支払い遅延が起こってしまったときの対応策とは？　注意点についても解説

商取引を行う上で、避けて通れないトラブルの一つが支払い遅延です。単純に事務処理上のミスによって起こることもありますが、最悪の場合は自社のキャッシュフローにも影響が出てしまい、経営危機に陥ってしまうこともあります。どうして支払い遅延が起こってしまうのでしょうか。

本記事では支払い遅延が起こる原因や支払い遅延が発生した際の対応策や注意点、支払い遅延を防止する方法について解説します。万が一支払い遅延が発生した場合は冷静かつ迅速に対処することが大切です。また不要なトラブルを避けるために、本記事を参考にして支払い遅延が防止できる仕組みづくりを行いましょう。

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支払い遅延が起こってしまうのはなぜ？

どうして支払い遅延が起こってしまうのでしょうか。支払い遅延が起こる主な原因を3つ解説します。

事務処理上のミス

支払い遅延が起こる原因の一つは、事務処理上のミスです。

事務処理上のミスは社内で起きているケースと、取引先で起きているケースがあります。社内で起こるミスは、請求書の発行忘れや送付先間違い、請求書上の支払い期限や振込先の記載ミスなどです。取引先で起こるミスは、経理担当が何らかの事務処理を間違えたり振り込みを忘れてしまったりするなどです。

いずれの場合も発見してすぐに対応すれば早期に売掛金が回収できることがほとんどのため、キャッシュフローに深刻な影響が及ぶことは少ないでしょう。まずは社内でミスがないか確認した上で、適切に対応していく必要があります。

取引先との認識の食い違い

取引先との認識の食い違いも、支払い遅延が起こる原因です。

支払い金額や支払い期日に関して自社と取引先で認識が異なっていると、支払い遅延が起こってしまうことがあります。基本的には契約書を交わしていて、支払い金額や支払い期日がきちんと記載されていれば、認識の食い違いは起こりづらいです。

しかし継続的に取引をしている場合、毎回契約書を交わすのは現実的ではないでしょう。契約書は交わさなくても、受注書を発行したりメールで受注内容を送付したりして、形に残しておくことが大切です。

取引先の資金不足

支払い遅延は取引先の資金不足でも起きてしまいます。

取引先の資金不足は、支払い遅延が起こる原因の中で最も深刻です。一時的に取引先のキャッシュフローが悪化している場合は、適切に対処することで売掛金を回収できる可能性がありますが、経営が悪化し倒産してしまうと、売掛金を全く回収できなくなる可能性があります。

一時的なキャッシュフロー悪化の場合でも、今後倒産する可能性はゼロではないため、何らかの策を講じる必要があるでしょう。

支払い遅延が発生したときの対応策

支払い遅延が発生した際は、どのような対応を取れば良いのでしょうか。順を追って対応策を解説します。

取引先・取引状況を確認する

支払い遅延が発生したら、まず取引先と取引情報を確認しましょう。

どの取引先からどのような取引に対する支払いが遅れているか、基本的な内容を確認します。また継続取引を行っている取引先であれば、これまでの取引で支払い遅延があったかどうかも確認しておきましょう。取引遅延が過去に起きている場合、その際の対処方法を参考にして対応を進められます。

支払い遅延の原因を特定する

次に支払い遅延の原因を特定しましょう。

まず自社に事務処理上のミスがないか確かめてください。自社に不備があった場合、取引先に連絡を取って謝罪した上で、今後の対応を相談します。また原因特定と同時に、今後ミスが起こらないように対策を講じることも大切です。

自社にミスが認められなかった場合は、取引先に連絡して、支払い遅延が起きている原因を特定しましょう。原因によって対応が変わってくるため、明確に原因を特定することが大切です。曖昧な回答をされたり納得いく回答が得られなかったりした場合、最悪のケースに至ってしまうこともあるので、より慎重に対応しなければなりません。

改めて支払期限を設定する

事務処理上のミスや食い違いが原因の場合、すぐに支払ってもらえる可能性もありますが、早急な対応をしてもらうために改めて支払い期限を設定しましょう。支払い期限については、メールや書類で証拠として残しておきます。

取引先が資金不足に陥っている場合「支払い期限を延期して欲しい」と頼まれるかもしれません。場合によっては譲歩する必要も出てきますが、どのような場合でも取引先の依頼をそのまま受け入れるのは避けましょう。

支払い期限を延期するということは、自社のキャッシュフローに影響が出てしまうため、最悪の場合自社の経営も悪化してしまう可能性が高いです。また自社のキャッシュフローが悪化すると、自社の信用にも影響が出てしまい、金融機関から融資を受けられなくなる可能性もあります。自社のリスクを考慮し、慎重に支払い期限を設定するようにしてください。

延滞利息や遅延損害金を請求する

延滞利息や遅延損害金の請求も検討しましょう。

近日中に支払いが行われるとしても、支払い期限が起きたことで大なり小なりマイナスの影響を受けます。延滞利息や遅延損害金を請求すれば、支払いが行われるまでに自社が被ったマイナスを補填することが可能です。請求することで、取引先が今後支払い遅延を防ぐためにしっかりと改善策を講じる効果も期待できます。

ただし今後の取引に影響が出る恐れもあるため、支払い遅延が起きた原因を踏まえて、慎重に検討するようにしましょう。

最終的には訴訟も視野に入れる

支払い遅延が起きた場合、円満な解決が難しいのであれば、最終的には訴訟も視野に入れる必要があります。

再設定した支払い期日になっても、支払いがない・交渉に応じてくれないという可能性もゼロではありません。またひどい場合は最初に確認の連絡を入れた時点で、連絡が取れないというケースもあります。このような場合、訴訟も検討しなければなりません。

訴訟を起こすとコストも時間もかかるため、あくまで最終的な手段として考えておきましょう。少額取引の場合、弁護士費用の方が高くついて、さらなるマイナスになってしまうかもしれません。ただし「どうしよう」と迷っているうちに倒産されてしまっては、売掛金を全く回収できなくなってしまう恐れもあります。内容証明の送付や少額訴訟、民事調停、支払督促など簡易的な手続きを行う方法もあるので、専門家に相談しつつ自社にとって最適な対応を取るようにしましょう。

支払い遅延の対応をする際の注意点

支払い遅延に対応する際は、これからご紹介する2つの注意点を押さえておきましょう。

遅延が発覚したら迅速に対応する

支払い遅延が発覚したら、迅速に対応することが大切です。

支払いが遅れていることが分かったら、自社にミスがないかどうかを確認した上で、時間を空けずに催促しましょう。取引先で単純に事務処理上のミスが起きている場合や認識の食い違いがあった場合、すぐに対応することで、迅速な売掛金回収につながります。資金不足の場合でも、迅速に対応することで優先的に支払いを行ってもらえる可能性が高いです。

電話やメールでの催促が一般的ですが、取引先との関係性を考慮して適切な方法で連絡してください。最初の連絡では遅延が起きている旨を伝え、冷静に状況や支払い意思を確認しましょう。

また対応する際は、相手の言葉ではなく行動を見ることが大切です。特に付き合いの長い取引先の場合、信頼関係ができているため、謝罪を受けたことでなぁなぁになってしまうことがあります。しかし相手が適切な対応をしないのに言葉だけを信じてしまうと、気付いたときには手遅れになってしまうかもしれません。相手の行動を見て、慎重に対処方法を検討することが大切です。

期限延期の対応は慎重に行う

支払い期限の延長を求められた際は、慎重に対処するようにしましょう。

前述した通り、安易に支払い期限の延長を受け入れてしまうと、自社のキャッシュフローや経営に重大な悪影響が出てしまう可能性があります。支払い期限を延長する理由や期限、今後の対応策などもしっかり確認して判断することが大切です。

支払い期限の延期を承諾すると、取引先は「期限の利益」を得ます。これは「設定した期限まで、債務者が支払いを行う必要がない」というものです。支払い期限の延期を債権者が承諾すると、設定した期日まで前倒しでの催促ができません。取引先が倒産寸前だった場合、倒産準備を行う猶予を与えることになってしまいます。

状況によっては支払い期限延期に応じなくてはならないケースもありますが、慎重な判断を行いましょう。

支払い遅延を防ぐ方法

取引をしている以上起こりうる可能性があるとはいえ、支払い遅延を避けられるに越したことはありません。支払い遅延を防止するために取り組みたい3つの方法を解説します。

契約内容を見直す

支払い遅延を防ぐためには、契約内容の見直しを行いましょう。

まず双方の認識の食い違いを防ぐために、契約書には支払い金額や期限を明確に記載するようにします。また遅延が起きた場合に請求できるよう、延滞利息や遅延損害金に関する内容も盛り込んでおくことが大切です。損害遅延金は契約書に記載されていなくても請求できますが、記載しておくことで抑止力になるでしょう。

前述した「期限の利益」に関しては、「期限の利益喪失条項」を盛り込むことで対処できます。万が一再度支払い遅延が起きて支払い期日の延期を依頼された場合も、期限の利益喪失条項を設けておけば、期日より前倒しで支払いの催促が可能です。

また再度支払い遅延などのトラブルがあった際に備え「中途解約条項」を盛り込んでおくのも一つの方法です。原則として債務不履行などで法的な責任が発生しない限り、契約期間中に契約解除するためには双方の合意が必要となります。しかし中途解約条項を盛り込んでおけば、トラブルが起こった際に自社から契約解除を行うことが可能です。

与信管理を徹底する

与信管理を徹底することも、支払い遅延の防止につながります。

与信管理とは収集した取引先の信用情報を分析し、取引条件や上限取引額、支払いの間隔などを設定することです。与信管理の分析は以下3つの手法で行われます。

• 定量分析：企業の決算書を元に財務分析を行う
• 定性分析：企業の経営方針・離職率・現状など決算書以外の情報を元に分析を行う
• 商流分析：企業の商取引の流れ全体から分析を行う

定量分析は専門知識が求められるので、専門機関に依頼するケースが多いです。定性分析は一般的に定量分析の補足的な分析として行われます。中小企業と取引している場合、必要な情報が収集しづらいため、商流分析は難しいかもしれません。

新規の取引を行う際や大口取引を行う際は、特にしっかりと与信管理を行うことが自社のリスク管理につながります。また継続取引を行っている取引先でも、定期的に信用情報を収集することが大切です。経営状況は常に変化するので、その都度与信管理を行い、自社のリスクを軽減した取引を行いましょう。

支払い管理システムを導入する

支払い遅延を防止するためには、支払い管理システムを導入するのも一つの方法です。

日々膨大な業務に追われていると、支払いの遅れに気付くまで時間がかかってしまうこともあります。支払い管理システムを導入すれば、支払い遅延が起きた時点ですぐに把握できるため、迅速な対応を取ることが可能です。

システムによっては取引先に対して定期的にリマインダーを送ったり、自動で催促を行なったりしてくれる他、債権管理や与信管理に対応しているものもあります。支払い管理システムは見積書・請求書・納品書の作成や送付といった業務負担も軽減できるので、自社内での事務処理上のミス防止にもつながるでしょう。

まとめ

本記事では支払い遅延が起こる原因や支払い遅延が発生した際の対応策や注意点、支払い遅延を防止する方法について解説しました。事務処理上のミスや認識の食い違いによって支払い遅延が起きた場合は、それほど深刻な事態にならないケースがほとんどですが、取引先の資金不足の場合、自社が大きな損害を被ってしまう可能性もあります。支払い遅延が発覚した際は、迅速かつ毅然とした対応を心掛けましょう。

支払い遅延を防止するためには、請求管理システムを導入するのも一つの方法です。請求業務の負担も軽減できるので、会計や経理の業務効率アップにも一役買ってくれます。どのような機能を搭載しているかはシステムによって異なるため、導入する際はしっかり比較し、自社が求める機能が付いているものを選びましょう。無料トライアルがあるシステムもあるので、実際に使って選ぶのも一つの方法です。

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