受発注業務の自動化とは？　受発注システムのメリットや選び方を解説

受発注業務は、企業にとって重要なプロセスですが、手作業で行うとミスや効率低下を招くことがあります。そこで注目されるのが受発注システムの導入による、「受発注システムの自動化」です。受発注システムの活用によって、業務のスピードや正確性が向上し、リソースの無駄を減らすことが可能です。

この記事では、受発注システムとは何かを解説します。また、受発注システムを導入するメリットや、選び方なども紹介します。

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受発注システムとは？

受発注システムは、受発注業務を自動化できるシステムのことです。受発注業務をメールや電話、FAXで行う場合、管理が煩雑になりがちで、聞き間違いや記入漏れなどの人為的ミスも発生しやすくなります。受発注システムを導入することで、これらのミスを削減でき、受発注業務を正確かつスムーズに行うことが可能です。

受発注システムの種類

受発注業務を自動化し、効率化を進めるためには、受発注システムの種類による違いを理解し、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

ここでは、オンプレミス型・クラウド型・パッケージ型の受発注システムについて、それぞれまとめました。

オンプレミス型

オンプレミス型の受発注システムは、自社のサーバーにシステムを設置して運用するものです。データを社内で管理するため高い安全性を確保でき、業務に合わせた詳細な調整も可能です。

ただし、オンプレミス型は導入時の費用が大きく、システムの維持管理に手間がかかります。また、古いシステムを使用している企業では、既存の仕組みと受発注システムの連携が難しい場合もあるかもしれません。

クラウド型

クラウド型の受発注システムは、インターネット経由で利用でき、自社のサーバーを用意する必要がありません。そのため、導入や管理の手間が少なく、すぐに使い始めることが可能です。

クラウド型は初期費用が低く、月額料金で利用できるため、コストを抑えたい企業に適しています。また、常に最新の機能が提供されるため、システムを最新の状態に保つことができます。

ただし、自社のネットワーク環境によっては、クラウド型の利用が難しい場合もあるでしょう。

パッケージ型

パッケージ型は、あらかじめ設計された受発注システムのソフトウェアを、企業が導入して利用するタイプです。基本的な機能が揃っており、迅速に導入できるところが特徴で、自社の業務に合わせて、ある程度のカスタマイズも可能です。

パッケージ型は、コストを抑えながら効率化を図りたい中小企業や、大規模なシステム開発が難しい企業に適しています。ただし、大規模なメーカーや卸業者など、高度なカスタマイズが必要な場合は、パッケージ型だけでは対応できないことがあります。

受発注システムのメリット

ここでは受発注システムのメリットを紹介します。

1. 誤発注などの人的ミスを減らせる

1つ目は、誤発注などの人的ミスを減らせることです。

従来の電話やFAXによる受発注では、聞き間違いや読み取り間違い、入力ミスなどが避けられませんでした。特に注文が集中する繁忙期には、担当者の疲労や集中力低下により、ミスが発生しやすくなりがちです。

受発注システムを導入すれば、このようなヒューマンエラーが発生するリスクを低減できます。人的ミスの発生を防げれば、その分の人的リソースをコア業務に注力することも可能です。

2. 受発注の処理がスムーズになる

2つ目は、受発注の処理がスムーズになることです。

受発注システムを導入すると、データの一元管理が可能です。これにより、従来の電話やFAXによる手作業での受発注業務と比べて、作業時間を大きく削減できます。また、発注書や受注伝票の照合作業が不要のため、他の重要な業務に集中しやすく、生産性向上が期待できます。生産部門や出荷部門など、関連部署とのデータ共有もスムーズになり、顧客への商品配送までの時間短縮にもつながるでしょう。

さらに、自動受注発注システムがあれば24時間365日の受注対応が可能です。そのため、繁忙期でも迅速な処理ができるようになります。中には、過去の発注履歴からの再注文機能や、受注確認メールの自動送信など、便利な搭載されているシステムもあります。

3. 顧客満足度の向上につながる

3つ目は、顧客満足度の向上につながることです。

受発注システムを導入することで、顧客は場所や時間を問わず注文が可能になります。また、リアルタイムで作業の進捗状況を把握できるため、顧客からの問い合わせにも即座に対応しやすいです。

さらに、自動受注システムの導入は、スピーディーな納品や誤配送の防止にもつながります。システムによる自動処理により、注文情報が正確に記録され、迅速な処理が可能です。これにより、顧客への納期遅延や誤配送といったトラブルが減るでしょう。

4. 適切な在庫管理や品質改善につながる

4つ目は、適切な在庫管理や品質改善につながることです。

受発注システムでは、商品の受注数や種類を顧客ごとに記録できます。これらのデータを活用すれば、在庫を適切に保ったり、商品の品質を改善したりするのに役立ちます。また、「どの商品が人気か」「特定顧客のニーズは何か」をリアルタイムで把握することで、マーケティング施策の立案にも活用できるでしょう。

5. 注文書や発注書をデジタル化できる

最後に、自動受発注管理システムによっては、注文書や発注書をデジタル化できることもメリットです。ペーパーレス化の推進によって、書類管理のコストの削減につながるでしょう。

注文書や発注書などのデータ検索やコピーも簡単なので、業務効率の向上も期待できます。

受発注システムの選び方

ここからは受発注システムの選び方について解説していきます。

1. 機能や操作性、カスタマイズ性で選ぶ

受発注システムを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能が搭載されているか、使いやすいか、そして自社の業務に合わせてカスタマイズできるかという3つのポイントを重視しましょう。

まず、自社の業界や業務内容に合った機能が備わっているかを確認することが大切です。例えば、食品業界であれば、消費期限管理や需要予測といった機能が役立ちます。また、自社がすでに利用しているシステムとの連携性も考慮しましょう。

次に、システムの操作性も重要なポイントです。システムの操作が複雑すぎると、かえって業務効率が低下してしまう可能性があります。自社の担当者がスムーズに扱えるかどうか、デモ版などで実際に操作してみることをおすすめします。

最後に、システムのカスタマイズ性です。システムを自社の業務に合わせてカスタマイズできるかどうかは、導入を成功させる上での大きな要素となります。

2. サポートの手厚さで選ぶ

受発注システムは、トラブル発生時に顧客への影響が大きいため、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶ必要があります。

まず、基本的な操作方法の問い合わせから不具合対応まで、幅広い支援を提供できるベンダーかどうかを確認しましょう。具体的には、電話やメール、対話形式での相談など、複数の窓口が用意されているか、また対応時間が自社の要望に合っているかを見極めることが重要です。

さらに、社内での問い合わせ対応による業務負担を軽減できる体制があるかどうかも、チェックしておくとよいでしょう。

3. 導入実績の豊富さで選ぶ

受発注システムは、自社の業界での導入実績が多い製品を選ぶことで、より効果的に運用できるでしょう。

システムによって得意とする分野は異なり、飲食店向けや製造業向け、卸売業者向けなど、業界ごとに特化した製品が数多く存在します。一方で、複数の業界に対応できる汎用性の高い製品もあります。しかし、システム導入後の使いやすさや運用のしやすさを考えると、自社の業界での実績が豊富な製品を選ぶことが賢明です。なぜなら、導入実績の多さは、その業界特有の要件への対応力を示す重要な指標となるからです。

受発注システムを選ぶときは、まず自社と同じ業界での導入実績を確認し、業界に適した機能が備わっているかを入念に調べることをおすすめします。

受発注システムを導入する際の注意点

ここでは、受発注システムを導入する際の注意点について紹介していきます。

1. セキュリティ面を考える

受発注システムは顧客の情報を扱うため、高いセキュリティが求められます。近年、サイバー攻撃による被害が増加しており、安全性の高いシステムの導入は不可欠です。例えば、基本的なファイアウォールによる対策を取っているシステムが挙げられます。

受発注システムを導入する際には、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているかを調べ、情報漏洩や不正アクセスを防ぐ対策が施されているかを確認することが重要です。

2. 費用対効果を考慮する

受発注システムを導入する際は、費用対効果についてもしっかり考慮する必要があります。

システム導入には初期費用や月額料金がかかりますが、コストを抑えようとするあまり導入が遅れると、業務効率が向上せず、業務の質や速度が低下しかねません。逆に、受発注システム導入で業務の自動化と効率化が進めば、人件費の削減や顧客満足度の向上にもつながります。導入コストがかかる場合も、長期的な効果が大きいのであれば、導入する価値はあるでしょう。

3. 誰でも使えること

受発注システムを導入する際は、社内の誰もが簡単に使いこなせることが重要です。

システムによっては、操作の習得に時間がかかったり、人材採用が必要になったりする場合があります。特に一般企業では、事務担当者やアルバイト、パート社員など、情報技術に詳しくない従業員が受発注業務を担当することもあるでしょう。そのため、新入社員や経験豊富な社員でも直感的に扱える、分かりやすいシステムを選ぶ必要があります。シンプルで見やすい仕様かどうかも重要な判断基準となります。

受発注システムを導入して、受発注業務の自動化と効率化を目指そう

受発注システムを導入すれば、受発注業務を自動化することで業務効率の向上につながります。人的ミスが削減し、受発注の処理もスムーズになるでしょう。

受発注システムを選ぶときは、操作性やサポート体制、導入実績などを考慮することが重要です。企業の規模や業種に合ったシステムを選べば、業務の負担を軽減し、より効率的な運営が可能になります。まずは、受発注業務の改善に向けて、自社に合う受発注システムを探してみるのがおすすめです。

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