受発注システム導入時によくある課題5つ！ 　解決策や注意点を分かりやすく解説

人手不足が慢性化している現代において、受発注システムは業務効率化に貢献する便利なシステムとして注目されています。

しかし、導入に当たってはいくつかの課題や注意点があります。リスクやデメリットを知らないままシステムを導入すると、新たな問題が生まれる可能性が高いので、システム導入における課題や解決法を事前にチェックしておきましょう。

本記事では受発注システムの導入時の課題や解決方法を説明します。

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受発注システム導入における課題

受発注システムを導入するに当たって直面しやすい課題は、大きく分けて5つあります。

取引先がシステムに対応していない

受発注システムを導入する際、特に大きな障害となりやすいのが取引先の問題です。せっかく自社で受発注システムを導入しても、取引先が同じようなシステムを導入していなければ、相互間でシステムを介したやり取りを行えないからです。

特に中小企業の中には、いまだに電話やFAX、紙媒体などを使って受発注業務をこなしているところも少なくありません。受発注システムを導入するのなら、取引先の理解を得て、同じようなシステムを導入してもらう必要があります。

コストがかかる

受発注システムを導入するには、初期導入費と利用料が掛かります。特に、自社のニーズや業種に合わせて一からシステム開発するフルクラッチ型のシステムを導入する場合、初期費用だけで数百万円～数億円の費用がかかることもあります。

基本パッケージをベースに、必要な機能を追加するハーフスクラッチ型や、基本パッケージをクラウド上で利用するクラウド型を選べばある程度コストを抑えられますが、これまでにない新たなコストがかかることは事実です。システムの規模によっては経営を圧迫する出費になってしまうこともあるため、経済的な問題でシステムの導入に踏み切れない企業も多いようです。

システムの普及に時間がかかる

電話やFAXなどを使ったアナログな受発注業務と、システムを利用した受発注業務では、ワークフローや手順が大きく異なります。そのため、システムを導入する際はワークフローの見直しを行わなければなりません。

また、システムそのものの使い方もマスターする必要がありますが、パソコンの操作が苦手な方はシステムを使いこなせるようになるまで時間がかかる可能性があります。

人材の確保

新しいシステムの導入に当たっては、システムの運用やメンテナンス、社内問い合わせへの対応などを行う人材が必要になります。しかし、現代日本はどの産業も慢性的な人手不足に陥っており、システム専任の担当者を設置するのは難しいのが実状です。

だからと言って、専任の担当者を置かないままシステムの運用を開始すると、トラブルが頻発して現場が混乱してしまう可能性があるため、いかに必要な人材を確保するかが課題です。

注文チャネルが多岐にわたっている

受発注業務が電話、メール、FAX、Webなど多岐にわたっている場合、一つのシステムにまとめて管理するのが難しいケースがあります。

例えば電話やメールでの受発注に対応していても、FAXには未対応の場合、システムとは別にアナログ業務が残ってしまい、システムによる効率化が半減してしまう恐れがあります。

受発注システム導入の課題を解決する方法

前述した受発注システム導入時の課題を解決する6つの方法を解説します。

取引先へのフォロー、サポートを行う

取引先に受発注システムを導入してもらうために、できる範囲でフォローやサポートを実施してみましょう。

例えば、自社で利用している受発注システムのメリットや具体的な体験談を伝えたり、システムの使い方を教えたりすれば、導入へのハードルを下げる効果が期待できます。

システムの良さを伝える際は、1日につきどれくらい業務時間を短縮できたか、ヒューマンエラーがどの程度減ったか、などを具体的な数値で示すと説得力を持たせられます。

受発注システムの多くは無料の体験版やデモ版などを用意しているので、システムの魅力や特徴をある程度伝えたら、システムの試用を促してみるとよいでしょう。

ニーズや目的に合ったシステムを選ぶ

受発注システムの導入には初期費用や利用料などのコストが発生しますが、費やしたコスト以上の効果を得られれば無駄な出費にはなりません。そのためには、システムを導入した後の費用対効果について十分に検証を行う必要があります。

受発注システムはカスタマイズ性に優れているものや、機能が豊富なものほどコストが割高になる傾向にあるので、まずは自社のニーズや目的を明確にし、無駄のないシステムを選ぶことが大切です。

例えば、基本的な機能のみで十分であれば、高価なフルクラッチ型やハーフクラッチ型でなく、手軽でリーズナブルなクラウド型で事足りる可能性があります。また、仕様をカスタマイズしたい場合でも、基本的な機能をベースに、必要な機能だけ付加したいのならハーフクラッチ型でも効果が期待できます。

このように、自社のニーズや目的にぴったり合ったシステムを無駄なく選べば、高い費用対効果を狙えるでしょう。

助成金・補助金を使用する

導入費用の問題については、国や自治体が実施している補助金や助成金を利用するという方法もあります。

例えば経済産業省が主体となって行うIT導入補助金は、企業が抱えるさまざまな経営課題を解決するためのITツールを導入した際に掛かった費用を支援するための補助金です。対象者は中小企業・小規模事業者で、補助対象に当たるITツールを導入した場合、その導入に掛かった費用の一部を補助してもらえます。補助対象は複数ありますが、受発注システム導入は通常枠、あるいはインボイス枠に該当します。

それぞれの補助率・補助額は以下の通りです。

	補助率	補助額
通常枠	1/2以内	1プロセス以上：5万円以上150万円未満 4プロセス以上：150万円以上450万円以下
インボイス枠（インボイス対応類型）	中小企業：3/4以内 小規模事業者：4/5以内	50万円以下
	2/3以内	50万円超～350万円以下 ※50万円以下の部分は3/4（小規模事業者は4/5）、50万円超の部分は2/3
インボイス枠（電子取引類型）	中小企業・小規模事業者等：2/3以内 その他の事業者等：1/2以内	～350万円以下

補助を受けるためには所定の要件を満たす必要がありますが、条件に該当すれば受発注システム導入時の費用を大幅に削減することが可能です。

IT導入補助金以外にも、自治体によっては独自の補助金・助成金制度を導入しているところがあるので、会社のある地域でシステム導入費の節約に役立つ制度はないかどうかチェックしてみましょう。

直感的に操作できるシステムを選ぶ

受発注システムを現場にスムーズに普及させるためには、パソコン作業などが不得手な方でも楽に操作できるシステムを導入することが大切です。システムの操作方法やインターフェースは製品によって異なるので、なるべく直感的に操作できる、使いやすいものを選びましょう。

ただ、システムの使い勝手は実際に使ってみないとなかなか実感できないので、導入前に無料の体験版やデモ版を利用し、使い勝手を実際に確かめてみることをおすすめします。

担当者の指導・教育を行う

受発注システムの導入や運用、メンテナンスをスムーズに行うには、専任の担当者が必要不可欠です。

しかし、システムの運用・保守には専門的な知識や経験が必要になるため、誰でも担当できるわけではありません。新たにITに強い人材を採用するか、あるいはアウトソーシングするという手段もありますが、人材採用や外注には相応のコストがかかってしまいます。

受発注システムを長く利用する予定があるのなら、自社で担当者の指導・教育を行い、人材を育てる体制を整えた方が長い目で見たときのメリットは大きくなります。

マルチチャネル対応のシステムを選ぶ

受発注のチャネルが電話やメール、FAX、Webなど複数にわたっている場合は、全てのチャネルを一元管理できるマルチチャネル対応のシステムを選びましょう。

どのようなチャネルに対応しているかはシステムによって異なるので、自社の受発注業務に照らし合わせて、必要な機能に対応しているかどうかを精査することが大切です。

受発注システムを導入する際に注意したいポイント

受発注システムの導入に当たって気を付けるべきポイントを2つご紹介します。

セキュリティ対策をしっかりと

受発注システムでは、自社はもちろん、取引先や顧客の大切な情報を取り扱います。

セキュリティが甘いシステムを利用すると、大切な情報を第三者に盗み見られる恐れがあるので、セキュリティ対策がしっかりしたシステムを選ぶことが大切です。

具体的には、データが暗号化されているか、定期的なバックアップが行われているか、ログイン時の認証方式はどうなっているか、などをチェックし比較するとよいでしょう。

フォローアップやフィードバックの体制を整える

受発注システムは、導入・運用すれば必ず効果が出るというものではありません。自社のワークフローや業務内容に合わないシステムを導入すると、コストばかりかさんで、肝心の業務効率化が進まないこともままあります。そのため、受発注システムを導入した後、きちんと効果が出ているかどうか確かめるための体制を整えておくことが大切です。

例えば、導入後に定期的なフォローアップ会議を行ったり、フィードバックを収集し、課題や問題を洗い出して解決案を出したりすれば、システムの導入効果がより高まるでしょう。

受発注システムの課題を解決し、業務効率化を進めよう

受発注システムは受発注業務の効率化に役立つ便利なシステムですが、導入に当たっては、取引先の理解を得る必要があったり、コストが発生したりと、さまざまな課題があります。

リスクやデメリットに目を背けたままシステムを導入すると後悔することになりかねないので、取引先へフォロー・サポートを行う、ニーズや目的に合ったシステムを選ぶ、補助金制度を活用するなどの工夫を採り入れ、課題を一つずつ解決していきましょう。

以下のページでは、受発注システムの概要や主な機能、最新のおすすめシステムなどを紹介しているので、ぜひシステム選びの参考にしてください。

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