入金消込とは？起こりやすいミスやリスク、債権管理システムを導入するメリットを解説

入金消込は、掛取引で代金の支払いがあった際に行わなくてはならない業務です。適切な財務管理に必要不可欠な業務ですが、取引先数が多かったり同じ取引先で複数の請求書が発生したりすると、担当者の負担が大きくなりやすく、ミスも起こりやすくなります。

本記事では入金消込の概要ややり方、ミスが起こりやすいケースやミスが起こる原因、入金消込のミスで起こり得るリスク、ミスを防いで効率的に入金消込を行うための対策などについて解説します。入金消込でミスが起こると、自社の財務管理が適切に行えない上、取引先との信用にヒビが入ってしまう可能性も高いです。債権管理システムを使った入金消込自動化のメリットも解説するので、本記事を参考にして債権管理システムの導入を検討してみましょう。

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入金消込とは？

入金消込とは掛取引で自社に売掛金が発生し、入金が行われた際に行わなければならない業務です。

掛取引を行うと、商品・サービスの発注を受けた際に発生した売掛金を帳簿に計上します。この時点では、商品・サービスの代金の支払いを受ける権利を持っていますが、まだ代金は回収できていません。決められた期日になると取引先から入金が行われますが、その際に入金消込を行って帳簿に計上した売掛金を消す必要があります。

入金消込のやり方

入金消込のやり方を見ていきましょう。例えば、100,000円の商品の発注を受けた際、帳簿には以下のように仕訳して、売掛金と売上を計上します。

借方		貸方
売掛金	100,000円	売上	100,000円

その後、あらかじめ決めた締め日までに債権管理表を用いて請求書を発行します。債権管理表は売掛金残高一覧表と売掛金年齢表で構成されており、どの程度の売掛金残高があり、売掛金の入金日が一目で分かるようにまとめた表のことです。

支払い期日までに入金が行われたら、請求書や債権管理表の金額と実際に入金された金額を照らし合わせ、問題がなければ帳簿に以下のように仕訳して入金消込を行います。

借方		貸方
普通預金	100,000円	売掛金	100,000円

帳簿に上記のように登録することで売掛金が消去されたことになり、入金消込は完了です。

帳簿をエクセルで管理している場合、取引ごとに上記の作業を手作業で行います。

入金消込業務でミスが起こりやすいケース

入金消込の流れ自体は非常にシンプルですが、複数の取引先を抱えている場合や、同じ取引先に対して複数の請求書を発行する場合は、作業が煩雑になりやすいです。そのため、入金消込でミスが起こってしまうケースは少なくありません。

どのようなケースで入金消込業務のミスが起こってしまうのか見ていきましょう。

請求書の名義と振込人名義が異なるケース

入金消込業務でミスが起こりやすいケースの一つが、請求書の名義と振込人名義が異なるケースです。

入金消込は請求書などと実際の入金情報を目視で確認して行います。そのため、請求書に記載している請求名義と取引先の振込人名義が異なる場合、見落としてしまいやすいです。また似たような名称の取引先がある場合も、ミスが起こりやすくなります。

複数の請求書が合算されて入金されるケース

複数の請求書が合算されて入金されるケースも、ミスが起こりやすいケースの一つです。

同じ取引先に対して、同月に複数の請求書を発行しなければならないケースもあります。この場合、取引先は全ての請求書の金額を合算して、入金することが多いです。すると、手作業で請求金額と入金金額が合っているか確認しなくてはならないため、ミスが起こりやすくなります。

イレギュラーが発生するケース

イレギュラーが発生するケースも、ミスが起こりやすいです。

例えば未入金が起こった場合、その月には入金消込を行わず、翌月に合算して繰越請求を行わなければなりません。請求書発行時に繰越請求分と翌月の請求分が分かるように記載しなければならないので、作業が煩雑になり、ミスが起こりやすくなります。また繰越請求分と翌月の請求分が合算で請求された場合、金額が合っているか確認する必要があるため、そこでもミスが起こりやすくなってしまうでしょう。

返品が起こった場合や手数料などが発生した場合は、請求書の金額と実際の入金額が異なることがあります。どうしても請求書の金額と入金金額が異なるのか確認しなければならないので、作業負担が増え、ミスが起きてしまいやすくなるでしょう。

入金消込業務でミスが起こる原因

入金消込業務でミスが起こりやすい代表的な二つの原因を紹介します。

目視による人的ミス

入金消込業務でミスが起こる原因の一つは、目視による人的ミスです。

請求書や債権管理表の金額や入金情報を目視で確認しなければならない入金消込業務は、取引先が多ければ多いほどミスが起こりやすいです。複数の請求書が合算されて入金されたりイレギュラーが発生したりすると、さらに業務量が増えてしまいます。膨大な業務に追われていると、いくら慎重に行ってもミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。

担当者の知識・スキル不足

担当者の知識・スキル不足も、入金消込業務でミスが起こる原因の一つです。

入金消込業務を正確かつスムーズに行うには、知識やスキルが必要不可欠です。知識やスキルがある担当者を配置できていない場合、作業に時間がかかってしまう上、ミスが起こりやすくなってしまいます。

また知識やスキルが必要なため、業務が属人化しやすいことが入金消込の特徴です。属人化すると一人の担当者が膨大な業務を抱え込みやすくなってしまうので、ミスを誘発しやすくなります。属人化した結果、知識やスキルを持つ人材が育ちにくいため、担当者が退職してしまうと業務が滞ってしまうこともあります。

入金消込のミスで起こり得るリスク

入金消込でミスが発生すると、起こり得るリスクを見ていきましょう。

未回収の売掛金が発生してしまう

入金消込で起こり得るリスクの一つは、未回収の売掛金が発生してしまうことです。

入金消込は、売掛金の未回収リスクを軽減するために重要な業務です。ミスが発生してもすぐに訂正業務を行えば売掛金の未回収を防げますが、膨大な業務に追われてミスに気付かないままでいると、未回収の売掛金を見落としてしまう可能性があります。

見落とした未回収の売掛金が大きければ、一気に資金繰りやキャッシュフローが悪化してしまうかもしれません。

取引先からの信用が失われてしまう

取引先からの信用が失われてしまうことも、入金消込のミスで起こり得るリスクの一つです。

入金消込が適切に行えていないと、入金があったにもかかわらず、帳簿上は入金が行われていないことになってしまいます。ミスに気付かなければ、入金済みの取引に対して督促や二重請求してしまう恐れがあるでしょう。一度のミスで信用が大きく損なわれてしまう可能性は低いかもしれませんが、不要な督促や二重請求が繰り返されると信用が失われてしまうかもしれません。

訂正業務でさらに担当者の負担が増加してしまう

訂正業務でさらに担当者の負担が増加してしまうことも、入金消込のミスで起こりやすいリスクです。

入金消込でミスが発生すれば、当然訂正業務を行わなければなりません。前述したとおり、属人化しやすい入金消込業務は一人の担当者の業務負担が大きくなりやすい傾向にありますが、訂正業務が増えればその負担はさらに増大してしまいます。増大した負担を他の社員がフォローしようとしても、知識やスキルがなければフォローを行うことも難しいです。

業務負担が大きくなったことでさらにミスが発生しやすくなり、負のスパイラルに陥ってしまう可能性もあります。

ミスを防いで効率的に入金消込を行うための対策

ミスを防いで効率的に入金消込を行うための5つの対策を紹介します。

ダブルチェックを行う

ミスを防いで効率的に入金消込を行うためには、ダブルチェックを行いましょう。

一人の担当者だけが入金消込を行うと、ミスが発生しても気付きにくいです。ダブルチェックを行う体制を作っておけば、ミスが発生しても気付きやすくなります。入金消込に複数人が関わるダブルチェックは、不正の防止にもつながります。

人手不足でダブルチェックを行う人材を確保するのが難しい場合は、時間を空けて再度確認する、手順を変えて確認するなどのセルフダブルチェックを行うのも一つの方法です。

インターネットバンキングを利用する

インターネットバンキングを利用することも、ミスを防いで効率的に入金消込を行うためにおすすめの対策です。

パソコンやスマートフォンなどのデバイスがあればどこからでも入金情報を確認できるインターネットバンキングを利用すれば、いつでもリアルタイムで口座の確認が可能です。入金情報は銀行でも確認できますが、わざわざ銀行に足を運んでいると、確認作業に手間がかかる上、タイムラグも生じてしまいます。

必要なときにリアルタイムで入金情報を確認できるインターネットバンキングを活用すれば、より正確かつスムーズに入金消込ができるようになるでしょう。

アウトソーシングを活用する

ミスを防いで効率的に入金消込を行うためには、アウトソーシングの活用もおすすめです。

社内で入金消込の知識やスキルを持つ人材を確保できない場合、経理のプロをアウトソーシングすれば業務効率化が図れます。これまで入金消込にかかっていた時間を他の業務に当てることができるので、生産性もアップするでしょう。

入金消込を行う担当者をアウトソーシングすれば、社内での入金消込業務の属人化も防げます。ただしアウトソーシングを利用する場合、自社内で入金消込の知識やスキルを持つ人材を育てるのは難しいです。

債権管理システムを導入する

ミスを防いで効率的に入金消込を行うためには、債権管理システムの導入も検討してみましょう。債権管理システムとは、売掛金などの債権管理を一元化し、業務効率化をサポートするシステムのことです。

業務の特性上、ミスが起こりやすい入金消込ですが、債権管理システムの中には入金消込を自動化できるものもあります。入金消込を自動化できるシステムを導入すれば、請求書や債権管理表、入金情報を一つずつ目視で確認する必要はありません。

債権管理システムを導入するメリット

前述したとおりミスを防止しつつ、入金消込を効率化するには、債権管理システムを利用して入金消込を自動化するのも一つの方法です。債権管理システムを導入する3つのメリットを紹介します。

人的ミスを防止できる

債権管理システムを導入するメリットは、入金消込自動化により、人的ミスを防止できることです。

目視で請求書や債権残高票、入金情報などを一つずつ確認しなければならない入金消込は、前述したとおりミスを防ぐのが難しい業務です。しかし入金消込を自動化できる債権管理システムを導入すれば、目視での確認による人的ミスを防止できます。未入金の売掛金を見落としたり、入金があったにもかかわらず取引先に督促や二重請求してしまったりすることがなくなるので、入金消込のミスによって引き起こされるリスクを大幅に軽減できるでしょう。

属人化を回避できる

債権管理システムで入金消込を自動化すれば、属人化を回避するメリットも得られます。

債権管理システムを使って入金消込を自動化すれば、特別な知識やスキルがなくても業務を行えるようになります。属人化を回避できるので、一人の担当者への業務負担が増え過ぎてしまう心配がなくなるでしょう。

属人化してしまうと担当者が休みを取った際や退職してしまった際に業務が滞ってしまいますが、債権管理システムを活用すればその心配もありません。

経理業務全体の業務効率化につながる

経理業務全体の効率化につながることも、債権管理システムを導入するメリットです。

前述したとおり、債権管理システムは売掛金などの債権管理を一元化できるシステムです。どのような機能が搭載されているかはシステムによって異なりますが、与信管理や請求書発行、督促業務などにも対応しているシステムもあります。

債権管理は安定した経営を行う上で欠かせないものですが、人手不足の場合、適切な人員を配置できず、十分な債権管理が行えていないケースも少なくありません。債権管理システムを導入すれば、人手が十分に確保できなくても、円滑な債権管理が行えるようになるでしょう。中には売掛保証にも対応しているシステムもあるため、売掛金未回収リスクにも備えられます。

債権管理システムを選ぶ際のポイント

入金消込業務を効率化できる債権管理システムにはさまざまな種類があり、システムによって特徴や機能が異なります。

自社に導入する債権管理システムを選ぶ際は、自社にどのような機能が必要かを考えてみましょう。すでに導入している経理業務支援システムやツールがあるのなら、機能が重複しないかどうかも確認することが大切です。搭載している機能が充実していればしているほど費用も高額になるケースが多いので、機能性だけでなく予算も考慮して、しっかり検討するようにしましょう。

また、利用している会計ソフトやインターネットバンキングとの連携が可能かどうかも確認しておくことをおすすめします。連携が可能なシステムなら、業務効率化により高い効果が期待できるはずです。セキュリティ体制やサポート体制、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応なども確認しておくとよいでしょう。

入金消込を正確かつスムーズに行うには債権管理システムがおすすめ

本記事では入金消込の概要ややり方、ミスが起こりやすいケースやミスが起こる原因、入金消込のミスで起こり得るリスク、ミスを防いで効率的に入金消込を行うための対策、債権管理システムを導入するメリットなどを解説しました。作業が煩雑になりやすい入金消込はミスが起きやすい業務の一つです。自社の財務管理を徹底し、取引先からの信用を失わないためには、ミスを防ぎ効率的に業務を行うための対策を取っておくことが大切です。

中でも債権管理システムの導入は、経理業務全体が効率化できるメリットもあります。一口に債権管理システムといってもさまざまなシステムがあり、対応している機能はシステムごとに違います。債権管理システムの導入を検討している場合は、紹介したポイントを踏まえつつ複数のシステムを比較し、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。

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