人事査定とは？　人事評価・人事考課との違いや人事評価システムの選び方を紹介

社員の業績や能力を評価し、給与や等級に反映する仕組みを「人事査定」といいます。適切な人事査定は社員のモチベーションの向上に役立ち、結果として企業の業績向上に貢献します。なお、人事査定は多くの手間がかかるため、専門のシステムで効率化するのがおすすめです。

本記事では、人事査定とは何か、人事評価や人事考課との違い、導入時の注意点、人事評価システムの選び方を解説します。

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人事査定とは社員の能力を評価しランク付けすること

人事査定とは、社員の業績や能力、資質を調査し評価を決定し、その評価を給与や等級に反映する仕組みです。人事は「個人の能力に関する事柄」査定は「金額や等級を決めること」をそれぞれ意味します。

人事査定は人材管理を進める上で基礎となる部分です。また、社員それぞれの業績や能力の把握は、人材育成を進める上でも重要です。

人事評価や人事考課との違い

人事査定と似た言葉に「人事評価」と「人事考課」があります。厳密にはそれぞれ意味合いが異なります。

人事評価は、社員の評価決定、能力開発、人事異動、人材育成など、より広範囲の人事を意味するものです。一方、人事考課は社員の業績や能力を評価し、主に昇給や昇進の判断に用います。

一般的な企業であればどちらもほぼ同じ意味で使われているため、そこまで気にする必要はありません。

人事査定を行う目的

人事査定は企業の業績向上のために行われます。社員を功績や能力によりランク付けすれば、給与やボーナスなどを適切に決定できます。これは、人件費管理の上でも重要です。

また、社員個別の能力を把握すれば、人材育成もしやすくなります。さらに、社員の能力に応じ、より適したポジションに配置すれば、生産性の向上が期待できるでしょう。

以上のように、正確な人事査定は人材の適切な管理や育成につながり、結果として業績や企業価値の向上に役立ちます。

人事査定で評価する項目

人事査定では社員の業績や努力など、いくつかの項目を組み合わせて評価します。一般的に使われるのは以下の4つの評価項目です。なお、採用する項目は企業が求める働きや、人材により異なります。

• 業績評価
• 能力評価
• 行動評価
• 情意評価

それぞれ解説します。

1. 業績評価

業績評価とは、社員の挙げた業績や成果、貢献度に応じて評価する方法です。組織として達成すべき目標や部門・部署ごとの目標を達成できるよう期首に社員個人の目標を設定し、期末には目標に対する達成度を原則として6段階で評価します。目標は売上や契約件数など、数字で管理できる（定量）ものを設定するのが特徴です。

定量目標のため達成度が明確で、評価に対する社員の納得を得やすくなります。一方で、業績評価を過度に重視すると、手段を選ばず結果を得ようとする社員が表れるなど、モラルの低下を招く恐れがあります。

2. 能力評価

能力評価とは、社員が業務の遂行にあたり発揮した能力を評価する方法です。能力評価では会社が社員に対し、どのような能力を求めているか、また、その能力をどのように評価するのか、評価基準の明確化が大切です。

能力評価のメリットは、バックオフィス部門のように仕事の結果が数値化しづらい部門や社員も評価できる点が挙げられます。一方で、実行力や行動力など結果を得るために必要な能力ばかり評価すると、業績評価との違いが曖昧になり、社員の不満につながる恐れがあります。

3. 行動評価

行動評価とは、高いパフォーマンスを発揮している社員に共通する行動特性を評価基準にする方法で、コンピテンシー評価ともいいます。行動特性は、実際の行動だけでなく、性格や価値観など内面に関する要素も評価基準とする点が特徴です。なお、実際の成果につながる行動特性を評価基準としている点が能力評価とは異なります。

行動評価はハイパフォーマーの特性をそのまま評価に使えるため、結果を人材育成にも活用しやすいです。また、実際の行動を評価するため、評価の客観性を維持も維持しやすくなります。一方で、ハイパフォーマーの選定や行動分析が必要になり、導入までに時間やコストがかかる点がデメリットです。

4. 情意評価

情意評価とは、社員の仕事に対する姿勢や意欲、モラルなど内面を評価する方法で、一般的には規律性・協調性・積極性・責任感の4項目から評価します。導入により、“やる気”のように定量化できないものの、組織にとって大切な要素を評価できることから、将来性を評価したい若手社員の評価にも向いているでしょう。

情意評価は、結果だけでなく社員の内面も含めて評価できるため、多角的な人事査定に役立ちます。一方で、評価項目の数値化が難しく、評価内容が評価者の主観に左右されやすい点に注意が必要です。

人事査定の流れ

人事査定は以下の流れで実施します。

• 目標を設定する
• 中間面談を行う
• 自己評価・評価者評価をする
• フィードバック面談を実施する
• 社員の待遇に結果を反映する

なお、フィードバック面談を行う時期と、結果を待遇に反映する時期は前後するケースもあります。

1. 目標を設定する

人事査定では評価期間の期首に目標設定面談を実施し、今期の目標を設定します。面談では上司は部下に今期の企業の目指す方向性や成果、部署やチームの目指すゴールを伝えましょう。その上で、社員自らその成果を達成できる目標を設定します。

目標設定が終わったら、上司は部下と共に内容の共有や達成条件の明確化、優先順位の設定などを行い、必要に応じ内容の調整を行います。

2. 中間面談を行う

部下は設定した目標を達成できるよう、日々の業務を遂行します。また、上司は部下の業務実績や勤務中の態度など、人事査定に必要な要素を把握します。

目標を設定して終わりではなく、期中も必要に応じて面談を実施し、進捗状況を確認しましょう。進捗状況によっては、目標の変更や追加、達成条件の緩和を行います。

3. 自己評価・評価者評価をする

評価期間の期末には目標に対する評価を行います。部下は自身の目標の達成状況を振り返り、「自己評価シート」などにまとめて上司に報告します。

上司は部下の報告と、期中の部下の働きぶりに基づき評価を決定しましょう。評価は5段階評価で行い、個別評価をした後、全体評価を決定するのが一般的です。

なお、上司評価では以下のようなバイアスが生じる恐れがあります。

ハロー効果：一つの特徴的なイメージに部下の評価全体が左右される寛大化傾向：全体的に評価が甘くなる

このため、部下全員の評価が終わったらもう一度全員の内容を確認し、不均衡があれば調整した上で評価を確定しましょう。

4. フィードバック面談を実施する

評価結果はフィードバックシートなどにまとめ、面談時に部下に伝えます。部下は人事査定に不満があれば、面談時に確認できます。

上司はフィードバック面談で部下に結果を伝えるだけでなく、評価に至った理由や次期へのアドバイスなど、前向きな姿勢を心掛けましょう。

特に、自己評価よりも人事査定が低かった社員は、評価に納得しなかったり、次期のモチベーションの低下につながったりします。結果を伝えるときは上司が評価している点を部下に伝え、その上で至らなかった点の改善を促しましょう。

5. 社員の待遇に結果を反映する

結果は社員の給与や賞与、等級に反映します。基本給は決定方法がさまざまあるものの、本給と仕事給に分ける方法では、人事査定の結果は仕事給の決定に使用します。なお、本給は勤続年数などにより評価し、具体的な金額は賃金表に当てはめて計算しましょう。

次に、賞与は「基準額×平均支給月数×評価係数」で計算するのが一般的です。このうち、企業でそれぞれ設定している評価係数に人事評価の結果を当てはめます。

最後に、等級の昇任や昇格は、「直近4回の業績評価が優良の者」など、企業で定める要件を満たした者の中から選定します。

人事査定を行うメリット・デメリット

人事査定を行うメリットは、社員の会社に対する満足感や帰属意識を高められることです。一方、デメリットは手間がかかり、評価方法が曖昧なまま導入すれば不満につながりやすい点です。

メリット

人事査定を行うメリットは社員の満足感や帰属意識を高められる点です。会社が社員一人一人の貢献を正確に評価できれば、適切な給与やポジションを提供できます。また、上司との頻繁な面談機会はコミュニケーションを促し信頼関係の構築にも貢献します。

会社に対する満足度が高ければ、社員のモチベーション向上も可能です。帰属意識が高まることで、離職を防止する効果も期待できます。

デメリット

人事査定を行うデメリットは手間がかかり、方法によっては社員の不満につながりやすい点です。

人事査定では目標の設定や評価、複数回の面談などを通常の業務と並行して行わなければいけません。フィードバックを丁寧に行おうとすればするほど、時間がかかります。また、人事査定は行って終わりではなく、結果を集計し分析・管理するなどの業務も発生します。

さらに、導入したのはよいものの、評価方法などが曖昧だと、社員の不信感や不満の原因となり、かえってモチベーションの低下を招いてしまうでしょう。

人事査定で注意するポイント

人事査定を導入するときは、査定方法や基準を明確にしましょう。査定結果に客観性と透明性がなければ社員の不信感につながってしまいます。また、社員のモチベーションを高めるためには、結果だけでなくプロセスを評価する項目の採用や、査定結果の適切な処遇への反映が大切です。

査定方法や査定基準を明確にする

査定方法や査定基準は事前に作成し、社員に公表しましょう。また、どの査定項目も可能な限り評価基準は数値化して管理します。評価基準が曖昧なまま人事査定を進めると、社員の不満につながり、人材管理の資料としても不十分であり有効に活用できません。

客観性と透明性を持たせる

評価者には事前に研修を行い、主観的な査定を行わないよう教育しましょう。客観性を保つためには360度評価のように上司や同僚など、複数の評価者を設ける方法も有効です。また、結果に透明性を持たせるには、S～Dなど各評価に該当する社員の分布を匿名化して公表するのも方法です。

客観性や透明性が確保されていない人事査定では、「上司の贔屓により評価結果が変わるのではないか」と、疑念を持たれます。

プロセスを評価する仕組みを導入する

プロセスを評価する仕組みの導入により、結果を残しづらいバックグラウンド部門や若手のモチベーション向上につながります。また、努力や改善は企業が成長する上でも重要な取り組みです。評価項目に取り入れることで人材育成にも役立ちます。

査定結果を適切に処遇に反映する

評価表や賃金表のように、人事査定の結果を適切反映できる仕組みを整備しましょう。頑張りが給与や昇給に結びつけば、社員のモチベーション向上に役立ちます。

一方、業績を挙げても給与に反映されないなど、頑張りが認められなければ不満につながりかねません。人件費の都合上、昇給できる金額に制限があるのであれば、社員の比較により評価を決定する相対評価を導入するのも方法です。

人事査定業務を効率化する方法

人事査定業務は企業にとって重要性が高いものの、多くの手間がかかります。さらに、給与や等級へ反映するには期限もあるため、業務の効率化が必要です。人事査定業務を効率化する方法としては、以下の2つが挙げられます。

• 業務全体の流れを見直す
• 人事評価システムを導入する

それぞれ解説します。

人事査定業務の流れを見直す

まずは、人事査定業務をどのように実施しているか、流れを確認しましょう。まずは業務全体を可視化し、どの業務に時間がかかっているか、無駄な業務はないか洗い出します。また、業務内容によっては手順を入れ替えたり、優先順位を設定したりしても、効率化につながります。

人事評価システムを導入する

人事評価システムとは、人事評価に必要な業務をクラウドなどのシステム上で行える仕組みです。例えば、目標管理やキャリアプランの作成、モチベーションの可視化などの機能が利用できます。

従来であれば紙やExcelで行っていた人事評価シートのとりまとめも、システム化すれば自動で集計や分析が可能です。また、クラウド上で人事査定の情報を一元管理できるため、面談後はすぐに評価者同士で情報を共有できます。

人事評価システムの中には導入サポートや外部連携機能があるものもあるため、現在の評価制度を維持しながらシステム化することも可能です。

人事評価システムの選び方

人事評価システムといってもさまざまな種類があります。導入する際は、以下の4点を確認し自社に適したものを選びましょう。

• 提供方法
• 機能
• サポート体制
• 価格

1. 提供方法

人事評価システムの提供方法は以下の2つが代表的です。

クラウド型	ベンダーのサーバー上で稼働する方法です。初期費用を抑えられ導入が容易である反面、カスタマイズ性やセキュリティが劣ることもあります。
オンプレミス型	自社にサーバーなどのシステムを一から構築する方法です。自社の要望に則したシステムを作れ、セキュリティも高い反面、導入コストは高額です。

従来まではオンプレミス型が主流であったものの、近年では高性能のクラウド型人事評価システムが増え、多くの企業に普及しています。

2. 機能

人事評価システムをどのように活用したいかにより、機能を選びましょう。例えば、人事査定の結果を採用活動にも利用したいなら、採用支援機能があるとよいでしょう。また、勤怠管理システムや給与支払システムなど、すでにシステムを使っているなら外部連携できるとさらなる業務の効率化につながります。

3. サポート体制

導入前や導入後にどのようなサポートを受けられるかも重要です。サポート体制が充実していないと、トラブル発生時に長期間業務が停止する恐れもあります。

サポートは電話・メール・来社などどのような方法で受けられるか確認しましょう。また、専任の担当者はいるのか、24時間対応しているかなども重要です。

4. 価格

人事評価システムにかかる費用は、初期費用、構築費用、基本利用料、サポート費用などがあります。なお、基本利用料はユーザー数によって変動する場合があるため確認が必要です。

また、サポートごとに費用が発生するなら、ITに不慣れな担当者が多い企業は必要以上にコストがかかる恐れもあります。このため、価格は自社の状態に合わせ総合的に判断しましょう。

人事査定は「人事評価システム」で効率化しよう

人事査定とは、社員の業績や能力を評価し、昇給や昇格など処遇の決定に用いるものです。人事査定の適切な運用は、社員のモチベーション向上に貢献し、結果的に企業の業績向上につながります。

しかし、人事査定は目標設定や複数回の面談など、実施に多くの手間がかかります。人事査定の効率化を考えているなら「人事評価システム」を活用してみましょう。

下記記事では、人事査定を効率化できるおすすめのシステムをご紹介しています。ぜひご参考ください。

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