無料で使える車両管理システムを利用するメリット＆サービスの選び方を解説！

車両管理システムの導入により、車両管理に関する業務の効率化が期待できます。しかし、初めて車両管理システムを導入する場合や、導入自体を検討している場合は、導入費用やランニングコストが懸念点でしょう。

本記事では、車両管理システムの導入を検討している方に向けて、無料で使える車両管理システムを利用するメリットを紹介します。無料で使用できるシステムの種類や、有料版の導入がおすすめなケースもあわせて解説します。

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車両管理システムとは？

車両管理システムとは、業務で使用する車両の管理を効率化するシステムです。車両の管理に必要な機能がそろっており、効率的な車両情報の管理だけでなく、管理者やドライバーの負担を軽減することもできます。

企業によっては複数人が1台の車両を使用する場合、予約が必要になるでしょう。車両管理システムを使用すれば、利用状況の確認や予約がシステム上で行えるため、スムーズな運用につながります。

また、運転日報の作成と管理を自動化できる機能も搭載されており、業務後の報告にかかる時間を削減できるでしょう。他にも、保守点検に関するデータ管理や、走行距離の計測など、従来は手動で行ってきた業務を自動化し、効率的な管理が可能です。

車両管理の重要性が高まっている背景

近年、業務で使用する車両管理に対する重要性が高まり、需要も上がっています。そこで、まずは車両管理に企業からの注目が集まっている理由を解説します。

人手不足により車両管理・運行管理の効率化が求められている

車両管理の必要性が高まっている背景として、慢性的な人手不足が挙げられます。EC市場の拡大に伴い物流量が増加したことで、人材不足が生じていると考えられています。

限られた人数で車両管理を行わなければならないため、業務の効率化や運行・走行ルートの効率化、ドライバー・燃料の無駄の解消が重要視されるようになりました。車両管理システムで業務を見える化し、無駄を省くことで効率的な運行が可能です。

管理者・ドライバーにかかる業務負担を減らすことで、労働環境の改善・人材の定着率アップが期待できます。

車両管理・ドライバー管理の法的な規制が強化されている

車両やドライバーの管理に対して、法的な規制が強化されていることも、車両管理が重要視されている理由の1つです。

一定台数以上車両を所有している企業には、従来から適切な車両管理を行うために、以下のような法的義務が定められていました。

• 自動車を所有する企業の責任者による日常点検の義務（道路運送車両法第47条の2）
• 一定台数以上の社用車を使用する企業や事業所に対する安全運転管理者の選任義務（道路交通法第74条の3）など

しかし近年、飲酒や過労による悲惨な事故が増加した影響で、車両管理や運転に関する規制が以下のように強化されています。

• 2022年：道路交通法改正に伴い安全運転管理者の選任義務違反の罰則の強化
• 2022年：運転者のアルコールチェックの義務化
• 2024年：運転手の労働時間の上限規制
• 2024年：酒酔い・酒気帯び運転に係る行政処分基準の強化　など

安全な状態で運転できるように車両やドライバーの調子を管理しなければ、事業者は法律違反とみなされます。ドライバーの安全や、企業の信用を守るためにも車両管理を重視する企業が増えています。

無料で使える車両管理システムの種類とそれぞれの特徴・注意点

無料で使える車両管理システムには「費用が一切発生しないタイプ」と「有料版の無料トライアルとして使えるタイプ」の2種類があります。それぞれの特徴と注意点を理解して導入を検討しましょう。

費用が一切発生しないタイプ：気軽に利用できるが、機能が最低限に限られる
有料版の無料トライアルとして使えるタイプ：高機能だが、有料版を導入する前提で使える

それぞれについて詳しくみていきましょう。

費用が一切発生しないタイプ

費用が一切発生しない車両管理システムの場合、月額費用も不要で、完全に無料で利用できます。金銭的な負担がないため、気軽に利用できるのが特徴です。

しかし、一切費用がかからずに使用できる反面、使える機能が少なく、制限されているケースが多い点に注意しましょう。機能性が低いシステムだと、手作業での管理が別途必要になる場合もあり、業務効率を十分に向上させられない可能性があります。

最低限の機能のみでいい企業や、システムの導入にコストをかけたくない企業にはおすすめの車両管理システムです。

有料版の無料トライアルとして使えるタイプ

一定期間のトライアルとして、無料で使用できる車両管理システムもあります。無料で使用できる期間はシステムにより異なりますが、期間内であれば有料版と同等の機能を利用できるのが一般的です。完全無料のシステムと比較すると、セキュリティやサポート体制も充実しています。

有料版のシステムを無料で体験する場合、システムによってはトライアル期間の長さと、使用できる機能の制限が厳しい可能性があります。トライアル期間と使用できる機能の範囲を事前に確認しておくと安心です。

有料でも自社に合う車両管理システムを見つけたい企業におすすめです。

無料で使える車両管理システムを利用する際のメリット

コストをかけずに車両管理システムを導入したいという企業は多いでしょう。

ここからは、無料で使える車両管理システムを導入するメリットについて、さらに詳しく確認しましょう。

• 車両管理にかかるコストを削減できる
• 有料版の導入前に使用感・機能の確認ができる
• 導入時のハードルが低い

自社のニーズに合ったメリットを得られるシステムの導入を検討してください。

車両管理にかかるコストを削減できる

無料で使えるシステムは、金銭的なコストをかけずに、車両管理にかかる肉体的なコストを削減できるメリットがあります。

無料版の車両管理システムを導入する場合は、初期費用やランニングコストのカットも可能です。

また、機能が制限されている無料版であっても、全てをアナログで対応するよりも業務を効率化できるため、労働時間や配置人数の見直しが可能です。担当者の負担を削減し、人件費の節約にもつながります。手作業で進めることによるヒューマンエラーも発生しにくくなるでしょう。

有料版の導入前に使用感・機能の確認ができる

無料トライアル期間がある車両管理システムの場合は、有料で使用する前に実際の使用感や機能性を体験できるメリットがあります。有料版の車両管理システムは、さまざまな種類があり、自社に合った製品を選ぶのが難しいものです。

事前に解決したい課題が明確になっていても、機能が複雑であったり、使いにくかったりするケースも考えられます。高性能だと評判のシステムでも、実際に使ってみると、自社には合わないというケースは珍しくありません。

無料トライアルを活用すれば、導入コストが無駄になることがないため、自社のニーズにマッチした機能や使用感がある有料版のシステムを選定時に便利です。

導入時のハードルが低い

無料版の車両管理システムの場合、導入時のハードルが低いため気軽な気持ちで検討できる点もメリットです。初めて車両管理システムを導入する場合や、車両管理システムの導入自体を迷っている場合は、実際に使ってみてから導入を検討することが可能です。

企業の規模が小さかったり、車両の所有台数が少なかったりする場合は特に、想定しているような費用対効果を得られない可能性があります。無料であれば、実際に使ってみて自社に合わない場合は、気軽に使用を停止できます。

有料の車両管理システムの導入がおすすめのケース

無料版の車両管理システムで十分な企業もありますが、車両管理の効率化を図りたいなら有料版の導入がおすすめです。以下のような企業は有料版の導入に向いています

• 管理している車両台数が多い場合
• 車両情報や運行データを分析したい場合
• 高度な機能を使いたい場合

自社には無料と有料どちらがよいのかを検討して、システムを導入しましょう。

管理している車両台数が多い場合

企業で所有している車両台数が多い場合、有料版車両管理システムの導入が向いています。無料版では管理できる車両の台数に限りがある製品が多いためです。上限台数を超えると、追加で費用が必要になるケースもあります。

さらに、無料版は使用できる機能が少なく、制限されているものが多いため、手動で管理しなければいけない業務が出てきます。十分な業務効率化が図れなければ、導入した意味が薄れるため有料版の検討がおすすめです。

車両情報や運行データを分析したい場合

車両データや運行データの分析をしたい場合も有料版がおすすめです。無料版の車両管理システムでは、データの収集はできても分析まではできなかったり、データを活用できる機能がなかったりする可能性があります。

一方、有料版であれば、車両情報から燃費や運行ルート、運転手の運転傾向まで幅広くデータを収集・分析できるシステムが一般的です。コストの最適化や業務の効率化、安全運行の対策などに取り組めるため、効率的な車両管理と業務負担軽減への十分な効果が期待できます。

高度な機能を使いたい場合

無料版の車両システムと有料版のシステムでは、機能のレベルが異なります。無料版ではベーシックな機能しか提供されていないことがほとんどですが、有料版であればやはり多機能・高品質なシステムを活用できます。

例えば、位置情報のリアルタイム性です。有料版は5秒間隔など現在の位置情報をほぼリアルタイムで取得できるのに対し、無料版は10分間隔など大きなズレが生じます。高頻度で位置情報を取得できれば、災害や事故が発生しても、ピンポイントで場所を絞って迅速に対応が可能です。

また、安全運転支援機能のレベルも有料版の方が高くなります。危険運転時のアラートや記録、管理者への通知機能などが備わっていることが多く、運転手の運転傾向の分析や安全評価もできるため、対策がしやすくなります。

事故やヒヤリハットを減らせば、運転手の安全と企業の信用の確保につながり、事故時の損害賠償や治療費、修理費、人件費といった無駄な出費対策にもなるでしょう。

無料で使える車両管理システムを選ぶときのポイント

最後は、無料で使える車両管理システムを選ぶ際のポイントを紹介します。

• 必要な機能を使用できるのか
• ドライバー管理の機能があるのか
• 有料版導入後の費用がどのくらいか
• 使いやすいか
• 導入後のサポートを受けられるか

ポイントを抑えながら、自社に合った無料の車両管理システムを探していきましょう。

必要な機能を使用できるのか

完全無料か、一定期間の無料トライアルかに限らず、自社が求める機能が搭載されているかの確認は必須です、必要な機能がなければ、業務効率化を図ることは難しいでしょう。

また、無料トライアルの場合も、トライアル期間中に使用できる機能が制限されていては、実際の使用感を試せない可能性があります。お試しで使用できるのか、チェックしておくと安心です。

事前に自社がどのような目標や課題を抱えているのかを把握した上で、必要な機能を洗い出しておくと導入するシステムを選定しやすくなります。

ドライバー管理の機能があるのか

車両管理システムには、車両情報のみを管理できるシステムと、ドライバーの管理もできるシステムの2種類があります。ドライバー管理機能には、一般的にドライバーが安全に運転するため、以下のような機能が備わっているのが一般的です。

機能	内容
運転の傾向	ドライバーの運転技術や内容を分析・評価
アルコールチェック	業務開始前のアルコールチェック結果を管理
危険運転の有無	危険運転があれば警告し、システムに記録
運転免許証の更新状況	運転免許証の有効期限が近づくと本人・管理者に通知
健康状態の確認	ドライバーの健康状態を記録
運転者台帳	交通事故歴・違反歴・適性診断結果などを記録
ドライバーとの連絡	音声で返信できるメッセージ機能

必要に応じて、ドライバーの管理ができる機能が搭載されているシステムを選びましょう。

有料版導入後の費用がどのくらいか

無料トライアルがある有料版システムの場合、実際に導入する際の初期費用やランニングコストを事前に確認しておくことが大切です。

使用するデバイスや機能の数などにより、料金プランは変わる可能性があります。車両管理システムの導入・運用に割ける予算を明確にし、必要な機能も照らし合わせて、中長期的に運用できるものを選びましょう。

また、導入に必要なデバイスを購入するかレンタルするかによっても費用は異なるため、費用対効果を考慮して負担の少ない範囲のシステムを選ぶのがおすすめです。見積もりを依頼できる場合は、トータルでかかる費用を事前に出してもらうと安心です。

使いやすいか

車両管理システム選定には、幅広い世代の従業員が直感的に操作できる使いやすさも欠かせません。操作が複雑なシステムや、分かりにくいシステムは誤操作が起きたり、適切な運用が社内で定着しなかったりするリスクがあります。余計な業務が増えることで、業務の効率化が遅れるケースも考えられるでしょう。

使いやすいかどうかは実際に使ってみないと分かりません。デザインのかっこよさは使いやすさには直結しないため、無料トライアルで実際の使いやすさの確認を行うのがおすすめです。

導入後のサポートを受けられるか

導入前後に十分なサポートを受けられるかも考慮して、車両管理システムの導入を行いましょう。実際に不明点があった際の問い合わせ方法や、導入時のバックアップ体制が整っているかを確認する必要があります。

具体的なサポートには電話・メールでの相談や、Web通話を使用した分かりやすいレクチャー、動画マニュアル、オンラインセミナー、運用コンサルなどが挙げられます。システムを活用し成果を出すには、導入後のマニュアル作成やドライバーへの説明会実施が不可欠です。

ITシステムに慣れていない企業でも、安心して利用できるように適切なサポートを提供しているシステムを選びましょう。

まとめ

無料の車両管理システムは、コストを抑えられたり手軽に導入を決められたりする反面、使用できる機能に制限がある場合がほとんどです。有料版の車両管理システムを検討しているのであれば、本格的に導入する前にトライアルで無料版を使って使用感を確かめてから導入するとよいでしょう。

自社の求める車両管理システムを選ぶには、複数の車両管理システムを比較して検討する必要があります。それぞれの特徴が一覧になっているサイトで比較すれば、効率的に選定できるでしょう。下記の記事では、無料トライアルの有無や月額費用、車両管理システムの選び方を詳しく解説しています。自社の目標や課題解決につながるシステムを探してみてください。

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