【企業向け】クラウド型安否確認システムの導入ガイド！　機能や費用相場を紹介

安否確認システムとは地震や大雨などの自然災害や事故が発生した際、家族同士や従業員同士が互いの安否確認を行うためのシステムのことです。災害時でも手軽に安否確認ができる点が特徴で、連絡網やメールなどと比べても効率的で運用しやすいといえます。

企業における安否確認システムは、事業継続のための重要な情報収集ツールとして機能しています。自然災害発生時、企業は従業員の安否や出社の可否といった状況を正確に把握し、その情報に基づいて適切な対策を立案・実行する必要があるためです。

従業員の生活再建と事業の早期復旧を実現するためには、欠かせないツールだといえるでしょう。

本記事ではクラウド型の安否管理システムを導入する参考となるよう、基本的な機能や費用相場を解説します。導入を検討している担当者の方は参考にしてください。

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企業にとってクラウド型安否確認システムの導入が重要な理由

安否確認システムが注目された背景として、従来の手動による確認方法には限界を感じてしまったことが挙げられます。

これまで災害が発生した際には、担当者が従業員へ個別に電話やメールで確認を行うことが一般的でした。しかしこの方式では連絡をする担当者自身が被災した場合に、機能不全を起こすリスクがあったのです。また電話をかけたりメールを送ったりする時間的な負担が大きな課題だったとされています。

安否確認システムの導入により安否確認メッセージを一斉に送れるため、確認作業を効率化できます。また組織全体における災害発生時の対応力強化や、事業継続性の向上が期待できるという点でも導入が重要視されています。

クラウド型安否確認システムの主な機能

クラウド型安否確認システムの代表的な機能とオプション機能を、それぞれに分けて紹介します。どのような機能が標準装備されていて、何を追加しなければならないのか確認しておきましょう。

代表的な機能

主な機能	特徴
自動一斉メール配信	安否確認のメールを従業員に一斉配信できる
メール再配信	安否確認メールに返信がない従業員に対して、再度メールを配信する
グループ配信	部門や部署、チームなど、企業内の小さな単位で設定し、安否確認のメールを配信できる
設問の自動集計	安否確認メールに対する返信結果を自動で集計できる
集計を可視化	集計した結果を可視化し「けがの有無」「けがの度合」「出社の可否」などを把握できる
災害情報取得	地震や大雨など、気象に関する情報を取得できる
家族の安否確認	安否確認メールと同時に、登録している従業員家族の安否確認ができる

クラウド型安否確認システムの場合、災害時に回線が混雑してしまっていてもスムーズな安否確認が可能です。標準装備として従業員の家族に安否確認できるシステムもあるため、災害時でも状況が分かり安心です。

オプション機能

オプション機能	特徴
位置情報取得	安否確認への回答と同時に位置情報を送る。救助が必要な際に役立つ
情報共有	掲示板を設置することで、安否確認以外のやり取りを不特定多数の従業員とすることができる
緊急時以外の利用	アンケートやストレスチェックなどを行う際に、一斉配信・自動集計機能を活用できる
多言語対応	英語や中国語など、従業員が理解しやすい言語に翻訳できる

オプション機能は、基本的に料金を支払って機能を追加することがほとんどですが、製品によっては無料で追加可能です。

導入を検討しているシステムの機能や料金を確認しておきましょう。

クラウド型安否確認システムの費用相場を紹介

標準機能だけでも充実しているクラウド型安否確認システムの、費用相場を紹介します。初期費用やランニングコスト、プランごとの料金について解説するので、導入を検討してください。

初期費用からランニングコストの費用相場

安否確認システムの初期費用は、従業員の人数や導入規模によって異なります。安否確認システムは常用するものではないため、できるだけ費用を抑えたいと考える担当者の方も多いかもしれません。

初期費用不要の無料で導入できるシステムから、20万円程度かかるものまで幅広く展開されています。自社の従業員規模や予算、必要な機能を考慮して、適切なシステムを選択しましょう。

またランニングコストは、主に組織の規模によって決定されます。100人規模の組織の場合は月額1万円〜2万円程度、1,000人規模の組織だと月額4万円以上が目安です。従業員数が多ければ多いほど、ランニングコストも大きくなります。

システムの導入に当たり、費用も重視したいポイントですが、自社の規模に合わせた適切なプランを選択することが大切です。

プランによって値段は異なる

安否確認システムの料金体系は、2種類に分けられることが一般的です。人数制限内で料金が固定される「定額型（パッケージ）プラン」と、利用人数に応じて料金が加算される「従量制プラン」が主流となっています。

プランの選択には現在の企業規模や将来の人員計画や必要な機能、想定される利用頻度など、総合的な観点から検討する必要があります。長期的な費用対効果を考えて適したプランを選択しましょう。

以下の記事でもさまざまな安否確認システムを紹介しています。どのようなシステムがあるのかを一覧で確認することでそれぞれの特徴を比較しやすくなるため、自社にマッチしたシステムはどれか選びやすくなります。

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クラウド型安否確認システムを導入するメリット

クラウド型の安否確認システムを導入するメリットは以下の通りです。

• セキュリティで安全を確保できる
• 個人情報を保護してくれる
• 従業員家族の安否をリアルタイムで共有できる
• 大規模災害時に問題なく使用できる
• 24時間365日サポートしてくれる

システムを導入するメリットと、費用を比べて自社の希望する効果を得られる商品を選択しましょう。

セキュリティで安全を確保できる

クラウドサービスに対するサイバー攻撃が増加しており、利用者がさまざまなセキュリティリスクに脅かされているという現状があります。

ISMS（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得している安否確認システムであれば、情報漏洩リスクの軽減とセキュリティインシデントの防止に努めることが可能です。

また安否システムの機密性・可用性・堅牢性を守るために、高いセキュリティレベルで運用する必要があります。

継続的なリスクアセスメントと高度なセキュリティ対策が実施されているため、安否確認システムは安心して利用できるでしょう。

管理者がトラブルに集中できる

災害発生時には、従業員の安全確認と業務継続の両立が求められます。安否情報システムを導入することで、従来は個別に行っていた安否確認作業を自動化でき、情報管理者の負担を軽減できます。

システム障害やインフラ被害といった緊急事態に直面した際も、情報管理者は本来注力すべき復旧作業や事業継続に向けた対応に時間を充てられるでしょう。また従業員の状況をリアルタイムに把握できるため、優先順位を付けた復旧計画の立案や、部門ごとの業務再開指示など、より効率的な危機管理が可能となります。 

従業員家族の安否をリアルタイムで共有できる

安否確認システムにおいて、従業員とその家族の安全確認は最優先事項のうちの一つで、従業員家族の安否をリアルタイムで確認・共有できるという点がメリットです。

災害が発生した際、従業員が最も心配するのは自分の家族が無事かどうかです。業務の内容によっては、災害が発生しても従業員が職務に専念しなければなりません。

家族の安否が分かることは、業務へ取り組む上で重要な前提条件となるでしょう。企業は「従業員とその家族を守る」という想いのもと、従業員の家族の安否確認を行う必要があります。

システムに登録した家族の個人情報は家族のみ閲覧可能で、他の従業員に伝わる心配はありません。

大規模災害時に問題なく使用できる

東日本大震災や熊本地震では、通信規制やネットワークが混雑したことにより、多くのシステムが機能不全に陥った経緯があります。

安否確認システムの場合、回線を使用しなくても連絡が取れるという点がメリットです。トラブルなく連絡が取れるため従業員や家族の安全を確認できるでしょう。

災害時は多くの方が一斉に連絡を取ろうとするため、サーバーがダウンしてしまうことで連絡が取りにくくなりがちです。被害状況を把握できないため、不安な気持ちになりやすくトラブルも発生しやすくなります。

24時間365日サポートしてくれる

安否確認システムを選ぶ際は、24時間365日体制の専門スタッフによる高度なサポート体制が備わっていることが大切です。システムの操作や機能について、分からないことがあれば質問できるとスムーズに利用できます。

また災害発生時も専門スタッフが独自のノウハウを活用して、災害情報の規模や真偽を迅速に判断してくれるシステムもあります。

誤報を防ぎながら正確な災害情報をシステム管理者に通知してくれるため、企業の的確な初動対応が可能になるでしょう。

クラウド型安否確認システムの発動基準

安否確認システムの発動基準は企業の施設特性や事業環境に応じて異なるため、適切に設定する必要があります。

例えば気象庁の緊急地震速報システムは、最大震度5弱以上の揺れが予想される際に、震度4以上の揺れが起こると予想される地域に通知を行う仕組みになっています。

耐震性の高いオフィスビルに入居する企業の多くは、震度5弱以上を安否確認システムの発動基準として設定していることがほとんどです。

耐震性の低い建物の場合は、小さい揺れでも発動できるように設定しておくと安心でしょう。企業ごとの耐震性能や立地条件を考慮して、発動基準を設定することが大切です。

クラウド型安否確認システムを導入する際の注意点

クラウド型安否確認システムを導入する際の注意点は、主に以下の3つです。

• 従業員の研修と防災訓練をきちんと行う
• 予備の通信方法を検討しておく
• 個人情報の管理方法を決めておく

実施の災害時にきちんと動けるようにするためにも、日頃から従業員の研修と防災訓練を行う必要があります。

また万が一を考慮し、安否確認システム以外の通信方法も検討することで安否確認システムが使えなくなったときに焦らなくて済みます。

個人情報の管理方法を決めておくことは、プライバシー保護や情報セキュリティの観点からも非常に重要であるため、確認しておくのがおすすめです。

まとめ

クラウド型安否確認システムは、実際に災害が発生した際も従業員とその家族の安全を確認するために欠かせないツールです。企業の規模や必要な機能によって使いやすさや費用は変わってくるため、自社にとってどのような機能を持ったシステムが必要なのかを見極めましょう。

安否確認システムが一覧で記載されているサイトで比較をしながら決めることで、自社にマッチしたシステムを見つけられます。下記の記事にも安否確認システムが多数掲載されていますので、自社の特性に合ったシステムを探してみてください。

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