社内コミュニケーションツールを導入するメリットとは？デメリットや必要な理由も紹介

社内コミュニケーションツールを企業に導入するメリットには、さまざまなポイントがあります。社内コミュニケーションが活発になれば、企業環境の改善や業務効率の向上など、誰もが働きやすい環境づくりが可能になるでしょう。

本記事では、社内コミュニケーションツールの導入を検討している方に向けて、ツールの導入で得られるメリットやデメリット、ツールが企業に必要な理由やメリットなどを詳しく説明します。コミュニケーションツールの使い分けも説明するので、本記事を読んで自社に合ったツールの選定を行いましょう。

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社内コミュニケーションツールとは？

社内コミュニケーションツールとは、従業員が社内の情報共有や意思疎通を円滑に行えるツールのことです。

従来の社内コミュニケーションは、Eメールや電話、FAXなどが主な手段でした。しかし、近年のテレワークの普及や働き方の多様化を受けて、場所や時間に縛られないコミュニケーションを可能にするツールが増加しています。

ツールには、チャット機能やSNS、Web会議システムなど、さまざまな機能があります。このようなツールを活用すれば、企業活動の「報告」「連絡」「相談」の確実な実行や、従業員間のコミュニケーションの活性化ができることが大きな特徴です。

社内コミュニケーションツールを導入するメリット

社内コミュニケーションツールを導入するメリットは、さまざまです。ここでは、ツール導入のメリットを8つ紹介します。

業務効率化を図れる

社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つは、連絡手段が一本化されることです。

社内コミュ二ケーションツールには、多様な連絡手段や機能が備えられています。そのため、別々のツールを確認する手間を省いて、業務効率化を図りやすくしてくれます。

また、ツールを活用すると、タスクの進捗管理を効率的に行うことも可能です。問題のあるタスクや業務を早期に発見したり、改善に取り組んだりできるでしょう。その結果、トラブルや不具合を未然に防いで業務効率化に貢献できます。

さらに、ツールの自動化機能を活用すると、定型的になりがちな作業の効率化も可能です。具体的には、チャットボットの機能を活用し、企業Webサイト上でよくある質問への対応を自動化するなどです。

このように、社内コミュニケーションツールを導入すると、従業員の業務の手間を軽減して業務効率化を図れるでしょう。

過去のやり取りをさかのぼりやすい

社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つに、検索機能の活用で過去のやり取りをさかのぼりやすいこともあります。

従来のEメールや電話などのやり取りでは、過去の会話の内容や要点を把握するのが困難でした。しかし、社内コミュニケーションツール上で行われたやり取りなら、検索機能を使って必要な情報を素早く見付けて、アクセスできます。そのため、従業員間の認識の不一致や情報の伝達ミスなどを防ぎ、業務をスムーズに進行できるでしょう。

コミュニケーションの活性化が見込める

企業内のコミュニケーションの活発化が見込まれることも、社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つです。

特に、従業員数の多い企業や、テレワーク環境を推進している企業では、従業員間のコミュニケーション不足が課題になりがちです。しかし、ツールを導入すれば、ちょっとした疑問や悩みを気軽に相談しやすい環境を整えることができます。

環境が整うと、従業員間のコミュニケーションが活性化して従業員同士の信頼関係を築きやすくなり、その結果、業務のモチベーションや仕事の質の向上につながりやすくなります。また、テレワーク環境で働く従業員も、孤独感を感じることなく、より活発なコミュニケーションを取りやすいでしょう。

情報共有しやすくなる

社内コミュニケーションツールを導入すると、情報共有がしやすくなることもメリットの一つです。

ツールの導入で連絡手段を一本化できると、役職・部署・部門などの垣根を越えた情報共有が可能です。全従業員が業務のノウハウを共有できれば、業務の属人化を防いだり、企業全体の仕事の質を向上させたりしやすくなります。例えば、商品開発部門が営業部門の情報を閲覧して、より良い開発につなげるなどです。

また、社内コミュニケーションツールには厳重なセキュリティ対策が施されているものも多くあるので、情報漏えいのリスクを抑えながら情報共有がしやすくなることも大きなメリットでしょう。

コミュニケーションコストを削減できる

コミュニケーションコストを削減できることも、社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つです。

一般的に、ツールを導入すると、カジュアルなチャット形式で質問や情報共有ができます。そのため、Eメールのような形式的な文章を作成する必要がなく、コミュニケーションに割く時間を減らすことができます。また、Web会議システムを活用すれば気軽に打ち合わせが行えるので、会議の回数や、参加する移動時間などの削減が可能です。

このように、ツールをうまく活用すると、コミュニケーションにかかっていたコストを効果的に削減できます。

過去のやり取りを残しておける

過去のやり取りを残しておけることも、社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つです。

Eメールや電話など、従来のコミュニケーション方法では、過去のやり取りの詳細記録を残すのが困難でした。しかし、社内コミュニケーションツールを活用すれば簡単に記録を残しておけるので、後から内容の再確認をしたい場合に便利です。

これにより、情報の伝達ミスや勘違いを防いだり、人事異動などに伴う引き継ぎがスムーズに行えたりするでしょう。

セキュリティ性に優れる

社内コミュニケーションツールを企業に導入するメリットには、セキュリティ性に優れていることも挙げられます。

社内コミュニケーションツールは秘匿性の高い情報を扱うことも多いので、メンバー管理や、端末管理、IP制限、ユーザー認証、暗号化通信などの厳重なセキュリティ対策が施されています。

そのため、情報漏えいなど、企業の社会的信頼を伴うリスクを軽減し、安心して利用できるでしょう。

従業員のエンゲージメントが高まる

従業員のエンゲージメントが高まることも、社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つです。

社内SNSなど、気軽に楽しみやすいツールは、従業員のエンゲージメントを高める効果が期待できます。他にも、ツール内で従業員同士がコメントを送ったりリアクションをしたりすれば、従業員の一体感を生みやすいことも大きなメリットです。また、ツールを活用して企業から従業員に向けて定期的な情報発信を行えば、企業理念や業務への理解を深め、エンゲージメントの向上につなげることも可能です。

このように、ツールを活用すると従業員の会社に対する愛着や貢献意欲を高めやすいでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入するデメリット

社内コミュニケーションツールの導入には、さまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

まず、社内コミュニケーションツールを使いこなすには、ある程度のトレーニングが必要です。特に、多機能なツールの場合、従業員のITスキルによって操作方法の理解に差が生じやすいです。そのため、従業員全員が操作方法に慣れるまで、必要なトレーニングを行うなどの手間が生じやすいでしょう。

また、社内でツールの利用が進むと、対面でのコミュニケーションが不足しがちになることもデメリットの一つです。対面のコミュニケーションが不足すると、上司が部下の微妙な変化を感じ取りにくくなるなど、全体的なコミュニケーションの質が低下する恐れがあります。

他にも、個人的なチャット送信ができるツール上では、従業員同士の雑談が増えるなど無駄なやりとりが増えやすく、企業の業務生産性を下げてしまう可能性があることもデメリットの一面です。

これらのデメリットの発生を防ぐには、事前に対策を講じておくことが大切です。例えば、ツールに関する業務研修を充実させれば、従業員の利用スキルの向上を図ることができます。また、定期的な対面ミーティングを設定して、コミュニケーションの機会を確保しておくことも重要です。他にも、ツールの利用マナーやITリテラシーに関するマニュアルを作成して、無駄なやり取りを減らす周知を行うこともです。

このように、社内コミュニケーションツールを適切に運用すると、メリットを引き出しやすくなります。デメリットを理解した上で、対策を講じながら活用していくことがコツです。

社内コミュニケーションツールが企業に必要な理由

社内コミュニケーションツールが企業に必要な理由には、どのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、主なポイントを3つ紹介します。

情報共有の漏れや行き違いを防ぐため

社内コミュニケーションツールが企業に必要な理由の一つ目は、情報共有の漏れや行き違いを防ぐためです。

従業員数や業務量が増えるほど、情報共有が難しくなります。企業が周知したい事項を伝達しているつもりでも、全員が内容を確認しているかは不明です。また、電話や口頭での伝言では、情報が正しく伝わらない恐れもあります。

しかし、ツールを使えば、メッセージの既読管理が可能です。メッセージの確認をしていない従業員を把握して情報共有の漏れを防いだり、確認を促すこともできます。また、チャットでのメッセージは送信時間や日時がきちんと残るので、情報の行き違いも防ぐことができるでしょう。

このように、社内コミュニケーションツールを活用すれば、従業員に確実な情報共有を行うことが可能になります。

業務効率を高めるため

社内コミュニケーションが企業に必要な理由の一つに、業務効率を高めることがあります。

前述の通り、社内コミュニケーションツールを導入すると、Eメールに比べて時間の有効活用が可能です。また、従業員同士のやり取りにEメールを使う場合、情報が埋もれて必要な情報が見付けにくいこともあるでしょう。その点、ツールのチャットを活用すれば、スムーズに過去のやり取りを見返すことができます。

このように、生産性の低さが課題の企業にとって、社内コミュニケーションツールの活用は有効な解決策の一つです。

テレワークに対応するため

社内コミュニケーションツールが企業に必要な理由の一つに、テレワークへの対応も挙げられます。

近年、働き方改革の推進やコロナ禍の影響で、テレワークが広がりを見せています。しかし、テレワークの環境は対面のコミュニケーションを取りにくいため、コミュニケーション不足による業務効率の悪化や、メンタルの不調などが生じてしまった企業も少なくありません。

こうしたテレワーク勤務の課題の解消に役立つのが、社内コミュニケーションツールです。ツールを適切に活用すれば、場所や時間に縛られずに従業員同士がコミュニケーションを取れるでしょう。その結果、企業がテレワークに適した環境を整えやすく、生産性の維持や向上につながります。

コミュニケーションツールの使い分け

コミュニケーションツールの使い分けには、どのような方法があるのでしょうか。主なコミュニケーションツール4つの特徴は以下の表の通りです。

コミュニケーションツール名	特徴
チャットツール	手軽でカジュアルなコミュニケーションを取れるツールです。スピード感のあるコミュニケーションが取りたい時に向いています。
Web会議システム	対面の会議や打ち合わせとして使用できるツールです。
メール	緊急度が低く、まとまった情報の共有に向いているツールです。フォーマルなやり取りにも向いています。
電話	特定の相手や緊急時、重要な案件を伝えやすいツールです。細かなニュアンスも伝わりやすいでしょう。

コミュニケーションツールは、それぞれ特徴や強みが異なります。そのため、状況に応じて適切なツールを選択し、使い分けることが大切です。ツールの選択を誤ると、情報が伝わらなかったり、現場が混乱したりするトラブルにつながる恐れがあるので注意しましょう。

ここで紹介した社内コミュニケーションツールの特徴や推奨される使用シーンの詳細は以下の通りです。

チャットツール

日々の業務で、形式ばった定型分のあいさつを省略して迅速なやり取りを行いたい場合は、チャットツールがおすすめです。

チャットツールは、スピーディーな情報共有や業務の可視化を図りたい場合に活用したいツールです。チャットツールにはさまざまな機能が充実しており、1対1やチーム単位など、話したい相手に合わせた柔軟な活用ができます。また、過去の発言の参照やキーワード検索、社外との連携なども容易に行え、手軽なコミュニケーションが取りやすいため、社内の迅速な情報共有を実現してくれるでしょう。

Web会議システム

企業の朝礼や定期的なミーティング、セミナーの開催などには、Web会議システムがおすすめです。

Web会議システムを使えば、会議室の確保や、専用機材の予約も不要なため、気軽に会議を開催できます。また、オンラインで会議に参加できるので、日々多忙な責任者も出席しやすく、意思決定のスピードアップにつながりやすいでしょう。遠隔地の拠点や取引先、テレワーク中の従業員も参加しやすく、多様な働き方の支援にもつながります。

このように、Web会議システムは、対面会議の代替方法として積極的に活用しやすいでしょう。

メール

メッセージの緊急度が高くなく、ある程度まとまった情報を発信したい場合は、Eメールが向いています。

Eメールは電話と異なり時間を選ばないので、受け取る側も自分の都合に合わせたやり取りができます。また、Eメールにはビジネスマナーが反映されるため、フォーマルなやり取りをしたい場合に使用するのが一般的です。時間をかけて文章を推敲しやすいため、一度に多くの人に発信するイベント告知などのシーンでの活用に適しているでしょう。

電話

決まった相手に連絡を取る場合や、相手の回答次第で追加の質問が発生する場合は電話がおすすめです。他にも、トラブルなどの緊急時や、重要な要件を伝える場合も電話が向いています。

また、文字では伝わりにくい細かなニュアンスを伝えられるのも電話の特徴です。声のトーンや大きさによってこちらの意図を伝えやすいので、トラブルの回避や信頼関係の構築にも役立つでしょう。

まとめ

社内コミュニケーションツールを活用すると、企業に多くのメリットを与えてくれます。業務効率化や従業員同士のコミュニケーションの活性化だけではなく、近年必要性が高まっているテレワーク環境の整備など、従業員の柔軟な働き方をサポートしてくれるでしょう。

企業へ社内コミュニケーションツールの導入を検討している方は、本記事で触れたメリットとデメリットを理解し、デメリットを払しょくできるようなツールの導入を目指しましょう。ツールの選定に迷った場合は、こちらのサービスの比較記事も参考にして、慎重な選定を行い、効果的な導入につなげましょう。

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