安否確認システムは意味ない？　必要とされる理由や他の確認手段との比較を解説

安否確認は災害時の事業継続計画BCPの起点となる、需要なエレメントです。迅速な安否確認を可能にするサービスとして、安否確認システムを導入する企業が増えているといわれていますが、その一方で安否確認システムは意味ないとする見方もあります。本記事では東日本大震災での教訓から、安否確認システムは本当に意味ないのか、それでも安否確認システムが必要とされる理由は何か、他の連絡手段との比較とともに解説します。

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安否確認システムを導入しても意味ない？

安否確認システムは災害などが発生した際に、従業員の迅速な安否確認を可能にするものとして導入が進んでいました。しかし東日本大震災ではせっかくの安否確認システムがうまく機能せず、企業として従業員の安否情報をほとんど入手できなかったケースもあります。

理由としては以下の3つが挙げられました。

• 普段使っていないシステムのため、いざというときに使い方が分からなかった
• 安否確認システムの操作が複雑で回答を後回しにした
• 災害の混乱で会社への連絡自体が難しかった

当時の安否確認システムはあくまで災害時に特化したもので、多くの場合で普段活用できるものではありませんでした。そのため「使い方を忘れた」「システムを使って会社に安否連絡しなければならないことを失念していた」など、正しい運用ができなかったのです。

さらに安否確認システムの複雑さも、「あっても意味ない」状況を作りました。災害直後の恐怖、混乱の中で難しい操作が必要な安否管理システムでの連絡は後回しになってしまったのです。そもそも大きな揺れと津波が発生した東日本大震災のような激甚災害の中では、身内や家族の安否確認が精いっぱいです。いくら簡単に操作できる安否管理システムがあっても、まず会社に連絡しようとはなれないかもしれません。

最悪の事態を想定すれば、安否管理システムは意味ないといわれでも仕方がないでしょう。しかし事業継続が可能な状況では、迅速に人員を確保し状況を立て直すことが急務です。そして人員確保のためには、できるだけ早く従業員の安否を確認する必要があります。そもそも従業員の安全を気にかけることは企業の義務でもあります。災害発生後、少しでも早く安否確認を進めるために、メール送信や回答の集計などさまざまな面で自動化が進んでいる現在の安否管理システムの導入は、意味のあるものといえるでしょう。

安否確認システムが必要とされる理由

企業で安否管理システムが必要とされる理由を詳しく解説します。

災害リスクに備えるため

日本は位置や地形から台風、豪雨、豪雪、洪水などの災害が発生しやすい国です。さらにおおよそ2,000の活断層があるといわれていて、地震や津波に対する大きな懸念もあります。実際、1995年の兵庫県南部地震、2011年の東日本大震災、2016年の熊本地震、そして2024年に起きた石川県能登半島地震など、大きな被害をもたらした地震も多く、今後南海トラフ沿いの大規模地震や関東地域直下の地震、それに伴う地震活動の活発化など、地震だけを取り上げても災害の不安はつきません。

台風や豪雨によって水害が起これば、家屋が押し流されるなど生活基盤を失うこともあります。仕事の出先で被災した場合、会社や家族と連絡がつかなくなることもあるでしょう。安否管理システムがあれば、緊急地震速報をはじめとした気象庁からの情報が迅速に届いたり、掲示版やチャットを通じて会社に状況を伝えたりできます。避難の必要性や、避難場所の確認にも活用できるメリットがあります。

従業員の安全を確認するため

労働契約法第五条に、使用者は労働者が心身の安全を確保しながら働けるよう配慮する必要がある旨が定められているように、企業には安全配慮義務があります。これは機械の操作や高所作業など業務に直接関係する場面だけでなく、自然災害に対しても同様です。

具体的な内容が定められているわけではありませんが、災害時に迅速に安否確認をし、避難情報や交通手段などを伝えることは安全配慮につながる行為です。災害時の混乱の中でも企業と従業員双方が迅速に安否確認を取れる有効な手段として、安否管理システムは必要とされています。

参考：e-Gov法令検索.「労働契約法第五条」.

https://laws.e-gov.go.jp/law/419AC0000000128 ，（参照 2024-12-14）.

災害以降も事業を継続するため

BCP（事業継続計画）とは災害やテロ攻撃などの緊急事態が発生した場合に、事業の継続や早期復旧を可能にするために事前に準備しておく計画のことです。ヒト・モノ・カネは事業を行うために欠かせない経営資源です。モノとカネはヒトが活用するからこそ資源として利用できるもので、まずヒトを確保しなければ事業継続はできません。

こうした経営の観点から、災害時に安否確認をし、出社可能な人員を把握することはBCPを実行する上では優先事項です。安否管理システムを使用すれば自動で従業員の安否情報を集計できるため、時間をかけずにBCPを実行でき、中核事業の早期復旧を目指せます。

プライバシーに配慮しつつ連絡網を構築するため

緊急連絡用には、休日でも連絡が取りやすいメールアドレスなどを登録する必要があります。とはいえ、プライベートなメールアドレスを会社に伝えたくない方もいるでしょう。安否管理システムの中には、利用者自身がメールアドレスの登録や変更を行えるものや、アプリをインストールすれば利用でき、メールアドレスの登録が必要ないサービスもあります。

こうしたサービスなら、プライバシーに配慮しながら安否確認システムを運用できます。安否確認システムにはチャットや掲示版、アンケート機能など平時にも使える機能が搭載されているものもあるため、プライバシーに配慮した連絡網としての活用もできるでしょう。

電話やメール・SNSでの安否確認との比較

これまで、安否確認といえば電話やメールなどが主流でした。近年はSNSを活用する方法も見られます。これらを安否確認手段として利用するメリット・デメリット、リスク、そして安否確認システムの強みについて解説します。

電話での安否確認

電話は直接会話ができるため、従業員の状況を詳しく把握しやすいツールといえます。ただしもしつながらなければ何度も電話をかけなければなりません。それを一人ひとり繰り返すとなると、大幅な時間がかかります。

その上災害などの非常時では電話回線が混み合うことも予想されます。実際東日本大震災では、携帯電話の通信量が通常時の約50～60倍に膨れ上がり（NTTドコモの場合）、携帯キャリア各社は最大70～95%の通信制限を余儀なくされました。つまり災害時の電話連絡はそもそも非常に困難であり、迅速な安否確認を行うにはデメリットの大きい方法といえるでしょう。

※参考：内閣府.「東日本大震災における通信の被災状況、復旧等に関する取組状況」.

https://www.bousai.go.jp/kaigirep/kentokai/kinoukakuho/2/pdf/1.pdf ,（参照 2024-12-14）.

メールでの安否確認

メーリングリストを作成していれば、全社一斉に安否確認メールを送信できます。またメール送受信に使用されるパケット通信は災害時でも影響を受けにくく、東日本大震災のときでもNTTドコモが30％の制限を行ったのみで、その他の主要キャリアは制限を行いませんでした。

この点から、メールも非常時の安否確認手段として有効に見えます。ただし通信制限がなくても遅延は起こります。メールサーバーが混み合えば、送信したメールが数時間後、あるいは翌日以降に届く可能性も否定できません。また回答が得られても、メールから状況を整理して手動で従業員の安否確認一覧を作るとなれば、担当者にとって負担となるでしょう。

メールでの安否確認には一斉送信できるメリットがあるものの、「連絡に遅延が生じる」「情報の取りまとめに時間がかかる」などのデメリットがあります。

※参考：内閣府.「東日本大震災における通信の被災状況、復旧等に関する取組状況」.

https://www.bousai.go.jp/kaigirep/kentokai/kinoukakuho/2/pdf/1.pdf ,（参照 2024-12-14）.

SNSでの安否確認

コミュニケーションツールとして身近になった、SNSを使った安否確認方法もあります。SNSには既読表示機能があるため、会社から発信した情報を見てもらえたかどうかを確認するだけなら便利といえます。

とはいえSNSを使うなら、従業員はプライベートアカウントを会社と共有しなければいけません。これには抵抗を感じる従業員もいるでしょう。またメールと同様に、回答に対して集計は手動で行わなければならないため、時間がかかる、ミスの可能性などデメリットもあります。

安否確認システムの強み

電話やメール、SNSと比較してみて、安否管理システムには以下のような強みがあります。

• 第一報の自動送信ができる
• 回答が自動集計される
• 従業員側も回答に時間がかからない

安否管理システムのほとんどは、緊急地震速報や気象特別警報などが発報された際に、その情報を自動で発信する機能が搭載されています。つまり初動で担当者が従業員に対して確認の連絡を取る必要がなく、集計作業もせずに済みます。

簡単なステップで回答できる安否管理システムがほとんどのため、災害や緊急時の混乱の中でも時間をかけずに回答できる点も強みです。

まとめ

安否確認システムの導入は意味ないといわれます。確かに混乱した状況では安否確認が難しくなることもあるでしょう。しかし従業員の安否確認は企業にとって欠かせないことであり、BCPを実行する上でも必要な情報です。

安否確認連絡の発信や回答の回収・集計をできるだけ自動化し、迅速に従業員の状況を確認して事業を継続して行くには非常時の連絡に特化した安否確認システムの導入が欠かせません。

これから安否確認システムの導入を検討しているなら、ぜひ以下の比較記事をチェックしてみてください。

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