介護ソフトの導入で気をつけたいセキュリティリスクとは？情報漏えい対策を徹底解説

介護事業所は大量の個人情報を厳重に管理する必要があり、万全なセキュリティ対策が求められます。

紙で情報を管理している場合、さまざまなセキュリティリスクが伴っているため、セキュリティ対策が備わった介護ソフトを導入するのがおすすめです。

本記事では介護ソフト導入時のセキュリティリスクについて解説します。導入時に気をつけたいポイントや対策も紹介するので、参考にしてみてください。

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介護ソフトとは

介護ソフトとは、介護事業者に向けて提供された、業務を一元管理しサポートするためのソフトウェアです。事務業務の自動化や一元管理によって、さまざまな業務の効率化に大きな効果があるとして注目を集めています。

また訪問介護の場合、介護記録を作成する場合は事務所に戻って記録をまとめる必要がありました。しかし介護ソフトの種類によっては、訪問先からタブレットやスマートフォンを使用して簡単に記録できるため、従業員が事務所に戻る時間や手間を省くことが可能です。残業時間を減らすことにもつながり、コスト削減も期待できるでしょう。

介護ソフトの基本的な機能

介護ソフトに搭載されている基本的な機能を紹介します。

• 各種請求処理
• 利用者情報の管理
• ケアプランの作成
• 制度改正時のアップデート
• 科学的介護情報システム（LIFE）との連携

それぞれの機能を理解し、自社に必要な機能が備わった介護ソフトを検討してみてください。

各種請求処理

代表的な介護ソフトの機能として、請求書の処理機能があります。介護記録やデータと連携して迅速に請求書を作成できるため、滞りなく請求処理を完了させることが可能です。

各種請求業務は業務量の多さから、ヒューマンエラーが起こりやすい業務です。不備や入力漏れが生じれば、支払われない恐れなどがあります。

また導入するソフトによっては、過去のデータに基づいて経営状況を分析でき、財務状況の確認が可能になります。

利用者情報の管理

介護ソフトの利用により、利用者に関するあらゆる情報を管理できます。具体的には利用者の氏名や年齢、心や身体の状態、生活環境・要介護度、過去の病歴などをまとめて管理可能です。

介護ソフトの利用により紙を使用せずに利用者情報を管理できるため、書類整理やファイリングなどの手間を省けます。また必要な情報を探す時間も短縮でき、業務効率化を図れるでしょう。

ケアプランの作成

ケアプランの作成・管理ができる機能も搭載されていることが一般的です。ケアプランを手書きで作成すると、時間がかかるケースがほとんどですが、介護ソフトの利用によってシステム上でスムーズに作成できるようになります。

また利用者に対しても、ケアプランを共有しやすくなるでしょう。ほかのシステムと連携すれば、複数の介護事業所とケアプランの情報共有をスムーズに行えます。

制度改正時のアップデート

介護に関連した制度の改正は定期的に行われるため、従来の記録・管理方法の場合は、更新のたびに各種書類の書式を変更し、内容を確認しなければいけませんでした。

しかし介護ソフトは、制度が改正される度に自動的にアップデートできるため、手動で書類の書式変更や内容確認をする必要がありません。

報酬関連の制度は、適切に対応できなければ収益に響きます。介護ソフトを導入し、正確に対応できるようにしておきましょう。

科学的介護情報システム（LIFE）との連携

介護ソフトの活用により、LIFEとも連携できるようになります。

LIFEとは、厚生労働省が推奨している科学的介護システムのことです。LIFEでは利用者情報や介護記録などのデータを厚生労働省と共有し、科学的な観点から事業所と利用者を分析し、フィードバックを受けられます。

フィードバック結果をもとに、課題の解決やケアの質を向上させることが期待されるでしょう。

介護記録などの紙運用に潜むリスクとは

介護記録を紙に記入して管理するとさまざまなリスクを伴います。主に「紛失のリスク」「消失リスク」「改ざんリスク」という3種類のリスクが懸念されるでしょう。

それぞれのリスクが生じる原因や内容まで解説していきます。

持ち出した際の紛失リスク

紙で介護記録を管理していると、紙にまとめた情報を誰でも手軽に外部へ持ち出せます。持ち出した先で紛失してしまうリスクを伴うでしょう。

また紛失してしまった介護記録は、いつだれが持ち出したのかを断定しづらく、探し出して見つけることも難しい場合があります。

災害による消失リスク

紙で介護情報を管理する場合、地震や火事、津波などの災害時に消失してしまうリスクが考えられます。紙の情報は一度消失してしまうと、改めて情報を記録しない限り復元できません。

当然ですが災害時は人命の救助が第一優先です。どれだけ重要な情報であっても、紙の記録を持ち出す余裕はないと考えておきましょう。

記録の改ざんリスク

紙で管理する場合、情報を改ざんされるリスクが高くなる点にも注意が必要です。

別の職員名に書き換えたり、過去の記録を差し替えたりするなど、都合の悪い情報を改ざんされてしまうことが考えられます。紛失リスクと同様で、改ざんした人物を特定するのは難しいです。未然に防ぐことも困難でしょう。

故意ではなく単純な操作ミスによって記録が変わってしまうケースもあるため、管理する際の注意が欠かせません。

セキュリティ対策ならクラウド型の介護ソフトがおすすめ

セキュリティ対策を重視するなら、紙ではなくクラウド型の介護ソフトを導入するのがおすすめです。介護ソフトはデータをインストールして管理する「オンプレミス型」と、オンライン上のデータセンターにデータを有する「クラウド型」があります。

クラウド型の介護ソフトの場合、データ通信の暗号化を実現できます。暗号化によりデータの盗聴やなりすまし、改ざんなどのセキュリティリスクを回避しやすくなります。

使用する媒体ごとにアクセス制限を施している介護ソフトもあり、電子証明書への対応や、ブラウザ上で操作履歴が残りにくいです。

またデータの持ち出せないように制限をかけたり、持ち出しによって媒体を紛失しても情報を悪用したりされないように、遠隔でのアプリ削除ができる介護ソフトもあります。

介護ソフト利用時の注意点

介護ソフトを利用する際に気を付けたい注意点を解説します。

• セキュリティ関連の認証について確認
• ログインIDとパスワードの取り扱いに注意
• 操作権限の割り振り
• 定期的な操作ログの確認

それぞれの注意点を意識して、安全に利用できるように努めましょう。

セキュリティ関連の認証について確認

セキュリティ対策の認証を取得している介護ソフトかどうかを確認しましょう。認証を取得している介護ソフトは、セキュリティ対策に対して積極的に取り組んでいる傾向があります。

一般的には「ISO/IEC 27001:2013」「JIS Q 27001:2014」などの認証を取得している介護ソフトが多いです。ISOやJISといった認証を取得しているかどうかを確認して、セキュリティ意識の高い企業が提供している介護ソフトの導入を検討してください。

ログインIDとパスワードの取り扱いに注意

介護ソフトにログイン時に使用するIDとパスワードの取り扱いにも注意しましょう。IDとパスワードは基本的に職員一人ひとりに対して交付するのがおすすめです。複数の職員が1つのIDとパスワードを共有して使うことは避けた方が安心でしょう。

共通のIDとパスワードにした場合、操作ログ機能が使用できないことで、万が一記録が改ざんされたとしても犯人を特定できません。

操作権限の割り振り

介護ソフトの操作権限を職員一人ひとりに設定すれば、よりセキュリティ対策の強化につながります。特定の従業員しか限られたエリアの操作ができないため、重要な記録の改ざん防止や誤操作の予防ができるでしょう。

例えば、管理者Aには介護記録の作成権限を付与し、請求業務に関する情報の閲覧権限は付与しないといった形で、請求業務の利用を制限します。また管理者Bには介護記録の作成や請求業務の権限を付与し、一方で別の職員の権限追加はできないなどの制限をかけることが可能です。

定期的な操作ログの確認

定期的な介護ソフトの操作ログ確認が欠かせません。確認する際は不自然に削除・操作された形跡がないか、ログイン時間に不自然な点はないかなどをチェックしましょう。

従業員に対しても定期的に操作ログを確認し、情報を管理していると知らせることで、セキュリティトラブルの抑制にもなります。

介護ソフト導入のステップ

介護ソフトを導入する際の手順を解説します。

• マニュアルを確認
• 不明点をベンダーに問い合わせる
• スタッフに研修を行う
• 必要に応じてフォローアップ

スムーズな利用に向けて、手順に沿って導入を進めていきましょう。

1.マニュアルを確認

介護ソフトのマニュアルを読んで、操作方法や使い方を確認しましょう。介護ソフトのマニュアルは、製品を導入する際にあわせて提供されていたり、企業の公式サイトからダウンロードできたりするので、いずれかの方法で獲得する必要があります。

獲得したマニュアルに記載されている、操作方法や使い方がわからない箇所の説明を熟読して把握します。必要であればほかの従業員にもマニュアルの内容を共有し、一人でも多くの従業員がスムーズに操作できる状態にしておくことが大切です。

2.不明点をベンダーに問い合わせる

マニュアルを読んでも解決できなかった操作方法や使い方があれば、ベンダー（販売業者）に直接確認しましょう。読み続けても解決に至らない可能性があるため、早めにサポートを受けるのがおすすめです。

多くの場合、問い合わせ先としてコールセンターを設置していたり、チャットボットやメールでサポートする体制が整っていたりします。

サポート窓口の営業時間を確認し、操作方法や使い方がわからないときは積極的に利用しましょう。

3.スタッフに研修を行う

操作方法や使い方が理解できたら、介護ソフトを社内で定着させるためにも、介護ソフトを利用するスタッフを集めて研修を実施してみてください。

介護ソフトの基本的な操作方法や使い方のトレーニングに加えて、担当業務ごとに運用方法を詳しく共有しておくとよいでしょう。十分に使用できず業務効率が上昇しなかったり、社内に定着しなかったりするリスクを避けられます。

研修の実施が難しい場合は、ベンダーが提供している導入・運用支援サービスの利用を検討するのも効果的です。

4.必要に応じてフォローアップ

介護ソフトを導入したあとも、必要に応じた適切なフォローアップが欠かせません。

新しいシステムを導入すると、本来活用したい機能を十分に使用できていなかったり、使用方法が異なっていたりするなどのトラブルが起こりやすいです。使用方法の軌道修正や、最大限に活用するためのサポートを行いましょう。

またアップデートによって仕様が変更されたり、新機能が追加されたりする可能性も考えられます。社内全体で柔軟に対応できるよう、必要に応じて支援を行いましょう。

まとめ

介護ソフトは利用者の管理や各種請求処理、ケアプランの作成など機能が豊富なゆえに、使い方や運用方法で困ってしまうケースが多いです。

スムーズかつ安全に介護ソフトを導入・運用するためにも自社の課題やビジョンを洗い出して、複数のソフトを比較し、必要な機能が搭載されているものを導入しましょう。セキュリティ対策や使い方を学ぶことで、より介護現場のニーズに合った運用体制を構築できるようになります。

下記のサイトではさまざまな介護ソフトを紹介しています。それぞれの特徴や機能などについても解説しているので、比較して自社に合った介護ソフトを検討してみてください。

【2025年最新比較表あり】おすすめの介護ソフトの提供企業11選！　主な機能や選び方についても解説

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