更新日:2025/01/08
タブレットを使ったペーパーレス会議の導入方法は? メリットや注意点も併せて解説
【監修】株式会社ジオコード 管理部長
小島 伸介
株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。
会議資料の印刷や配布といった無駄な業務をなくし、効率的に仕事を進められるよう、会議のペーパーレス化が広がっています。タブレットを導入することで、紙の資料を使わなくても簡単に情報を共有できるようになります。
会議がペーパーレス化すれば、紙の資料をまとめる時間が不要になることに加え、資料に抜け漏れがあってもすぐに修正できたり、膨大な資料もコンパクトにまとめられたりとメリットばかりです。
そこで本記事では、ペーパーレス会議の推進にタブレットを導入するメリットを解説するとともに、導入方法や注意点も併せてお伝えします。
【比較】おすすめのペーパーレス会議システム一覧
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サービス名称 | 特長 | 費用 | 主な機能 | 無料トライアル |
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スマートセッション |
|
初期費用50,000円~ 月額30,000円~ |
・ページ同期 ・メモ機能 ・行固定・列固定表示 ・マルチデバイス対応 ・アップローダーツール など |
有 |
ConforMeeting |
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月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |
letaria |
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月額5,000円~ |
・ミーティング準備 ・映像モード ・資料モード ・リアクション ・選べるチャット など |
有 |
スマートAIボード |
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要お問い合わせ |
・ホワイトボード機能 ・プロジェクター機能 など |
要お問い合わせ |
moreNOTE |
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初期費用36,000円~ ライセンス費用月額1,200円~ ディスク費用月額1,200円~ |
・資料のアップロード ・フォルダビュー・カレンダービュー ・手書き ・ユーザー管理・グループ管理 ・IP アクセス制限 など |
有 |
SmartDiscussion |
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初期費用20,000円~ 月額20,000円~ |
・会議準備 ・資料閲覧機能 ・会議(画面同期) ・システム管理 ・セキュリティ など |
有 |
ECO Meeting |
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初期費用50,000円~ アカウント費用月額1,000円~ |
・見開き表示 ・複数資料比較 ・マーカー・テキストメモ(付箋) ・マルチデバイス ・多要素認証機能 など |
有 |
MetaMoJi Share |
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初期費用100,000円 年額12,000円~ |
・共有・プライベートメモ ・発表者機能 ・レーザーポインター ・会議中の資料追加 など |
有 |
Handbook |
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月額25,000円~ |
・アカウント切り替え ・アクセスコードによる配信管理 ・壁紙設定 ・ブックのソート ・アンケート など |
有 |
ABookBiz |
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要お問い合わせ |
・ドキュメント管理 ・ノーコード編集 ・ID/PW認証 ・閲覧ログ集計 ・リンク表示 など |
有 |
TIMO Meeting |
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要お問い合わせ |
・会議体作成 ・アジェンダ登録・申請 ・コメント ・AI文字起こし ・議事録作成・展開 など |
有 |
VISITS forms |
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要お問い合わせ |
・ランキング表示 ・統計グラフ ・AI要約機能 など |
有 |
ConforMeeting/e |
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月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |
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ペーパーレス会議の推進にタブレットを導入するメリット
ペーパーレス会議の推進には、タブレットの使用が適しています。なぜノートパソコンなどではなく、タブレットを導入すべきなのか、そのメリットを解説します。
いつ・どこでも資料を確認できる
端末の中に情報を集約できるので、いつ・どこでも資料を確認できるため、会議中に「あの資料どこだっけ?」「過去のデータはどうだっけ?」となっても、すぐに情報を提示できます。
検索機能を使えば必要な情報をすぐに見つけられるため、会議の準備時間が短縮され、業務効率がアップします。クラウド上のデータにアクセスするだけで情報を閲覧できるので、紙の資料のように必要な情報が抜けていて慌てて印刷するという無駄も起こりません。
また、社内での会議はもちろん営業先や視察先など、社外でも必要な情報にアクセスできます。例えば、外出先で急に会議・商談が発生しても、タブレット1台で全ての資料を閲覧できます。
手書きで情報を追加できる
ノートパソコンと違い、手書きで情報を追加できるのもメリットです。ノートパソコンはタッチパネルになっていないものも多い中、タブレットであればペンや指で書き込みが可能です。
例えば会議中にメモを取ったり、プレゼン資料に直接書き込みしたりと、従来の紙の資料の良さを残しつつ、デジタルの利便性を両立させています。
手書きの内容は、テキスト化したり他の従業員へ共有したりもでき、別途資料を用意する必要もありません。例えば資料の補足説明を入れたり、情報を訂正・修正したりといった作業が、会議中でもリアルタイムにできます。
また、現場や工場の視察などで、記録を残したり資料に追加したい情報をメモしたりといった使い方もできます。
簡単に資料を共有できる
簡単に資料を共有できるのも、タブレットの利点です。従来の紙ベースの会議では、資料の印刷や配布といった生産性の低い業務に時間がかかったり、修正・更新するためには再印刷が必要だったりと、無駄が多くありました。
タブレットであればクラウド上に保存されたデータへアクセスするだけなので、配布の手間がないことに加え、変更点があってもリアルタイムで共有できます。
また、別の支社や工場、テレワークなど遠隔地とのオンライン会議でも、会議資料を共有しやすいのもポイントです。確実に同じ資料を基に話を進められるので、古い資料を閲覧していた・異なる情報を参照していたという行き違いが起きにくくなります。
タブレットを使ったペーパーレス会議の導入方法
タブレットによるペーパーレス会議推進のメリットがわかったところで、どのように導入するか具体的に紹介します。
①導入の目的を整理する
タブレットを導入して、果たしたい目的を整理しましょう。一般的な目的としては、業務効率化やコスト削減、レワーク推進、セキュリティ強化などが挙げられます。
例えば、会議資料の印刷・配布にかかる時間とコストの削減が目的なのか、機密情報の漏洩リスクの低減が目的なのかによって、適切なツールの選定や必要な機能、運用ルールなどは異なってくるでしょう。
目的を明確化することで、どのようなタブレットを導入すべきかが絞りやすくなります。また、導入後の効果測定の基準にもなります。
こうした導入目的の整理は経営層が主導して、全社的な取り組みとして推進することが大切です。
②サービスを選定する
法人がペーパーレス会議のためタブレットを導入する際は、ペーパーレス会議システムの導入がおすすめです。会議を円滑に進めるための機能が標準搭載されており、オフライン・オンラインを問わず活用しやすくなっています。
ペーパーレス会議システムは、搭載機能によって「オンライン会議を進行しやすいもの」「自治体などで使いやすいもの」「資料の閲覧・管理に優れるもの」など得意分野が異なるので、各サービスを比較検討しましょう。4つの選定ポイントを解説します。
システム形態を選ぶ
ペーパーレス会議システムは、以下2つの提供形態に大別されます。自社にとって、運用しやすい方法を選びましょう。
- クラウド型:クラウド上にあるサービスを利用する。初期費用が安く、すぐ導入できることに加え事業者が運用してくれるため手間がかからない
- オンプレミス型:自社のサーバー上にシステムを構築する。初期費用が高く導入に時間がかかるものの、機能のカスタマイズがしやすく柔軟性が高い
クラウド型は、初期費用を抑えたい場合や社内にITの専門人材が不足している場合など、どちらかといえば規模の小さい企業でも使いやすくなっています。
対してオンプレミス型は、運用・保守が必要だったり初期費用が大きかったりと、大企業向けのサービスだといえます。
対象規模や対応端末を確認する
サービスによって、対象規模や対応端末が異なるのも比較ポイントです。サービスやプランによって、最低ユーザー数や同時接続できる人数が制限される場合があるので、自社が想定している利用状況に当てはまるか確認しましょう。
特に、複数拠点にまたがっての利用など、大人数での利用を予定している場合は、対応可能なのか確認しておく必要があります。
また、対応端末も要確認です。「パソコン」「タブレット」「スマートフォン」の3つに対応しているのが一般的ですが、サービスによって対応OS(Windows・Android・iOS/iPadOSなど)が異なるため、自社のデバイスで使用できるものを選びましょう。
必要な機能がそろっているか確認する
タブレットを導入する目的を踏まえ、必要な機能がそろっているか確認しましょう。サービスごとに搭載機能は異なり、スムーズに会議を進行させる機能が充実しているものもあれば、資料管理が得意など強みが異なります。
会議進行を重視する場合は、画面共有・ホワイトボード・チャット機能の有無を、資料管理を重視する場合は、資料共有&閲覧・リアルタイム編集・データ保存・アーカイブの有無を確認しましょう。
また、会議で扱う機密情報が守れるように、アクセス制限やパスワード保護、データ暗号化といったセキュリティ機能の充実度も要チェックです。
多機能過ぎても扱い切れないので、目的に合った機能に特化したサービスを選びましょう。
サポート体制を確認する
ペーパーレス会議を選ぶ際には、サポートの充実度もチェックしましょう。
導入後に不具合があった際や操作方法がわからない場合などに、どのようにサポートしてくれるかによって、使用感が異なります。年齢層の高い従業員が多いなど、操作に不安がある場合は、運用支援や操作研修などサポート体制が充実したサービスがおすすめです。
また、初期設定などの導入サポートが受けられると、スムーズに利用開始しやすくなります。
特に専任のカスタマーサクセスチームが支援してくれるサービスであれば、システムトラブルが起こっても迅速に対応してもらえ、手厚い支援を期待できます。
③無料トライアルで実際に導入してみる
利用したいサービスの候補が決まったら、実際に導入する前に、無料トライアルを活用して自社の体制や目的に合っているか見極めましょう。
多くのサービスで1カ月程度の無料トライアルを実施しており、実務で使用感を確かめることができます。操作のしやすさや必要な機能の有無・使い勝手、UIの見やすさ、サポートの対応など、実際に使ってみないとわからない部分を細かくチェックしましょう。
いきなり本格導入せずにトライアルしてから契約するか否か決めることで、サービスとのミスマッチを最小限にできます。
タブレットを使ったペーパーレス会議の注意点
タブレットでのペーパーレス会議の注意点として、情報漏えいなどセキュリティリスクへの対策が必要となることが挙げられます。3つの注意点を紹介するので、事前に把握しておきましょう。
ツール操作の社内研修を行う
タブレットを導入するに当たって、ツールの操作研修を行って、全従業員が使いこなせるようにしましょう。
タブレットの基本操作から資料の閲覧方法、注釈の付け方、資料の共有・更新方法など、実際の業務で必要となる操作に関して研修を行います。
操作方法だけではなく、電子契約書締結の規則やデータの格納場所、資料を誤送信した際の対処法など、運用ルールも併せて共有しましょう。
操作方法・運用ルールを周知徹底させることで、セキュリティリスクを軽減させられます。
タブレットは会社から支給する
タブレットは会社から支給し、統一したセキュリティ対策を施しましょう。
個人所有の端末を使用すると、業務外に利用したツールやアプリ、Webサイトなどからマルウェアに感染して社内の重要情報が漏えいするかもしれません。
会社支給の端末であれば、共通のマルウェア対策ソフトをインストールして、定期的なアップデートにより外部からの攻撃を防ぎやすくなります。
また支給端末であっても、業務用アプリ以外のインストール禁止・閲覧可能なWebサイトを制限など、厳格なルールの徹底も大切です。
持ち出しに関するルールを定めておく
社外でも利用しやすいタブレットだからこそ、紛失・盗難による情報漏えいリスクが高いため、持ち出しに関するルールを定めて、管理を徹底することが大切です。
紛失や盗難のリスクを軽減するため、下記のようなルールを定めておきましょう。
- 端末の保管場所を指定し、使用後は必ず所定の場所に返却する
- パスワードやPINコードを設定する
- 持ち出しの際は、管理責任者やセキュリティ担当者への事前申請を徹底する
特に持ち出しに際して申請書を記載するよう決めておくと、いつ・誰が・どの端末を使用していたかを管理できるので、万が一紛失しても対応しやすくなります。
また、覗き見防止フィルムを貼付して、公共の場での使用を控えるよう指導することも大切です。
まとめ
ペーパーレス化を進めることで、資料の印刷や配布といった生産性の低い業務に時間がかかったり、修正・更新するためには再印刷が必要だったりといった、無駄をなくして業務効率をアップさせられます。
タブレットであれば、会議中にメモを取ったり、プレゼン資料に直接書き込みしたりと、紙の資料の良さとデジタルの利便性を両立させられるので、スムーズに移行しやすいのもポイントです。
タブレットを活用したペーパーレス会議について、詳しく知りたい担当者の方は、おすすめのペーパーレス会議システムの比較記事をご覧ください。各サービスの特徴や機能、費用などを比較しているので、自社に合ったサービスがきっと見つかります。
【2025年最新比較表あり】ペーパーレス会議システムのおすすめ13選!導入のメリットや注意点、選び方を解説
【比較】おすすめのペーパーレス会議システム一覧
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サービス名称 | 特長 | 費用 | 主な機能 | 無料トライアル |
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スマートセッション |
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初期費用50,000円~ 月額30,000円~ |
・ページ同期 ・メモ機能 ・行固定・列固定表示 ・マルチデバイス対応 ・アップローダーツール など |
有 |
ConforMeeting |
|
月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |
letaria |
|
月額5,000円~ |
・ミーティング準備 ・映像モード ・資料モード ・リアクション ・選べるチャット など |
有 |
スマートAIボード |
|
要お問い合わせ |
・ホワイトボード機能 ・プロジェクター機能 など |
要お問い合わせ |
moreNOTE |
|
初期費用36,000円~ ライセンス費用月額1,200円~ ディスク費用月額1,200円~ |
・資料のアップロード ・フォルダビュー・カレンダービュー ・手書き ・ユーザー管理・グループ管理 ・IP アクセス制限 など |
有 |
SmartDiscussion |
|
初期費用20,000円~ 月額20,000円~ |
・会議準備 ・資料閲覧機能 ・会議(画面同期) ・システム管理 ・セキュリティ など |
有 |
ECO Meeting |
|
初期費用50,000円~ アカウント費用月額1,000円~ |
・見開き表示 ・複数資料比較 ・マーカー・テキストメモ(付箋) ・マルチデバイス ・多要素認証機能 など |
有 |
MetaMoJi Share |
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初期費用100,000円 年額12,000円~ |
・共有・プライベートメモ ・発表者機能 ・レーザーポインター ・会議中の資料追加 など |
有 |
Handbook |
|
月額25,000円~ |
・アカウント切り替え ・アクセスコードによる配信管理 ・壁紙設定 ・ブックのソート ・アンケート など |
有 |
ABookBiz |
|
要お問い合わせ |
・ドキュメント管理 ・ノーコード編集 ・ID/PW認証 ・閲覧ログ集計 ・リンク表示 など |
有 |
TIMO Meeting |
|
要お問い合わせ |
・会議体作成 ・アジェンダ登録・申請 ・コメント ・AI文字起こし ・議事録作成・展開 など |
有 |
VISITS forms |
|
要お問い合わせ |
・ランキング表示 ・統計グラフ ・AI要約機能 など |
有 |
ConforMeeting/e |
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月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |