請求書の電子化とは？　使いやすい請求管理システムを徹底解説

企業の中には、請求書を紙ではなく電子化して発行する企業もあります。請求書を電子化させることで、業務の効率化などさまざまなメリットにつながります。請求書の電子化によるメリットを得るためには、請求管理システムの違いや選び方を把握しておくことがポイントです。

本記事では請求書の電子化が求められている理由やメリット、注意点、システムの選び方などを解説します。

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請求書の電子化は紙からPDFなどの電子データへ移行すること

従来、請求書は紙でやり取りするのが一般的でした。しかし、近年請求書を電子化する企業が増えています。

請求書の電子化とは、請求書のデータをPDFなどの電子データに移行することを意味します。例えばPDFで請求書を作成すれば、そのまま電子メールに添付して送信したりクラウドを介して送信したりすることが可能です。電子化した請求書は、Web請求書や電子インボイスと呼ばれることもあります。

なお、請求書を電子化する際はPDFを用いるのが一般的です。WordやExcelは改ざんのリスクが高くなるためです。

請求書の電子化が求められる理由

請求書の電子化が求められる理由として以下が挙げられます。

• 電子帳簿保存法に対応するため
• インボイス制度に対応するため
• 郵送料金の値上げのため

電子帳簿保存法に対応するため

請求書の電子化が求められる理由のひとつが、電子帳簿保存法への対応です。電子帳簿保存法は1998年7月1日に施行された法律であり、2022年4月1日に改正版が施行されています。改正の主なポイントは以下の2点であり、請求書の電子化がより推進されるようになりました（※）。

• 電子保存の要件が緩和された
• 電子形式で受け取った書類は電子データのまま保存することが義務付けられた

※参考：国税庁.「電子帳簿保存法が改正されました」.https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf,（2024-09-16）.

電子保存の要件が緩和された

電子帳簿保存法が改正されたことによって、電子保存の要件が緩和されています。例えば従来、電子保存をするためには税務署長からの事前承認が必要でしたが、法改正によって事前承認は不要になりました。また、満たすべき要件の数も限定的になったため、請求書の電子化に対応しやすくなっています。

電子で受け取った書類は電子データでの保存が義務付けられた

電子帳簿保存法が改正されたことによって、PDFなど電子で受け取った書類は電子データで保存することが義務付けられました。例えば次のような方法で送付、受領した請求書が対象です。

• 電子メール
• クラウド
• ホームページからダウンロード
• スマホアプリ決済

電子データとして保存する場合、可視性と真実性を確保する必要があります。両者を確保するには次のような対応が必要です。

• モニターや操作説明書を備えつける
• 日付・金額・取引先で検索できるようにする
• 訂正や削除による改ざんを防止する仕組みをつくる

インボイス制度に対応するため

請求書業務を巡る法律の変化は、電子帳簿保存法の改正だけではありません。インボイス制度への対応も求められるようになっています。

インボイス制度は、2023年10月からスタートした制度です。インボイス制度では、適格請求書（インボイス）を用いた請求書発行が、適格請求書発行事業者に対して求められます。具体的には、従来の請求書に以下のような項目の記載が必要です。

• インボイス発行事業者の氏名もしくは名称および登録番号
• 取引年月日、取引内容（軽減税率の対象品目であること）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きもしくは税込み）と適用税率
• 消費税額等（端数処理はひとつのインボイスにつき、税率ごとに1回ずつ）
• 書類の交付を受ける事業者の氏名もしくは名称

インボイス制度がスタートしたことで、請求業務にさらなる負担がかかる可能性があります。そのため、電子化によって業務効率の向上が求められています。

郵送料金の値上げのため

2024年10月から、郵送料金が次のとおり値上がりします（※）。

郵便の種類	旧料金	新料金
定形郵便物	25gまで：84円	50gまで：110円
	50gまで：94円
通常はがき	63円	85円
レターパック	プラス：520円	600円
	ライト：370円	430円

レターパックプラスの場合、1通あたり80円もの料金が追加で必要となります。定形郵便物として請求書を送る場合であっても、1通あたり26円も追加料金が必要です。例えば新料金で25gの定形郵便物を4通送る場合、以下の費用が必要です。

• 4通×110円＝440円

旧料金であれば4通の合計で336円ですみますが、紙の請求書を使用し続けている場合、このような料金増加に対応しなければなりません。一方、請求書を電子化すれば郵送料金の支払いは不要です。

※参考：日本郵便株式会社.「2024年10月1日（火）から郵便料金が変わります。」.https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/index.html,（2024-09-16）.

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するメリットは、発行側、受領側で異なります。ここではそれぞれのメリットを解説します。

請求書を電子化する発行側のメリット

請求書を電子化する発行側のメリットは次のとおりです。

• コストを削減可能
• 業務の効率化
• 請求書のスムーズな再発行や検索
• テレワークへの対応

コストを削減可能

請求書を電子化することで、コストの削減が可能です。先述のとおり、郵送料金が値上がりするため、請求書を電子化することで郵送に必要な切手代を大幅に削減可能です。また、郵送から電子化に移行することで削減できるのは切手代だけではありません。郵送にかかる封筒代や印刷代も削減できます。

業務の効率化

請求書の電子化は業務の効率化にもつながります。紙の請求書を発行している場合、一般的に次のような工程が必要です。

• 請求書を印刷する
• 請求書を折り封筒に入れる
• 宛名ラベルを印刷し封筒に貼る
• 切手を貼って郵便局に持ち込む

企業によっては宛名ラベルに誤りがないかを相互チェックするために、複数人の従業員が作業に携わるケースもあるでしょう。

請求書を電子化すれば、これらの紙の請求書発行にかかっていた業務負担を軽減できます。従業員は他の業務に注力することも可能です。

請求書のスムーズな再発行や検索

請求書を電子化すれば、発行済みの請求書をスムーズに再発行できるようになります。紙で請求書を発行していた場合、再度請求書を送付するためには郵送費や郵送にかかる手間が発生してしまいます。一方、請求書を電子化すればスムーズに修正した請求書を再発行できる上、送付にかかる手間も軽減可能です。

また、電子化された請求書の場合、過去に発行した請求書をスムーズに検索できるので、後から見返す際にも便利です。

テレワークへの対応

請求書を電子化するメリットとして、テレワークへの対応も挙げられます。紙で請求書のやり取りをしている場合、発行や押印、送付のために出社が必要となるケースがほとんどでしょう。しかし、請求書を電子化すれば、電子メールやクラウドサービスを通じて、自宅にいながらにして請求書を送付できます。

従来、経理業務は請求書発行や押印などの業務が必要なため、テレワークに対応しにくい業務とされていました。しかし、請求書の電子化によってテレワークに対応できるようにすれば、自社の強みとしてもアピールできるでしょう。

請求書を電子化する受領側のメリット

請求書を電子化することで受領側に生まれるメリットは次のとおりです。

• 発行当日に受領可能
• 請求書の保管スペースを削減できる

発行当日に受領可能

受領側のメリットのひとつが、電子化された請求書を発行された当日に受け取れることです。郵送の場合、送付から受領まで、一般的に1〜2日程度のタイムラグが発生してしまいます。一方、電子メールやクラウドサービスなどによって電子化された請求書が発送されることで、その日のうちに受領できます。例えば月次決算の都合、当月の最初の営業日には請求書が必要といった企業にとって、電子化された請求書による即日受領は効果的です。

請求書の保管スペースを削減できる

電子化された請求書を受領することには、保管スペースを削減できるというメリットもあります。請求書は一定期間の保管が求められているため、紙の請求書を受領しているケースでは保管スペースの確保が必要です。しかし、電子化された請求書であれば保管スペースを削減できます。

大量の紙の請求書をバラバラのタイミングで受け取るとなると、紛失のリスクも高まるでしょう。しかし、電子化された請求書であれば、データとして一元管理できるため、紛失の心配がありません。

また、電子化された請求書の場合、どこに保管しているかの検索が容易になることもメリットです。紙の請求書を探す場合と比較して、業務の効率化も期待できるでしょう。

請求書を電子化するデメリット

一方、請求書を電子化することで次のようなデメリットにつながる可能性も把握しておきましょう。

• 取引先によっては電子化に抵抗を覚えるケースがある
• 導入・運用にあたってのコストがかかる
• 業務フローの見直しが求められる

取引先によっては電子化に抵抗を覚えるケースがある

自社が請求書の電子化を検討していても、取引先が電子化に抵抗を覚えるケースがあります。このような取引先がいる場合、100％の請求書電子化は難しいでしょう。電子化された請求書、紙の請求書が混在していると管理が煩雑になる恐れがあるため注意が必要です。

導入・運用にあたってのコストがかかる

請求書を電子化する場合、専用の請求管理システムを導入するのが一般的です。請求管理システムの導入には一定のコストが必要です。システムによっては月額費などの運用コストがかかる可能性もあるでしょう。

ただし、請求管理システムは導入・運用にはコストがかかるものの、切手代、封筒代、人件費などの削減可能なコストを考慮すると、総合的なコスト削減が期待できます。

業務フローの見直しが求められる

請求書を電子化することで、業務フローの見直しが必要になります。例えば、紙の請求書を郵送していた場合は封入作業が必要でしたが、電子化によってこの作業は不要になります。また、電子化によって自動化される作業も出てくるでしょう。このような変化に対応するためには、業務フローを見直し最適化することが重要です。

業務フロー見直しに加えて、 社内での従業員教育も必要です。導入した請求管理システムの使い方や電子保存のルールなどをレクチャーしましょう。

請求書を電子化するにあたっての注意点

請求書を電子化するにあたっては、次のような点に注意しましょう。

• 取引先の了承を得ておく
• 電子帳簿保存法に対応する
• セキュリティリスクに備えておく

取引先の了承を得ておく

請求書を電子化するには、取引先の了承を得ておくことが大切です。請求書の電子化は、発行側と受領側のどちらか一方の判断だけで進めることはできません。企業によっては請求書を電子化する方法が分からない、紙の領収書にしか対応していないといったケースもあるでしょう。事前に取引先に請求書電子化の理由やメリットなどを伝え、了承を得る必要があります。

しかし、請求書の電子化を伝えても取引先が了承しない可能性もあります。このようなケースに備えて、紙の請求書に対応できる体制を維持しておくことも重要です。

電子帳簿保存法に対応する

請求書を電子化するのであれば、電子帳簿保存法に対応しましょう。例えば電子データとして受け取った請求書であれば、可視性と真実性を確保した上で保存が必要です。一方、紙で受け取った請求書であれば、検索機能の確保や見読可能装置の備え付けなど、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。このような保存要件を守るため、要件に沿った専用のシステムを導入するのが一般的です。

セキュリティリスクに備えておく

請求書の電子化にあたっては、セキュリティリスクへの対策も必要です。特に、電子データとして電子メールやクラウドサービスなどを通じて送信する際は、情報漏えいのリスクが伴います。一部の企業では、パスワード付きのZIPファイルをメールに添付し、別のメールで解凍パスワードを送る「PPAP」を採用しているケースもあります。しかし、PPAPにはセキュリティの脆弱性が指摘されており、取引先によっては拒否される可能性があるため、複数のセキュリティ対策を検討しておくことが重要です。

請求書の電子化を取引先に了承してもらうポイント

請求書の電子化を進めるためには取引先からの了承が必要です。取引先に了承してもらうには次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 電子化が決定事項であることを伝える
• 電子化の理由を伝える
• 請求書電子化のメリットを伝える

電子化が決定事項であることを伝える

請求書の電子化を取引先に了承してもらうには、まず電子化が決定事項であることを伝えましょう。相談や提案として取引先に連絡した場合、相手から拒否される可能性が高まります。そのため、自社の決定事項であることを明確に伝えるとよいでしょう。

決定事項であることを伝える際は、いつからスタートするのかなど、期限を伝えておくことで取引先も行動に移しやすくなります。請求書の電子化に伴い取引先から質問が寄せられる可能性があるため、取引先からの質問に対応できる体制を整えておくこともポイントです。

電子化の理由を伝える

電子化の了承を得るためには、なぜ実行するのか理由を伝えることも大切です。例えば電子帳簿保存法改正による請求書の電子化が社会的な流れになっていること、業務効率向上を図っていることなど、取引先が納得できるような理由を伝えましょう。

請求書電子化のメリットを伝える

請求書の電子化を取引先に了承してもらうには、取引先にどのようなメリットがあるかも伝えましょう。取引先が請求書の受領側にあたるのであれば、請求書到着までの時間の短縮や保管スペースの削減などがメリットとして挙げられます。

請求書の電子化には請求管理システムを活用する

請求書の電子化にあたっては、請求管理システムを活用することが一般的です。請求管理システムは、自社が発行した請求書や請求先からの入金の有無、顧客情報などを電子的に管理するシステムです。

請求管理システムには、主に次のような機能が備わっています。

• 請求書の発行
• 納品書の発行
• 支払明細の発行
• 請求書の発送（電子メール、郵送代行など）
• 売上レポートの作成
• 入金管理

システムによっては、未入金の取引先に対する支払い督促、入金消込などの機能も備わっています。請求管理システムにより請求書を電子化すれば、従来の請求関連業務にかかっていた時間を大きく削減できるでしょう。

さらに、請求書業務が自動化されることで、誤請求や請求漏れを防止する効果も期待できます。従業員が対応する場合にはヒューマンエラーによる誤請求や請求漏れが発生し、取引先からの信頼を損ねる可能性がありますが、電子化を行えばこれらのリスクも軽減可能です。

請求管理システムは大きく次の2つに分けられる

請求管理システムは大きく次の2つに分けられます。

• クラウド型
• オンプレミス型

両者にはそれぞれ特徴があるため、自社に応じたシステムを導入しましょう。

クラウド型

クラウド型の請求管理システムは、インターネットを通じて利用するシステムです。自社で独自のサーバーを用意する必要がないため、導入かかる費用を抑えられることが特徴です。

また、ソフトウェアの更新、保守作業も自社で負担する必要はないため、ITリソースが不足している企業に適しています。インターネット環境が整っている場所であればどこからでも利用できるため、テレワークの促進を検討している企業にも適しているでしょう。

一方、クラウド型は利用者のインターネット環境に依存するため、セキュリティ対策が不十分な場合や接続が不安定な場合には使いづらくなることがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型の請求管理システムは、自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして使用するシステムです。オンプレミス型 はカスタマイズ性が高く、自社独自の業務フローやセキュリティ要件に合わせてシステムを構築できる点が大きな魅力です。

しかし、自社でメンテナンスやアップデートが必要になるため、導入維持にかかるコストやリソースが必要になります。オンプレミス型を選ぶ際には、これらの費用対効果をよく検討する必要があるでしょう。

請求管理システムの選び方

請求管理システムはさまざまな種類が各社からリリースされています。そのため、自社にとって使いやすいシステムを選びましょう。使いやすい請求管理システムの選び方として以下が挙げられます。

• 自社が抱えている課題を解決できる
• 予算に合った料金体系である
• セキュリティ体制が整っている
• サポート体制が整っている
• 他のシステムと連携できる
• 郵送代行に対応している
• 今後の法改正に対応できる

自社が抱えている課題を解決できる

請求管理システムで、自社が抱えている課題を解決できることが大切です。例えば電子帳簿保存法に対応したシステムを求めている、インボイス制度に対応したシステムを求めているといったケースであれば、それぞれに応じたシステムを導入しましょう。また、請求書の大量送付が負担という課題を抱えているのであれば、作業効率向上に特化したシステムの導入がおすすめです。

予算に合った料金体系である

請求管理システムはサービスによってかかる費用が異なります。一般的に、クラウド型であれば初期費用と毎月のランニングコストが、オンプレミス型であれば初期費用と保守運用コストが必要です。クラウド型の方が初期費用を抑えて導入できるケースが多いため、予算の都合で初期費用を抑えたいという場合はクラウド型導入を検討してみましょう。

セキュリティ体制が整っている

先述のとおり、請求書の電子化にはセキュリティ体制の整備が欠かせません。請求管理システムのセキュリティが脆弱な場合、情報漏洩につながる恐れがあります。そのため、2段階認証やIPアドレス制限など、セキュリティについての体制が整っているかも確認しましょう。

サポート体制が整っている

請求管理システムを導入するのであれば、サポート体制の確認も重要です。導入のサポートだけでなく、運用サポートが整っているかも確認しましょう。サポート体制が整っていれば、社内でシステムについての質問が発生してもすぐに問い合わせて解決できます。なお、問い合わせのチャネルや対応可能時間は、システムの提供元であるベンダーによって異なります。

他のシステムと連携できる

請求管理システムが他のシステムと連携できるかどうかを確認しておくことも重要です。例えば、販売管理システムと連携できるシステムであれば、請求書発行に関わる業務をより効率化可能です。

他のシステムとの連携方法はWeb API、CSV経由の2種類であり、Web APIであればシステム同士を直接連携できます。

郵送代行に対応している

先述のように、全ての取引先が請求書の電子化に対応できるわけではありません。取引先によっては電子化に対応できないケースもあるでしょう。このようなケースが想定されるのであれば、郵送代行に対応しているシステムを検討することも重要です。郵送代行サービスにも対応しているシステムであれば、紙の請求書を郵送する手間を削減できます。

今後の法改正に対応できる

電子帳簿保存法をはじめとして、請求書に関わる法律は今後改正される可能性があります。法律改正された場合、システムも改正内容に準じた仕様に変更が必要です。クラウド型のシステムであればベンダーが改正内容に沿った更新を担うため、自社で発生する負担を軽減できます。

請求書の電子化に対応して業務を効率化させよう

請求書の電子化とは紙のデータをPDFなどの電子データに移行することです。電子帳簿保存法の改正やインボイス制度のスタートなど、請求書電子化のニーズは高まっています。しかし、請求書の電子化を実現するためには、取引先の了承を得る必要があります。電子化によるメリットなどを伝えて同意を得ましょう。

請求書電子化にあたっては、専用の請求管理システムを導入することが一般的です。請求管理システムを導入することで、業務効率の改善だけでなくヒューマンエラーの削減も期待できます。自社が抱えている課題を解決できるか、他のシステムと連携できるかなどに着目してシステムを選び、業務の効率化につなげましょう。

以下の記事では、業務効率化に役立つおすすめの請求管理ツールを紹介しています。ぜひご参考ください。

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