経理業務を効率化する方法！　請求業務や入金確認などポイントを解説

経理業務を効率化したくても、毎日の業務に追われてなかなか改善に着手できないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。経理業務は毎日・毎月の定型業務をこなすだけでなく、決算月や税務申告が必要な時期など年に数回の繁忙期があります。経理業務の負担を軽減するための効率化が、多くの企業の課題となっています。

経理は手作業が多いことや属人化しやすいことなどが理由で、従来の方法から改善が進まないケースも少なくありません。そこで本記事では、経理業務を効率化する方法や手順、効率化するメリットなどを解説します。請求業務や入金確認など煩雑な経理業務を効率化するポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【2024年最新】おすすめの請求管理ツール比較1３選

経理業務の効率化が進みにくい理由

まずは経理業務の効率化を妨げている課題を把握しておきましょう。

紙でのやり取りが多い

経理業務は請求書や納品書、領収書、伝票など、紙でのやり取りが多いことが特徴です。紙の書類は、整理整頓して保管スペースで管理するのに手間がかかります。また、見たい書類を探す際にも時間がかかるため非効率的です。

専門的な知識が必要で属人化しやすい

経理業務は簿記などの専門知識が必要なため、担当できる人材が限られてしまい、属人化しやすくなります。誰にでも担当できる仕事ではないため、長年同じ従業員が担当しているケースもあるでしょう。特定の人に頼る状態が続くと、非効率なやり方を続けてしまったり、担当者不在時に業務が進まなくなったりするリスクにつながります。

手作業の業務が多い

経理業務は入力作業や請求書のチェックなど手作業で行う業務が多いため、どうしてもミスが発生しやすい傾向にあります。重要度が高い業務はミスが発生しないよう二重チェックを行うなど、人の手を介する業務を減らしにくいことも効率化が進みにくい原因の一つです。

人材不足

経理業務は直接的に利益を生み出す部署ではないため、人員が補充されにくく、少ない人数に抑えられがちです。少ない人数で多くの作業をこなすことになると、日々の業務に追われ、業務効率化のために時間を避けないケースもあるでしょう。

心理的負担により作業遅延が起こりやすい

経理業務には決算資料の作成など、ミスが許されない業務が含まれています。もしミスがあれば、社会的信用を失う事態になるかもしれません。そのような心理的負担から慎重に業務を行っていると、作業の遅延が起こりやすくなります。

法改正の影響を受ける

会計基準や税法が改正されると、対応するために業務フローや書類フォーマットの見直しなどが必要になります。場合によっては、経理だけでなく社内全体への周知も必要です。フロー変更やルール変更に対応しながら、効率化に取り組むことは容易ではありません。

経理業務を効率化する手順

経理業務は効率化が進みにくいとはいえ、ポイントを押さえれば効率化することも可能です。経理業務を実際に効率化する際の手順を3ステップでご紹介します。

1．経理の業務内容を全て洗い出して可視化する

まずは、経理の業務内容を時系列で全て書き出しましょう。大まかな業務内容を書き出し、次にその業務ごとの細分化した作業を洗い出します。担当者一人ひとりが自分の仕事を時系列で書き出せば、経理業務を漏れなく把握できます。

2．経理部の業務フローを作成する

次に、経理部の責任者が担当者一人ひとりに確認しながら全体の業務フローを作成します。工数を可視化すれば業務全体を把握できるため、効率化のための課題を明確化しやすくなります。

3．ECRSの原則に沿って課題や改善点を見つける

ステップ1と2で全体の流れを把握できたら、ECRSの原則に沿って課題や改善点を探しましょう。

ECRSとは業務効率化に使用されるフレームワークで、次の4つの頭文字を取った言葉です。

• Eliminate（排除）：なくせないか見極める
• Combine（結合）：似ている業務をまとめる
• Rearrange（交換）：プロセスを見直す
• Simplify（簡素化）：単純にして誰でもできる状態にする

Eliminate→Combine→Rearrange→Simplifyの順番で業務の改善点を見つけ、効率化を目指します。例えば経理業務の場合、次のような改善策が考えられるでしょう。

• Eliminate：ムダな作業やなくしてよい資料はないか検討する
• Combine：複数の人が担当している似た業務を1つにまとめる
• Rearrange：業務の一部をアウトソーシングする
• Simplify：ITツールの導入、ペーパーレス化を行う

4．改善策を実行する

ECRSの原則で考えた効率化のための改善策を実行します。実行後は、うまく効率化できているか定期的にチェックしましょう。改善点があれば再度検討してPDCAサイクルを回します。

経理業務の代表的な改善策

経理業務効率化のための改善策は、いくつか考えられます。以下で、経理業務を効率化するための代表的な方法を解説します。

ITツールの導入

経理業務の中には自動化できるものとできないものがあります。請求書の作成や経費処理などは、請求管理システムや経費精算システムなどのITツールを導入すれば自動化可能です。業務の自動化によって、経理担当者の負担を大幅に軽減できる可能性があります。

ペーパーレス化

紙でのやりとりは手作業が中心になるため、手間がかかりがちです。会計ソフトなどの導入などでペーパーレス化を進めると、書類管理の手間を削減可能です。また、請求書の印刷や封入作業、郵送などの作業も削減できます。ペーパーレス化によって手作業を減らせると、人的ミスの減少にもつながるでしょう。

キャッシュレス化

小口現金を廃止してキャッシュレス化を進めることも、経理担当者の負担を削減する方法の一つです。

小口現金を置くと、経理担当者は1日の終わりに現金残高を確認し、帳簿と金額が一致しているか確認が必要です。帳簿の金額と一致しない場合はもう一度現金を数え直したり、記帳漏れがないかチェックしたりする必要があるため手間がかかります。

キャッシュレス化を進めると小口現金の煩雑な管理業務を減らせるため、経理業務の効率化につながります。事務所に小口現金を置かなければ、盗難や紛失のリスクもありません。

キャッシュレス化を行った場合、立替経費の精算は銀行振込で行います。現金でその都度精算すると手間や時間がかかり、ミスが発生するリスクもありますが、振込に切り替えることで、負担を軽減しミスを削減できます。

また、法人クレジットカードや電子マネー、交通系ICカードなどを導入すれば、経理担当者の作業を効率化できるだけでなく、従業員の立替による負担も軽減可能です。

書類フォーマットの統一

社内で請求書や見積書などのフォーマットが統一されていない場合には、書類フォーマットを統一すれば、内容をスムーズに確認できてミスの削減につながります。部署ごとに使用しているフォーマットを確認し、統一できるかを検討しましょう。分かりやすいフォーマットに統一すれば、経理業務を効率化できます。

マルチディスプレイの導入

経理業務はデータの入力や確認などの作業が多く、複数のソフトを同時に使用して作業する場合もあります。マルチディスプレイを導入すれば、2つのディスプレイで異なるファイルを開きながら作業できるため、画面を切り替えなくても情報を参照しながらデータ入力が可能です。データの確認や比較が容易になり、作業効率がアップします。

アウトソーシングの活用

人員不足が大きな課題である場合には、アウトソーシングを活用するのも一つの手です。経理業務には、自社で実施すべき業務がありますが、外部へ委託しても問題ない業務もあります。

例えば、記帳業務や請求書の発行などは、アウトソーシングを活用することで従業員がコア業務に集中できるでしょう。年末調整なども任せられるため、繁忙期の負担を軽減できます。

請求管理業務を効率化する方法

経理の業務の中でも特に重要な業務の一つに、請求管理業務があります。請求管理業務とは、請求書発行から代金回収までの一連の業務のことです。請求漏れや代金の未回収があれば資金繰りに影響が出てしまうため、経営に直結する業務です。

請求管理業務の効率化を図る際には、請求業務と入金確認業務に分けて考えると取り組みやすいでしょう。以下でそれぞれ詳しく解説します。

請求業務

請求業務とは、請求書を正確な金額で発行し、遅延なく発送する業務です。取引先名・年月日・内容・金額・支払い条件を正確に管理して、請求書を発行・管理・送付する必要があります。間違った内容で発行しては信用問題に関わるため、ミスをなくすためにダブルチェックを行うことが大切です。

請求業務の効率化には、主にアウトソーシングを活用する方法と請求管理システムを導入する方法があります。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用すれば、請求書の作成・郵送から入金管理や代金回収など一連の請求管理業務を代行してくれます。ただし、急な修正に対応できないことや、取引先が増えるとコストが高くなるなどのデメリットもあるため、自社に合っているか検討が必要です。

請求管理システムを導入する

請求管理システムを導入すると請求書の発行や発送を自動化できます。多くのシステムが請求書データを自動で保管できる機能を持つため、データの管理業務にかかる時間も短縮できるでしょう。

入金確認業務

取引先に請求書を発送したら、入金予定日までに請求金額が支払われたかの確認が必要です。主な入金確認業務は以下の通りです。

• 入金予定日に振込されたか確認
• 入金の消込
• 未入金の督促

入金のタイミングは取引先によって異なります。入金予定日に請求額が振り込まれたかをスムーズに確認するためには、あらかじめ入金予定日と取引先、請求金額を整理しておくことが大切です。

入金予定日に銀行口座の取引明細で請求通りの入金があったか確認し、どの請求に対する入金か、売掛金元帳を確認して消込を行います。取引数が多いと入金消込は複雑になり、ミスが発生しやすくなるため注意が必要です。分割して入金する取引先もあるため、慎重に消込を行う必要があります。

入金予定日を過ぎても未入金の場合は、電話や郵便などで督促を行います。ただし、消込漏れなどのミスによって誤った督促をしては、企業の信用を損なうため、督促する前に確認が必要です。

これらの入金管理を効率化する主な方法は、エクセルで管理する方法と請求管理システムを導入する方法です。

エクセルで管理する

エクセルは多くの企業で導入されているため、コストを抑えて導入できます。Web上に売掛金元帳のテンプレートが豊富に公開されているため、ダウンロードすれば自社で一から作成しなくても手軽に導入可能です。カスタマイズもできるので、自社のニーズに合わせた管理表を作成できるでしょう。紙の帳簿で消込を行うより効率よく管理でき、他の部署とのデータ共有も容易です。

請求管理システムを導入する

さらに効率化するなら、請求管理システムの導入がおすすめです。サービスによっても異なりますが、入金消込や会計システムとの連携、督促業務などを備えているシステムもあります。請求管理業務の作業時間を大幅に短縮できる上、手作業の消込で起こりがちな人的ミスも削減できます。

経理業務を効率化するメリット

経理業務を効率化することは、次のようなメリットにもつながります。効率化の重要性を知るためにも、確認しておきましょう。

経理担当者の負担が軽減する

経理業務の効率化に取り組むと業務負担が軽減するため、月末月初や繁忙期の残業・休日出勤が減るでしょう。プライベートな時間を確保できるようになれば、従業員の満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。

人的ミスを削減できる

経理業務の効率化は、人的ミスの削減にも役立ちます。入力や計算などを伴う作業では、ダブルチェックを行ったとしても手作業のミスを完全になくすことは困難です。しかし、ITツールを導入して経理業務を自動化すれば、手作業よりも迅速かつ正確に業務が完了します。

コア業務に集中できる

経理業務の効率化によって日常業務の負担が減ると、経理担当者はコア業務に集中できるようになります。経理は営業のように直接利益を挙げる部門ではありませんが、予算管理や資金計画、決算処理などを通して、経営判断に貢献できる重要な役割を担っています。経理担当者が財務状況の把握や分析に注力できるようになると、企業の発展や成長にもつながるでしょう。

コストを削減できる

経理業務を効率化すると担当者の残業時間を削減できるため、人件費を削減できます。また、ペーパーレス化を推進すると紙や印刷代、切手代などを削減できます。効率化のためにITツールを導入すると初期費用や月額費用はかかりますが、中長期的な視点では、業務効率の改善により費用対効果が高まるでしょう。

業務を効率化する際の注意点

経理業務を効率化する際に気を付けておきたい注意点を解説します。

ITツールは機能を確認して選ぶ

ITツールは製品によって含まれる機能が異なります。自社が効率化したい業務に対応しているか確認して選びましょう。また、既存のツールと連携できるかどうかの確認も大切です。

セキュリティを確保する

経理業務は企業の財務状況を扱うため、セキュリティの確保が重要です。ITツールを導入する際は、セキュリティ面に問題がないか確認しましょう。アウトソーシングを利用する場合も、安心して業務を委託できるか確認が必要です。

社内に周知する

業務の効率化によって、これまでと業務の流れが変わることがあるため、経理部以外の従業員にも周知しておきましょう。マニュアルを作成したり、問い合わせ窓口を開設したりすれば、スムーズに導入できます。

経理業務の効率化には請求管理システムの導入がおすすめ

経理業務の効率化に取り組む際は、日頃の業務を洗い出しムダな業務がないか見極めた上で、ITツールの導入やアウトソーシングの活用などを検討しましょう。ECRSの原則に沿って進めると、自社に適した改善案が見つかりやすくなります。

経理にはさまざまな業務がありますが、中でも請求管理は資金繰りにも影響する重要な業務です。請求管理業務を効率化するなら、請求管理システムの導入がおすすめです。一般的に、請求管理システムには請求書の発行や発送から消込の機能などが含まれているため、経理業務を大幅に効率化できるでしょう。

請求管理業務の効率化をお考えなら、自社が効率化したい業務に対応している請求管理システムを探してみましょう。

以下の記事では、請求管理に役立つ「請求管理ツール」を紹介しています。ぜひご参考ください。

【2024年最新】おすすめの請求管理ツール比較1３選