請求代行サービスとは？　業務範囲や導入するメリット・デメリットを解説！

請求代行サービスとは、請求書払いに関するさまざまな業務を代行してくれるサービスのことです。請求代行サービスを利用すると、具体的にどのような業務を代行してくれるのでしょうか。

本記事では請求代行サービスの概要や類似サービスとの違い、対応可能な業務範囲、導入するメリット・デメリットを解説します。請求代行サービスには多くのメリットがありますが、導入後に後悔しないためにはデメリットを把握しておくことも大切です。請求代行サービスに興味を持っている方、導入を迷っている方は、本記事を参考にして自社に適したサービスかどうかを見極めましょう。

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請求代行サービスとは？

請求代行サービスとは、請求書の作成や送付、入金管理、督促、与信審査など、さまざまな請求業務を代行してくれるサービスのことです。

請求業務は月初や月末に業務が集中する傾向にあり、担当する経理の負担が大きくなりやすい傾向にあります。特に取引先が多い場合、人手不足で担当者の手が回らなくなってしまうケースもあるでしょう。請求業務でミスが発生すると、大きなトラブルや損害に発展する恐れもありますが、業務量が増えれば増えるほどミスが起きやすくなってしまいます。

そこで活用がおすすめなのが、請求代行サービスです。請求代行サービスを導入すれば、煩雑な請求業務を一括して任せることができるため、担当者の負担軽減や業務効率化が目指せるでしょう。

ちなみに、請求代行サービスは「掛け払い（後払い）決済代行サービス」と呼ばれることもあります。BtoBでは掛け払い、BtoCでは請求代行や後払いという分け方をしている企業もあります。

決済代行サービスとの違いは？

決済代行サービスとは、複数の決済機関と企業の間に入り、決済に関するさまざまな手続きを代行するサービスのことです。

決済代行サービスを利用すると、企業はクレジットカードや電子マネー、スマートフォン決済などから自社に導入したい決済を選ぶことができます。自社で複数の決済方法を導入する際、決済機関ごとに契約やシステム開発・導入、入金管理などの手間がかかりますが、決済代行サービスを利用すれば、複数の決済機関との手続きや必要な業務を一元化することが可能です。

決済代行サービスは決済に関するさまざまな業務に対応していますが、請求代行サービスのように請求書の作成や送付、督促、与信管理などには対応していません。また決済代行サービスはさまざまな決済方法に対応しているのに対し、請求代行サービスが対応しているのは主に銀行振込や口座振替、コンビニ決済となっており、対応している決済方法にも違いがあります。

請求代行サービスは、請求書が必要となるBtoBのビジネスで利用されることが多いサービスです。一方、決済代行サービスは、請求書を発行しないBtoCのビジネスで利用されている傾向にあります。

収納代行サービスとの違いは？

収納代行サービスとは、コンビニ決済に特化した代行サービスのことです。

収納代行サービスを利用すると、コンビニ決済で用いられる払込票の作成や払込番号の通知、支払われた代金の入金などを代行してもらえます。収納代行サービスも、決済代行サービス同様、請求書の発行や督促、与信管理などには対応していません。また一部の収納代行サービスは郵便局や銀行での窓口払いに対応していますが、基本的にはコンビニに特化したサービスで、銀行振込や口座振替には非対応です。

前述した通り、請求代行サービスはBtoBのビジネスで利用されることが多いサービスですが、収納代行サービスはBtoCのビジネスの中でも特にECサイトを運営している企業を中心に利用されています。

請求代行サービスの業務範囲

請求代行サービスによって対応している業務範囲の詳細は異なりますが、ここからは一般的に請求代行サービスが対応している主な業務範囲をご紹介します。

請求書の作成・発行

請求代行サービスは、請求書の作成や発行に対応しています。

取引先別に請求書を作成し、メールや郵送、クラウドシステムなどを使って送付まで行ってくれるため、月々の請求書発行業務の負担を大きく軽減できるでしょう。API連携が可能なサービスを選べば、請求情報を登録する必要もありません。また一部のサービスは、取引先ごとの請求書フォーマットに合わせた作成にも対応しています。

入金の確認・管理

入金の確認や管理も、請求代行サービスが対応している業務です。

入金の確認・管理に対応しているサービスを利用する場合、取引先はサービス提供会社に代金を支払います。サービス提供会社は各取引先から入金された代金を期日までにまとめて入金してくれるため、自社で取引先ごとに入金確認を行う必要はありません。また入金情報と請求情報を確認し、帳簿から売掛金を消す「消込作業」も代行してもらえます。

代金の回収

代金の回収も、請求代行サービスが対応している業務の一つです。

一部のサービスでは、万が一代金の未回収が発生した場合、一部もしくは全額を保証する「未回収保証サービス」も提供しています。代金未回収による損失のリスクを軽減できるため、安定した事業経営が行えるでしょう。

取引先への督促

取引先への督促に対応している請求代行サービスもあります。

万が一代金の未払いが発生した場合、取引先に対して督促を行わなければなりません。支払い忘れの場合、一度の督促ですぐに代金が回収できることもありますが、経営状況の悪化などの場合、複数回督促を行わなければならない可能性もあります。請求代行サービスを利用すれば、督促業務を代行してくれるので、督促にかかる手間やコストに加え、担当者の精神的な負担も軽減できるでしょう。

交際費・消耗品費との違い

請求代行サービスの中には、与信審査に対応しているものもあります。

請求書払いで取引を行う場合、取引先の信用度や支払い能力を確かめる与信審査が必要不可欠です。正確な与信審査には専門知識やノウハウが必要な上、実施には手間もかかりますが、請求代行サービスを利用すれば、専門的な知識を持ったスタッフがスピーディーに与信審査を実施してくれます。

手間を削減しながら、高精度の与信審査を行えるようになるでしょう。

請求代行サービスを導入するメリット

請求代行サービスを導入すると、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。3つのメリットをご紹介します。

請求関連の業務負担を軽減できる

請求代行サービスを導入するメリットの一つは、請求関連の業務負担を軽減できることです。

請求代行サービスは、請求書払いで発生するさまざまな業務を代行してくれます。請求関連の業務は、細かな作業が必要な事務作業に加え、督促のように精神的負担が大きいものや与信審査のように専門知識が必要なものも代行してもらえるため、業務におけるさまざまな負担を軽減できるでしょう。

担当者の業務負担が軽減されれば、業務効率化や生産性向上、人件費の削減も目指せます。

未回収リスクを回避できる

未回収リスクを回避できることも、請求代行サービスを導入するメリットです。

代金が後払いになる請求書払いは、代金未回収のリスクがあります。リスクを軽減するために与信審査を実施しますが、厳密に与信審査を実施したとしても、未回収リスクがゼロになるわけではありません。

未回収保証サービスを提供している請求代行サービスを選べば、万が一未回収が発生しても保証を受けられるので、損失による経営へのダメージや連鎖倒産を防ぐことができるでしょう。

新規顧客へ積極的にアプローチできる

新規顧客へ積極的にアプローチできることも、請求代行サービスの導入によるメリットの一つです。

新規顧客の開拓は売上アップや企業の業績につながりますが、顧客が増えると請求業務が増大します。また取引先ごとに与信審査を実施しなければならず、督促業務が発生するリスクが高くなる可能性もあるため、新規顧客獲得に消極的になってしまうケースは少なくありません。

しかし請求代行サービスを利用すれば、事務作業や与信審査、督促にかかる負担や手間を考慮する必要がないので、新規顧客へのアプローチが行いやすくなるでしょう。

請求代行サービスを導入するデメリット

請求代行サービスの導入にはデメリットも存在します。導入後に後悔しないために、デメリットも把握しておきましょう。

コストがかかる

コストがかかることは、請求代行サービスを導入するデメリットの一つです。

請求書代行サービスは、導入時の初期費用に加え、運用には月々のサービス利用料や未回収保証の保証料などが発生します。導入によってこれまでかからなかったコストがかかるので、費用対効果を考えて、無理のない導入を行うことが大切です。

ただし請求書代行サービスを導入すると、人件費や請求書の送付にかかるコスト、請求業務に必要なシステムにかかるコストなどを削減できる可能性があります。

サービスについて社内に周知する手間がかかる

請求代行サービスを導入するデメリットの一つは、サービスについて社内に周知する手間がかかることです。

請求代行サービスに限ったことではありませんが、新たなサービスを導入するには、利用方法や運用ルールなどを社内に周知しなければなりません。スムーズな運用を行うには、研修やセミナーを実施する必要もあるでしょう。

導入後、利用方法が定着するまでは、これまでよりも手間がかかってしまう可能性が高いので注意が必要です。

自社にノウハウが蓄積されない

自社にノウハウが蓄積されないことも、請求代行サービスを導入するデメリットです。

請求代行サービスを導入すると、さまざまな請求業務をサービス提供会社に依頼することになるため、自社の社員はノウハウを学ぶことができません。サービスを利用し続けている間は問題がなくても、サービスの利用をやめると、請求業務が滞ってしまう恐れがあります。

自社にノウハウを蓄積したい場合は、全ての請求業務を代行してもらうのではなく、部分的に代行を依頼するのも一つの方法です。

まとめ

請求代行サービスは、請求業務の業務負担を軽減しながら、未回収リスクを軽減できる便利なサービスです。ただし利用にはコストや社内に周知する手間がかかる他、自社にノウハウが蓄積されないというデメリットもあるため、導入の際はデメリットをカバーできるかどうかも検討する必要があるでしょう。

一口に請求代行サービスといってもさまざまなサービスがあります。導入に成功するには、複数のサービスを比較し、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。こちらのページでおすすめの請求代行サービス（掛け払い決済代行サービス）をご紹介しているので、サービス選びの参考にしてみてください。


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