在宅介護支援で使いやすい介護ソフトのおすすめ機能は？選び方のポイントを解説

在宅介護にまつわる事務作業が煩雑になったことで、効率化するために介護ソフトの導入を検討している担当者の方も多いでしょう。

本記事では在宅介護で使える介護ソフトの機能や種類、選び方のポイントを解説します。介護ソフトを導入したいと考えている方は参考にしてみてください。

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在宅介護支援で使える介護ソフトとは？

介護ソフトとは、在宅介護において事業者が行う日常業務の記録や実績を管理したり、国民健康保険団体連合会（国保連）や利用者に向けて請求を行ったりするためのシステムです。

利用者の情報や介護記録、書類の管理・転記など、介護サービスを提供する上で欠かせない情報や業務を一元管理し、業務効率を向上させられます。

在宅介護支援で使える介護ソフトのおすすめ機能

在宅介護支援を行う際に活用できる介護ソフトの機能を紹介します。

• 利用者情報の管理
• 他事業所情報の管理
• 介護計画の作成
• 介護報酬の請求データ作成
• 国保連への伝送機能
• ヘルパーのシフト作成
• 勤怠管理・給与計算

それぞれの機能の特徴を理解して、自社に必要な機能を導入しましょう。

利用者情報の管理

利用者の氏名や年齢、要介護度など基本的な情報を管理する機能です。ほかにも緊急連絡先や介護保険に関する情報、傷病歴など利用者に関する情報を管理します。利用者の健康状態やケアプランなども管理可能です。

介護ソフトにまとめて記録・管理できるため、紙で情報を管理するのと比べて、利用者の情報を見つけやすく、業務の効率化を実現できます。

他事業所情報の管理

ほかの事業所からもサービスを受けている利用者の場合、事業者名・事業者番号・どのようなサービスを受けているのかという基本的な情報を入力し、管理できる機能です。

介護計画の作成

一人ひとりの利用者に適切な介護計画を作成し、管理する機能です。利用者の希望や課題に関する情報や、週間計画表、短期・長期的な計画などを作成します。

介護計画の作成は在宅介護を提供する上で欠かせません。介護計画の進捗や効果をモニタリングできる場合は、課題を見つけやすくなるためサービスの改善に役立てられます。

介護記録の作成

作成した介護計画に基づき、ケアを実施した際の記録を入力する機能です。ケアの内容や利用者の健康状態、連絡事項などを入力し、記録を作成します。

入力したデータを基にケア内容を分析して、サービスの質や効率性を見直します。排せつや睡眠リズムを把握したり、職員によってサービスにばらつきが出る可能性を低減させたりできるでしょう。

利用者の家族からクレームがあった場合も、記録を基に事実確認できるため、法的トラブルなどの防止にも役立ちます。

介護報酬の請求データ作成

介護報酬の請求書作成や管理を行うための機能です。国保連からの伝送結果管理を行います。介護保険制度により介護費用は1～3割負担なので、それ以外の費用を国保連合会に請求します。

介護報酬の国保連合会への請求も含めて、利用者ごとの支払情報や請求状況の管理も効率化可能です。

請求書に誤りがないかを確認するためのエラーチェック機能が付いているソフトも多く、業務負担の軽減につながります。

国保連への伝送機能

利用する介護ソフトによっては、国保連合会への伝送機能も搭載されています。伝送機能とは、インターネットを利用して介護給付費請求に必要な書類を国保連合会に送付することです。

CDをはじめとする磁気媒体を利用して、国保連合会へデータを送付できますが、インターネットを利用した提出方法が一般的です。

ヘルパーのシフト作成

ヘルパーのシフト作成ができる機能も搭載されていることが多いです。介護職員やアルバイトの希望をシステム上で収集し、スケジュールやシフトの作成・管理ができます。

スタッフにタスクを割り当てることも可能で、スキルや相性を考慮した適切な人材配置を実現できるでしょう。またケアサービスの進捗状況も入力して管理できるため、ほかのスタッフとの引き継ぎもスムーズに行えます。

勤怠管理・給与計算

介護の管理者がシフト作成に加えて、勤怠管理や給与計算ができる機能も付いているソフトがあります。勤怠管理や給与計算以外にも休暇取得や給料・社会保険の支払状況を管理可能です。スタッフの保有スキルや資格取得などの人事情報も一元管理できます。

ヘルパーやアルバイトを含むスタッフ全員の勤怠管理システムとしても活用できるため、雇用形態によって使用ソフトを変更する必要がありません。

在宅介護支援で使える介護ソフトの種類

在宅介護支援で使用できる介護ソフトは、さまざまな事業者に対応可能なタイプと介護保険請求がメインのタイプの2種類があります。それぞれのタイプについて解説するので、自社のニーズに合ったタイプを選びましょう。

さまざまな事業者に対応可能なタイプ

多くの事業者が対応できるよう、介護業務からコア業務まで、幅広く対応しているタイプの介護ソフトです。利用者情報の管理や介護計画の作成・記録、介護保険・国保連伝送の管理など、包括的な業務をワンストップで対応できます。

居宅介護支援事業所や訪問介護事業所、介護老人福祉施設、小規模多機能型居宅介護事業所など、利用できる事業所を選ばないのが特徴です。

介護保険請求がメインのタイプ

介護保険請求や国保連請求などをメインとして行う事業者におすすめなタイプの介護ソフトです。請求業務に関する記録・管理に限定して効率化を図ることができます。使用できる機能が少ない反面、網羅的に機能を使用できる介護ソフトと比べ、安価で使用できるというメリットがあります。

請求する量が多い事業所や請求・記録・管理に割いている手間やコストを低減したい事業所での利用に向いています。

在宅介護で使える介護ソフトの選び方のポイント

在宅介護で活用する介護ソフトを選ぶ際のポイントを解説します。

• 求める機能と予算を明確にする
• 口コミや評判をチェックする
• 外出先でも使用可能か確認する
• デモンストレーションを行う

選び方のポイントを抑えて、自社の求める介護ソフトを導入しましょう。

求める機能と予算を明確にする

自社の求める機能と予算を明確にして、介護ソフトを選ぶことが大切です。

介護ソフトの価格はシステム提供会社や、搭載されている機能によってさまざまです。無料で利用できるソフトから導入コストやランニングコストを含め、長期的には数百万円かかるソフトもあります。導入費用と数年先までのランニングコストを想定し、予算の上限を設定しておくことで無理なく導入できます。

また事業所で解決したい課題や、効率化したい業務を記録データに基づいて、洗い出しておくとよいでしょう。スタッフから聞き取りを行うことも、課題解決につながるため有効です。

口コミや評判をチェックする

介護ソフトの比較サイトやランキングサイトなどで口コミや評判をチェックしておくと、導入後の未来を想像しやすくなります。

実際に導入した事業者の「導入理由」や「利用後の感想」「課題解決の可否」「満足度」などを確認するのがおすすめです。

口コミは複数のサイトで確認し、口コミの数が多く信頼性があるものを参考にするとよいでしょう。介護ソフトは機能が追加されたり、バージョンアップしたりするので、投稿された情報が新しいかどうかも確認が必要です。

外出先でも使用可能か確認する

在宅介護の場合、勤務形態やシフトによっては、事務所のパソコンではなく外出先で記録を行わなければいけません。

スマートフォンやタブレットなど、持ち運び可能で手軽に使用できる媒体に対応しているかどうか確認しておきましょう。対応しているものであれば事務所に戻る手間を省くことができ、訪問先からも介護記録を入力して共有可能です。

利用者の自宅を訪れて介護サービスを提供する在宅介護では、外出先で使用できるソフトかどうかは重要です。

デモンストレーションを行う

介護ソフトを提供している会社によっては、実際に導入する前に無料トライアル期間を設けていたり、デモンストレーションを行ったりしています。現場のスタッフにも使ってもらいながら、使いやすさや機能性、使用感などをあらかじめ確認しておくことが大切です。

トライアルやデモンストレーションをせずに利用すると、導入後に思ったような効果を発揮できなかったり、スタッフに定着しなかったりする恐れがあります。

導入の効果を十分に得るためにも、自社に合った介護ソフトを導入しましょう。

まとめ

自社に適した介護ソフトを導入すれば業務を効率化できるため、現場スタッフの業務負荷を軽減するとともに、ケアの質を向上させることにもつながります。

現在使用している介護ソフトを乗り換えたり、新たに導入したりする場合は、料金や機能性、使いやすさなどの観点から複数の介護ソフトを比較し、自社に合ったサービスを検討しましょう。

サービスを比較する際は、下記のような比較サイトを利用して検討すると効率的です。それぞれの特徴や機能、サポート再生などを解説しています。

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