販売管理システムとは？　種類や主な機能、システムの選び方を解説

販売管理システムの導入によって、企業の販売に関わる業務を一元管理できます。業務を効率化し、販売データを可視化することで経営戦略を立てやすくなるのがメリットです。

販売管理システムには種類があり、自社の状況次第で選ぶべきシステムが異なります。そのため、どれを選ぶべきか悩む方は多いでしょう。

本記事では、販売管理システムの概要や主な機能、システムの選び方について解説します。

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販売管理システムとは？

販売管理システムとは、企業の販売に関する業務を一元管理できるシステムです。受注から納品、代金の回収までを全て記録できるため、業務の効率化を目指せます。

多くの企業では、従来の販売管理にExcelや紙を使用していました。そのため、データの不整合や人的ミスが発生しやすい状態でした。これに対して、販売管理システムを導入すれば、手作業によるミスを防ぐことができます。さらに、リアルタイムで在庫状況を把握できるため、過剰在庫や品切れを回避できます。

また、収集した情報を分析することで、販売戦略の改善にもつなげられるでしょう。

販売管理とは商品・サービスの販売に関する業務全般を管理すること

販売管理とは、企業が商品・サービスを販売する際に発生する業務全般を管理することであり、見積もりや受注、納品、代金回収などの工程を全て記録する仕組みです。

企業が自社の商品・サービスを販売する上で、業種や業態に関わらず販売管理は欠かせません。このような販売状況の徹底管理により、適切な経営判断が可能となります。

販売管理は、企業の持続的な成長と安定した収益確保を実現するための基盤となる業務と言えるでしょう。

販売管理システムの種類

販売管理システムには、大きく分けて3つの種類があります。自社の業務を効率化するには、業種や業態に合わせたシステムの導入が重要です。販売管理システムの導入を検討している方は、それぞれの違いを把握しておきましょう。

• 汎用型
• 業種特化型
• 小規模型

汎用型

汎用型の販売管理システムは、さまざまな業種・業態に対応できます。そのため、幅広い機能を搭載し、一般的な販売業務に必要な機能を網羅しているので、どの企業でも扱いやすい特徴があります。

カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせて自由な設定が可能です。また、連携性も兼ね備えているため、既存の業務フローにスムーズに組み込めます。

優れた汎用性と使いやすさから企業を問わず導入しやすいので、システム選びに迷った際は汎用型を選ぶとよいでしょう。

業種特化型

業種特化型の販売管理システムは、特定の業界や業種の業務に特化しているため、汎用型では対応が難しい業務の管理も可能です。

大きな特徴として、業種ごとの業務や習慣に合わせたテンプレートが用意されており、導入してすぐに使い始められる点が挙げられます。また、導入時に大きなカスタマイズが不要なため、コストの削減にもつながります。

業種特化型の販売管理システムは、業務の効率化やスピーディーな導入を求める企業におすすめです。

小規模型

小規模型の販売管理システムは、取引規模が限られた事業者向けに設計されたシステムです。必要最低限の機能に限定される代わりに初期投資が抑えられるため、システム導入の予算が十分でない企業にも向いています。

ただし、利用者数やデータ登録数に制限が設けられていることがあるため、導入を検討する際は、自社の規模や業務内容に適しているか確認することが重要です。

販売管理システムの主な機能

販売管理システムの主な機能は以下の3つです。システム導入を検討する前に主な機能を確認しておきましょう。

• 販売管理機能
• 在庫管理機能
• 購買管理機能

販売管理機能

販売管理機能は、企業の販売活動に伴う一連の工程を管理し、業務効率化を図るための機能です。具体的には以下の見積・受注・請求・入金といった業務管理に対応しています。

従来の販売管理では別のツールを活用していることが多く、業務フローが進むごとに手動での入力・照合、変更処理を行う必要がありました。

しかし、販売管理機能によって見積もりから入金確認までの業務を一つのシステム内で遂行できるため、従来の方法で生じていた手間を削減することできます。

在庫管理機能

在庫管理機能は、販売管理システム上で商品の在庫を把握し管理する仕組みです。

例えば製造業では、必要な部品を過不足なく保管するため、受注部門と生産・物流部門が緊密に連絡を取り合う必要があります。在庫管理機能があれば、いつ商品が入庫したか、今どれだけ在庫があるかをすぐに確認することが可能です。そのため、商品切れや在庫の持ちすぎを防ぐことができ、顧客の注文に合わせて速やかに出荷の準備を整えられます。

また、集めた在庫情報は、人気商品の品揃えを増やしたり、販売戦略を立てたりする際にも使えます。

購買管理機能

販売管理システムの購買管理機能とは、商品や材料の仕入れに関わる全ての業務を一括で管理できる仕組みです。特に製造業や卸売業では在庫管理と並んで欠かせない機能で、必要な商品の数量や時期の管理から、見積書の作成、発注、支払いまでをまとめて扱えます。

以前は、お客様から注文を受けてから在庫を確認し、仕入れを行う流れが一般的でした。しかし、この機能を使えば、店舗の売れ行きを見ながらタイミング良く仕入れができます。

また、取引先へのお支払いの期日や金額も正確に把握できるので、支払い遅延のリスクも減らし信頼関係維持にも役立ちます。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムは、企業が安定した経営を行う上で欠かせないツールです。さまざまなメリットがあるので、導入する前に確認しておきましょう。

• 業務を効率化できる
• 人的ミスの予防につながる
• 属人化を防止できる
• 経営戦略を立てやすくなる

業務を効率化できる

企業が販売管理システムを導入することで、業務の効率化を実現できます。

例えば、システムを活用すれば、複雑な伝票計算を手作業で行う必要がありません。人的ミスを起こす心配がなく、業務にかかる時間の節約になります。複数の業務に対応する場合でも同時進行でき、業務の連携がスムーズになるでしょう。

また、部門間でリアルタイムの情報共有が可能となり、業務全体の効率を向上させられます。

業務効率化に課題を抱える企業は、販売管理システムの導入を検討してみましょう。

人的ミスの予防につながる

販売管理システムを導入することで、人的ミスの予防が可能です。

販売管理では見積もりから請求まで複数の工程を管理する必要があり、手作業の管理では人的ミスの発生は避けられません。小さなミスが大きなトラブルに発展する可能性があり、問題解決には労力と時間がかかります。

販売管理システムの活用によって人的ミスを予防できるため、業務を正確に遂行できるようになるでしょう。

属人化を防止できる

販売管理システムは、属人化を防ぎ業務の標準化を実現したい場合にも役立ちます。

従業員の経験や勘に頼った業務の進め方では、その従業員が不在になると業務の効率や質が低下する問題がありました。

しかし、販売管理システムを導入することで、業務を標準化した上で手順を共有できます。これによって、従業員のスキルに差があっても、業務の質を一定水準に保つことが可能です。

また、誰が業務を担当しても同じフォーマットを使用するため、ミスの削減にもつながります。

経営戦略を立てやすくなる

販売管理システムは、企業が経営戦略を立案する際にも役立つツールです。

リアルタイムで正確な販売データが得られるため、経営状況を把握しやすくなります。販売データはグラフやチャートで視覚的に表示され、問題点の迅速な特定も可能です。

また、過去のデータを分析することで、これまでよりも効果的な経営戦略を立案できるようになります。

データを基に経営戦略を実行すれば、企業の成長や業績アップを実現できるでしょう。

販売管理システムを導入するデメリット

販売管理システムの導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。デメリットを把握した上で、システムの導入を判断しましょう。

• オンプレミス型は導入にコストがかかる
• 専門知識を持つ人材が必要になる
• 業務フローを変更しなければならない
• 使いこなすまでに時間がかかる

オンプレミス型は導入コストがかかる

オンプレミス型の販売管理システムを導入する場合は、導入コストがかかる点がデメリットです。

販売管理システムにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、オンプレミス型は自社でサーバーを用意しなければなりません。そのため、クラウド型と比較して、高額な導入コストがかかります。

ただし、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れており、セキュリティ性も強固です。

高額な導入コストがネックとなる場合は、クラウド型の導入も検討しましょう。

専門知識を持つ人材が必要になる

販売管理システムを導入する場合、自社でシステムの保守・管理をしなければなりません。そのため、専門知識を持つ人材が求められます。

自社の従業員を教育することも可能ですが、システムに関する専門知識や技術を身に付けるまでには時間が必要です。社内にシステムを使いこなせる人材がいなければ、導入が無駄になります。

社内に適任者がいない場合は、外部委託も検討してみてください。また、サポート体制が整ったクラウド型を導入するのも、選択肢の一つです。

業務フローを変更しなければならない

販売管理システムを導入することで、企業の業務フローが大きく変わる可能性があります。業務フローをシステムに合わせるために、部門の再編が必要になるかもしれません。

具体的には、部署の統合・分割や担当者の変更が発生する可能性があります。従業員数が多い大規模な企業では、業務フローの変更によって現場が混乱しやすいため注意が必要です。

ただし、業務フローの変更時は大変ですが、長期的に見るとシステムの導入で得られるメリットの方が大きいでしょう。

使いこなすまでに時間がかかる

販売管理システムの導入では、従業員がシステムの操作に慣れて使いこなすまでに時間がかかるのもデメリットです。

導入したシステムが使いづらい場合、かえって業務効率が低下する可能性があります。システムになかなか慣れず、業務に支障が出ては元も子もありません。

そのため、導入効果を引き出すには、操作性の良いシステムを選ぶことが重要です。また、従業員に研修を行うなど、教育体制も整えておくとスムーズに導入できるでしょう。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムはさまざまなベンダーが提供しているため、選定時に悩む方は多いでしょう。ここでは、販売管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

• 自社の業種や業態に合っているか
• サポート体制が整っているか
• カスタマイズは可能か
• 既存のシステムと連携できるか

自社の業種や業態に合っているか

販売管理システムを導入する際は、自社の業種や業態に合っているかを事前に確認しましょう。

例えば、業種特化型の販売管理システムを選べば、テンプレートが用意されているため、すぐにシステムを活用できます。カスタマイズ性が高い汎用型は、自社の状況に応じて自由な設定が可能です。

自社に合ったシステムを選ぶことで、業務効率化やコスト削減につながります。自社の現状を分析した上で複数のシステムを比較して、適切なものを選びましょう。

サポート体制が整っているか

販売管理システムを選ぶ際は、サポート体制が整っているかも重要です。

システムを導入した直後は、操作が分からず困る可能性があります。しかし、サポート体制が整っていれば、トラブルが発生した場合でも迅速に対応してもらえるでしょう。

サポートについて確認する際は以下の項目を調べておくのがおすすめです。

• サポート範囲
• 問い合わせ時間
• 問い合わせ方法
• 休日対応の有無

トラブル発生時に業務を遅延させないためにも、サポート体制が整ったシステムを選びましょう。

カスタマイズは可能か

カスタマイズが必要な場合は、どの程度まで対応しているかを確認しておきましょう。

カスタマイズが可能かどうかは、企業の業務効率に影響を与えます。カスタマイズに制限があるとシステムの使い勝手が悪くなり、業務効率が低下するかもしれません。

特にクラウド型の販売管理システムを選ぶ際は注意してください。費用を抑えて導入できますが、カスタマイズの自由度は高くありません。

そのため、費用だけでなくカスタマイズ性も考慮して、販売管理システムを選ぶことが重要です。

既存のシステムと連携できるか

販売管理システムを選ぶ際は、既存のシステムと連携できるかも確認してください。

連携性が高いシステムを選べば、複数のシステムに保存されているデータの一元管理が可能です。データの共有は簡単に行えるため、手作業で入力し直す必要はありません。

業務の手間を省くためにも、既存のシステムと連携できるかも含めて導入を検討しましょう。

販売管理システムを導入して業務を効率化しよう

販売管理システムは、企業の販売活動のプロセスを一元管理できるシステムです。既存のシステムと組み合わせて運用することで、業務の効率化を実現できます。

システムを導入する際は、自社の業種・業態に合っているかやサポート体制、カスタマイズ性を確認してください。また、既存のシステムと連携できるかも重要です。

自社に合った販売管理システムを導入して、社内の業務を効率化しましょう。

以下の記事では、おすすめの販売管理システムを導入しているので、ぜひご覧ください。

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