企業が安否確認システムを導入する理由とは？　主な機能や使い方を解説

近年、突発的な自然災害や事件など企業を取り巻くリスクは高まっています。従業員の安全確保は企業の社会的責任であり、被災後の事業継続に関わる重要な要素です。

本記事では安否確認システム導入の必要性、主な機能、具体的な使い方を解説します。「従業員の安否確認を効率化したい」「事業継続計画（BCP）を強化したい」という企業担当者はぜひご一読ください。

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安否確認システムの概要

安否確認システムは、地震や台風などの緊急事態発生時に従業員や関係者の安否を迅速に確認するためのツールです。携帯電話会社の災害伝言板が個人向けのサービスであるのに対し、企業向けの安否確認システムはより組織的に安否確認を実施できる点が特徴です。

企業がこのシステムを導入すると従業員の安否状況をリアルタイムで把握でき、必要に応じて救助や支援活動をすぐに行えます。またメールやSNSといったコミュニケーションツールと連携すると、安否情報に加えて避難場所や連絡先などの情報も効率的に共有することが可能です。

日本では自然災害が頻発しており、企業における安否確認システムの導入がますます重要になっています。従業員の安全確保は企業の社会的責任であり、事業継続においても欠かせない要素です。

企業が安否確認システムを導入するべき理由

企業が安否確認システムを導入するべき理由は、多岐にわたる活用シーンにあります。自然災害や交通事故といった突発的な事態だけでなく、事業所内の緊急事態やインフラ障害などに威力を発揮します。従業員の安否を迅速に確認し、必要な情報を共有できれば被害を最小限に抑え、組織としての対応力を高められるからです。

近年では新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、安否確認システムの重要性が改めて認識されています。感染者発生時の臨時休業連絡やリモートワークへの移行など、迅速な情報伝達と行動計画の策定が求められる状況下において効果を発揮した事例もありました。

システムによって従業員の状況をリアルタイムに把握し、自宅待機期間や出勤再開日などの具体的な指示が組織として従業員への安心感を与えられます。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムにはさまざまな機能が備わっています。システムを導入するにあたり、活用するべき4つの機能と特徴を以下に詳しく解説します。

• 自動送信
• 対策指示
• 従業員家族の安否確認
• データ自動集計

自動送信

安否確認システムの基本機能の一つが「自動送信」です。事前に登録された従業員の連絡先に対し、災害や緊急事態発生時に自動で安否確認メッセージを送信します。  

また気象庁のデータベースと連携しており、地震や台風などの災害を自動検知して迅速に連絡を開始することが可能です。

連絡手段は従来のメールだけでなく、LINEやSNSなどのスマートフォンアプリを活用した通知にも対応しているサービスが多く、状況に応じて最適な方法を選択できます。自動送信機能は、スピーディで確実な従業員への連絡として欠かせない機能といえるでしょう。

対策指示

対策指示機能とは、災害発生時に社員が取るべき行動をあらかじめ設定し、自動的に通知する機能です。災害発生時には担当者の判断ミスや不在により現場が混乱し、適切な対応が遅れる可能性があります。

この機能はチャット機能を使って、事前に設定された災害種別ごとの対応手順が従業員に自動的に通知される仕組みです。これにより混乱を防ぎ、組織全体で迅速かつ的確な行動をサポートします。

従業員家族の安否確認

安否確認システムは従業員の家族の連絡先を事前に登録し、災害時に家族の安否情報を共有する機能です。

システムは個人情報保護に配慮して設計されており、家族の個人情報が会社に直接開示されることはありません。従業員やその家族のプライバシーを守りつつ、緊急時における情報共有の円滑化が可能です。

企業全体の危機対応能力が向上すると、従業員は家族の安全を確認できるため安心して避難や事業復旧活動に専念できるだけでなく、企業への信頼性向上にもつながります。

データ自動集計

安否確認システムのデータ自動集計機能は従業員からの返信をリアルタイムで集め、安否状況を即座に把握できる機能です。未確認の従業員や負傷者の有無、出勤可能状況などのデータが自動的に整理され、グラフや一覧表で視覚的に表示されるようになっています。

従業員の状況を視覚化できれば、管理者は複雑な情報を短時間で理解できるだけでなく、その後の対応も的確に行えるでしょう。さらにこの機能は手動での確認作業を削減し、時間と労力を大幅に軽減します。

緊急事態時において状況の正確な把握は初動対応の鍵となるため、企業の危機管理能力を向上させる重要な機能です。

模擬訓練

安否確認システムの中には、地震や台風などの災害を想定した模擬訓練機能が搭載されています。地震や台風などの災害を想定し、事前に従業員に内容や訓練日などを設定した上で訓練を実践できる機能です。

訓練では実際の災害が起きたときと同じメール内容を使用しますが、専用のマニュアルやテンプレートを提供するシステムも多く、効率よく訓練の設定から実施まで行える点が特徴です。

このような模擬訓練は、実際の災害発生時に備えた確実な対応力を養うとともに、連絡先情報の確認や従業員の操作習熟度の評価による課題を洗い出し、企業全体の危機管理体制の強化につながります。

安否確認システムの導入で本当に緊急時の対応が効率化する？

安否確認システムでは、以下のような手順を効率的に行えます。

• 従業員や家族の状況を確認・記録
• 今後の対応方針を従業員へ説明

従来の電話や手作業による確認に比べ、どの程度効率化できるのか詳しく解説します。

従業員や家族の状況を確認して記録するとき

従来の安否確認は電話やメール、SNSを用いて個別に行い、部門や部署ごとに確認・記録するため時間と手間がかかっていました。

安否確認システムは事前に登録しておいた従業員の状況を、リアルタイムで把握できるようになります。従業員自身がシステム上で安否情報を直接入力し、そのデータを管理者が即座に確認することが可能です。さらにシステムを提供するメーカーによっては未回答者への自動リマインド送信や、部署ごとの集計機能の活用などを有しており確認業務の効率化が図れます。

システムによって緊急時の情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能となるのが大きな利点です。

今後の動向を従業員に説明するとき

従来は従業員の安否情報を手作業で集約し、関係部署や経営陣に逐一報告していましたが、安否確認システムを導入するとこれらの一連の作業を一元管理・報告できます。

収集した安否状況やけが人の有無、避難場所を素早く共有でき、地域の被害状況や交通機関の運行情報も合わせて報告できる点は大きなメリットです。これにより的確な判断材料を提供し、迅速な意思決定と行動指示ができるようになります。

また安全確保を前提に、必要最小限の人員で出社やリモートワーク対応を依頼するなど、事業継続に向けた指示もスムーズに行えるのも魅力です。安否確認システムを活用することで、緊急時の対応力が格段に向上します。

まとめ

緊急事態が発生した場合、従業員やその家族の安否確認は企業にとって最優先事項です。それまでバラバラだった連絡手段が効率化され、危機管理能力が向上するだけでなく事業停止の回避や早期の再開、取引先との信頼関係の維持など多様な効果をもたらします。

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