中小企業でも販売管理システムは必要？導入で期待できる効果やおすすめの選び方も紹介

企業の人的リソースが限られている中小企業が販売管理システムを導入すると、さまざまなメリットがあります。煩雑になりがちな販売管理業務を一元化し、担当者の業務負担を減らすなど、中小企業が抱えている販売管理の課題にも積極的にアプローチできるでしょう。

本記事では、販売管理システムの導入を検討している中小企業の方に向けて、中小企業が抱える販売管理の課題や、システムの選定のコツを詳しく紹介します。中小企業に適した販売管理システムの特徴を知り、効果的なシステム選定を行えるようにしましょう。

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中小企業が抱える販売管理における課題

中小企業が抱える販売管理の課題にはどのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、主な課題を5つ見ていきましょう。

手作業や手入力で管理している

中小企業が抱える課題の一つに、担当者による手作業管理の多さがあります。

販売管理の担当者の多くは、データの入力や管理を手作業で行っています。扱うデータは煩雑なものが多く、繁忙期などで膨大な量になると、入力ミスや追記漏れなどのエラーが発生しやすいです。このように、手作業による管理は、正確な情報管理ができなかったり、誤ったデータによる取引先とのトラブルにつながったりする要因になっています。

業務フローが確立していない

業務フローが確立していないことも、中小企業が抱える販売管理の課題の一つです。

組織の規模が小さい中小企業では、一貫した業務フローが確立されていないことが多くあります。その結果、販売管理の作業に漏れが生じたり、重複が起きたりするなど、さまざまなミスが発生しやすい傾向にあります。

セキュリティ性に不安がある

中小企業が抱える販売管理の課題に、セキュリティ性の不安も挙げられます。

中小企業では、紙媒体や、誰でもアクセス可能な社内共有フォルダを使った情報管理が一般的です。しかし、販売管理で扱う情報には、個人情報や銀行口座の詳細など、秘匿性の高い情報が多く含まれています。万が一情報漏えいなどのトラブルが起きると、社会的な問題や、企業の信頼を損なうなど甚大な被害を被る可能性が高いです。そのため、中小企業の適切な情報管理やセキュリティ対策が課題になっています。

かけられるコストが限られる

販売管理にかけるコストが限られていることも、中小企業が抱える課題の一つです。

大企業と比較すると、中小企業は新規システムに充てられる予算が限られています。また、他の経営課題への予算も必要なため、販売管理システムの導入に必要な予算を割けないケースもあるでしょう。このような中小企業の限定された予算が、業務効率化や生産性の向上につながるシステムや施策の導入を阻んでいるケースも少なくありません。

担当者の負担が大きい

販売管理の業務担当者の負担が大きいことも、中小企業が抱える課題の一つです。

中小企業の販売管理業務は、人的リソースに限りがあります。そのため、業務の大部分を手作業で管理していると、担当者に負荷がかかりやすいのが特徴です。特に、繁忙期には担当者の残業が常態化するケースも少なくありません。この状況は、担当者の業務負荷の増加や、それに伴う残業コストの上昇だけではなく、担当者の健康面にも問題を及ぼす可能性があるでしょう。

中小企業が販売管理システムを導入することで期待できる効果

中小企業が抱える販売管理の課題を解決するには、販売管理システムの導入がおすすめです。ここでは、販売管理システムを導入すると期待できる効果を4つ見ていきましょう。

業務の属人化を解消できる

中小企業が販売管理システムを導入すると、業務の属人化を解消できます。

業務規模が小さい中小企業では、転勤や異動などが起こりにくく、業務の担当者が長年固定されるケースも少なくありません。しかし、担当者独自の方法で販売管理を行うと、業務が属人化し、ノウハウやスキルの継承が困難になってしまいます。また、担当者の退職や急な休職が起こると、販売管理業務の遂行が滞る危険性もあるでしょう。

販売管理システムは基本的にマニュアルに従った操作を行うので、適切なトレーニングを受ければ誰でも販売管理が行えます。そのため、販売管理システムを適切に運用すれば、業務の属人化を解消しやすいでしょう。

販売管理に必要なデータを一元管理できる

中小企業が販売管理システムを導入すると、販売管理に必要なデータの一元管理も可能です。

中小企業が従来行っていた販売管理では、帳簿などの紙媒体や社内共有フォルダ内のオンラインドキュメントなど、さまざまなツールを併用してデータを保管していました。そのため、在庫管理や販売管理の情報が連携しておらず、必要なデータを異なる保管場所から引き出す手間がかかっていました。

販売管理システムを導入すれば、これらの情報をデータ化して、一元管理できます。一元管理では、必要に応じてデータの迅速な検索や参照が可能になるため、総合的な管理が可能になります。

作業効率が上がる

作業効率が上がることも、中小企業が販売管理システムを導入すると期待できる効果の一つです。

従来の販売管理業務は作業効率が悪く、特に繁忙期は従業員の業務負担が課題でした。また、情報管理に紙媒体を使用している企業では、書類の保管や管理、シュレッダー破棄など、情報の管理自体にも時間がかかっていました。

しかし、販売管理システムを導入すると、販売データの管理や分析をオンラインでスムーズに行えるので、これまで手作業で行っていた入力作業や集計作業が自動化されます。作業時間の短縮により、担当者はより付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。

さらに、販売管理システムの導入によって、近年推進が進んでいるテレワーク体制を構築しやすくなることも大きな効果です。どこにいても販売管理の業務に従事できるため、担当者の働き方の柔軟性も向上するでしょう。

リアルタイムで情報を確認できるようになる

中小企業が販売管理システムを導入すると、リアルタイムで情報を確認できるようになることも効果の一つです。

従来の方法では、販売データがさまざまな媒体で保管されていたので、データの集計や比較、分析に時間を要していました。そのため、データを基にした戦略の選定や業務のフィードバックに時差があるのが一般的でした。

一方、販売管理システム上では、今この瞬間の販売管理データの閲覧や分析ができるなど、リアルタイムの情報確認が可能です。そのため、機会の損失を防止した迅速な意思決定が可能になります。他にも、正確なデータに基づく戦略立案によって、経営判断の質や顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

中小企業におすすめの販売管理システムの選び方

中小企業が販売管理システムを選定する際は、どのようなポイントに沿って選定すれば良いのでしょうか。ここでは、システム選定の際に意識したいポイントを5つ紹介します。

自社の業種にマッチしているか

中小企業が販売管理システムを選ぶ際のポイントの一つは、自社の業種にマッチしているかどうかです。

販売管理システムには、製造業、小売、卸売など、業種別に便利な機能を備えたさまざまなシステムがあります。そのため、選定の際は、自社の業種に適したシステムの選択を行いましょう。

自社の事業規模にマッチしているか

自社の事業規模にマッチしているかどうかも、中小企業が販売管理システムを選定する際に意識したいポイントの一つです。

主な販売管理システムには、小規模の企業に適した「小規模タイプ」、特定の業界や業種に適した「業種特化タイプ」、さまざまな企業に適した「汎用タイプ」の3種類があります。

これらは、企業の規模に合わせて最適化されたシステムなので、自社の事業規模にマッチしたシステムを選ぶと、スムーズな導入と運用を実現しやすいでしょう。

自社に適した導入形態か

自社に適した導入形態かどうかも、中小企業が販売管理システムを選定する際に確認したいポイントです。

具体的な導入形態には、インターネットを介してベンダーが提供するシステムにアクセスする「クラウド型」、ベンダーが構築したシステムを購入して、自社でインストールする「パッケージ型」、自社のサーバーに独自のシステム構築を行う「オンプレミス型」の3種類があります。

企業規模が小さい中小企業は、コストを抑えて導入できるクラウド型や、自社に適したシステムの購入ができる「パッケージ型」の販売管理システムを選ぶと良いでしょう。

誰でも簡単に操作できるか

従業員の誰もが簡単に操作できるシステムかどうかも、販売管理システムの選定ポイントの一つです。

システムの操作性は、導入後の活用度を左右する重要な要素です。そのため、直感的な操作が可能で、複雑な専門知識を必要としないシステムを選ぶことをおすすめします。選定時には、無料トライアルなどを活用して、実際の業務担当者の使用感を確認しておくことも重要です。また、充実したマニュアルやサポート体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。

機能の拡張性があるか

販売管理システムを選定する際は、機能の拡張性があるかどうかにも注目したシステムの選定を行いましょう。

中小企業には成長段階の企業も多く、今後、業務規模や内容が大きく変化する可能性があります。そのため、将来的な機能追加や処理能力の増強に対応できる、拡張性を持ったシステムを選ぶことが重要です。特に、他のシステムとの連携可能性や、カスタマイズの自由度は重要な判断基準になるでしょう。

まとめ

中小企業に合った販売管理システムを導入する際は、自社の特性や将来的な成長を見据えた選定が重要です。他にも、事業規模との整合性、導入形態、操作性、拡張性などの観点から総合的に判断すれば、最適なシステムを選ぶことができるでしょう。

販売管理システムの導入は、長期的な投資です。そのため、自社のニーズに合った販売管理システムを導入するには、慎重に吟味する必要があります。サービスを選定する際は、こちらの比較記事を参考にして、サービスや料金形態などの比較や検討を行うことをおすすめします。

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