社内コミュニケーションツールの導入で生産性が向上する理由とは？便利な機能や導入後のポイントも併せて紹介

企業が社内コミュニケーションツールを導入すると、生産性向上につながります。ツールをうまく活用すれば、企業内のコミュニケーションを活性化して人間関係を円滑にする効果もあるなど、社内コミュニケーションツールは現代の企業活動に欠かせない存在になりつつあるでしょう。

本記事では、社内コミュニケーションツールの導入で企業の生産性が向上する理由や、効果的に生産性を上げるポイントなどを詳しく説明します。企業にツールを導入した後にしっかりと効果を引き出して生産性向上につなげるためにも、運用のコツを理解しておきましょう。

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社内コミュニケーションツールの導入で生産性が向上する理由とは？

社内コミュニケーションツールの導入で生産性が向上する理由にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、主な理由を7つ紹介します。

多人数とのやり取りができるから

社内コミュニケーションツールを導入すると、多人数のやり取りができるので、企業の生産性が向上しやすくなります。

従来のEメールや電話は1対1の連絡が基本でしたが、チャットやビデオ会議システムを活用すると、部署やチームを超えた多人数での情報共有が実現できます。また、従業員がオフィスに居ない場合や、テレワークの場合でもリアルタイムのやり取りができるので、柔軟な働き方を支援できるでしょう。

このように、社内コミュニケーションツールを活用すると、多人数との円滑なコミュニケーションの実現や情報伝達の効率性の向上を促し、組織全体の生産性向上につなげてくれます。

進捗の共有に向いているから

社内コミュニケーションツールを導入すると、社内プロジェクトやタスクの進捗管理にも大きな力を発揮します。

ツールを活用すると、チーム全体の状況をリアルタイムで把握できるので、遅延や問題が発生した際に素早い対応が可能です。また、ツールの機能を使って業務の進捗状況を可視化できるので、メンバー間で認識の相違を防ぎ、より確実な業務遂行を可能にできるでしょう。さらに、ツール内で共有されたデータは自動的に記録として残り、後から経緯の確認や検証への活用も容易です。

このような効率的な進捗管理と情報共有により、社内プロジェクトの進行スピードが向上し、結果として組織の生産性アップにつながります。

形式的なやり取りを減らせるから

社内コミュニケーションを導入すると、従来Eメールで行っていた形式的なやり取りを削減できます。

チャット機能では、件名や署名、定型の挨拶文などの堅苦しい形式にとらわれず、相手に用件を簡潔に伝えられます。また、絵文字やスタンプ、リアクション機能を活用すると、感情や細かいニュアンスを反映したカジュアルなコミュニケーションが可能です。このような機能を活用すると、上司や同僚に質問や相談をしやすく、業務効率の向上にもつながるでしょう。

このように、社内コミュニケーションツールを導入すると、形式にとらわれない柔軟なコミュニケーションが可能になります。その結果、情報伝達の速度が上がり、組織全体の生産性向上を実現できるでしょう。

対面ミーティングを削減できるから

社内コミュニケーションツールのビデオ会議機能を活用すると、従来の対面式ミーティングにかかっていた時間や手間を効率化できます。

一般的に対面ミーティングでは、開催者が会議室の予約や会議資料の準備を行う手間や、参加者が会議に参加するために移動する手間が発生します。しかし、ビデオ会議機能を活用すると、これらの手間を削減し、効果的な会議の実施が可能です。録画機能を使えば、欠席者への情報共有や議事録の作成が容易になるなど、業務効率も飛躍的に向上するでしょう。

このような効率的なミーティング運営により、これまで対面ミーティングの開催に費やしていた時間を他の業務に充てることができ、組織全体の生産性向上に寄与するでしょう。

伝達漏れによるミスを減らせるから

社内コミュニケーションツールを導入すると、社内の伝達漏れなどのミスを減らすことができます。

ツール上で行われる全てのやり取りは、デジタルで記録されます。そのため、口頭の情報伝達による情報の欠落や誤認識を防ぐことが可能です。また、ツールの既読機能を活用すると、情報が相手に届いたかを一目で確認できるようになります。他にも、ツールの検索機能を使うと、過去のやり取りを簡単に参照でき、決定事項や指示内容を再確認できます。

このように、確実な情報伝達が行えると、業務上のミスの発生を防いだり、修正に費やす時間を削減したりでき、組織全体の生産性向上に貢献できるでしょう。

人間関係の改善が見込めるから

社内コミュニケーションの導入で従業員間のコミュニケーションが活性化されると、社員同士の交流が活発になり人間関係の改善が期待できます。

前述の通り、社内コミュニケーションツール上では、形式にとらわれないカジュアルなコミュニケーションが可能です。カジュアルなコミュニケーションが可能になると、発言側の心理的なハードルが下がり、発言回数も増えやすいでしょう。従業員の発言が増えると職場の雰囲気もオープンになり、コミュニケーションが促進されて人間関係の改善が期待できます。

また、ツールを活用すると、Eメールや電話だけの業務環境より、頻繁に連絡を取りやすくなります。そのため、テレワーク勤務中の従業員も気軽にメッセージを送りやすく、チームの一体感を感じながら働きやすいでしょう。

このように、ツールの活用が良好な人間関係の構築をサポートしてくれるので、従業員間の円滑なコミュニケーションが実現できます。

意見やアイデアが出やすくなるから

社内コミュニケーションツールを導入すると、従業員の自由な意見やアイデアが出やすくなります。

ツールを活用したオンラインミーティングは、対面よりも比較的意見を出しやすい環境です。また、カジュアルなチャット機能は発言のハードルが下がり、普段発言の少ない従業員からも積極的な意見が出やすくなります。そのため、従業員の自由な意見やアイデアの創出が可能になるでしょう。

他にも、ツール上でアイデアを文字として記録できるので、後からミーティングの内容を振り返って、意見やアイデアを発展させることもできます。

このように、社内、コミュ二ケーションツールの導入を通じてアイデアの創出が促進されると、組織全体の生産性向上のきっかけになるでしょう。

社内コミュニケーションツールの便利な機能

社内コミュニケーションツールには、チャットやビデオ会議以外にも便利な機能が多くあります。ここでは、ツールの主な機能を5つ紹介します。

チャット機能

社内コミュニケーションツールの便利な機能の一つは、チャット機能です。

チャット機能は、従業員同士が短いチャットメッセージを送受信して業務連絡を行う機能です。パソコンやスマートフォンを介してメッセージの送受信ができるため、受信者は自分の都合の良いタイミングで内容を確認できるのが特徴です。さらに、グループチャット機能を活用すれば、プロジェクトや部署単位の情報共有も円滑に進められるでしょう。

通話・ビデオ会議

通話やビデオ会議の機能も、社内コミュニケーションツールの便利な機能の一つです。

通話・ビデオ会議機能は、オンラインで音声やビデオを使用したコミュニケーションを可能にする機能です。ビデオ会議の機能を活用すれば、場所を問わず対面で意見を交わすことができます。また、会議の際に画面共有機能を使えば、画面上で資料を見ながらの説明も可能になり、対面の会議と変わらない質の高いコミュニケーションを実現できるでしょう。

ファイル共有機能

ファイル共有機能も、社内コミュニケーションツールの良い機能の一つです。

ファイル共有機能とは、文書やデータをオンライン上で組織全体に共有・管理できる仕組みです。さまざまな形式のファイルをツール上にアップロードし、必要な相手と共有できます。この機能では、ファイルへのアクセス権限を細かく設定できるため、情報セキュリティを確保しながら共有を進められるのが大きな特徴です。編集履歴の管理機能も活用すれば、誰がいつどのような変更を加えたのかも明確に把握できます。

さらに、クラウドストレージと連携すれば、大容量のデータの管理や共有もスムーズにやり取りできるでしょう。

タスク管理機能

社内コミュニケーションツールの機能には、タスク管理機能もあります。

タスク管理機能とは、プロジェクトやチームの業務進捗を一元的に管理・可視化するシステムです。従業員は、個人やチームの担当業務の進捗状況を視覚的に把握し、期限を管理できます。

また、自動リマインド機能を活用すれば、締切が近づいた業務を把握でき、進捗の遅れや問題点を抱えているプロジェクトを早期に発見できるのも便利なポイントです。この機能を活用すれば、タスクの効率的な管理によって、プロジェクト全体の生産性向上も実現しやすくなるでしょう。

社内報・社内Wiki機能

社内報や社内Wiki機能も、社内コミュニケーションツールが持つ機能の一つです。

社内報とは、ツールを活用してオンライン公開される社内新聞のことを指します。社内での出来事やニュースなどを定期的に発信できるので、従業員同士の社内のコミュニケーションのきっかけを提供してくれます。コメント機能を併せて活用すれば、ツール上で質問や意見交換が可能になり、従業員のコミュニケーションの機会を増やしてくれるでしょう。

一方、社内Wik機能iとは、企業内の知識や情報を体系的に整理・共有できるシステムです。この機能を活用すると、業務に関するノウハウや規則、手順などの情報を一元管理して、必要な時に参照しやすくしてくれます。また、社内の知見を蓄積したり共有したりできるため、業務の標準化を図り、組織全体の生産性向上を実現できるでしょう。

社内コミュニケーションツール導入後に生産性を上げるためのポイント

社内コミュニケーションツールを導入して生産性を上げるには、どのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか。ここでは、社内コミュニケーションツールを活用して企業の生産性を向上するために気を付けておきたいポイントを7つ紹介します。

導入目的を明確にする

社内コミュニケーションツールを選定する際は、事前に明確にした導入目的に沿ったツールを選ぶようにしましょう。

ツールを導入するに当たり、企業の経営陣は、「なぜこのツールを導入するのか」「どのような成果を期待するのか」などの具体的な目標を設定し、従業員と共有しておくことが重要です。目的が不明確なまま導入すると、ツールの必要性があいまいになりやすく、かえって業務効率を下げてしまう恐れがあります。

導入目的がはっきりしていると、従業員がツールの必要性を認知して活用でき、企業全体の生産性向上につながるきっかけになるでしょう。

社員全員で取り組む

従業員が主体的に生産性向上に取り組むことも、社内コミュニケーションツール導入に成功するポイントの一つです。

従業員一人ひとりがツールの活用を意識すると、情報共有の輪が広がり、企業全体の生産性向上につながりやすくなります。そのため、管理職や上司などがツールの活用を率先して行い、部下のお手本になることが大切です。

また、社内で定期的なツールの利用状況の確認や、活用事例の共有会や研修を開催すると、社内コミュニケーションツールのスムーズな導入をサポートしやすくなります。従業員の誰もがツールを活用して生産性向上に取り組めるような環境づくりが大切です。

成功事例の共有をする

成功事例の共有を行うことも、社内コミュニケーションツールの導入を成功させるために必要です。

例えば、各部署での効果的な使用例や、業務改善につながった事例を積極的に共有すると、従業員の業務モチベーション向上につながる可能性が高まります。また、優れた活用例は表彰するなど、企業全体で生産性向上に前向きに取り組めるような仕組みを作ることも有効でしょう。

チャットをする際は結論から伝える

チャット上では、結論から伝えるように周知を行うことも、社内コミュニケーションツールを活用した生産性向上に大切なポイントです。

チャットでメッセージを送る際に結論を最初に述べると、受信者は必要な情報を素早く把握できます。特に、急を要する案件や、重要な決定事項を共有する際は、この手法が有効です。他にも、長文を避けて箇条書きを活用するなど、チャット機能を活用してより分かりやすいコミュニケーションができるような方法を周知していきましょう。

かりやすい文章を意識する

社内コミュニケーションツールを活用して生産性向上を目指すには、従業員全員が分かりやすい文章を作成するような意識も大切です。

具体的には、簡潔で明確な文章を心がけ、専門用語や略語の多用を抑えることが大切です。また、重要な情報は太字や下線で強調し、長文の場合は適切に段落分けを行うことなども、文章の読みやすさの向上につながります。他にも、文章校正ツールの活用を推奨したり、分かりやすい文章作成の研修を開催したりするのもおすすめです。

感嘆符・絵文字・スタンプ機能を活用する

感嘆符や絵文字、スタンプ機能などの活用も、社内コミュニケーションツールを活用した生産性向上に大切です。

文字ベースのコミュニケーションでは、感情やニュアンスが伝わりにくいことがあります。そのような際は、感嘆符や絵文字、スタンプ機能を適切に活用すると、メッセージのトーンや意図をより正確に伝えることができるでしょう。特に、肯定的な反応や感謝の気持ちを表現したいシーンで効果的です。

ただし、フォーマルな場面や取引先相手など、適切な使い分けの意識も大切です。自社内のコミュニケーションでも、絵文字やスタンプの過度な使用は控え、ビジネスマナーを意識して活用するように心掛けましょう。

必要に応じて音声コミュニケーションをする

必要に応じて音声コミュニケーションを行うことも、社内コミュニケーションツールを使って生産性を向上するために大切なポイントです。

特に、文章で説明が難しい複雑な内容や、緊急性の高い案件は、チャットだけでなく音声機能の活用を検討しましょう。音声やビデオ会議の機能を使えば、より効率的なコミュニケーションが可能です。また、画面共有機能と組み合わせて、資料を見ながら音声で詳細な説明を加えることも効果的でしょう。

まとめ

社内コミュニケーションツールを適切に活用すると、企業全体の生産性向上を目指せます。そのためには、社内コミュニケーションツールが持つ特徴や機能を理解して、自社の導入目的に合ったツールの選定を行うことが大切です。

従業員一人ひとりの意識やモチベーションを高めて業務の生産性向上を目指すには、こちらの記事を参考にしたツール選びを行うのがおすすめです。ベンダーごとに、特色豊かなツールを取り扱っているので、無料体験や資料請求を通じた慎重な選定を行い、企業の生産性向上につなげましょう。

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