クラウド型健康管理システムのメリットや選び方を徹底解説

企業にとって、従業員の健康診断の管理や運用は大切な業務の一つです。近年推進されている情報のデジタル化の波を受け、従業員の健康診断結果をデータで管理・運用する「健康管理システム」の導入を検討している企業も少なくありません。一般的に、健康管理システムの導入には、ソフトウェアを自社のサーバーにインストールして運用する「オンプレミス型」と、ベンダーが提供するサーバーで運用する「クラウド型」の2種類があります。本記事では、後者のクラウド型の健康管理システムを詳しく見ていきましょう。

本記事では、クラウド型健康管理システムの導入を検討している方に向けて、クラウド型健康管理システムのメリットとシステムの選び方を詳しく紹介します。本記事を読んで、企業のより良い健康管理システムの構築に役立てましょう。

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クラウド型健康管理システムのメリット

クラウド型健康管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、クラウド型健康管理システムの導入で得られる主なメリットを3つ紹介します。

導入しやすい

クラウド型健康管理システムのメリットの一つは、価格と手間の両面で導入がしやすいことです。

まず、価格の面では、導入のハードルが低いことが特徴です。パソコンとインターネット環境があれば、新規機材の購入をしなくても簡単な設定だけで運用を開始できます。クラウド型健康システムの平均的な初期費用は約6～60万円で、システムの機能やサービス内容によって価格が異なります。また、平均的な月額料金は従業員1人当たり約200～500円と安価です。さらに、料金は従量課金制のシステムなので、企業の予算管理がしやすいことも大きなメリットでしょう。

災害リスクに備えられる

災害リスクに備えられることも、クラウド型健康管理システムのメリットの一つです。

データの一元管理を行うクラウド型健康管理システムは、データの安全さに優位性があるため、災害に伴うサーバー管理の心配がありません。一般的に、クラウド型健康管理システムのベンダーは、最新のセキュリティ設備を備えたデータセンターを介してデータの管理を行っています。そのため、地震や火災などの災害時でもデータを保護でき、企業の事業継続性を保てることは大きなメリットでしょう。

メンテナンスの手間がかからない

クラウド型健康管理システムのメリットの一つに、メンテナンスの手間がかからないこともあります。

クラウド型システムを導入すると、ハードウェアの障害が発生した際、自社で復旧作業を行う必要がありません。また、健康管理システムのバージョンアップの際も、手間をかけずに効率よくアップデートを行うことができ、企業内のIT担当者への業務負担が少なく済むことがメリットです。

クラウド型健康管理システムの選び方

クラウド型健康管理システムを企業に導入する際、どのような点に気を付けて選定すれば良いのでしょうか。ここでは、システムを選定する際に意識したいポイントを6つ紹介します。

個人情報の取り扱いに問題がないか

クラウド型健康管理システムを選定する際は、従業員の個人情報の取り扱いに問題がないか確認しましょう。

個人情報はとてもデリケートな情報です。そのため、人事部門は、産業医、保健師、管理監督者、従業員本人など、それぞれの役割に応じて適切なアクセス権限を設定できるシステムを選ぶことが望ましいです。

また、システムの選定の際に、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認定を取得しているか確認するのも良い判断方法でしょう。

プライバシーマーク

個人情報保護の管理レベルが一定の要件を満たしているベンダーに付与される登録商標です。

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）

企業が情報セキュリティの機密性・完全性・可用性の3つの特性を持ち合わせていることを証明する国際標準規格です。

これらのマークや認定を受けているベンダーは、個人情報の取り扱いを適切に行ってくれる可能性が高いと判断できるでしょう。

法改正への対応はスムーズか

クラウド型健康管理システムを選定する際は、法改定への対応がスムーズかどうかの確認も大切です。

健康管理に関する法律には、労働安全衛生法や働き方改革関連法などがあり、頻繁な改正が行われています。企業にとって、法改正への迅速な対応は、業務効率に影響します。そのため、法改正への柔軟で迅速な対応ができるシステムの選定が大切です。

万が一システムの更新が遅れた場合、マニュアルで更新を行う二重管理などが発生すると、従業員の業務負担が増加する恐れがあります。そのため、システムを選定する際は、法改正に関するアップデートにかかる期間を確認しておきましょう。

導入にどれくらいの期間がかかるか

導入にどれくらいの期間が必要かも、クラウド型健康管理システムの選定の際に確認したいポイントです。特に、既存データの移行作業にどれくらいの時間が必要かを確認しておきましょう。

企業の担当者は、従業員の健康リスクを経年変化からも判断します。そのため、システムの導入時に、従業員の過去の健康診断結果や、産業医との面談記録を取り込む必要があります。しかし、取り込み作業には予想以上の時間を要するケースも多く、一般的に約2～3カ月の期間が必要です。そのため、システムの選定時は、移行期間を考慮してゆとりを持った導入計画を立てるようにしましょう。

導入目的に合った機能を備えているか

導入目的に合った機能を備えているかも、クラウド型健康管理システムの選定の際に確認しておきたいポイントです。

一般的に、自社のニーズに適した機能を持つシステムを選定するには、導入目的を明らかにしておくことが不可欠です。例えば、健康診断業務の一元管理を目指す企業は、日時調整やリマインド機能、データ分析機能を備えたシステムが適しているでしょう。企業が従業員の健康リスク解消を重視したい場合は、ストレスチェックやその対策に特化したシステムを持つシステムがおすすめです。

このように、企業がシステムの導入目的を明確にし、その目的に合致した機能を持つシステムを選ぶと良いでしょう。

十分な導入実績があるか

ベンダーに十分な導入実績があるかも、クラウド健康管理システムの導入の際に確認しておきたいポイントです。

導入実績は、クラウド型健康管理システムの品質を判断する重要な指標です。人気の高いクラウド型システムの中には、数百社以上の導入実績を持つものも存在します。これらのベンダーは、多くの導入経験を通じてシステムを改良し、より完成度の高いサービスを提供している可能性が高いでしょう。

また、このようなベンダーは、豊富な運用ノウハウを蓄積しているため、企業の状況に応じた適切なアドバイスが期待できます。運用開始後のサポート体制が充実している場合も多いため、導入実績の確認はしっかりと行いましょう。

従業員データと連携できるか

クラウド健康管理システムの導入の際は、従業員データと連携できるかどうかも確認しておきましょう。

特に、大規模な企業にシステムを導入する際、データ連携の機能は重要な選定基準です。企業の担当者による従業員情報の手入力などの業務負担を避けるため、既存システムとの連携性を確認する必要があります。

そのため、従業員データを自動で移行できるサービスを選定すれば、導入後の運用負荷を大幅に軽減して、業務効率化を図りやすいでしょう。

まとめ

企業にとって、従業員の健康管理とその情報の管理は、企業の成長のためにも不可欠です。コストや導入の手間が比較的少ないクラウド型健康管理システムを導入すれば、災害リスクや法的改正のメンテナンスにも適切に対応したデータ管理が可能になるでしょう。

メリットの多いクラウド型健康管理システムを提供しているベンダーにはさまざまなものがあります。自社の導入目的を満たすサービスを選定するためにも、ベンダーの比較はしっかりと行いましょう。気になるサービスがあれば、資料請求や無料体験などに申し込み、サービス内容に納得しておくことも大切です。こちらの記事では、おすすめのベンダーやサービスの比較を詳しく説明しているので、検討の参考に役立てましょう。

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