人事管理システムで実現する働き方改革｜課題解決から導入効果・選び方まで徹底解説

「働き方改革」は、現代企業にとって避けて通れない経営課題です。長時間労働の是正、生産性の向上、多様で柔軟な働き方の実現は、企業の持続的成長に不可欠です。しかし、多くの企業では、勤怠管理の煩雑さ、人事評価の曖昧さ、人材データの活用不足といった人事労務の課題が改革の壁となっています。旧来のアナログ管理や属人的な運用は、負担増だけでなく経営リスクにも繋がります。

こうした状況を打破し、真の働き方改革を実現する鍵が人事管理システムです。システムは定型業務を効率化し、客観的なデータに基づいた人事戦略を可能にします。

本記事では、人事管理システムの導入を検討する人事部門や決裁者の皆様へ、働き方改革の本質的な課題、システムの貢献、具体的な機能、失敗しない選び方、導入プロセス、そして経営へのインパクトまでを網羅的かつ分かりやすく解説します。この記事が、貴社の働き方改革を加速させる一助となれば幸いです。人事管理システムは、企業の未来を創る戦略的投資です。

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働き方改革とは？企業が直面する人事労務のリアルな課題

働き方改革の本質は、単なる労働時間短縮や法令遵守に留まりません。従業員一人ひとりが意欲と能力を最大限に発揮し、生産性を高めながら、多様で柔軟な働き方を実現できる環境を整備することが真の目的です。これにより、従業員エンゲージメント向上、イノベーション創出、ひいては企業の持続的成長を目指します。

働き方改革関連法は、時間外労働の上限規制や有給休暇取得義務化などを定めていますが、これらは最低ラインです。その先にある働きがいや生産性向上を見据えた取り組みが企業の競争力を左右します。しかし、多くの企業現場では、依然として根深い課題が存在します。

• 勤怠管理の課題:
  
  • 正確な労働時間把握の困難さ: タイムカードやExcelでの手作業はミスが多く、サービス残業の温床にもなりやすい。
  • 管理工数の増大: 打刻漏れや申請ミスの確認・修正に人事担当者の時間が奪われる。
  • 法改正対応の遅れ: 時間外労働の上限規制など、複雑化する法改正への対応が追いつかない。
  • 多様な勤務形態への対応: テレワークやフレックスタイムなど、柔軟な働き方に対応した勤怠管理が複雑化。
• 人事評価の課題:
  
  • 不公平感と納得度の低さ: 評価基準の曖昧さや評価者の主観により、従業員の不満やモチベーション低下を招く。
  • 育成への繋がりの欠如: 適切なフィードバックや育成プランに繋がらず、人材の成長機会を損失。
  • 評価業務の負担: 評価プロセス自体に時間がかかり、管理職や人事の負担が大きい。
• 人材データ活用の課題:
  
  • 情報の散在とサイロ化: 従業員のスキルや経歴などの情報が一元化されず、戦略的な活用が困難。
  • 人材の可視化不足: 全社的な人材状況を把握できず、勘や経験に頼った人事配置になりがち。
  • データドリブン人事の障壁: 離職分析やハイパフォーマー分析など、データに基づいた戦略立案ができない。
• 多様な働き方への対応課題:
  
  • テレワーク下の管理: 勤怠管理、労務管理、コミュニケーションに新たな課題が発生。
  • 柔軟な制度運用の複雑化: 時短勤務やフレックス導入時の勤怠・給与計算が煩雑に。
  • 申請・承認業務のボトルネック: 紙ベースの業務が柔軟な働き方を阻害。

これらの課題は相互に関連し、企業の生産性向上や競争力強化の足かせとなっています。働き方改革を実効性のあるものにするためには、これらの本質的な課題に正面から向き合い、人事管理システムというテクノロジーを活用した解決策を講じることが不可欠です。

なぜ人事管理システムが働き方改革推進の鍵なのか？

働き方改革を阻む人事労務課題に対し、なぜ人事管理システムが有効な解決策、すなわち「鍵」となるのでしょうか。その理由は、システムが持つ機能が、働き方改革の核心をなす以下の4つの要素を強力に支援するからです。

圧倒的な業務効率化による「コア業務への集中」

人事管理システムは、定型業務の自動化・効率化を実現します。勤怠データの自動集計、給与計算連携、各種申請・承認の電子化、年末調整や社会保険手続きのサポートなどにより、これまで手作業に費やしてきた膨大な時間を削減します。これにより、人事担当者は煩雑な作業から解放され、採用戦略、人材育成、エンゲージメント向上施策といった、より付加価値の高い戦略的人事業務に集中できるようになります。これは人事部門自身の生産性向上、ひいては組織全体の働き方改革に貢献します。業務の属人化解消にも繋がります。

データの一元化・可視化による「データドリブンな意思決定」

システムは、従業員に関するあらゆる情報（基本情報、勤怠、評価、スキルなど）を一元的に集約・管理します。これにより、散在していた情報が整理され、組織の人材状況を客観的なデータに基づいて正確かつリアルタイムに把握できます。

• 労働時間の傾向分析による長時間労働の是正
• 人材ポートフォリオ分析による最適配置や育成計画の策定
• 離職分析に基づくリテンション施策の実施
• ハイパフォーマー分析による採用・育成への活用

勘や経験ではなく、「事実」に基づいたデータドリブンな意思決定は、人事戦略の精度とスピードを向上させ、効果的な働き方改革を可能にします。

システムによる統制と自動化による「コンプライアンス強化」

複雑化する労働関連法規への対応は、企業にとって重要な経営課題です。人事管理システムは、最新の法改正に迅速に対応し、企業の法的リスクを低減します。

• 客観的な記録に基づく正確な労働時間把握
• 36協定違反の自動チェックとアラート通知
• 有給休暇の取得状況管理と取得義務化への対応
• 割増賃金の正確な自動計算

システムによる自動チェック機能は、意図しない法令違反を防ぎ、企業の社会的信用を守ります。労働基準監督署の調査にも迅速に対応できる体制が整います。

透明性と利便性向上による「従業員エンゲージメント向上」

従業員が意欲的に働ける環境を作ることは、働き方改革の重要な目的です。人事管理システムは、従業員のエンゲージメント向上にも貢献します。

• 評価プロセスの透明化による納得感の向上
• 目標管理（MBO、OKRなど）の運用支援による成長意欲の刺激
• スマートフォンからの打刻や申請、給与明細確認などの利便性向上
• 自身のスキルや評価履歴の確認によるキャリア自律支援

これらの機能を通じて、従業員は会社への信頼感を深め、自身の働き方やキャリアに対する主体性を持ちやすくなります。結果として、モチベーション向上、生産性向上、離職率低下といった効果が期待できます。

人事管理システムは、単なる業務ツールではなく、データ活用、コンプライアンス、エンゲージメントといった多角的な側面から、働き方改革という複雑な経営課題を解決するための強力なエンジンなのです。

人事管理システム導入後の働き方改革の具体的な進め方

人事管理システムを導入することで、働き方改革を具体的にどう進められるのでしょうか。主要な機能別に、その効果と貢献を見ていきましょう。

勤怠管理機能：労働時間の適正化と多様な働き方への基盤

正確な労働時間管理は働き方改革の基本です。

• 客観的な打刻: PCログ、ICカード、スマホアプリ等で正確な出退勤を記録し、サービス残業を抑止。
• リアルタイム集計・可視化: 労働時間や残業、休暇状況を即座に把握。問題の早期発見に繋げます。
• 長時間労働の抑止: 36協定違反や過重労働の兆候を自動アラートで通知し、未然に防止。
• 多様な勤務形態対応: フレックス、テレワーク、シフト制など、複雑な勤務形態の管理を効率化。
• 休暇管理の効率化: 有給休暇の付与・取得管理（取得義務化対応）、特別休暇管理をシステム化。

【効果】 コンプライアンス遵守、長時間労働是正、管理工数削減、柔軟な働き方の実現。

人事評価機能：公平性・透明性の向上と戦略的人材育成

従業員の納得感と成長を促す評価制度を実現します。

• 評価プロセスの標準化・効率化: 目標設定からフィードバックまで一連のプロセスを一元管理し、業務負担を軽減。
• 公平性の確保: 評価基準を明確化し、システムで共有・運用することで評価の属人性を排除。
• データに基づく客観的評価: 過去の評価履歴や関連データを参照し、納得感の高い評価を実現。
• 育成への活用: 評価結果や面談記録を蓄積し、個々に合わせた育成計画に繋げます。
• 評価結果の戦略的活用: 昇給・賞与査定、異動・配置、研修ニーズ把握などにデータを連携。

【効果】 評価の公平性・納得感向上、エンゲージメント向上、人材育成促進、評価業務効率化。

人材情報管理 (タレントマネジメント) 機能：人材の可視化と最適配置

組織の貴重な「人財」を最大限に活かします。

• 人材データベース構築: スキル、経歴、資格、評価などの多様な人材情報を一元化。
• 人材の可視化・検索: 必要なスキルを持つ人材を全社から検索、組織の人材構成を多角的に分析。
• 戦略的な人材配置: データに基づき、適材適所の異動・配置、プロジェクトアサイン、異動シミュレーションが可能に。
• 次世代リーダー育成: 将来の幹部候補を早期に発見し、計画的な育成を支援（サクセッションプラン）。
• キャリア自律支援: 従業員が自身の情報を確認し、キャリアプランを考えるきっかけを提供。

【効果】 適材適所の人材配置、次世代リーダー育成、組織力強化、データドリブンな人事戦略の基盤構築。

申請・ワークフロー機能：ペーパーレス化と業務迅速化

日常業務の効率化で、働きやすい環境を整えます。

• 申請・承認の電子化: 休暇、残業、経費精算などをオンラインで完結。
• ペーパーレス化推進: 書類の印刷、手渡し、保管の手間とコストを削減。
• 承認ルートの柔軟な設定: 複雑な承認ルートもシステムで管理し、遅延や漏れを防止。
• 進捗状況の可視化: 申請・承認状況をリアルタイムで確認でき、透明性が向上。
• テレワーク支援: 場所を選ばずに申請・承認が可能となり、柔軟な働き方をサポート。

【効果】 業務効率化、コスト削減、意思決定迅速化、内部統制強化、柔軟な働き方の支援。

失敗しない！自社に最適な人事管理システムの選び方と比較ポイント

多種多様な人事管理システムの中から自社に最適なものを選ぶことは、導入成功の鍵です。ここでは、失敗しないための選び方のポイントを解説します。

1. 【最重要】導入目的と解決したい課題を明確にする
   
   • 現状課題の洗い出し: 勤怠、評価、人材活用など、具体的な課題をリストアップします。
   • 導入後の理想像（目標設定）: システム導入で何を実現したいか、具体的な目標（KPI）を設定します。（例：残業時間削減率、評価納得度向上率など）
   • 経営目標との連携: 会社の経営戦略とシステム導入目的の整合性を確認します。
   • 関係者間の合意形成: 経営層、人事、情報システム、現場部門で目的意識を共有します。
2. 必要な機能を過不足なく見極める
   
   • 機能の優先順位付け: 必須機能（Must）と、あれば望ましい機能（Want）を明確にします。
   • 機能の範囲と深さ: 勤怠管理ならどこまで（複雑なシフト対応は必要か？）、タレントマネジメントならどこまで（スキルマップや後継者計画は必要か？）求めるレベルを確認します。
   • 業界・業種特有要件: 自社特有の要件に対応できるか確認します。
   • 将来の拡張性: 将来の従業員増、事業拡大、制度変更に対応できるか、機能追加が可能かを見極めます。
   • 多機能＝最適ではない: 使わない機能が多いとコスト増や複雑化を招きます。自社に本当に必要な機能を見極めましょう。
3. 操作性（UI/UX）を確認する
   
   • 直感的な分かりやすさ: 人事担当者だけでなく、管理職や一般従業員も容易に使えるか。
   • デモ・トライアルの活用: 実際の画面で操作感を比較。現場の意見も聞きましょう。特に利用頻度の高い機能（打刻、申請など）は入念にチェック。
   • モバイル対応: スマホやタブレットでの利用がスムーズか、アプリの使い勝手も確認。
4. サポート体制を比較する
   
   • 導入支援: 初期設定、データ移行、トレーニングなどの支援内容は十分か。
   • 運用サポート: 問い合わせ方法（電話、メール、チャット等）、対応時間、回答の質を確認。
   • サポート範囲と費用: 基本料金に含まれる範囲と、有償サポートの内容を確認。
   • 法改正対応: システムが迅速かつ適切にアップデートされるか、追加費用は発生するか。
5. セキュリティ対策を確認する
   
   • 認証・認定: ISMS (ISO 27001) 認証、プライバシーマークなどを取得しているか。
   • データ管理: 通信の暗号化、データのバックアップ体制、データセンターの信頼性などを確認。
   • アクセス権限設定: 役職や担当業務に応じた細かい権限設定が可能か。
   • 監査ログ: アクセス・操作ログが記録・確認できるか。
6. 費用対効果（ROI）を検討する
   
   • トータルコスト（TCO）把握: 初期費用、月額/年額利用料、オプション、カスタマイズ、サポート費用など総コストを見積もる。
   • 導入効果の試算: 業務効率化による人件費削減、コスト削減、生産性向上、リスク低減効果などを可能な範囲で試算する。
   • 定性効果も考慮: 従業員満足度向上、エンゲージメント向上なども含めて判断。
   • 価格だけで選ばない: 長期的な視点で最も高い投資対効果が期待できるシステムを選びましょう。
7. 連携性と拡張性を確認する
   
   • 既存システム連携: 給与計算ソフト、会計システムなどと連携できるか（API連携等）。
   • 将来の拡張性: 機能追加や連携先の追加が可能か。

これらのポイントに基づき、複数システムを比較検討し、資料請求、デモ、トライアルを通じて、自社にとって真に価値のあるシステムを選定してください。

人事管理システム導入を成功へ導くプロセスと注意点

最適なシステムを選んでも、導入プロセスでつまずくと効果は半減します。導入を成功させ、働き方改革を推進するための計画的なプロセスと注意点を解説します。

【導入プロセス（ステップ例）】

1. 目的明確化と社内合意形成:
   
   • 導入目的、解決したい課題、目標（KPI）を具体化。
   • 経営層のコミットメントを獲得。
   • 関係部署（人事、経営企画、情シス、現場）と連携し、協力体制を構築。
   • 責任者・プロジェクトチームを任命。
2. 要件定義とシステム選定:
   
   • 現状業務を分析し、課題とシステム化範囲を明確化。
   • 必要な機能要件（Must/Want）を定義。
   • 「選び方」に基づき、ベンダー・システムを比較・選定。
3. 導入準備（設計・設定・データ移行）:
   
   • 自社業務に合わせシステムを設計・設定（就業規則、評価基準等）。ベンダーと密に連携。
   • 必要なマスタデータを整備・クレンジング。
   • 既存システムから新システムへ、計画的かつ慎重にデータ移行を実施（テスト移行含む）。
4. 従業員への説明とトレーニング:
   
   • 導入目的、変更点、メリットなどを全従業員に丁寧に説明し、理解と協力を得る（説明会、Q&A）。
   • 対象者別に操作トレーニングを実施（集合研修、eラーニング等）。
   • 分かりやすいマニュアル・FAQを準備。
5. 運用開始と定着化支援:
   
   • スモールスタート（特定部署・機能から導入）も検討。
   • 社内問い合わせ窓口（ヘルプデスク）を設置。
   • 導入初期は特に手厚いサポートで利用定着を支援。

【導入・運用時の注意点】

• 経営層の継続的な関与: 導入後も関心を持ち、重要性を発信し続ける。
• 現場の声の反映: 現場の意見を収集し、設定見直しや改善に活かす。
• 導入効果の測定と評価: 設定したKPIに基づき、定期的に効果を測定・評価する。
• 継続的な改善 (PDCAサイクル): 測定結果をもとに、システム設定や運用ルールを見直し、システムの価値を最大化させる。
• ベンダーとの良好な関係: 導入後も重要なパートナーとして、サポートや情報を活用する。
• セキュリティ意識の維持: 導入後も従業員のセキュリティ意識向上のための啓発活動を継続する。

人事管理システムの導入は一大プロジェクトです。これらのプロセスと注意点を踏まえ、計画的に進めることで、導入効果を最大化し、働き方改革の成功へと繋げることができます。

人事管理システム導入がもたらす経営へのインパクト

人事管理システムの導入効果は、人事部門の業務効率化に留まらず、企業経営全体にポジティブな影響を与えます。経営レベルでどのような価値が生まれるのかを見ていきましょう。

人事部門の「戦略人事」への変革

定型業務の自動化により、人事担当者は戦略的な役割に注力できます。

• データに基づいた人事戦略: 蓄積されたデータを分析し、経営戦略と連動した採用・育成・配置・リテンション戦略を立案・実行できます。
• 経営層への戦略的パートナーへ: データに基づいた現状分析や提案を通じて、経営層の意思決定をサポートする役割を強化できます。 人事部門はコストセンターから、企業の成長をドライブするプロフィットセンターへと進化する可能性を持ちます。

迅速かつ的確な経営判断の支援

システムは、経営判断に必要な「人」に関する情報をリアルタイムで可視化します。

• 組織状態のリアルタイム把握: 労働時間、人件費、離職率などの重要指標をいつでも正確に把握でき、問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。
• 人材ポートフォリオの可視化: 組織内の人材構成やスキル分布を分析し、事業戦略に基づいた人材戦略の検討を支援します。
• シミュレーション機能の活用: 人員配置変更や組織改編の影響を事前にシミュレーションし、意思決定のリスクを低減します。 データという客観的な根拠に基づいた経営判断は、その精度を高めます。

企業価値向上への貢献

システム導入は、間接的に企業全体の価値向上にも貢献します。

• 生産性の向上: 業務効率化、適材適所、エンゲージメント向上などを通じて、組織全体の生産性向上が期待でき、収益力向上に繋がります。
• コンプライアンス強化とリスク低減: 法令遵守の徹底により、訴訟リスクやレピュテーションリスクを低減し、企業の信頼を守ります。
• 従業員エンゲージメント向上: 働きがいのある環境は、優秀な人材の確保・維持に繋がり、ポジティブな企業文化を醸成し、イノベーションを促進します。
• ESG経営・人的資本経営への対応: 労働環境改善や人材育成への取り組みは、ESGや人的資本経営の観点からも重要であり、システムはその情報開示や実践を支える基盤となります。

人事管理システムの導入は、単なるコスト削減や業務効率化だけでなく、人事部門の変革、迅速な経営判断支援、そして企業価値全体の向上に貢献する、重要な経営戦略の一環なのです。

まとめ

本記事では、「人事管理システムで実現する働き方改革」をテーマに、その本質的な課題から、システム導入による具体的な効果、失敗しない選び方、導入プロセス、そして経営レベルでのインパクトまでを解説しました。

働き方改革は、企業の持続的成長と従業員の働きがいを両立させるための重要な経営戦略です。しかし、その推進には、勤怠管理、人事評価、人材データ活用など、多くの人事労務課題が存在します。

人事管理システムは、これらの課題を解決する強力なソリューションです。定型業務の効率化、データの一元化・可視化による意思決定支援、コンプライアンス強化によるリスク低減、そして従業員エンゲージメント向上の基盤を提供します。

システムの導入成功には、目的の明確化、慎重なシステム選定、計画的な導入プロセス、そして導入後の継続的な改善が不可欠です。その先には、生産性向上、人材育成促進、企業価値向上という大きな成果が期待できます。

人事管理システムは、もはや単なる管理ツールではなく、**働き方改革を成功に導き、変化の時代を勝ち抜くための「戦略的インフラ」**です。この機会に、貴社の働き方改革を次のステージに進めるため、人事管理システムの導入を本格的に検討してみてはいかがでしょうか。

貴社の課題に合わせた最適なシステム活用法について、さらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にご相談ください。

【2025年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較18選！ 特徴や機能を一覧で紹介