販売管理システム導入の手順は？　導入後に運用が定着するためのコツも紹介

販売管理システムは業務の効率化やデータ管理の一元化を実現し、企業の成長を後押しする重要なシステムです。しかし、どのような手順で導入すればいいのか分からない方もいるでしょう。

そこで本記事では、販売管理システムにおける導入の流れを紹介します。システム運用を定着させるコツも紹介しているので、併せて参考にしてください。

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販売管理システムの導入手順

まずは、販売管理システムにおける導入の流れを紹介します。各ステップを確認して、販売管理システムの導入準備を行いましょう。

1. 導入の目的を明確にする

最初に、販売管理システムの導入目的を明確にしましょう。販売管理システムの導入は、あくまで自社の課題を解決する手段です。「販売管理システムを導入して、どのような悩みや課題を解決したいのか」を事前に明らかにすると、自社に最適なシステムを選びやすくなります。例えば在庫管理を効率よく行いたい場合は、その機能を併せ持った販売管理システムを選ばなければいけないからです。

また目的を明らかにし、具体的な数値目標を掲げていると販売管理システム導入後の効果測定もスムーズに行えます。システム導入後の成果を可視化できれば自社に合った改善方法を選択しやすくなり、より効果的なシステムの運用が可能です。従って販売管理システムを導入する際は、目的や目標を具体的に考えておきましょう。

2. 現場の要望をヒアリングする

販売管理システムを導入する際は、関連部門の要望をヒアリングしましょう。「どのような業務を改善したいか」「どの業務フローに煩雑さを感じるのか」などを把握することで、必要な機能を見極めやすくなります。例えば受発注業務に煩雑さやミスが目立つ部門もあれば、在庫管理に手間取っている部署もあるはずです。それぞれの現場で要望をヒアリングすることで、販売管理システムを企業内全体に浸透させやすくなります。

また現場でのヒアリングは、企業の上層部が感じている問題点や課題などと相違がないかを確認する役割もあります。現場で働く従業員の声を反映すれば、より活用される販売管理システムを導入できるでしょう。

なお導入の検討段階で現場の声をヒアリングしておくと、のちのちの修正や変更のリスクを最小限に抑えられます。必要とされる機能・システムを選定するためにも、最初の段階で現場の声を聞くようにしてください。

3. 導入形態を選ぶ

次に、自社に合った導入形態を選びましょう。販売管理システムには、以下の4つの形態があります。

	概要
クラウド型	インターネットを活用するタイプ。複数の端末から利用できる。
パッケージ型	ソフトウェアをインストールして使用するタイプ。月額料金が発生しないケースが多い。
セミオーダー型	基本機能に必要な機能を追加できるタイプ。カスタマイズ性が高い。
スクラッチ開発型	一からシステムを開発できるタイプ。独自性の高いシステムを導入できる。

なお導入形態によってメリットや相場などが異なるため、それぞれの特徴を理解した上で販売管理システムを選ぶことが大切です。特に販売管理システムに多くの費用をかけられない場合は、導入相場も確認しておくといいでしょう。

4. 自社の課題解決につながるシステムを選ぶ

導入形態が決まったら、自社の課題解決につながる販売管理システムを選びましょう。販売管理システムと一口に言っても、搭載されている機能や操作性などには違いがあります。業界や業種によって求める機能や管理したい情報なども異なるため、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

例えばコンビニエンスストアであれば日々の売上だけではなく、季節や天候などによる売上分析も必要です。過去のデータを分析した上で発注業務を行うと、生産性の向上や業務効率化にもつながるでしょう。「どのシステムであれば自社の課題を解決できるのか」といった視点を大事にしながら、システム選びを行ってください。

5. テスト運用を行う

候補となる販売管理システムを見つけたら、テスト運用を行います。販売管理システムは導入費用がかかるため、企業にとって大きな投資です。生産性の向上や業務の効率化が目指せるものの、導入直後は慣れないシステムの利用に従業員が戸惑うことも多いでしょう。そのためテスト運用期間を設けて本当に自社に合うかどうかを確認し、システムの動作確認や問題点の有無などを確かめるのがおすすめです。事前に確認しておけば、本格的にシステムを導入する際も大きな混乱を招くことなく活用できます。

6. 従業員へツールの利用方法を周知する

従業員にシステムの利用方法を周知させましょう。どれほど利便性の高い販売管理システムを導入しても、社内全体に浸透しなければ取り入れる意味がありません。効果を最大化するためには、従業員それぞれに使い方や必要性などを理解してもらうことが大切です。

例えば実際の業務フローを想定し、疑問点や不安点などを解消しながら運用方法を学ぶのも有効策です。アップデートなどによって仕様が変更になった場合も適切にフォローアップしておくと、大きなトラブルが起こることなく活用し続けられるでしょう。

7. 本番運用を開始する

従業員にシステムの利用方法が浸透したら、本格的に運用を開始しましょう。ただし販売管理システムは、導入したら終わりではありません。システム導入当初は最善策と思われた機能であっても、市場や業務の変化などに合わせて運用環境を整えていく必要があります。

例えば使い続けていく上で不便さを感じたり、機能のアップデートに必要性があったりする場合もあるでしょう。継続的に販売管理システムの利便性をチェックし、必要に応じて改善し続けることでより効果的な運用を行えます。

販売管理システム導入までにかかる期間

販売管理システムの導入にかかる期間はシステムによって異なるものの、半年～1年が目安です。販売管理システムを選定後、利用する部署や従業員の要望を聞き、社内全体に浸透させるまでにはある程度の時間を要するでしょう。

なお販売管理システムの導入期間に幅があるのは、カスタマイズの有無によって機能の調整が発生するためです。標準的な機能のみで運用できる場合は、機能をカスタマイズする必要がなく、短期間で運用を開始できます。しかし業界・業種に合わせて必要な機能を追加したり、自社独自のシステムを運用したりする場合は調整に時間がかかります。従って販売管理システムを導入する場合はカスタマイズの必要性を確認した上で、余裕を持ったスケジュール管理をしましょう。

販売管理システムの運用を定着させるためのコツ

ここからは、販売管理システムの運用を定着させるコツを紹介します。販売管理システムを社内全体に浸透させて、生産性の向上や業務の効率化を目指しましょう。

ツール導入の際の役割を決める

販売管理システムを導入する際は、プロジェクトチームを立ち上げて各従業員の役割を決めましょう。販売管理システムの導入を全体的にマネジメントするプロジェクトリーダーを中心に、各役割に適任の従業員を選任します。

例えば販売管理システムの導入に必要な作業環境を整えるインフラ・環境担当には、ITツールやインターネット環境に詳しい従業員を選びます。販売管理システムを利用する従業員からの要望を集める方には、ヒアリング担当者として業務をお願いするといいでしょう。それぞれの業務に適任な従業員を任命すると、よりスムーズに販売管理システムを導入できます。

既存のシステムと連携させる

販売管理システムを導入するときは、既存のシステムと連携できるかどうかをチェックしましょう。すでに自社内で使用しているシステムと連携させると、より効率的に情報を管理できます。例えば在庫管理システムや会計システムなどと連携できれば、データを二重に入力する手間を省けます。既存システムを生かしながら販売管理システムを運用すると、従業員の負担を軽減しながら販売管理業務を効率化できるでしょう。

業務フローを最適化する

販売管理システムを導入する際は、業務フローの見直しを行いましょう。販売管理システムの運用に合わせて業務フローを最適化すると、システムの効果をより感じられるからです。例えば販売管理システムによって不要となった業務を排除したり、簡潔化したりすることも大切です。すると業務の無駄を省きながら、業務の効率化や生産性の向上が見込めます。

運用サポートを受ける

販売管理システムを導入する際は、運用サポートを受けましょう。販売管理システムは社内全体に影響を与え得るシステムであることから、トラブルが発生したときは迅速に対応しなければいけません。しかし自社内の問題をシステム担当者に全て一任すると、その業務負担は膨大なものとなるはずです。

販売管理システムの導入に関する運用サポートを活用すれば、担当者の業務負担を軽減しながら安定稼働を見込めます。従ってシステムの定着を目指すためには、どのようなサポートを受けられるかを事前に確認しておくことも大切です。

適宜カスタマイズを行う

販売管理システムを定着させるには、適宜カスタマイズを行うこともポイントです。販売管理システムに求める機能は部門によって異なるため、適宜カスタマイズすることで利便性が向上します。各部門にとって使いやすい販売管理システムを導入できると、全ての従業員に活用されやすくなり、効果をより感じられるでしょう。

なお販売管理システムをカスタマイズする際は、各従業員の要望を聞き取ることが重要です。「どのような機能が求められているのか」「不必要な機能はなにか」などを明らかにしておくと、使いやすいシステムを構築できます。

まとめ

販売管理システムを導入する際は目的を明確にし、その課題を解決できるシステムを選びましょう。具体的な導入目的を掲げておくと効果測定を行いやすくなり、自社に最適なシステム運用を行えます。今回紹介した導入の流れや定着させるコツを参考に、業務の効率化を目指してください。

なお、おすすめの販売管理システムについては以下の記事で詳しく解説しています。詳細を知りたい方は、併せて参考にしてください。

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