生成AIで業務改善をしよう！　主な活用例や手順を紹介

「もっと効率よく仕事を回したい」「社員の工数を減らしながらも業務量は変えたくない」そんな理想を叶えてくれる生成AIは、今さまざまな業界で注目されています。

実際に生成AIを活用して業務改善に成功している企業も多々あり、これから生成AIを活用していこうと考えている担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、生成AIが業務改善につながる理由や企業の活用事例も紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそも生成AIとは？

生成AIとはAI（人工知能）のひとつで、AIよりもさらに人間のようなクリエイティブな創造が可能となったシステムです。既存のAIは与えられたデータの分析や分類、計算などが得意で、人の手では何時間もかかることでも一瞬で完成できるところが強みでした。

生成AIはそこからさらに進歩したディープラーニング技術が搭載されており、与えられたデータから学習し、それを元に新しい提案をするという力を持っています。

今ある生成AIはChatGPT・Copilot・Gemini・Bingなどがあり、どれもまるで人間と対話しているかのような答えを導き出すことが可能です。

今まであればそこにいる人間が生み出すアイディアのみで作っていたものも、生成AIを導入することで新しいアイディアが生まれ、企業の創造的業務や意思決定のサポートに変革をもたらしてくれると注目を集めています。

生成AIが業務改善につながる理由

ここからは生成AIが業務改善につながる理由について、3つ紹介します。どれも生成AIを取り入れるメリットにもつながるので、導入を迷われている方はぜひ最後までご覧いただき、参考にしてください。

業務効率がアップする

今まであれば人の手でやっていたことでも、生成AIを使えば自動化できたり、希望通りのものを提案してくれたりとすぐに業務を完了させることができます。その結果、社員の業務時間を大幅に削減でき、よりクリエイティブで重要な業務に時間を充てることが可能です。

生成AIを使って0から1を生み出し、それを人間が精査して1から10にしていくという使い方もでき、うまく活用できれば企業の新たな可能性も見出していけるでしょう。

コスト削減になる

ルーチンワークだけれど工数がかかるものを外注している企業もあると思いますが、生成AIを使えば自社で完結できるようになるかもしれません。そうすることで外注費用の削減につながり、会社全体のコスト削減に大きく貢献できるでしょう。

また部分的に生成AIを使って業務を行うことで、社員全体の労働時間を削減できるので、会社の光熱費カットにもつながります。

ビジネスモデルの革新につながる

生成AIはさまざまなデータや現存するサイト情報などを駆使して、新しい発想や着眼点でアイディアを出せるところが強みです。いつも同じチームメンバーで新しいアイディアを出そうとしても、どうしても似たようなものになりがちですが、そこに生成AIを導入すれば今まででは思いもつかなかったようなアイディアが生まれるかもしれません。

生成AIによってビジネスモデルの革新や新規事業の開発が進めば、新しいビジネスチャンスの創出も夢ではないでしょう。

業務改善に役立つ生成AIの活用例

ここからは生成AIを使った業務改善の具体例を7つ紹介します。幅広く活用例を集めたので、自社ではどのように使えるかイメージしながら見てみてください。

資料作成

生成AIは文書作成が得意で、背景情報や必要なデータを入力してあげると自動的にレポートを作成してくれます。レポートだけでなくグラフやチャートなども自動作成できるので、プレゼン資料や提案書の作成も可能です。

たとえば営業データやマーケティングデータを入力してレポート作成を指示すれば、売上分析や市場トレンドを反映したレポートを短時間で生成してくれます。

資料作成は文章能力やデータを読み取る論理的思考などさまざまなスキルが必要で、すべての社員が同じレベルでできるとは限りません。しかし生成AIを使って資料作成を行えば、一定のクオリティは担保できるでしょう。

メール作成

生成AIを使えば、社内で頻繁に送るメールを自動で生成することもできます。社内メールはもちろん、社外向けのメールも生成AIで作成可能です。

たとえば、こちら側のミスで謝罪しなければならない時など、失礼がないか、状況説明がきちんとできているのか心配になるでしょう。そんな時は謝罪メールであること、伝えなければいけない情報、背景などを指示して生成AIにメール作成を依頼すれば、すぐに適切な文面の例を提案してくれます。

一人で悶々と考え続けなくても、提案された文面を元にすぐにメール作成が完了するので、大幅な工数削減につながるでしょう。

社内外の問い合わせ対応

社内外からの問い合わせにも生成AIは活用できます。今まであれば一つひとつの質問にすべて手作業で答えていたものを、生成AIに任せることができれば大幅なコスト削減につながるでしょう。

あらかじめ関連する資料やデータを生成AIに入力しておけば、聞かれた質問に対して適切な情報を検索して、わかりやすく伝えてくれます。すべての問い合わせを生成AIで回答するのではなく、生成AIでは答えきれなかった問い合わせのみ人間が対応するといった方法を取るだけでも、かなりの業務効率化になるでしょう。

画像や動画の作成

生成AIはテキストでの指示であっても、要望通りの画像や動画の作成をしてくれます。画像や動画の作成・編集はさまざまなスキルが求められることが多く、素人では思い通りのものが作れないこともありますが、生成AIであれば簡単に希望通りのものが作れるでしょう。

わざわざ外注する手間やコストも削減できるので、クリエイティブな制作は避けてきた企業でも生成AIを導入することで、画像や動画を使った新しい可能性が広がるかもしれません。

プログラミング

指定された要件に基づいて自動でコードを作成してくれ、関数やクラスのスケルトンも作成可能です。そのため、生成AIが作成したコードを元に具体的なロジックを後から入力するだけで、希望のシステム作りが完成させられます。

こうすればエンジニアが最初からコードを書き起こす時間が大きく削減でき、開発スピードの向上につながるでしょう。またコード作成だけでなく、潜在的なバグ検出や非効率な処理なども見つけて修正してくれ、よりスピーディーな問題解決が可能となります。

プロジェクト管理

プロジェクト管理において必要なあらゆる業務に生成AIが活用できます。計画立案・進捗管理・リソース決定など、人の手だけでこなそうとすると膨大な労力と工数がかかる作業も、生成AIであれば効率的に無駄のない方法を提案してくれるでしょう。

タスク完了状況もわざわざ確認しなくても、遅延が発生する前に予防的措置としてリマインダーを送ったり、タスクの優先順位づけをサポートしたりと多岐にわたる活動をしてくれます。

調査・分析

膨大なデータや情報を処理し、かつそれらをまとめて整理・比較する必要がある調査や分析業務においても生成AIは活用できます。

市場調査は企業にとって最も大切な業務のひとつで、この結果によって今後のビジネス展開の指針が決まるといっても過言ではないでしょう。そんな大切な市場調査ですが、人の手だけで行うとかなりの工数が取られてしまいます。

しかし、生成AIであればWebサイト上から集めたものやソーシャルメディアの投稿、与えられた情報やデータを自動で集めて、今後のトレンド分析や将来予測なども可能です。生成AIを導入することで、市場の動きにいち早く反応し、ライバル企業よりもより良いものを作り出すサポートをしてくれるでしょう。

生成AIで業務改善をする手順

ここからは、生成AIを使って業務改善をする手順を具体的に紹介していきます。わかりやすく以下の表にまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

【業務改善に向けての手順】

手順	実施内容
1.業務内容の棚卸し・目標設定	・現在の業務を棚卸しして、生成AIを活用できる業務は何か特定する。 例：企画立案、レポート作成、メルマガ作成 ・業務が特定できたら、生成AIを使ってどのような目標を達成したいのかを具体的に決める。 例：アイデアを5つ以上出す、誤字脱字を減らす、開封率を上げる
2.生成AIの選定	・生成AIに任せたい業務に合わせて、特徴やコスト、導入の容易さなどを考慮してツールを選定する。
3.データ準備	・希望通りの提案を導き出すためにも、生成AIに学習させるデータは質の良いものを用意する。過去の業務データやレポートなども有効。
4.トレーニング・チューニング	・用意したデータをもとに生成AIのトレーニングやチューニングを行う。文章作成のパターンを学習させたり、設定を調整したりしてすぐに使えるような状態までレベルを上げておく。
5.パイロットテストの実施	・実用する前に小規模な試験を実施して、生成AIの実力を計っておく。問題点があれば、フィードバックを生成AIに入力して改善しておく。
6.導入・継続的な改善	・正式に生成AI導入が決定した場合は、やりっぱなしにするのではなく継続的にモニタリングを続けて改善をする。

まとめ

生成AIを活用して業務を行うことは、これから企業が生き残っていくためには必要不可欠な方法でしょう。今まで工数が大きくかかっていた業務でも、生成AI導入後はすぐに完了させられ、大幅な業務改善につながります。

生成AIはツールによって得意なことが異なるため、より効率的に業務改善をしたい場合は、任せたい業務に強い生成AIを使うことが大切です。それを見つけるためには、複数の生成AIツールを比較検討するのがおすすめでしょう。

こちらの記事では、おすすめの生成AIツールを複数社検討し、メリットや活用時に気を付けたいことを解説しています。どの生成AIツールが良いか迷っている方はぜひご覧ください。

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