タブレットで使える介護ソフトのメリットとは？　現場での使いやすさと導入効果

介護現場での業務効率化やサービス向上を目指し、タブレットを活用した介護ソフトの導入が注目されています。その目的はケア記録の作成を効率化し、紙ベースの転記作業を削減することです。これにより事務負担が軽減され、確保した時間を利用者様とのコミュニケーションやケアの質向上が可能になります。

そこで本記事では、タブレットで使える介護ソフトの導入効果や現場での使いやすさなどを詳しく解説します。より良い介護サービスの提供を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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タブレット対応の介護ソフトを導入するメリット

タブレット型介護ソフトは、現場での使いやすさや業務効率化に優れ、介護の質を向上させる多くの利点があり、主に以下のような内容があります。

• 持ち運びに便利
• ペーパーレス化が可能になる
• 職員の業務負担を軽減できる
• 災害時でもデータを守れる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

持ち運びに便利

タブレットは軽量で移動の多い介護現場でもストレスなく持ち運びでき、介護現場や訪問先においてリアルタイムで記録を入力できる点が大きなメリットです。

その場でケア内容や利用者の状態を正確に記録できるため、事業所に戻ってから記録するときに生じがちな情報漏れや記憶違いを防げる点も持ち運びができる強みといえるでしょう。

また入力したデータは即座にクラウドや共有システムを通じて他の職員とも共有できるので、利用者の最新状況を全員が把握しやすくなり、職員間の連携がよりスムーズに進みます。

ペーパーレス化が可能になる

2021年度の介護報酬改定により、介護記録の電子保存が全国的に認可され、ペーパーレス化が大きく進むきっかけとなりました。

タブレット型介護記録ソフトを導入することで、これまで紙で3〜5年にわたって保管していた記録をデジタルで保存できるようになり、保管スペースの確保や管理の手間が大幅に削減できるようになっています。

またデジタルデータは長期間にわたり正確な情報を保持できるため、情報の紛失・消失のリスクを軽減する他、必要な記録を簡単に検索・閲覧できるようになり業務効率の向上にも貢献します。

※参考：厚生労働省「令和３年度介護報酬改定の主な事項について」.
https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000727135.pdf,（参照 2024-11-22）.

職員の業務負担を軽減できる

介護記録ソフトとタブレットの導入により、従来の手書きでの記録や書類を保管する手間を大幅に削減できるため介護職員にとっても大きなメリットです。

従来のように紙やペンを用意する手間が省け、タブレット画面に表示されるチェックリストや自動入力サポートでタップするのみで記録生成がスムーズに行えます。

またデジタルでデータを保管できれば物理的な書類の整理、保管場所の確保といった管理負担の大幅な削減が可能です。職員は書類の入力や管理などの作業に煩わされることがなくなり、利用者へのケアやコミュニケーションに集中しやすくなります。

災害時でもデータを守れる

クラウド型システムを導入すれば、データは安全なデータセンターに保管されるため、万が一施設が被災しても紙ベースのように破損・消失することはありません。インターネット経由で利用者情報や記録を迅速に確認できます。

これは事業継続計画（BCP）の観点でも大きな役割を果たします。BCPは施設が物理的な被害を受けても事業の継続や早期再開を可能にする仕組みです。クラウドにデータを保存できれば職員は必要な情報にすぐアクセスでき、利用者へのケアを中断することなく提供し続けられます。

タブレット対応の介護ソフトを導入するデメリット

タブレット対応の介護ソフトは便利な一方で、いくつかのデメリットも存在します。注意したいのは主に以下の点です。

• 紛失による情報漏洩のリスク
• ランニングコストの負担
• パソコンよりも使える機能が制限される場合がある

3つの課題をそれぞれ詳しく解説します。

紛失の恐れがある

タブレットは軽量で持ち運びがしやすく便利な反面、紛失時には情報漏洩のリスクを伴うというのがデメリットの1つです。特に介護現場で扱うタブレットには、利用者の個人情報やケア記録など機密性の高いデータが保存されているため、万が一紛失や盗難が発生すると外部に流出し重大なトラブルや法的問題に発展する可能性があります。

これを防ぐためには、タブレットにIDや強力なパスワードを設定し、定期的に変更するなど、リスクを最小限に抑える対策が重要です。また情報漏洩した場合の対応手順などをあらかじめ整備しておきましょう。

ランニングコストがかかる

タブレット導入には本体の購入費だけでなく、通信費やソフトウェアの利用料などが発生します。その他にもソフトウェアの更新、故障時の修理、システムメンテナンスなどランニングコストもかかります。

そのためこれらの費用に見合う業務効率化が実現できなければ、導入効果が十分に得られないかもしれません。まずは効果的な運用方法を事前に検討し、定期的に導入効果を検証することが重要です。これにより無駄な支出を防ぎ、コストパフォーマンスを最大化できるでしょう。

パソコンよりも使える機能が少ない

タブレットは手軽で使いやすい一方で、パソコンに比べ一部の機能が制限される場合があります。例えば食事やバイタル、入浴、排泄などの日常的な記録作業はタブレットでも問題なく入力できますが、介護日誌や事故報告書など複雑かつ重要な書類の作成、データ編集などはパソコンが必要になるケースが多いです。

業務効率に影響を与えないようにするためには、導入前に現場で必要な機能を明確にし、タブレットとパソコンを適切に使い分ける運用ルールを作っておくと良いでしょう。

タブレットを最大限に活用する方法

タブレットを有効に活用するためには、主に以下の点を意識することが重要です。

• 社内研修を行い、職員全体のスキル向上を図る
• カメラや音声入力機能など、内蔵機能を積極的に活用する
• 現場の業務に合ったタブレットを慎重に選定する

これらを詳しくみていきましょう。

社内で研修を行う

タブレット導入時には操作に不慣れな職員もいるため、社内研修が重要です。特に現場経験の豊富な職員を講師にすることで、実践的な使い方を効率よく学べる環境を整えられます。この取り組みにより、「難しい」と感じてタブレットを避けがちな職員や高齢者も、積極的に学び習得しやすくなるでしょう。

さらに新機能が追加された際にもスムーズに対応できるよう、定期的な研修の実施も効果的です。

カメラ機能や音声機能を利用する

タブレットにはカメラ機能や音声機能など、現場で活用できる機能が備わっています。例えば傷や褥瘡の状態を写真に記録し医療スタッフや家族と視覚的な情報共有が可能です。

また音声入力機能は手が離せない状況でも簡単に記録が作成でき、業務時間の短縮、作業効率の向上に役立ちます。

業務に合ったタブレットを選ぶ

タブレット選びにも注意が必要です。例えば小さすぎる画面では、オンライン面会時に家族の顔が見づらく、研修資料の閲覧も困難になるなどの問題が発生する可能性があります。

またiOS端末を導入したにも関わらず、新たに導入したケアテック機器がAndroid対応だったというケースも考えられるのです。そのため導入前に利用するソフトや周辺機器との互換性を確認しておくことが重要です。

まとめ

タブレット対応の介護ソフトは現場での記録作業を効率化し、ペーパーレス化や業務負担の軽減、災害時のデータ保護といった多くのメリットを提供します。一方で、紛失リスクやランニングコストなどの課題もあるため、導入効果を最大化するには研修やタブレットの選定、現場の運用に合った活用が重要です。

株式会社ジオコードではこうした利点と課題を明確に示し、現場のニーズに最適なソフト選びや課題解決を提案しています。

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