在庫管理機能は欠かせません。一方、小売店では店舗間の在庫データ共有が優先されることもあります。また、顧客対応を重視する企業は、メール機能や顧客管理の強化が必要になるでしょう。

このように、自社の業務ニーズは具体的に洗い出し、優先度の高い機能を挙げることが大切です。さらに、自社の将来的な成長や変化を視野に入れて、初期投資を抑えつつ、段階的なシステム構築を計画するのも一つの方法です。

必要な機能・サービスを備えたシステムを選ぶ

受発注システムには多様なサービスや機能があり、ベンダーによって提供内容が異なります。クラウド型かオンプレミス型か、POS（販売時点情報管理）システムやECサイトとの連携が可能かなどの点を、事前に確認し、比較しておくことが重要です。その際は、自社で必要な機能をリストアップし、各ベンダーの製品と照らし合わせるとよいでしょう。

なお、不足機能がある場合はカスタマイズが必要となり、追加費用が発生します。

複数のベンダーを比較・検討する

受発注システムを導入する際、自社に最適なベンダーを見つけるためには、複数のベンダーから見積りを取り、比較・検討することが不可欠です。

特に業務フローに合わせたフルスクラッチ開発を行う場合は、複数の開発実績がある外注会社に見積りを依頼する必要があります。また、クラウド型サービスを選ぶ場合であっても、料金体系や搭載機能はベンダーによって異なります。一社だけしか見積りを取っていない場合、適切な相場を把握するのが難しいです。そのため、複数社を比較して、金額や機能面での優位性を確認しましょう。

なお、ベンダーを比較するときは、同業他社や同規模の企業への導入実績を調べることも重要です。

導入コストが予算内かを確認する

受発注システムを選ぶ際は、導入費用だけでなく、運用コストや保守料、将来のバージョンアップ費用を含めたトータルコストを考慮することが重要です。例えば、月額課金型のクラウドサービスは初期費用が低く、手軽に導入できますが、長期的に見ると費用がかさむ可能性があります。

一方、オンプレミス型では初期費用が高額になるものの、ランニングコストが抑えられる場合があります。短期的な視点だけでコストを抑えようとすると、中長期での費用対効果は低下する可能性があるため、注意が必要です。

必要以上にコストをかけない一方で、システム導入による業務効率化や運用負担軽減といった効果を考慮し、予算内で大きな成果が得られるよう、慎重に比較・検討しましょう。

ベンダーに全てを任せない

受発注システムの開発を外部に依頼する際、ベンダーに全てを任せきりにすると、思わぬ追加費用が発生する恐れがあります。

そのため、受発注システムの導入前に、自社にとって必要な機能やデータの連携、UIの設計などについて、詳しく決めておくことが重要です。

また、ベンダーに発注した後も頻繁にコミュニケーションを取り、認識の違いを修正しながら進めましょう。

受発注システムの料金相場を理解しよう

受発注システムの料金相場は、システムの規模や機能、導入形態によって異なります。例えば、クラウド型のシステムは初期費用が抑えられる傾向です。

受発注システムの導入にかかる費用を抑えるためには、必要な機能を絞り込み、規模に合ったプランを選ぶことが重要です。また、無料トライアルやサポートの充実したサービスを活用することもおすすめします。ベンダーによって機能やプランなどが異なるため、まずは複数のシステムをよく比較してみるとよいでしょう。

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