売掛金管理とは？　目的や流れ、売掛金回収・債権回収の方法や未回収への対策を詳しく解説

企業間の取引では、商品やサービスの取引を行った際に代金を払うのではなく、まとめて後払いを行う掛け取引が行われるケースが多く見られます。掛け取引を行うと、商品・サービスを提供した企業側には売掛金が発生しますが、この売掛金を管理するのが売掛金管理です。売掛金管理にはどのような目的があり、どのような流れで行えば良いのでしょうか。

本記事では売掛金管理の概要や目的、流れ、売掛金・債権回収の方法、売掛金・債権未回収への対策を解説します。適切な売掛金管理ができていないと、売掛金が未回収になり、自社にリスクが発生してしまう可能性が高いです。本記事を参考にして適切な売掛金管理を行い、売掛金・債権未回収防止のための対策を講じましょう。

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売掛金管理とは？

売掛金管理とは、文字通り売掛金を管理することです。

多くの企業間取引では、商品やサービスの代金を後払いする掛け取引が行われます。掛け取引が行われた際、商品・サービスを納品した側に、将来売上の対価として金銭を受けられる債権として発生するのが「売掛金」です。一方、商品・サービスを購入した側には、将来商品・サービスの代金を支払わなければならない債務として「買掛金」が発生します。

売掛金管理は、売掛金台帳などを使ってまだ回収できていない売掛金の残高や回収状況を把握する業務です。

売掛金管理の目的

売掛金管理を行う目的は、効率良く売掛金を回収することです。

売掛金が発生した時点では会計上は売上として計上されているものの、代金はまだ回収できていません。あらかじめ決めた期日までに代金が回収できれば問題ありませんが、売掛金が回収できなければ資金不足に陥ってしまう可能性が高いです。資金繰りに影響が出るので、自社の取引に影響したり、社員への給与支払いや納税ができなくなったりしてしまいます。最悪の場合、黒字倒産が起こる可能性もあるでしょう。

適切な売掛金管理を行い、取引先から売掛金をきちんと回収できれば、売掛金未回収による悪影響を避けられます。

売掛金管理の流れ

ここからは、売掛金管理を行う一般的な流れを解説します。

売掛金台帳を作成する

売掛金管理を行う際は、まず売掛金台帳を作成しましょう。

売掛金台帳は、取引先別の取引内容を記録し、売掛金を可視化して管理するための帳簿です。売掛金台帳は売掛金元帳（もとちょう）、得意先元帳とも呼ばれます。売掛金台帳に決まった形式はありませんが、一般的に記録するのは以下の項目です。

• 取引があった日付
• 取引した商品・サービスの名称
• 商品・サービスの個数
• 商品・サービスの単価
• 売上金額（商品・サービスの個数 × 単価）
• 売掛金を回収した場合の受入金額
• 当該時点での売掛金残高

一般的に売掛金管理は、エクセルや会計ソフトなどで作成した売掛金台帳を元にして行われます。

請求書を発行する

売上の計上が確認できたら、請求書の発行を行いましょう。

請求書発行は契約時に決めた締め日に応じて行います。新規の取引先に対しては、営業担当者とすり合わせを行い、締め日の認識に食い違いが起こらないように注意しましょう。

請求書は自社で用意するのが一般的ですが、取引先からフォーマットが指定されるケースもあります。取引先の要望に応じて、柔軟に対応しましょう。特に指定がなければ、インターネット上で配布されているテンプレートを使用しても構いません。

取引ごとに請求を行うケース、請求書発行ではなく契約で売上計上を行うケースもあります。取引先ごとに対応が異なる場合は、請求方法を分かりやすくまとめておきましょう。

入金を確認する

入金予定日になったら、入金を確認しましょう。

近年売掛金を回収する方法として、代表的なのは銀行振込です。取引先によって振込先が異なる場合は、どの取引先がどの口座に入金するのかを把握しておき、入金予定日に入金確認を行いましょう。確認する際は、取引先と振込人、売掛金と入金額が一致しているかを確認してください。一致していない場合は、適切な対応を取る必要があります。また振込手数料の負担に関しては、契約時の取り決め通りになっているかを確認しましょう。

入金確認を行う際は、インターネットバンキングを活用すると手間がかかりません。預金通帳や銀行からFAXを受け取って確認することも可能です。

銀行振込以外の入金方法には、クレジットカード・手形・小切手などもあります。

入金消込を行う

入金確認を行って問題がなければ、入金消込を行います。

入金消込とは、帳簿上の売掛金に関するデータを削除することです。入金消込を間違ってしまうと、入金が済んでいるのに催促を行ってしまったり未回収の売掛金を見落としてしまったりする可能性があります。ミスがないように慎重に行いましょう。

未入金への対応を行う

入金確認を行って未入金があった場合、個別に適切な対応を行わなければなりません。

対応を行う前に売掛金台帳を元にして、どの売掛金に対して未入金が発生しているか、何日程度入金が遅れているかを確認しましょう。入金額が売掛金と一致していない場合は、どの程度過不足があるかを確認します。

未入金へのスムーズな対応が行えるように、営業担当者と経理担当者のどちらが未入金への対応を行うのか、事前に取り決めておきましょう。対応方法は次の章で詳しく解説します。

売掛金・債権回収の方法

前述した通り売掛金は債権の一種で、売掛債権とも呼ばれます。

売掛金・債権が予定日までに回収できなかった場合、どのような方法で回収すれば良いのでしょうか。段階的に売掛金・債権の回収方法を解説します。

取引先に連絡し催促する

入金予定日に未入金の売掛金があった場合、まず取引先に連絡して催促しましょう。

入金の催促は電話やメールで行われることが多いです。高圧的にならず、あくまで未入金があった事実を伝えましょう。またその際、どうして未入金が起きたかも確認してください。人的ミスや認識に食い違いがあった場合は、今後の対応策を検討しましょう。資金不足による未入金の場合、より慎重に対処しなければなりません。

督促状を送る前の前段階である「催促状」を送付し、支払い期日が過ぎていることを通知するケースもあります。

電話やメールで連絡したり催促状を送付したりしても、取引先からの連絡や対応がない場合、内容証明を送るのも一つの方法です。内容証明は郵便局が送付した日時・差出人・受取人・送付内容を証明するものです。インターネットで内容証明を送付できる「e内容証明」も登場しています。

内容証明自体に法的な効力はありませんが、通常の連絡方法よりもプレッシャーが与えやすいです。また時効による売掛金の消滅を防げる上、万が一訴訟に発展した際は証拠にもなります。

取引先の経営状況を確認する

催促後に入金があったとしてもなかったとしても、取引先の経営状況の確認を行うことが大切です。

状況にもよりますが、取引先に決算書を提出してもらえば、経営状況が一目で確認できます。経営状況が悪化して未入金が発生している場合、売掛金を回収できないまま取引先が倒産してしまう恐れもあるので注意してください。

債務確認書を作成してもらう

未入金が発生したら、取引先に債務確認書を作成してもらいましょう。

債務確認書とは未入金があった場合や、貸したお金が返ってこない場合に、未入金の事実や未返済の事実を証拠として残す書面です。未入金の内容の詳細、取引先の社名・住所を記載した上で、サインをもらいましょう。

取引先の手元の商品を回収する

催促をしても入金が行われないのであれば、取引先の手元にある商品を回収するのも一つの方法です。

他の取引先にも同様の商品を納品している場合、回収した商品を別の取引先に納品すれば売上を確保できます。ただし、商品の回収は必ず取引先から同意を取った上で行ってください。承諾がないまま回収してしまうと、犯罪に問われる可能性があります。

法的手段をとる

ここまで解説した方法を行っても売掛金を回収できない場合や、商品の回収を了承してもらえない場合は、法的手段を取ることを検討しなければならないかもしれません。

一般的には以下のような法的手段があります。

• 民事調停
• 支払督促
• 通常訴訟
• 少額訴訟
• 強制執行

ただし法的手段を取ることで費用や時間もかかるため、ケースバイケースで慎重に対応することが大切です。

売掛金・債権未回収への対策

最後に売掛金・債権未回収への対策方法を解説します。

弁護士に相談できる体制を整える

売掛金・債権の未回収が起こった際に適切な判断を行い、最適な対応が取れるように、弁護士に相談できる体制を整えておきましょう。資金不足や悪意のある未入金で回収が難しい場合でも、プロの目線で対応策をアドバイスしてもらえるため、スピーディーに効果的な対応ができるはずです。

契約の際は公正証書を作成しておく

契約の際は公正証書を作成しておきましょう。

公正証書とは、法人や個人の嘱託によって公証人が作成することで、文書の内容を証明する公文書です。公正証書に「売掛金・債権が回収できない場合、強制執行を可能にする」と記載しておけば、万が一の際に裁判を行うことなく財産の差し押さえができます。

与信管理を徹底する

与信管理を徹底することも、売掛金・債権未回収への対策になります。

与信管理とは取引先の信用情報を収集し、それに基づいて取引額などを管理することです。与信に問題がある企業の場合、取引を行わないか、取引額に制限をかけることでリスクを軽減できます。一般的に取引を開始する際に行われますが、既存の取引先の与信管理も定期的に行い、状況に応じて取引内容を見直すことが大切です。

債権管理サービスを活用する

債権管理サービスを活用するのも一つの方法です。

債権管理サービスとは、与信管理や請求書発行、入金確認、入金消込、督促などを効率化できるサービスのことです。債権管理サービスを活用すれば、売掛金残高や入金状況が一目で分かります。中には売掛金保証を行ってくれるサービスもあるので、担当者の業務負担を減らせる上、リスクの軽減にもつながるでしょう。

まとめ

本記事では売掛金管理の概要や目的、流れ、売掛金・債権回収の方法、売掛金・債権未回収への対策を解説しました。売掛金を回収できなけば、自社にさまざまな悪影響が生じます。適切な売掛金管理を行い、万が一に備えて対策も検討しておくことが大切です。

売掛金や債権未回収への対策を行うには、債権管理サービスを活用するのも一つの方法です。また掛け払いサービスの中にも、売掛金管理や売掛金・債権未回収をサポートしてくれるものもあります。サービスによって機能が異なるため、導入を検討する場合は複数のサービスを比較して、現在利用しているサービスと機能が重複しないものや、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

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