更新日:2025/01/08
介護ソフトを利用して介護記録を一元管理するメリットは?必要性や選び方を紹介
【監修】株式会社ジオコード 管理部長
小島 伸介
株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。
介護記録を効率化したい場合は、介護ソフトを活用し、データを一元管理するのがおすすめです。
本記事では介護ソフトを活用して得られるメリットや、ソフトを利用した介護記録をした方がよい理由を解説します。システムの選び方も紹介しますので、参考にしてみてください。
【比較】おすすめの介護ソフト一覧
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サービス名 | 特長 | 費用 | サポート体制 |
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エヌ・デーソフトウェア株式会社 |
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要お問い合わせ | Web操作説明、訪問操作説明、コールセンター |
株式会社エス・エム・エス |
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初期費用無料 基本利用料1,000円~ |
データ移行無料、電話・オンライン・訪問サポート、動画マニュアル |
株式会社ワイズマン |
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要お問い合わせ | 専用サポートサイト、通信サポート |
株式会社カナミックネットワーク |
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要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
株式会社日本コンピュータコンサルタント |
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要お問い合わせ | データ移行、訪問サポート、サポートセンター、セミナー、操作説明会 |
株式会社 LITALICO |
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月額9,800円~ | 要お問い合わせ |
プラスワンソリューションズ株式会社 |
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初期費用無料 月額5,000円~ |
介護事務管理士有資格者による電話サポート |
株式会社インタートラスト |
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月額7,800円~ | カスタマーセンター |
株式会社グッドツリー |
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要お問い合わせ | 電話サポート、データ移行(有料) |
この記事の目次はこちら
介護記録とは
介護記録とは、介護職員が利用者に対して介護サービスを提供した際の記録です。具体的には主にサービスを提供した日時・場所や内容、利用者の健康状態、会話、表情などを記録します。
食事会書や排せつ介助など、サービス内容によって記録方法は異なり、規定に沿って記録しなければいけません。
介護ソフトを使って介護記録をする必要性
介護保険法によって。介護事業者には介護記録の作成・保存の義務が発生しています。事業所の形態を問わないため、デイサービスやグループホームなどでも必須です。
介護の記録をメモして事務所に戻って書き直したり、パソコンに入力したりしなければいけません。現場で介護記録に関する業務が完結しないため、入力ミスや従業員の労働時間が長くなるなど、業務が非効率化するという課題がありました。
介護ソフトの導入により、事務所に戻らなくても現場でリアルタイムに介護記録を共有可能です。タブレットやスマホなど使い慣れている媒体を使用して記録できるため、スムーズな情報共有が可能であり、業務の負担を軽減できるでしょう。
介護ソフトの基本的な機能
介護ソフトに搭載されている基本的な機能を紹介します。
- 介護記録
- ケアプラン作成
- スケジュール管理・情報共有
- 介護保険請求
自社の解決したい課題解決が見込める機能が備わっている介護システムを選びましょう。
介護記録
介護記録機能では、利用者に関するさまざまな情報を記録・管理できます。利用者の健康状態や食事、入浴、服薬、口腔ケア、会話など生活に関する情報を記録可能です。
文章だけでなく、写真や動画でも記録できるソフトもあり、より具体的でわかりやすく記録を残せます。また手書き入力や音声入力が可能なソフトであれば、忙しくて手が離せない状況でも使用できるため便利でしょう。
備考欄や連絡項目も記入できるため、スタッフ間での共有事項や引き継ぎなどをスムーズに行えます。
ケアプラン作成
ケアプラン作成とは、利用者とその家族の状況・希望などを考慮して、ケアプランを作成する機能です。短期的・長期的な目標や具体的な援助内容を入力して活用します。
医療と介護の両面から利用者に適切なケアプランを作成できる、リハビリ計画や電子カルテとの連携ができるソフトもあります。
スケジュール管理・情報共有
利用者一人ひとりに合わせたサービスの提供スケジュールを管理できます。訪問やサービス提供を行う時間の調節を利用者ごとにできる上、通知やお知らせなどのリマインド機能が付いているソフトもあります。
またスタッフの勤怠管理やシフト作成にも役立てられます。
申し送りできる機能を使用すれば、事業所内でほかの従業員に対して連絡事項を共有できます。医師や作業療法士など、外部への情報共有を行う場合は、ほかのシステムと連携することで可能になります。
介護保険請求
介護記録から自動で計算し、介護保険請求の作成ができます。介護保険請求に関する業務は、正確さが重要であり時間や手間がかかる作業です。
介護ソフトの介護保険請求機能であれば、スピーディーに正確な計算が可能であり、請求までの手続きがスムーズになります。業務の負担も軽減できるためコスト削減にもつながるでしょう。
介護ソフトを使って介護記録を一元管理するメリット
介護ソフトを活用した介護記録の一元管理により、さまざまなメリットを得られます。
- 事務作業の効率化
- 情報共有の円滑化
- 利用者の満足度向上
得られるメリットを把握して、自社の求める介護ソフトを選びましょう。
事務作業の効率化
介護ソフトの導入により、煩雑だった事務業務を自動化でき、業務効率の向上が期待できます。事務所のパソコンで記録や情報を入力しなくても、タブレットやスマートフォンから介護記録を入力可能です。事務所に戻って情報を再度入力する必要がありません。
記録や情報をオンライン上で一元管理できるため、書類の保管・管理の効率化も実現できるでしょう。
情報共有の円滑化
ほかのスタッフや利用者家族も使用できるオンライン上で、介護記録をリアルタイムに保管できるため、スムーズな情報共有が可能です。情報管理が属人化しにくい点もメリットでしょう。
タッチペンや指を使用して手書きで記録できる機能や、ビデオや写真、音声入力で記録できる機能が付いている介護ソフトを選べば、ITシステムの操作に抵抗がある従業員でも安心して使用できます。
利用者の満足度向上
介護ソフトを使用して介護記録を一元管理できるため、煩雑だった事務作業が効率化します。事務作業に時間を割いていた時間や人材を、利用者のケアに充てることが可能です。
利用者に対する介護ケアの質が向上させられることで、結果的に利用者とその家族からの評価を高められるでしょう。
一元管理に役立つ介護ソフトの選び方
介護記録の一元管理ができる介護ソフトの選び方を解説します。
- 操作性で選ぶ
- ラウド型またはオンプレミス型で選ぶ
- 使いたい機能で選ぶ
- システム連携の有無で選ぶ
- アフターフォローの内容で選ぶ
選び方のポイントを抑えて、介護ソフトを検討してみてください。
操作性で選ぶ
介護ソフトを選ぶ際は、操作性の高さで選ぶのがおすすめです。介護ソフトを社内で定着させ、十分な効果を発揮するためにも、ITシステムの操作に慣れていない従業員でも対応できる操作性のサービスを選ぶ必要があります。
具体的には記録や情報の入力が選択式・音声入力・動画対応などから選べるものや、画面のレイアウト・文字が見やすいものだと、操作がしやすいでしょう。またヘルプ機能や導入支援サービスの充実度が高いかなどに注目してチェックしてください。
無料トライアルやデモンストレーションがある場合は、実際に従業員に使用してもらって、使いやすいかどうかを確認するのがおすすめです。
クラウド型またはオンプレミス型で選ぶ
クラウド型とはインターネットを通じて介護ソフトにアクセスし、外部のサーバーに情報や記録を保存する方法です。
一方オンプレミス型は、企業のサーバーやパソコンにソフトウェアをインストールしてデータを保存・管理する方法です。ほかにも費用やセキュリティなどの特徴が異なります。
タイプ | 特徴 |
クラウド型 | 費用を抑えられる オンプレミス型よりセキュリティが低い インターネットトラブルの影響を受ける可能性がある |
オンプレミス型 | 導入時と更新時の費用が高額 セキュリティ性が高い インターネットトラブルの影響を受けにくい |
使いたい機能で選ぶ
介護ソフトの機能は大きく分けて3タイプに特化しています。それぞれの特徴を把握し、自社が抱える業務課題や導入後のビジョンをもとに選択しましょう。
タイプ | 特徴 |
介護記録特化型 | 介護記録の効率化が可能 従業員間での共有のみを行う場合におすすめ 機能の数が少ない反面、コストを抑えられる |
訪問特化型 | 訪問介護向けのスケジュール管理や稼働状況を確認できる機能搭載 外出先からでも操作可能で、訪問先から直行直帰できる |
介護ソフト一体型 | 介護ソフトの基本的な機能を網羅的に装備 幅広い業務をカバーしたい場合におすすめ |
システム連携の有無で選ぶ
病院やリハビリサービスも経営している場合は、各部門ですでに導入しているシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。各分野とデータを連携すれば、より質の高いケアにつながります。
また各部門から利用者に関する情報を取り寄せなくても済むため、必要なときに必要な情報を確認しやすい環境をつくれます。
連携が難しい場合は機能を追加したり、システムを介さない業務を手動で行ったりしなければいけません。
アフターフォローの内容で選ぶ
万が一のトラブルが発生した際に、フォローを受けられるかも重視して選びましょう。提供している企業によっては、遠隔操作でフォローをしていたり、訪問によってフォローしていたりなどさまざまです。
介護の場合、昼夜を問わず対応が必要になるケースがあります。フォロー方法に加えて、24時間365日対応できる介護ソフトなのか確認をしておくと安心でしょう。
まとめ
介護記録をシステム上で一元管理して、業務の効率化を図ることで、事務作業にかかる負荷を軽減させられます。ほかにも従業員間のやり取りや引き継ぎがスムーズになったり、利用者の満足度が向上したりするなど、さまざまなメリットを得られます。
自社に合った介護システムを選び導入すれば、自社のためだけでなく介護業界全体の充実度に大きく貢献できるでしょう。
自社に合ったシステムの導入を検討している場合は、複数の提供サービスを比較し、検討する必要があります。下記の記事では、さまざまな介護ソフトを紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
【2025年最新比較表あり】おすすめの介護ソフトの提供企業11選! 主な機能や選び方についても解説
【比較】おすすめの介護ソフト一覧
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サービス名 | 特長 | 費用 | サポート体制 |
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エヌ・デーソフトウェア株式会社 |
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要お問い合わせ | Web操作説明、訪問操作説明、コールセンター |
株式会社エス・エム・エス |
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初期費用無料 基本利用料1,000円~ |
データ移行無料、電話・オンライン・訪問サポート、動画マニュアル |
株式会社ワイズマン |
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要お問い合わせ | 専用サポートサイト、通信サポート |
株式会社カナミックネットワーク |
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要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
株式会社日本コンピュータコンサルタント |
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要お問い合わせ | データ移行、訪問サポート、サポートセンター、セミナー、操作説明会 |
株式会社 LITALICO |
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月額9,800円~ | 要お問い合わせ |
プラスワンソリューションズ株式会社 |
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初期費用無料 月額5,000円~ |
介護事務管理士有資格者による電話サポート |
株式会社インタートラスト |
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月額7,800円~ | カスタマーセンター |
株式会社グッドツリー |
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要お問い合わせ | 電話サポート、データ移行(有料) |