【2025年最新比較表あり】おすすめのマニュアル作成ツール比較15選！選び方や料金相場を解説

業務の属人化防止や品質の均一化は、多くの企業が抱える課題です。その解決策として「マニュアル作成ツール」の導入が注目されています。しかし、多種多様なツールが存在するため「自社に最適なツールはどれか」「比較する際のポイントは何か」と悩む担当者も少なくありません。この記事では、マニュアル作成ツールの基本的な知識から、具体的な選び方、おすすめツールの徹底比較、料金相場までを網羅的に解説します。導入後のミスマッチを防ぎ、業務効率化を実現するための一助となれば幸いです。

マニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールとは、業務手順書や操作ガイド、社内ルールブックなどのマニュアルを、効率的に作成、編集、共有、管理するために特化したソフトウェアやクラウドサービスのことです。従来のWordやExcelでの作成と異なり、画像や動画の挿入が容易であったり、テンプレートが豊富に用意されていたりするため、誰でも見やすく分かりやすいマニュアルを短時間で作成できる点が大きな特徴です。さらに、作成したマニュアルのバージョン管理や、閲覧権限の設定、閲覧状況の分析といった管理機能も充実しており、マニュアルの形骸化を防ぎ、常に最新の情報を組織全体で共有する体制を構築できます。業務プロセスの標準化や教育コストの削減、ナレッジマネジメントの推進に不可欠なツールと言えるでしょう。

マニュアル作成ツールの活用方法

マニュアル作成ツールの活用方法は多岐にわたります。最も一般的なのは、新入社員研修やOJT（オンボーディング）における業務手順書の整備です。動画や画像を豊富に使ったマニュアルは、従来の紙ベースのものより理解度を格段に高め、教育担当者の負担を軽減します。また、コールセンターの応対マニュアルや、製造現場での作業手順書、店舗運営のオペレーションガイドなど、ミスの許されない業務の品質を均一化するためにも活用されます。さらに、SaaSや社内システムの操作マニュアルを作成し、使い方に関する問い合わせを削減する目的でも重宝されます。最近では、チェックリスト機能を用いて日々の点検業務の実行管理を行ったり、FAQとしてナレッジを蓄積したりするなど、単なる「作成」を超えた「業務効率化プラットフォーム」として活用する企業が増えています。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールは、その特性や機能によっていくつかの種類に分類できます。自社の目的に合ったツールを選ぶためには、まずこれらの違いを理解しておくことが重要です。一つ目は、あらゆる業種・業務に対応できる「万能型」です。テキスト、画像、動画をバランス良く扱え、作成から管理、共有までを一元的に行える柔軟性の高さが特徴です。二つ目は、現場作業やOJTに特化した「動画・ビジュアル特化型」です。スマートフォンでの撮影・編集が容易で、視覚的に手順を伝えたい製造業や小売業、介護分野などで強みを発揮します。三つ目は、PC操作やシステム導入支援に特化した「システム操作・定着化支援型」です。PC画面の操作を自動でキャプチャしてマニュアル化したり、システム画面上に直接ガイドを表示させたりする機能（DAP）を持ち、SaaSの利用定着やヘルプデスクの工数削減に貢献します。四つ目は、社内の知識やノウハウを集約する「ナレッジベース・FAQ型」です。強力な検索機能やQ&A形式での情報蓄積に優れており、マニュアルだけでなく社内wikiとしての役割も担います。これらの種類を把握し、どの課題を最優先で解決したいかを明確にすることが、ツール選びの第一歩となります。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、単に機能の多さや価格だけで判断するのではなく、自社の導入目的や利用環境に合っているかを慎重に見極める必要があります。まず最も重要なのは「誰がマニュアルを作成し、誰が閲覧するのか」を明確にすることです。例えば、ITに不慣れな現場スタッフが作成者となる場合、専門知識が不要で直感的に操作できるインターフェースが不可欠です。一方、閲覧者が多岐にわたる場合は、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応しているかが選定の鍵となります。次に、解決したい課題の優先順位をつけましょう。システム操作の教育が目的なら画面キャプチャ機能が、手順の徹底が目的なら閲覧状況の管理やチェックリスト機能が充実しているツールを選ぶべきです。また、既存の社内システム（チャットツールやLMSなど）との連携性も確認しておくと、導入後の情報共有がスムーズになります。無料トライアル期間を活用し、実際の業務フローで使い勝手を試し、作成から共有、管理までの一連の流れにストレスがないかを複数名で評価することも、失敗しないツール選びのために非常に有効な手段です。

マニュアル作成ツールの比較のポイント3つ

数あるマニュアル作成ツールを比較検討する際、どの点に着目すればよいか迷うことも多いでしょう。多機能なツールが必ずしも自社に最適とは限りません。導入後に「使いこなせない」「期待した効果が出ない」といった事態を避けるため、比較すべき重要なポイントを明確にしておく必要があります。特に重視すべきは、マニュアルの「作りやすさ（作成機能）」「見つけやすさ（管理・共有機能）」、そして「導入・運用のしやすさ（サポート・料金）」の3つの側面です。これらのバランスが、ツールの定着と業務効率化の実現度を左右します。ここでは、この3つの主要な比較ポイントについて、それぞれ具体的にどのような点を確認すべきかを詳しく解説していきます。

ポイント1：作成・編集機能と操作性の両立

マニュアル作成ツールを比較する上で、第一のポイントは「作成・編集機能」と「操作性」のバランスです。どれほど高機能であっても、操作が複雑で特定の担当者しか使えないようでは、マニュアル作成が属人化し、情報の更新が滞る原因となります。ITリテラシーに関わらず、現場の誰もが直感的に操作できるかを確認しましょう。具体的には、テンプレートの豊富さ、画像や動画の挿入・編集の容易さ、テキスト装飾の自由度などをチェックします。特に、PC操作をマニュアル化する機会が多い場合は、画面キャプチャ機能や録画機能が充実していると作成工数を大幅に削減できます。無料トライアルを利用し、実際にマニュアルをゼロから作成してみて、ストレスなく作業できるか、思い通りのレイアウトが実現できるかを実機で試すことが不可欠です。

ポイント2：管理・共有機能と検索性の高さ

第二の比較ポイントは、作成したマニュアルをいかに効率的に「管理・共有」できるか、そして閲覧者が「検索」しやすいかという点です。マニュアルは作って終わりではなく、必要な時に必要な人へ確実に届ける必要があります。フォルダ階層の柔軟な設定、タグ付け機能、詳細な閲覧権限の設定が可能かを確認しましょう。また、更新履歴が自動で保存されるバージョン管理機能は、コンプライアンスやSISO（国際標準化機構）対応の観点からも重要です。共有面では、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでの閲覧に対応しているか、特定のグループへ一斉通知できるかなども確認します。そして、閲覧者にとって最も重要なのが検索性です。キーワード検索の精度や速度、関連マニュアルのサジェスト機能など、膨大な情報の中から目的のマニュアルへ迅速にたどり着ける工夫がされているかを見極めましょう。

ポイント3：サポート体制と料金体系の妥当性

第三の比較ポイントは、「サポート体制」と「料金体系」です。特に初めてマニュアル作成ツールを導入する場合、手厚いサポート体制はツールの早期定着に大きく寄与します。導入時の初期設定支援、操作方法に関する勉強会の実施、運用開始後のチャットや電話による問い合わせ窓口の有無などを確認しましょう。サポートが手厚いツールは、マニュアル作成のコツや他社事例の共有など、運用を軌道に乗せるためのコンサルティングを提供してくれる場合もあります。料金体系については、初期費用と月額費用（または年額費用）の内訳を明確にし、自社の利用規模（ユーザー数やデータ容量）に見合っているかを評価します。最低契約期間やオプション機能の料金も忘れずに確認し、将来的な事業拡大も見据えた上で、コストパフォーマンスが妥当かを総合的に判断することが重要です。

万能型のマニュアル作成ツール

業種や職種を問わず、社内のあらゆる業務マニュアルの作成・管理に対応できるのが「万能型」のツールです。これらのツールは、テキスト、画像、動画といった多様な形式のコンテンツをバランス良く扱うことができ、直感的な操作性から高度な管理機能までを幅広く備えています。新入社員のオンボーディング資料、営業部門のトークスクリプト、バックオフィスの業務手順書、さらには社内ナレッジの蓄積まで、多目的な活用が可能です。ここでは、豊富な導入実績と高い評価を誇り、初めてマニュアル作成ツールを導入する企業から、既存の運用に課題を持つ企業まで、幅広くおすすめできる定番の万能型ツールを5つ厳選してご紹介します。

Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）

Teachme Bizは、株式会社スタディストが提供する、マニュアルの作成から共有、管理、運用までを一気通貫で行えるクラウドサービスです。最大の特徴は、画像や動画をベースにしたステップ形式のマニュアルを、誰でも驚くほど簡単に作成できる点にあります。スマートフォンやタブレットから直接写真や動画を撮影し、説明文を入力するだけで、視覚的に分かりやすいマニュアルが完成します。専門知識は一切不要で、現場の担当者が自ら業務ノウハウを「見える化」できるため、マニュアル作成の属人化を防ぎます。また、作成したマニュアルはQRコードやURLで瞬時に共有可能で、閲覧状況の確認や理解度テストの実施、チャット機能によるフィードバックなど、マニュアルを「作って終わり」にしないための運用機能も充実しています。

COCOMITEEZ（ココミティーズ）

COCOMITEEZは、株式会社ココミティが提供するマニュアル作成・共有システムです。このツールの際立った特徴は、マニュアルの「周知徹底」と「理解度チェック」にあります。作成したマニュアルを対象者に確実に届け、誰がいつ閲覧したかを詳細に可視化できます。さらに、マニュアルに関連するクイズ機能やテスト機能を搭載しており、従業員の理解度を定量的に測定することが可能です。これにより、教育担当者は理解が不足している部分を特定し、的確なフォローアップが行えます。操作画面もシンプルで分かりやすく、マニュアル作成が初めての人でも迷わず使用できます。業務手順の標準化はもちろん、コンプライアンス教育や社内ルールの浸透度合いを確実に把握し、組織全体の業務品質向上を図りたい企業に最適なソリューションです。

KnowledgeSh@re（ナレッジシェア）

KnowledgeSh@reは、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する、マニュアル作成・共有に特化したナレッジ経営クラウドです。長年の導入実績に裏打ちされたシンプルな操作性が魅力で、ITが苦手な人でも簡単にマニュアルや社内FAQ、業務ノウハウといった「社内の知」を作成・蓄積できます。Word感覚で使える高機能エディタを備え、画像や動画の挿入もスムーズです。このツールの強みは、強力な検索機能と柔軟なアクセス権限管理にあります。必要な情報にすぐにたどり着ける検索性はもちろん、部署や役職、個人単位で細かく閲覧・編集権限を設定できるため、セキュリティを担保しながら全社的な情報共有基盤を構築できます。マニュアルだけでなく、社内に散在するあらゆるドキュメントを一元管理したい企業に適しています。

NotePM（ノートピーエム）

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する、社内wiki型のナレッジ共有ツールです。マニュアル作成専用ツールではありませんが、その強力なドキュメント作成・管理機能がマニュアル運用に非常に高い適性を持ちます。Markdown記法に対応した高機能エディタで柔軟なドキュメント作成が可能なほか、WordやExcel、PDFなど既存のファイルもそのままアップロードして全文検索の対象にできます。特に優れているのが「検索性」と「フォルダ管理」です。あいまい検索やタグ検索、ファイル内検索に対応し、情報が爆発的に増えても目的の文書を瞬時に見つけ出せます。また、柔軟な階層構造でフォルダを設計できるため、組織の構造に合わせてマニュアルを体系的に整理・管理したい企業に強くおすすめできます。

Checkmate（チェックメイト）

Checkmateは、株式会社マニュアルトランスレーションが提供する、チェックリスト形式のマニュアル作成・管理に特化したツールです。一般的な手順書とは異なり、作業の「実行」と「記録」にフォーカスしている点が最大の特徴です。作業項目をチェックリストとして登録し、担当者はスマートフォンやタブレットから、作業が完了するたびにチェックを入れていきます。これにより、手順の抜け漏れを確実に防止できるだけでなく、「誰が」「いつ」「どの作業を」完了したかの証跡（エビデンス）が自動で記録されます。特に、店舗運営における開店・閉店作業、工場の保守点検、ホテルの清掃業務など、遵守すべき手順が明確で、実行管理が重要な業務において絶大な効果を発揮します。作業品質の均一化とコンプライアンス強化を両立させたい現場に最適です。

動画・ビジュアル特化型のマニュアル作成ツール

製造業の作業手順、飲食店の調理プロセス、介護現場での介助方法など、テキストや静止画だけでは伝えきれない「暗黙知」や「勘・コツ」を伴う業務は数多く存在します。このような現場作業のOJTや技術継承には、動きやニュアンスを直感的に伝えられる「動画」を中心としたマニュアルが極めて有効です。ここでは、スマートフォンの活用を前提とし、現場の担当者が自ら簡単に動画マニュアルを作成・共有できる、ビジュアル特化型のツールを4つ厳選してご紹介します。教育コストの削減と技術の早期習得を支援するツール群です。

VideoStep（ビデオステップ）

VideoStepは、株式会社VideoStepが提供する、現場向け動画マニュアル作成・共有プラットフォームです。このツールの最大の強みは、スマートフォンでの撮影から編集、共有までのプロセスを徹底的に簡素化している点にあります。現場の担当者が手元のスマートフォンで作業風景を撮影するだけで、AIが自動で字幕を生成したり、不要なシーンをカットしたりといった編集作業をサポートします。これにより、動画編集の専門スキルがない人でも、わずか数分で高品質な動画マニュアルを作成可能です。また、作成した動画はQRコードやURLで即座に共有でき、誰がどこまで視聴したかの分析も行えます。現場のノウハウを迅速に「見える化」し、外国人スタッフへの教育や多拠点展開時のオペレーション標準化を加速させたい企業に最適です。

Lecture（レクチャー）

Lectureは、株式会社wevnalが提供する動画マニュアル作成ツールで、特にOJTや研修コンテンツとしての活用に強みを持っています。動画の作成・配信・管理機能に加え、学習効果を高めるための機能が充実しているのが特徴です。例えば、動画の特定の部分にテスト（小テスト）を挿入したり、アンケートを実施したりすることで、視聴者の理解度をリアルタイムで確認できます。また、詳細な視聴ログ分析機能により、誰がどのコンテンツをどれだけ視聴したかを把握し、個別のフォローアップに活かすことが可能です。マニュアルを一方的に配信するだけでなく、視聴データに基づいて教育プログラムを改善し、OJTの質を継続的に高めていきたいと考える教育担当者や人事部門にとって、非常に心強いツールとなるでしょう。

Videotouch（ビデオタッチ）

Videotouchは、Videotouch株式会社が提供する、動画とAIを活用した技術継承・OJT効率化ソリューションです。現場の「匠の技」といった言語化しにくいノウハウを動画で捉え、それを組織の資産として蓄積・活用することに重点を置いています。単に動画を配信するだけでなく、動画内の重要なポイントにコメントや注釈を付け加えたり、視聴者同士で質問やフィードバックを交換したりできる双方向の学習機能が特徴です。AIによる動画解析機能も搭載しており、視聴データから個々の理解度や関心度を可視化し、より効果的な学習体験を提供します。熟練技術者の退職による技術継承問題に直面している製造業や、専門性の高いスキル習得が必要な医療・介護分野などでの活用が期待されます。

CorporateOn（コーポレートオン）

CorporateOnは、株式会社ヒューマンセントリックスが提供する、社内向けの動画配信プラットフォームです。マニュアル作成専用ツールというよりは、動画を中心としたあらゆるリッチコンテンツを、セキュアな環境で社内限定配信するための基盤となります。動画マニュアルはもちろんのこと、社長メッセージや全社朝礼のアーカイブ、コンプライアンス研修動画、新製品の紹介映像など、多様な社内コミュニケーションに活用できます。強固なセキュリティと安定した配信インフラを備えており、大容量の動画でもストレスなく視聴可能です。組織全体の一体感を醸成しつつ、動画によるナレッジ共有や教育を全社的に推進したいと考える、比較的規模の大きな企業に適したソリューションと言えるでしょう。

システム操作特化型のマニュアル作成ツール

現代の業務において、SaaS（クラウドサービス）や社内システムの利用は不可欠です。しかし、これらのシステムが多機能化・複雑化するにつれ、「使い方が分からない」「操作ミスが多い」「問い合わせ対応に追われる」といった課題も増大しています。こうした課題の解決に特化しているのが「システム操作特化型」のツールです。PC画面の操作を自動で記録してマニュアル化するツールや、システム画面上に直接操作ガイドを表示させてユーザーの自己解決を促すDAP（デジタル・アダプション・プラットフォーム）と呼ばれるツール群がこれに該当します。ここでは、システム教育の工数削減と利用定着を強力にサポートするツールを6つ紹介します。

Dojo（ドージョー）

Dojoは、株式会社テンダが提供する、マニュアル・eラーニングコンテンツ自動作成ソフトです。システム操作マニュアル作成において圧倒的な実績を持ち、多くの企業で導入されています。最大の特徴は、PC上で行ったシステム操作（クリックやキーボード入力）を自動でキャプチャし、スクリーンショット、説明文、操作アイコンなどを自動で挿入したマニュアル原稿を瞬時に生成する点にあります。これにより、従来の手作業によるスクリーンショットの貼り付けや説明文の記述といった膨大な作業工数を劇的に削減できます。出力形式も多様で、WordやExcel、PowerPointといったOfficeファイルから、HTML5形式の動的なコンテンツ、eラーニング教材まで、用途に合わせて柔軟に書き出せる点も大きな強みです。

iTutor（アイチューター）

iTutorは、株式会社ブルーポートが提供するマニュアル・eラーニングコンテンツ作成ツールです。Dojoと同様に、PC画面の操作を録画するだけで、マニュアルやシミュレーション動画、eラーNING教材を自動で作成できる高機能ソフトウェアです。iTutorの強みは、キャプチャ後の編集機能の自由度と、豊富な出力形式にあります。取り込んだスクリーンショット一枚一枚に対して、フキダシや図形、音声ナレーションの追加などを直感的に行うことができ、非常に高品質で分かりやすいコンテンツ制作が可能です。また、動画ファイル（MP4）やHTML5、Word、Excel、PowerPoint、PDFなど、業界トップクラスの多様な形式に対応しており、一度の録画であらゆる用途の資料を作成できるコストパフォーマンスの高さが魅力です。

Techtouch（テックタッチ）

Techtouchは、Techtouch株式会社が提供するDAP（デジタル・アダプション・プラットフォーム）です。これは従来のマニュアル作成ツールとは一線を画し、「システムを直接ナビゲートする」というアプローチを取ります。SaaSや社内システムなど、あらゆるWebシステムの画面上に、ノーコードで操作ガイドや入力ルール（ヒント、ツールチップ）を直接設定できます。ユーザーはマニュアルを探しに行く必要がなく、システムを操作しながらリアルタイムでガイドが表示されるため、操作に迷うことがありません。また、「この項目は必須入力です」といったルールを設定することで、入力ミスや差し戻しを未然に防ぎ、データ品質の向上にも貢献します。システムの利用定着率の向上と、ヘルプデスクへの問い合わせ件数の大幅な削減を同時に実現したい企業に最適です。

ヘルプドッグマニュアル

ヘルプドッグマニュアルは、株式会社マインド（旧：株式会社トクシステム）が提供する、Webシステム・SaaS画面上に直接ヒント（操作ガイド）を表示させるツールです。Techtouchと同様にDAPの一種であり、ユーザーがシステム操作でつまずいた際に、画面上で即座に自己解決できる環境を提供します。このツールの特徴は、導入の手軽さとコストパフォーマンスにあります。専門知識がなくても、管理画面から簡単に対象システムのURLと表示させたいヒントを登録していくだけで、すぐにナビゲーションを開始できます。操作ガイドだけでなく、業務ルールの周知や、よくある質問（FAQ）への導線としても機能します。特に、複雑な社内システムや頻繁に仕様変更があるSaaSの操作教育に課題を抱え、まずはスモールスタートで対策を始めたい企業に適しています。

Dive（ダイブ）

Diveは、株式会社アステックが提供する、システム操作のナビゲーション＆モニタリングツールです。Techtouchやヘルプドッグマニュアルと同様に、Webシステムの画面上にリアルタイムで操作ガイドや入力補助を表示し、ユーザーの操作を支援するDAPです。Diveの特徴は、ナビゲーション機能に加えて「モニタリング機能」を備えている点にあります。ユーザーがシステムのどの画面で離脱したか、どの操作で時間がかかっているかを分析し、つまずきの原因を特定できます。この分析結果に基づき、ナビゲーションの内容を継続的に改善していくことで、システムの利用定着をより確実なものにします。データドリブンでシステム活用のPDCAサイクルを回し、業務効率化を徹底したい企業にとって強力な武器となります。

Qast（キャスト）

Qastは、any株式会社が提供するナレッジ共有ツールです。厳密にはシステム操作特化型ではありませんが、システム利用時に発生する「よくある質問」の解決において非常に有効です。Qastは、Q&A形式での情報蓄積と、メモ（ナレッジ）形式でのドキュメント蓄積の両方に対応しています。システム操作で不明点が出た際、その質問と回答をQastに蓄積していくことで、他の人が同じ問題で悩んだ時に即座に解決策を見つけられるようになります。これにより、ヘルプデスクへの同様の問い合わせが削減されます。また、タグ付け機能や強力な検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできます。システムのマニュアルそのものだけでなく、運用段階で発生する属人的なノウハウやトラブルシューティング情報を全社で共有したい場合に適しています。

マニュアル作成ツールのメリット・デメリット

マニュアル作成ツールを導入することは、業務効率化や品質向上において多くの利点をもたらしますが、一方で導入や運用にあたって考慮すべき点も存在します。これらのツールは、従来のWordやExcelによる手作業でのマニュアル作成が抱えていた多くの課題を解決します。しかし、単にツールを導入するだけで自動的に問題が解決するわけではなく、コストや運用ルールの策定といった新たな側面も考慮に入れる必要があります。ここでは、マニュアル作成ツールを導入することで得られる主要なメリットと、導入前に理解しておくべきデメリットや注意点について、具体的に解説していきます。

マニュアル作成ツールのメリット

マニュアル作成ツールを導入する最大のメリットは、業務の属人化を解消し、業務品質を均一化できる点にあります。誰でも分かりやすいマニュアルを簡単に作成・更新できるため、ベテランのノウハウが組織の資産として蓄積されます。これにより、新人の即戦力化や教育コストの大幅な削減が期待できます。また、検索性が高いため、必要な情報を必要な時にすぐに見つけ出すことができ、業務効率が飛躍的に向上します。従来のファイルサーバー管理では難しかったバージョン管理も容易になり、常に最新の正しい手順で業務を遂行できるため、ミスや事故の防止にも繋がります。さらに、閲覧状況を可視化できるツールも多く、マニュアルが適切に活用されているかを把握し、継続的な改善活動に活かすことができるのも大きな利点です。

マニュアル作成ツールのデメリット

一方で、マニュアル作成ツールの導入にはデメリットや注意点も存在します。まず、導入には初期費用や月額（年額）のランニングコストが発生します。特に高機能なツールや大人数での利用を想定する場合、費用対効果を慎重に試算する必要があります。また、新しいツールを導入することになるため、作成者や閲覧者がその操作方法を習得するための時間と労力が必要です。特にITツールに不慣れな従業員が多い職場では、導入後の定着が課題となるケースもあります。さらに、ツールを導入しても、マニュアル作成や更新のルールを明確に定め、運用体制を構築しなければ、結局は形骸化してしまうリスクがあります。どの情報を誰がいつまでに更新するのかといった責任の所在を明確にし、全社的な協力体制を作ることが導入成功の鍵となります。

マニュアル作成ツールの料金相場

マニュアル作成ツールの料金相場は、提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）、機能の豊富さ、そして利用するユーザー数やデータ容量によって大きく変動します。クラウド型（SaaS）の場合、初期費用は無料から数万円程度、月額費用はユーザー数に応じた課金体系が一般的です。小規模向けプランであれば月額数千円から数万円程度で利用できるものが多いですが、利用ユーザー数が100名を超えるような中規模以上の利用では、月額10万円以上になることも珍しくありません。一方で、機能が豊富なオンプレミス型や、高度なシステムナビゲーション機能（DAP）を持つツールの場合、初期費用が数十万円から数百万円、加えて年間ライセンス費用や保守費用が発生するケースもあります。無料プランや無料トライアルを提供しているツールも多いため、まずは自社の利用規模や必要な機能を整理した上で、複数のツールの見積もりを比較検討することが重要です。特に、ユーザー数の上限、利用可能なストレージ容量、サポート体制の内容は、料金プランによって大きく異なるため、詳細まで確認し、自社の予算とニーズに最も合致するプランを選ぶようにしましょう。

マニュアル作成ツールを導入する際の注意点

マニュアル作成ツールを導入する際には、いくつかの重要な注意点があります。これらを見落とすと、高額なコストをかけたにもかかわらず、ツールが使われずに定着しないという最悪の事態を招きかねません。まず最も重要なのは、「導入目的の明確化」です。単に「マニュアルを作りたい」という曖昧な目的ではなく、「新人の教育期間を30%短縮する」「システム操作に関する問い合わせ件数を半減させる」といった具体的なゴールを設定することが不可欠です。目的が明確であれば、必要な機能（動画機能、DAP機能、管理機能など）もおのずと絞り込まれ、ツール選定のミスマッチを防げます。次に、「運用体制の構築」です。誰がマニュアルを作成し、誰が承認し、誰が更新の責任を持つのか、そのルールを事前に明確に定めておく必要があります。これが無いと、導入直後は盛り上がっても、次第に更新が滞り、情報が陳腐化してしまいます。また、「既存のマニュアルからの移行計画」も重要です。WordやExcelで蓄積された膨大な既存マニュアルを、どうやって新しいツールに移行するのか、その工数や手順を現実的に見積もっておかなければ、導入作業が頓挫する原因となります。

マニュアル作成ツールに関するFAQ

マニュアル作成ツールの導入を検討する際、多くの担当者が共通の疑問を抱えます。例えば、無料で使えるツールと有料ツールの具体的な違い、あるいは、これまで慣れ親しんできたWordやExcelでの作成を続けることの是非などです。また、導入プロジェクトを成功に導くための具体的なコツについても、関心が高い項目でしょう。ここでは、そうしたマニュアル作成ツールに関する「よくある質問（FAQ）」を取り上げ、それぞれの疑問に対して明確な回答を示していきます。ツール選定や導入プロセスにおける不安を解消し、より確実な意思決定をサポートするための情報を提供します。

Q1. 無料ツールと有料ツールの違いは何ですか？

無料（フリープラン）のツールと有料ツールの最も大きな違いは、「機能制限」と「サポート体制」にあります。無料ツールは、作成できるマニュアル数や登録できるユーザー数、使用可能なストレージ容量に上限が設けられていることがほとんどです。小規模なチームや個人的な利用であれば十分かもしれませんが、全社的に展開するには機能不足となるケースが多いです。また、動画のアップロードができなかったり、詳細な閲覧権限の設定ができなかったりするなど、マニュアルの質やセキュリティ管理に関わる機能が制限されます。さらに、有料ツールでは標準で提供される導入支援や運用中のチャット・電話サポートが、無料ツールではフォーラムやメールのみ、あるいは一切提供されない場合もあります。業務の基幹となるマニュアルを本格的に整備・運用し、継続的な業務改善を目指すのであれば、機能とサポートが充実した有料ツールの導入を推奨します。

Q2. WordやExcelでのマニュアル作成との違いは何ですか？

WordやExcelでのマニュアル作成と、専用ツールとの最大の違いは、「作成効率」「検索性」「管理・共有の容易さ」にあります。WordやExcelでは、スクリーンショットの貼り付けやレイアウト調整に多大な時間がかかりますが、専用ツールはテンプレートや画像編集機能により、誰でも短時間で見やすいマニュアルを作成できます。また、WordやExcelのファイルは、ファイルサーバー内に散在しがちで、最新版がどれか分からなくなったり、検索性が著しく低かったりします。専用ツールであれば、強力な検索機能で目的のマニュアルに即座にアクセスでき、バージョン管理も自動で行われるため、常に最新の情報が保証されます。さらに、スマートフォンやタブレットでの閲覧に最適化されており、閲覧状況の分析や更新通知など、マニュアルを「活用」するための機能が充実している点も、決定的な違いと言えます。

Q3. ツール導入で失敗しないためのコツを教えてください

マニュアル作成ツールの導入で失敗しないための最大のコツは、「スモールスタート」を意識することです。最初から全社一斉に導入しようとすると、関係各所との調整や既存マニュアルの移行作業が膨大になり、プロジェクトが停滞しがちです。まずは、課題が最も顕著な特定の部署や業務（例えば、新入社員のオンボーディングや、問い合わせが多い特定のシステム操作）に限定して導入を開始しましょう。そこで成功体験を積み、運用ルールを確立しながら、その効果を横展開していく方が確実です。また、このスモールスタートの段階で、現場のキーマン（実際にマニュアルを作成・利用する人）を巻き込むことも極めて重要です。彼らのフィードバックを元にツールの選定やルールの改善を行うことで、現場の実態に即した、本当に「使える」マニュアル運用体制が構築できます。

まとめ

本記事では、マニュアル作成ツールの基本的な知識から、種類、選び方のポイント、そして具体的なおすすめツール15選を用途別に徹底比較しました。マニュアル作成ツールは、単に手順書を作成するだけのツールではなく、業務の属人化を解消し、教育コストを削減、さらには社内のナレッジを集約して組織全体の生産性を向上させるための強力な経営基盤です。自社の課題が「あらゆる業務の標準化」なのか、「現場作業のOJT効率化」なのか、それとも「システム利用の定着」なのかを明確にし、本記事で紹介した比較ポイントを参考に、最適なツールを選定してください。多くのツールには無料トライアル期間が設けられています。まずは気になるツールをいくつか試し、操作性や機能が自社の目的に合っているかを実際に確認することから始めるのが、導入成功への第一歩です。