人事管理システムとは？主要機能や導入メリットについて解説

人材の採用から配置、評価、育成、そして退職まで――企業の成長に欠かせない「人」に関する情報を一元的に管理・運用するのが人事管理システムです。従来の紙やExcelによる煩雑な管理から脱却し、効率的かつ戦略的な人事運用を実現する手段として、近年ますます注目が集まっています。本記事では、人事管理システムの基本的な機能や導入によるメリット、選定時のポイントまでをわかりやすく解説します。

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人事管理システムとは？

人事管理システムとは、企業が保有する従業員に関するあらゆる情報（採用から退職までのプロセスを含む）を、一つのシステム上で一元的に集約・管理・活用するための統合的な情報システム基盤を指します。

具体的には、以下のような多岐にわたるデータを網羅的に取り扱います。

• 基本情報：氏名、住所、連絡先、生年月日など
• 組織情報：所属部署、役職、等級、雇用形態など
• 処遇情報：給与、賞与、社会保険、福利厚生など
• 勤怠情報：出退勤時刻、労働時間、残業時間、休暇取得状況など
• 評価情報目標設定、評価結果、フィードバック履歴など
• スキル・経歴情報：保有スキル、資格、研修受講歴、職務経歴、異動履歴など
• キャリア情報：キャリアプラン、希望職種など

人事管理システムの導入の目的

人事管理システムの導入目的は、大きく以下の3つの側面に集約されます。

業務効率化・自動化

• 入退社手続き、身上異動届、年末調整関連業務、給与明細発行など、定型的な人事関連業務の自動化・効率化を図ります。
• 紙ベースの作業や手入力を削減し、人事担当者の業務負担を大幅に軽減します。
• ヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性を向上させます。

戦略的人材活用・タレントマネジメント

• システムに蓄積された人事データを可視化・分析し、客観的な根拠に基づいた意思決定を支援します。
• 従業員一人ひとりの能力、経験、適性を正確に把握し、最適な人員配置（適材適所）を実現します。
• データに基づいた効果的な人材育成計画の策定・実行、タレントマネジメントを強化します。
• 経営戦略と連動したデータドリブンな戦略人事の展開を可能にします。

エンゲージメント向上・コンプライアンス強化

• 公正で透明性の高い人事評価制度の運用を支援し、従業員の納得感を醸成します。
• 適切なフィードバックやキャリア開発支援などを通じて、従業員の満足度や組織への貢献意欲（エンゲージメント）を高めます。
• 労働基準法をはじめとする各種関連法規の遵守状況を管理し、コンプライアンス体制を強化します。
• 個人情報保護を含むセキュリティ対策を徹底し、情報漏洩などの企業リスクを低減します。

人事管理システムは必要？

現代の企業経営において、人事部門が直面する課題はかつてないほど複雑化しています。リモートワークやハイブリッドワークといった多様な働き方の普及は、勤怠管理やコミュニケーション、労務管理のあり方に大きな変革を迫っています。同時に、専門性の高い人材の獲得競争は激化の一途をたどり、優秀な人材を惹きつけ、組織に定着させるための戦略的な人材マネジメントの重要性が増しています。

特に、人事評価制度においては、従業員一人ひとりの納得感をいかに醸成し、プロセス全体の公平性と透明性を確保するかが、組織の活性化と成長において極めて重要なテーマとなっています。客観的なデータに基づかない評価や、基準の曖昧さは、従業員の不満やモチベーション低下を招きかねません。

こうした状況下で、従来のExcelや紙媒体を中心とした人事管理手法では、変化への迅速かつ適切な対応が困難になっています。

• 情報が各部署や担当者に散在し、一元管理されていない
• データの更新作業に手間と時間がかかり、リアルタイム性が低い
• 属人的な運用になりがちで、担当者不在時の業務停滞リスクがある
• 必要なデータの収集・分析・活用が困難で、経営判断に活かせない

これらの課題は、人事担当者の業務負荷を増大させるだけでなく、企業全体の生産性向上や意思決定スピードの低下を招く大きな要因となります。

このような背景から、人事領域におけるデジタルトランスフォーメーション（人事DX）の推進は、多くの企業にとって喫緊の経営課題となっています。その実現の中核を担う存在として、人事管理システムへの期待が急速に高まっているのです。

市場全体を見ても、経済環境の変動やデジタル技術の急速な進展を背景に、人事管理システムの需要は年々増加傾向にあります。特に、グローバルに事業を展開する企業や、急成長を遂げるベンチャー企業においては、組織規模の拡大に伴う人事管理の複雑化が顕著であり、効率的かつ戦略的な人材管理基盤の整備は、もはや企業戦略上の必須事項と認識されています。

人事管理システムは、単に日常業務を効率化するツールではありません。分散しがちな人事情報を一元的に管理し、客観的なデータに基づいた戦略的な意思決定を強力に支援します。これにより、企業は変化の激しい外部環境に柔軟に適応し、持続的な成長を支えるための強固な人事基盤を構築することが可能になるのです。もはや人事管理システムは、単なる「ツール」を超え、企業経営全体のパフォーマンス向上と組織戦略の要として位置付けられています。企業が内部データを最大限に活用し、組織の強みを引き出すための重要な施策として、その導入メリットは計り知れません。

人事管理システムの主要機能

人事管理システムは、企業の人事業務を幅広くサポートするための多様な機能を備えています。ここでは、その主要な機能と、それによって何ができるのかを具体的に見ていきましょう。

従業員データベース機能

• 従業員の基本情報、職務経歴、スキル、資格、評価履歴、研修履歴などを一元管理します。
• 必要な人材情報を迅速かつ正確に検索・抽出できます。
• 組織図の自動生成や人員構成の可視化・分析が可能です。組織の状態をリアルタイムで把握できます。

労務管理関連機能

• 入社・退職に伴う手続き、雇用契約書の作成・管理、社会保険関連の届出などを電子化・効率化します。
• ペーパーレス化を促進し、書類の印刷・保管・管理コストを削減します。
• 年末調整業務をサポートする機能も多く搭載されています。

勤怠管理機能（連携含む）

• 正社員、パート、アルバイト、派遣社員など多様な雇用形態に対応します。
• フレックスタイム制や変形労働時間制など、複雑な勤務体系も管理可能です。
• 出退勤時刻、休憩時間、残業時間、休暇取得状況などを正確に記録・集計します。
• 労働基準法などの法令遵守をサポートし、過重労働の防止にも繋がります。
• 多くの場合、打刻データは給与計算システムへ連携されます。

給与計算連携機能

• 勤怠データ、人事評価結果、各種手当情報などを給与計算システムへスムーズに連携させます。
• 手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、給与計算業務の正確性と効率性を高めます。

人事評価支援機能（★人事評価システム検討者 注目！）:

• 評価シートの電子的な作成・配布・回収・進捗管理をシステム上で完結させます。
• 目標管理制度（MBOやOKRなど）の設定・運用を支援します。
• 評価プロセスのワークフロー化（承認ルート設定、リマインド通知など）により、評価業務をスムーズに進めます。
• 評価結果の集計・分析（評価分布、部門別傾向など）や、評価者間の甘辛調整をサポートします。
• 過去の評価履歴を蓄積・参照でき、継続的な育成に活用できます。
• 360度評価（多面評価）やコンピテンシー評価など、多様な評価手法に対応可能なシステムもあります。
• これにより、評価業務の負荷軽減、公平性・透明性の向上、従業員の納得度向上に大きく貢献します。

採用管理機能:

• 応募者情報のデータベース化、選考プロセスの進捗管理、面接日程の調整、内定者管理などを一元化します。
• 採用活動全体の効率化と、候補者とのコミュニケーション円滑化を図ります。

タレントマネジメント関連機能

• 従業員のスキル、経験、キャリア志向などを可視化します。
• 戦略的な人員配置計画や、ハイポテンシャル人材の発掘・育成計画の立案・実行を支援します。
• 研修履歴の管理や、効果的な育成プログラムの提供に繋げます。
• 異動シミュレーションや、後継者育成（サクセッションプランニング）の管理機能を持つシステムもあります。

申請・承認ワークフロー機能

• 住所変更届、各種手当申請、休暇申請といった従業員からの各種申請手続きを電子化します。
• 承認プロセスをシステム上で完結させ、迅速化・ペーパーレス化を実現します。

データ分析・レポート機能

• システムに蓄積された膨大な人事データを活用し、多様な切り口での分析レポートを作成します。（例：組織構成、人件費推移、離職率分析、評価分布、ハイパフォーマー分析）
• 分析結果をダッシュボードなどで可視化し、経営層や人事部門の的確な意思決定をサポートします。

人事管理システム導入のメリット

人事管理システムの導入は、単なるバックオフィス業務の改善に留まらず、企業経営全体にポジティブな影響を与える戦略的投資です。経営層・決裁者の視点から、特に注目すべき5つの具体的な経営メリットを解説します。

全社的な生産性向上とコスト最適化

• 人事部門における入退社手続き、給与計算連携、年末調整といった定型業務を自動化・効率化します。これにより、担当者は人材開発や組織開発といった、より付加価値の高い戦略的な業務（コア業務）へ注力できるようになります。
• 申請承認プロセスの電子化によるペーパーレス推進は、印刷費、郵送費、書類保管スペースといった間接コストの削減にも大きく貢献します。
• 結果として、人的リソースの最適配分とコスト構造の改善が期待できます。

コンプライアンス強化と経営リスクの低減

• 従業員に関する正確な情報を維持管理し、労働基準法をはじめとする各種関連法規を遵守することは、企業の社会的信頼性を担保する上で不可欠です。システムは法改正への迅速な対応を支援します。
• 厳格なアクセス権限管理機能によって、機密性の高い人事情報の漏洩や不正利用のリスクを最小限に抑えます。
• これにより、労務関連のトラブルや訴訟リスクを未然に防ぐ効果が期待でき、企業のレピュテーションを守ります。

データ駆動型の戦略人事の実現

• システムに蓄積された客観的かつ網羅的な人事データを多角的に分析・活用することで、勘や経験則に依存しないデータドリブンな意思決定が可能になります。
• 経営戦略と連動した最適な人材配置（適材適所）や、効果的な育成施策の立案・実行が実現します。
• 組織全体のパフォーマンスを最大化し、企業の競争優位性を確立するための基盤となります。

人事評価の質向上と従業員の納得感醸成

• 評価基準の明確化と運用プロセスの標準化・透明化を通じて、評価に対する従業員の納得感を醸成します。これは、従業員のモチベーション維持・向上に不可欠です。
• システムによる評価プロセスの効率化は、評価者・被評価者双方の負担を軽減し、より質の高いフィードバック面談などに時間を割くことを可能にします。
• 蓄積された評価データは、評価制度自体の妥当性を客観的に検証し、継続的な改善を図るための貴重なインプットとなります。

従業員エンゲージメント向上と人材定着

• 公平な評価制度、適切なフィードバック、キャリア開発の機会提供などをシステムを通じて効果的に行うことで、従業員の成長意欲や組織への貢献意欲（エンゲージメント）を引き出します。
• 従業員満足度の向上は、優秀な人材の離職防止（リテンション）に直結し、採用・育成コストの削減にも繋がります。
• 結果として、企業の持続的な成長を支える強固な人材基盤の構築に貢献します。

人事管理システム導入する際の注意点

人事管理システムの導入は多くのメリットをもたらす一方で、いくつかの注意すべき点も存在します。導入を成功させるためには、これらを事前に十分に理解し、適切な対策を講じることが不可欠です。

1. 注意点1：導入・運用コストの把握
   
   • システム導入には、初期費用（ライセンス料、設定費用、カスタマイズ費用など）と、継続的な運用費用（月額/年額利用料、保守サポート費用など）が発生します。
   • 特に、高機能なシステムや大規模なカスタマイズを行う場合は、相応の投資が必要となります。
   • これらのコストが、導入によって得られる効果（業務効率化、コスト削減など）に見合うものか、費用対効果（ROI）を慎重に見極める必要があります。
2. 注意点2：既存システムとの連携確認
   
   • 多くの企業では、既に給与計算システム、会計システム、勤怠管理システムなどを運用しています。
   • 新たに人事管理システムを導入する場合、これらの既存システムとの間でスムーズなデータ連携が実現できるかを確認する必要があります。
   • システム間の互換性や連携方式によっては、追加の開発費用や工数が発生する可能性があり、導入計画に影響を与える可能性があります。API連携の可否や実績などを事前に確認しましょう。
3. 注意点3：社内への浸透・定着と教育
   
   • 新しいシステムの導入は、必然的に従来の業務フローの変更を伴います。そのため、従業員が新しいシステムやプロセスに慣れるまでには、一定の時間と教育・トレーニングが必要です。
   • 特にITツールに不慣れな従業員がいる場合や、変化に対する抵抗感が強い場合には、丁寧な説明と十分なサポート体制を整え、スムーズな移行を促す工夫が求められます。導入後のフォローアップも重要です。
4. 注意点4：機能の過不足リスク
   
   • 導入するシステムの機能が、自社のニーズに対して過剰である場合、使わない機能のために無駄なコストを支払うことになります。
   • 逆に、必要な機能が不足していると、導入目的である業務改善や課題解決が十分に達成できない可能性があります。
   • 自社の業務要件を正確に把握し、必要な機能を過不足なく備えたシステムを選定することが重要です。「大は小を兼ねる」とは限りません。
5. 注意点5：セキュリティ対策の重要性
   
   • 人事情報は、従業員の個人情報を含む極めて機密性の高いデータです。したがって、情報漏洩や不正アクセス、サイバー攻撃に対する堅牢なセキュリティ対策が不可欠となります。
   • 導入するシステムのセキュリティ機能（データ暗号化、アクセス制御、ログ監視など）はもちろんのこと、システムを提供するベンダーの信頼性やセキュリティポリシー、データセンターの管理体制についても十分に確認し、評価する必要があります。

これらの潜在的なデメリットや注意点を事前に把握し、リスクを最小化するための対策を計画段階から盛り込むことで、人事管理システムの導入効果を最大限に引き出すことが可能となります。導入はゴールではなく、継続的な活用と改善が成功の鍵です。

失敗しない！人事管理システム選定7つの比較ポイント

市場には多種多様な人事管理システムが存在し、その中から自社のニーズに真に合致するものを選び出すことは容易ではありません。導入後のミスマッチを防ぎ、投資効果を最大化するために、以下の7つの比較ポイントを重視して慎重に選定を進めることを推奨します。

1. Point 1：導入目的と解決したい課題の明確化
   
   • なぜ人事管理システムを導入するのか？（例：人事評価の効率化、労務管理のペーパーレス化、タレントデータの活用）
   • 現状のどのような業務課題を解決したいのか？
   • これらを具体的かつ明確に定義することが、システム選定の出発点となります。目的が曖昧なままでは、適切な判断は困難です。
2. Point 2：必須機能と優先順位の決定（特に人事評価機能）
   
   • 明確化された目的に基づき、システムに求める具体的な機能をリストアップします。
   • その上で、「絶対に譲れない必須機能（Must）」と「あるとより良い任意機能（Want）」に優先順位をつけます。
   • 特に人事評価関連機能は、自社の評価制度や運用フローとの適合性を詳細に検証する必要があります。（例：目標管理手法、評価段階、フィードバック方法など）
3. Point 3：提供形態（クラウド/オンプレミス）の比較検討
   
   • クラウド型とオンプレミス型、それぞれのメリット・デメリットを比較検討します。
     • 比較軸の例：初期導入コスト、月額/年額運用コスト、カスタマイズの自由度、セキュリティ要件、システムの拡張性、アップデートの容易さ、導入スピードなど
   • 自社のITインフラ戦略、予算状況、セキュリティポリシーに最適な提供形態を選択します。近年はクラウド型が主流ですが、自社に合うかが重要です。
4. Point 4：操作性（UI/UX）の確認（デモ・トライアル活用）
   
   • 人事担当者だけでなく、管理職や一般従業員も利用する可能性があるため、誰にとっても直感的で分かりやすく、使いやすい操作画面であることが重要です。
   • 資料や説明だけでなく、実際のデモンストレーションや無料トライアル期間を活用して、操作感を体験し評価することをお勧めします。
5. Point 5：既存システムとの連携容易性・実績
   
   • 現在社内で利用している給与計算システム、会計システム、勤怠管理システム、グループウェアなどとのデータ連携が可能か、またその連携がスムーズに行えるかを確認します。
   • API連携の提供状況や、過去の連携実績、連携にかかる費用や工数について、ベンダーに具体的に確認しましょう。
6. Point 6：サポート体制とセキュリティレベル
   
   • 導入時の設定支援やトレーニング、運用開始後の問い合わせ対応（ヘルプデスクの品質、対応時間）、障害発生時の対応スピード（SLA：サービスレベル合意）などを評価します。
   • 個人情報保護法などの法規制遵守はもちろんのこと、ISMS（ISO27001）などのセキュリティ認証の取得状況、データ管理体制、脆弱性対策なども厳しくチェックする必要があります。
7. Point 7：費用対効果（ROI）の総合的評価
   
   • 初期費用とランニングコスト（ライセンス費用、保守費用など）を正確に把握します。
   • 導入によって期待される業務効率化の効果、人件費削減効果、生産性向上効果などを可能な限り定量的に試算し、投資対効果（ROI）を総合的に評価します。
   • 単に価格の安さだけで選ぶのではなく、機能、サポート体制、拡張性、将来性といった要素をバランス良く考慮することが、長期的な成功の鍵となります。

これらのポイントを総合的に比較検討し、複数のシステムを候補として絞り込んだ上で、自社にとって最適なパートナーとなるシステムとベンダーを選定しましょう。

人事管理システム導入を成功させるための基本ステップ

人事管理システムの導入は、単にソフトウェアを購入してインストールするだけではありません。その効果を最大限に引き出し、組織に定着させるためには、計画的かつ段階的なアプローチが不可欠です。ここでは、導入を成功させるための基本的な8つのステップをご紹介します。

• Step 1：現状分析・課題特定
  
  • 現在の人事業務プロセスを詳細に可視化し、各プロセスにおける課題、問題点、非効率な箇所を特定します。（例：Excel管理の限界、紙ベース作業の負荷、データの散在）
  • 関係部署（人事、IT、経営企画、現場部門など）へのヒアリングやアンケート調査を行い、現場のニーズや意見を収集します。
• Step 2：目的設定・要件定義（KPI含む）
  
  • 現状分析で明らかになった課題に基づき、今回のシステム導入で何を達成したいのか、具体的な目標（KPI：重要業績評価指標）を設定します。（例：評価業務工数〇%削減、従業員満足度〇ポイント向上）
  • 目標達成のためにシステムに求められる機能要件、対象となる業務範囲（スコープ）、予算上限、導入スケジュールなどを明確に定義し、要件定義書としてまとめます。
• Step 3：情報収集・比較検討
  
  • 定義された要件に基づき、市場に存在する複数の人事管理システムに関する情報を収集します。（ベンダーウェブサイト、製品比較サイト、展示会など）
  • 候補となるシステムを数社に絞り込み、各社から詳細な資料を取り寄せ、製品デモンストレーションを依頼します。機能、価格、サポート体制、導入実績などを多角的に比較検討します。
• Step 4：システム選定・契約
  
  • 比較検討の結果、自社の要件に最も適合すると判断したシステムとその提供ベンダーを選定します。機能だけでなく、ベンダーの信頼性、サポート品質、将来性なども総合的に評価します。
  • 契約内容（機能、価格、サポート範囲、SLAなど）を十分に精査し、契約を締結します。
• Step 5：導入体制構築・計画策定
  
  • 導入を円滑に推進するためのプロジェクトチーム（人事、IT、関連部署の代表者など）を編成し、責任者と役割分担を明確にします。
  • 具体的な作業タスク、担当者、詳細なスケジュール、コミュニケーション計画、リスク管理計画などを定めた導入計画書を作成し、関係者間で合意形成を図ります。
• Step 6：環境設定・データ移行
  
  • 選定したシステムの利用環境を構築します。（クラウド型：アカウント設定など、オンプレミス型：サーバー構築など）
  • 既存のシステムやExcelファイルなどに散在している従業員データを、新しいシステムへ移行するための準備と実行作業を行います。データの精度を確保するためのクレンジング（名寄せ、表記揺れ修正など）やフォーマット変換作業が重要になります。
• Step 7：テスト運用・トレーニング
  
  • 本番稼働前に、限定された範囲（特定の部署やパイロットユーザー）で実際にシステムを運用してみるテスト運用を実施します。
  • ここで機能の不具合、操作性の問題点、業務フローとの齟齬などを洗い出し、本番稼働前に修正・改善します。
  • 並行して、全利用者を対象としたシステムの操作方法に関するトレーニングやマニュアルの提供、Q&A対応などを行います。
• Step 8：本番稼働・効果測定・改善
  
  • テスト運用での検証と修正を経て、システムを全社的に本番稼働させます。
  • 導入後もそれで終わりではなく、定期的にシステムの利用状況や導入前に設定した目標（KPI）の達成度を測定・評価します。
  • 明らかになった課題や新たなニーズに対応するための改善活動、システムの機能アップデート活用などを継続的に行い、導入効果を最大化していくことが重要です。

これらのステップを着実に実行することで、スムーズなシステム導入と定着、そして期待される効果の実現が期待できます。

まとめ

本稿では、「人事管理システムとは」をテーマに、その基本的な概念から市場背景、主要機能、導入による経営メリット、選定・導入のポイント、そして成功へのステップについて解説しました。人事管理システムは、もはや単なる業務効率化ツールではなく、企業の持続的な成長と競争優位性を確立するための戦略的な投資と位置づけるべきです。

システム導入により、企業は以下の多角的なメリットを享受できます。

• 業務プロセスの大幅な効率化とコスト最適化
• 客観的なデータに基づく戦略的な意思決定の実現
• 人事評価の質向上と従業員エンゲージメントの向上
• コンプライアンス強化と経営リスクの低減

従来の分散管理体制から脱却し、一元的なデータ管理を実現することで、企業全体の経営品質と競争力は大きく向上します。特に、人事部門や経営層にとっては、システム導入を単なるコストとして捉えるのではなく、将来的なROI（投資利益率）向上や組織全体のデジタル変革の鍵として捉える視点が不可欠です。

システム選定から導入、そして運用に至るまで、事前の準備、リスク管理、そして導入後の評価・改善体制の整備が成功の鍵を握ります。自社の経営目標や業務プロセスに最適なシステムを慎重に選定し、内部のプロセス改革を進める中で各機能が連携して発揮するシナジー効果を最大限に引き出すことが、グローバルな競争環境を勝ち抜くための重要な要素となるでしょう。

現代企業にとって、人事管理システムは経営戦略の核となるべき存在です。本稿が、システム導入を検討する皆様の意思決定の一助となり、自信をもって次の一歩を踏み出すための有益な指針となることを願っています。

【2025年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較18選！ 特徴や機能を一覧で紹介