更新日:2025/06/04

【2025年最新比較表あり】ペーパーレス会議システムのおすすめ12選! 導入のメリットや注意点、選び方を解説

【監修】株式会社ジオコード 管理部長
小島 伸介
株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。
会社での会議はもちろん、自治体や町内会での会議で資料作成の経験がある方であれば、膨大な資料管理に悪戦苦闘したことも少なくないのではないでしょうか。会議の議題が複雑であればあるほど、目を通す資料も増えていき、加えて管理も手間がかかります。そんなときはペーパーレス会議システムの導入がおすすめです。この記事ではペーパーレス会議システムのおすすめ12選、導入のメリットや注意点、比較ポイントなどを紹介します。
【比較】おすすめのペーパーレス会議システム一覧
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サービス名称 | 特長 | 費用 | 主な機能 | 無料トライアル |
---|---|---|---|---|
スマートセッション |
|
初期費用50,000円~ 月額30,000円~ |
・ページ同期 ・メモ機能 ・行固定・列固定表示 ・マルチデバイス対応 ・アップローダーツール など |
有 |
ConforMeeting |
|
月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |
letaria |
|
月額5,000円~ |
・ミーティング準備 ・映像モード ・資料モード ・リアクション ・選べるチャット など |
有 |
moreNOTE |
|
初期費用36,000円~ ライセンス費用月額1,200円~ ディスク費用月額1,200円~ |
・資料のアップロード ・フォルダビュー・カレンダービュー ・手書き ・ユーザー管理・グループ管理 ・IP アクセス制限 など |
有 |
SmartDiscussion |
|
初期費用20,000円~ 月額20,000円~ |
・会議準備 ・資料閲覧機能 ・会議(画面同期) ・システム管理 ・セキュリティ など |
有 |
ECO Meeting |
|
初期費用50,000円~ アカウント費用月額1,000円~ |
・見開き表示 ・複数資料比較 ・マーカー・テキストメモ(付箋) ・マルチデバイス ・多要素認証機能 など |
有 |
MetaMoJi Share |
|
初期費用100,000円 年額12,000円~ |
・共有・プライベートメモ ・発表者機能 ・レーザーポインター ・会議中の資料追加 など |
有 |
Handbook |
|
月額25,000円~ |
・アカウント切り替え ・アクセスコードによる配信管理 ・壁紙設定 ・ブックのソート ・アンケート など |
有 |
ABookBiz |
|
要お問い合わせ |
・ドキュメント管理 ・ノーコード編集 ・ID/PW認証 ・閲覧ログ集計 ・リンク表示 など |
有 |
TIMO Meeting |
|
要お問い合わせ |
・会議体作成 ・アジェンダ登録・申請 ・コメント ・AI文字起こし ・議事録作成・展開 など |
有 |
VISITS forms |
|
要お問い合わせ |
・ランキング表示 ・統計グラフ ・AI要約機能 など |
有 |
SideBooksクラウド本棚 |
|
初期費用80,000円 月額利用料金20,000円~ |
・会議機能 ・文書管理機能 など |
有 |
この記事の目次はこちら
- ペーパーレス会議システムとは
- おすすめペーパーレス会議システム12選
- セキュリティ万全で使いやすい! 日本インフォメーション株式会社「スマートセッション」
- ZoomやTeamsと併用可能! NECソリューションイノベータ株式会社「ConforMeeting」
- NTTグループならではの高いセキュリティ! エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社「letaria」
- さまざまなデバイスに対応! 富士ソフト株式会社「moreNOTE」
- ワンストップのフルサポートで安心! キッセイコムテック株式会社「SmartDiscussion」
- 業界最高水準の高度なセキュリティ機能! 株式会社エステック「ECO Meeting」
- リアルタイム・双方向のコミュニケーションがスムーズに! 株式会社MetaMoJi「MetaMoJi Share」
- シンプルな操作で使い勝手抜群! アステリア株式会社「Handbook」
- ノーコードでペーパーレス化を実現! 株式会社エージェンテック「ABookBiz」
- 国内初のミーティングマネジメントツール! パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「TIMO Meeting」
- 参加者の意見を可視化! VISITS Technologies株式会社「VISITS forms」
- リモート環境における会議のクオリティ向上! 東京インタープレイ株式会社「SideBooksクラウド本棚」
- ペーパーレス会議システムで利用できる機能一覧
- ペーパーレス会議システム導入のメリット
- ペーパーレス会議システムの選び方と比較ポイント
- まとめ
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、資料をデジタル化して会議ができるようにするシステムのことで、オンライン会議・オフライン会議どちらにも対応できます。印刷コストや資料作りの負担を減らせるだけでなく、会議をスムーズに進めるための便利な機能や資料を管理する機能なども備えています。
事前配布ができる・資料に直接書き込める・資料を並べて見られるといった紙資料のメリットはそのままに、作業や管理をデジタル化できるので、紙資料に慣れている世代でも抵抗感は少なく導入できるでしょう。
全ての会議をペーパーレス会議システムに変更するのではなく、Web会議ツールの補完的な役割として活用することも可能なので、会議の準備を効率化したい方やセキュリティ面に課題を感じている方はぜひ導入を検討してみましょう。
おすすめペーパーレス会議システム12選
ここからは、SFA JOURNAL編集部がおすすめするペーパーレス会議システムをご紹介します。それぞれの機能や費用、導入に適した企業の特徴も解説するので、比較・検討の参考にしてください。
セキュリティ万全で使いやすい! 日本インフォメーション株式会社「スマートセッション」
主な機能 | ・ページ同期・メモ機能・行固定、列固定表示・マルチデバイス対応・アップローダーツール・セキュリティ設定など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・クラウド版初期費用:50,000円~+月額費用:30,000円~・サブスクリプション版月額利用料金:30,000円~※別途費用が発生する場合もある・オンプレミス版利用環境やユーザー数によって料金が異なる |
高度なセキュリティと柔軟な導入形態
「スマートセッション」は、国際規格のISMS「ISO27001」およびクラウドセキュリティ「ISO27017」の認証を取得し、高セキュアな管理体制を整えています。資料単位での閲覧制限や操作権限の付与、端末にデータを残さない設定など、細やかなセキュリティ管理を実現。また、クラウド版・オンプレミス版・サブスクリプション版といった複数の導入形態に対応しており、企業の課題や予算に合わせて柔軟に導入することができます。
直感的な操作性と多彩な機能で会議を効率化
誰でも扱いやすい操作性の高さも強みの一つです。資料のアップロードから共有・閲覧までがスムーズで、ITスキルに自信がない方でも簡単に活用できます。ページ同期やメモ機能、行列固定表示など、会議に役立つ多彩な機能を搭載。iPadやPC、スマートフォンなど多様なデバイスに対応しており、場所を選ばずに会議の生産性を高めることができます。
こんな企業におすすめ
- 多拠点やリモート環境での会議が多い企業
- 社外関係者や取引先との会議が頻繁な企業
- セキュリティ要件が厳しい業界・企業
運営会社 | 日本インフォメーション株式会社 |
URL | https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/ |
ZoomやTeamsと併用可能! NECソリューションイノベータ株式会社「ConforMeeting」
主な機能 | ・資料共有・手書き入力・過去資料参照・電子サイン・資料配布・資料ダウンロード・資料のアクセス権設定・採決機能・Web会議連携 など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・SaaS版基本サービス:30,000円+追加ユーザー:3,000円/1ID ・オンプレミス版要お問い合わせ |
役員会議や経営会議の運営を進化させる高機能ツール
「ConforMeeting」は、NECソリューションイノベータ株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。10前後の議題を抱えるような、役員会議や経営会議に特化した機能を備えています。
資料の事前準備から会議中の進行管理、終了後のフォロー・振り返りまでを一元管理し、円滑な会議進行と議論の活性化を実現します。例えばタブレットやPCを活用し、直前の資料差し替えやリアルタイムの情報共有が可能です。参加者それぞれの役割に応じた表示制御や、先読み機能も充実。会議運営の質を高め、リモートワークや多拠点での会議でも円滑な進行を実現します。
用途や目的に合わせて複数のオンライン会議ツールを併用
ConforMeetingは、会議の目的に応じて複数のオンライン会議ツールを併用できます。例えば事務局を必要としない軽度の会議(朝礼、打ち合わせなど)の場合、ZoomやTeamsでオンライン会議を行います。一方、事務局を必要としてセキュリティ性も確保したい会議(取締役会、審査会など)の場合、ZoomやTeamsに加えてConforMeetingを併用できます。併用することで会議室・執務室・自宅などをシームレスにつなぎ、円滑な議事進行や資料の共有を可能にします。一部参加者のみにIDを付与すれば、セキュリティ面の問題もクリアできるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 役員会議が多く、Web会議と組み合わせて使いたい企業
- 有名企業への導入実績を重視する企業
運営会社 | NECソリューションイノベータ株式会社 |
URL | https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/conformeeting/index.html? |
NTTグループならではの高いセキュリティ! エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社「letaria」
主な機能 | ・ミーティング準備・映像モード・資料モード・リアクション・選べるチャット・画面共有・録画・ゲスト招待・強制ミュート・解像度切り替え など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・ユーザーID登録プラン月額利用料金(5ID~):8,000円+追加ユーザー:1,600円/1ID ・会議開催 回数プラン月額利用料金(10回/月):5,000円 |
独自の画面分割機能と多様な資料連携
「letaria」は、独自の画面分割機能を搭載しており、一つの画面で複数の資料や映像を同時に並べて表示できます。資料の比較や複数議題の同時進行を視覚的に分かりやすく行えるため、会議の生産性を高めます。さらにPDFや動画ファイルなど多様な形式の資料に対応し、シームレスに切り替えられる点も魅力です。複数の会議資料を手間なく活用できるため、発言者の説明がより明確になり、参加者の理解促進や議論の深まりに寄与します。
AIを活用した議事録支援と進行管理
letariaでは、AIによる自動文字起こし機能を生かし、会議中の発言をリアルタイムに記録・保存できます。音声データのテキスト化によって、議事録の作成負担を大幅に削減できるだけでなく、発言内容をすぐに振り返ることが可能です。さらに、会議の進行に合わせたメモ機能やタイムライン管理機能も備えており、発言内容の要点整理やアクションアイテムの明確化をサポートします。AIの活用で、会議の効率と質を大きく向上させる仕組み作りが特長です。
こんな企業におすすめ
- リモートワーク・ハイブリッドワークが進んでいる企業
- 社内の情報共有・ナレッジ活用を重視する企業
- 会議内容の正確な記録を重視する企業
運営会社 | エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社 |
URL | https://www.nttcom.co.jp/dscb/letaria/index.html |
さまざまなデバイスに対応! 富士ソフト株式会社「moreNOTE」
主な機能 | ・ブラウザからの資料アップロード・資料閲覧編集権限の設定・資料公開期間の設定・手書きメモ・画面同期・有人コールセンター完備 など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・クラウド版初期費用:36,000円+月額費用:1,200円/ID~・オンプレミス版要お問い合わせ・オンプレミススタンドアローン版要お問い合わせ・介護認定審査会デジタルパック要お問い合わせ |
タブレット活用によるペーパーレス推進と操作性
「moreNOTE」は、タブレットやPCを活用して、会議資料の共有・閲覧・書き込みをスムーズに行えます。紙の資料配布が不要になり、ペーパーレス化を加速させます。さらに、直感的なUIで資料操作が容易で、参加者全員が資料の同時閲覧や注釈を行えるため、会議の効率と参加者の理解度の向上に寄与できるでしょう。
堅牢なセキュリティ基盤と柔軟なアクセス管理
「moreNOTE」は厳格なセキュリティ基準を満たす設計で、企業の重要な会議資料を安全に管理します。独自の暗号化技術とアクセス制御機能により、参加者ごとに閲覧権限を設定することが可能です。重要資料の持ち出し制御や、外部デバイスからの安全なアクセスにも対応しており、企業の情報漏洩リスクを徹底的に低減します。
こんな企業におすすめ
- 参加者が多い会議を頻繁に開催する企業
- 情報漏洩リスクを極力抑えたい企業
運営会社 | 富士ソフト株式会社 |
URL | https://www.morenote.jp/ |
ワンストップのフルサポートで安心! キッセイコムテック株式会社「SmartDiscussion」
主な機能 | ・会議資料登録・会議運営補助・共有メモ・資料閲覧機能・会議画面同期・拡張機能・システム管理 など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・スタータープラン初期費用:20,000円+月額費用:20,000円・スタンダードプラン初期費用:30,000円+月額費用:36,000円~・エンタープライズ初期費用:80,000円+月額費用:98,000円~※オンプレミス、サブスクリプションについては要お問い合わせ |
ディスカッション重視の操作性と柔軟な進行サポート
「SmartDiscussion」は、議論を活性化させるインターフェース設計が特長です。進行役・発言者・参加者それぞれの役割に応じた画面表示や操作権限の設定が可能で、議論の流れを止めることなくスムーズな進行をサポートします。特に、各自の意見を即座に共有できる機能が充実しており、会議の質を向上させます。
ペーパーレス化とクラウド活用で効率的な情報共有
「SmartDiscussion」は、クラウドを活かしたペーパーレス会議を実現。資料の事前準備から共有、リアルタイムな更新までを一元管理でき、会議準備の負担を大幅に軽減します。さらに、会議後の振り返りや情報共有にも活用でき、チーム内の情報共有基盤としても機能。業務効率の向上とスムーズな意思決定を支援します。
こんな企業におすすめ
- 役職ごとに異なる会議権限を管理したい企業
- 会議資料の共有や更新が頻繁な企業
運営会社 | キッセイコムテック株式会社 |
URL | https://smartdiscussion.jp/ |
業界最高水準の高度なセキュリティ機能! 株式会社エステック「ECO Meeting」
主な機能 | ・見開き表示・複数資料比較・別ページ比較・マーカー、テキストメモ・マルチデバイス・プレゼンテーション・2種類の投票・IPアドレスフィルタリング・多要素認証機能 など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・クラウド版初期費用:50,000円+月額費用:1,000円/1アカウント・オンプレミス版要お問い合わせ |
幅広い分野での導入実績
大学、JA、金融、医療など異なる幅広い分野で導入実績があり、役員会議から株主総会、勉強会やセミナーなど、あらゆるシーンで活躍してくれます。タブレット端末を利用したシステムなのでどんな場所でも持ち運びができ、外出先での会議でもシステムの利用が可能です。
情報漏洩を徹底的に防ぐ
「デバイスセキュリティ」と「サーバーセキュリティ」という業界最高水準の高度な2種類のセキュリティ機能で、情報漏洩を徹底的に防ぎます。個体認証、強制ログオフ、会議資料の自動削除など、ヒューマンエラーによるミスをできるだけ減らす機能が豊富です。
こんな企業におすすめ
- 会議以外でも、人事評価や面接などでも使用したい企業
- 外出先でもタブレット端末を使用したい企業
運営会社 | 株式会社エステック |
URL | https://ecomeeting.jp/ |
主な機能 | ・MetaMojiアシスタント・シェアビュー・録音機能(メモから頭出し再生も可能)・手書き文字をテキストへ変換・共有メモとプライベートメモ・発表者機能・レーザーポインター・会議中に資料追加可能 など |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | 初期費用:100,000円(初年度のみ)+1ライセンス:12,000円/年※20ライセンスから購入可能 |
議題に対する参加者の解像度が上がる
リアルタイムかつ双方向での会議進行ができるので、議題に対する参加者の解像度が上がります。発表者はレーザーポインターで発表部分を指し示すことで、しっかりと集中しながら発言を聞いてもらえるでしょう。参加者は手書きでメモを書き込め、リアルタイムで同期されていくので、リモートでの会議でも十分にコミュニケーションができます。
独自技術のシェア機能
対面・オンラインどちらの会議であっても、効率化できます。独自技術のシェア機能によるリアルタイムな資料共有により、プレゼンや役員会議のみに特化したものではなく社内会議やアイデア出しなど、カジュアルな会議でも活躍してくれるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 大きな会議だけでなく、日々の小さな会議でも使いやすい汎用性のあるシステムを探している企業
- 働き方や場所が多様化している企業
運営会社 | 株式会社MetaMoJi |
URL | https://product.metamoji.com/share/ |
シンプルな操作で使い勝手抜群! アステリア株式会社「Handbook」
主な機能 | ・ファイル登録・Split View対応・360度画像、動画対応・ネット接続無しで閲覧可能・シナリオプレイ機能・ポインター表示・全文検索機能・試験問題作成・アンケート機能・ログイン状況解析 など※プランによって異なります |
無料トライアル | あり(30日) |
費用 | ・スタンダード月額費用:25,000円(ストレージフラット付き:55,000円)・プレミアムプラス月額費用:120,000円(ストレージフラット付き:180,000円)・エンタープライズプラス月額費用:400,000円 |
スマートな情報のやり取り
「Handbook」はモバイル向けのコンテンツ管理システムで、タブレット端末やスマートフォンで資料作成・閲覧などができます。作成・活用・反応・分析の4つのサイクルをサポートし、シンプルに伝え、スマートな情報のやり取りが可能です。多くのデバイスに対応していることで、どんなシーンでもマルチに活用できるでしょう。
フィードバック機能やアンケート機能
「Handbook」はフィードバック機能やアンケート機能が充実しており、さまざまな形で参加者からの意見を吸い上げられます。フィードバック機能では「コメント機能」「レーティング機能」、アンケート機能では「穴埋めアンケート」「テキスト入力アンケート」「選択アンケート」があり、得られたデータをもとに今後のよりよい発表へと繋げられるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 研修会や勉強会などアンケート実施を行う場面が多い企業
- 営業や建設など、外で行う業務がメインである企業
運営会社 | アステリア株式会社 |
URL | https://handbook.jp/ |
ノーコードでペーパーレス化を実現! 株式会社エージェンテック「ABookBiz」
主な機能 | ・ドキュメント管理・ノーコード設定・リンク設定・端末認証・データ自動消去・閲覧ログ集計・ヒートマップ・オフライン閲覧・ドキュメント検索・メモ、マーキング など |
無料トライアル | あり |
費用 | 要お問い合わせ |
情報管理が安全に行える
「ABookBiz」は、管理画面で一括して資料の管理や更新ができるので、ユーザー端末には常に最新のものが閲覧できます。閲覧権限や公開期間の設定なども、グループごと・ユーザーごとに細かく設定でき、情報管理が安全に行えるでしょう。また、端末紛失時は遠隔操作でデータ消去が可能で、万が一のときにもしっかり備えられます。
参加者の理解度を可視化
「ABookBiz」は資料を見やすくするために、PDFに写真や動画、リンクを貼り付けることができます。自由に編集できるので、文字だけでは伝わりにくい細かな部分もしっかりと伝えられるでしょう。さらにドキュメントの閲覧状況をヒートマップで確認でき、参加者の理解度を可視化して分析することが可能です。
こんな企業におすすめ
- 画像や動画などをの資料を用いる会議が多い企業
- 商談やコンペなどで、ライバル社との差別化を図れる資料を使ってプレゼンしたい企業
運営会社 | 株式会社エージェンテック |
URL | https://www.agentec.jp/product/abookbiz/ |
国内初のミーティングマネジメントツール! パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「TIMO Meeting」
主な機能 | ・会議体作成・会議作成・議案登録、申請・自動通知・AIアシスタント・AIアドバイザリー・AI文字起こし・AI要約 など |
無料トライアル | あり |
費用 | 要お問い合わせ |
経営会議の質を上げるためのサポート
「TIMO Meeting」は、国内初の経営会議の生産性向上を叶えるミーティングマネジメントツールです。企業の中で最も大切な会議の一つである経営会議の質を上げるためのサポートが充実しています。報告だけの会議を減らし、会議をする必要がある議題のみを見つけやすくしたり、会議で決まったToDoが適切に実行されているか確認したりすることも可能です。
AIを用いたツール
「TIMO Meeting」は、AIを用いたツールが多く、今まで工数をかけていた作業を短時間で完了させられます。また論点の抜け漏れがないか、報告だけの会議をスキップしてより重要なアジェンダはないかなどがチェック可能です。このシステムを活用すれば、なんとなくしていた会議を、より意味のある時間へと変えてくれるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 報告だけの会議が多く、多くの社員が時間を取られている企業
- 会議でもChatGPTを導入していきたい企業
運営会社 | パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社 |
URL | https://www.persol-bd.co.jp/service/product/timo/ |
参加者の意見を可視化! VISITS Technologies株式会社「VISITS forms」
主な機能 | ・アンケート機能・意見を相互フィードバック・意見を可視化 など |
無料トライアル | あり |
費用 | 要お問い合わせ |
チーム全体の価値観の可視化
VISITS forms」はアイデア出しや何かを決定する会議など、参加者全員の意見を吸いだし、どの意見に決定するかを迅速にサポートします。参加者はアンケートに答える間隔で忌憚のない意見を発表でき、意見をランキングすることでチーム全体の価値観の可視化が可能です。ランキングだけでなくより詳細な分析もでき、皆が納得できる結論を導き出します。
ナレッジのデータベースとしても利用可能
VISITS forms」は、特定の部署やチームだけの経験やノウハウを眠らせておくのではなく、システムを活用して横断して蓄積していくことができます。会議運用ツールとしての活用だけでなく、ナレッジのデータベースとしての利用もできるので、社員全員のスキルアップにも繋がるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 経験数の少ない社員からの意見もまんべんなく吸い取りたい企業
- 社員のスキルを底上げしたい企業
運営会社 | VISITS Technologies株式会社 |
URL | https://visitsforms.com/ |
リモート環境における会議のクオリティ向上! 東京インタープレイ株式会社「SideBooksクラウド本棚」
主な機能 | ・会議機能・文書管理機能 など |
無料トライアル | あり(サンプルの閲覧) |
費用 | ・クラウド版初期費用:36,000円+月額費用:1,200円/ID~・オンプレミス版要お問い合わせ・オンプレミススタンドアローン版要お問い合わせ・介護認定審査会デジタルパック要お問い合わせ |
検索機能が充実
「SideBooksクラウド本棚」は、資料を階層化したフォルダで管理でき、デバイスに左右されることなく同じフォルダ階層から簡単に文書を見つけることができます。さらに文書内の検索や複数文書の一括検索も利用できるのも特徴です。単一文書内検索からフォルダ内検索、全体検索と検索機能が充実していることから、スムーズに資料を探し当てることができます。
徹底した安全管理
「SideBooksクラウド本棚」のデータセンターは耐震構造、UPS完備、入退室管理と24時間365日有人監視により安全管理を徹底しています。さらに保存された資料データは、データセンターとは別の拠点に毎日フルバックアップしているのも強みです。万が一の災害時などにもデータが消失するリスクを低減できるでしょう。
こんな企業におすすめ
- 会議資料が大量になることが多い企業
- 厳重にデータ管理をしたい企業
運営会社 | 東京インタープレイ株式会社 |
URL | https://sidebooks.jp/ |
ペーパーレス会議システムで利用できる機能一覧
システムの比較・検討をする前に、ペーパーレス会議システムでどのようなことができるのかを把握しておきましょう。ここでは代表的な機能をご紹介します。
機能 | 機能詳細 |
資料共有機能 | 発表者と参加者で同じ資料を閲覧できる機能。サービスによっては書き込みなども共有できる。 |
画面同期(ペアリング)機能 | 発表者が見えている画面と参加者に映し出される画面を同一にする機能。ポインターやページめくりなども同期することで、参加者が迷子になりにくい。 |
並列表示(画面分割)機能 | 発表画面と参考資料などを提示した画面の2画面が映し出せる機能。参考資料を提示することで、より発表が伝わりやすくなる。 |
メモ・マーカー機能 | 手書き感覚で、画面上にメモしたり、マーカーを引いたりできる機能。紙資料のような直感的な動作ができ、使い慣れていない人でも便利に使える。 |
資料検索機能 | 保管資料の中からキーワード検索や全文検索などをかけられる機能。探したい資料をすぐに見つけられるので、業務の効率化につながる。 |
Web会議機能 | Web会議システムと連携できる、もしくはシステム上でWeb会議ができる機能。離れた場所でも会議や発表が行えるので、リモートワーカーや商談にも使える。 |
資料の削除機能 | 会議終了後に自動で資料の削除を行ってくれる機能。社外秘資料を扱う会議などが多い場合、この機能を使えば社外へ漏れるリスクが大幅に減らせる。 |
アクセス管理機能 | 参加者、資料閲覧、資料編集などアクセスできる人物や権限をコントロールする機能。役割によって権限を管理することで、情報漏洩・情報改ざんなどのリスクを減らし、健全な情報管理を行える。 |
ペーパーレス会議システム導入のメリット
ここからは、ペーパーレス会議システム導入の3つのメリットを紹介します。導入自体を迷っている方は、ぜひチェックしてみてください。
会議準備がスムーズになる
会議の参加者全員が同じ資料を自らダウンロードして用意できるので、資料の印刷・事前準備・部数調整のコストや手間がかかりません。また、通知機能やカレンダー設定を活用すれば、わざわざ連絡せずとも会議開催・日時変更などを自動で行えます。
会議の進行が円滑になる
会議当日になって資料を初めて見るのではなく、あらかじめ参加者全員が資料に目を通せるので、会議が円滑に進むでしょう。また、ディスカッション時にはホワイトボード機能やメモ共有機能が役立ちます。参加者全員の意見を漏れなく吸い上げることが可能です。
議事録が簡単に作れる
ペーパーレス会議システムの中には、デジタルの資料に直接メモを書き込んだりハイライトを付けたりできる機能が多く備わっています。そのため議事録を作成する際に資料とメモを別々に見る必要が無く、簡単に作成できます。またAI機能でやり取りを書き起こしたり、要約・論点の抽出をしたりできるので、議事録をつくる工数を大幅に削減できるでしょう。会議に欠席した場合でもアーカイブが残せるため、後から内容を振り返ることも可能です。
ペーパーレス会議システムの選び方と比較ポイント
ここからは、ペーパーレス会議システムの選び方と比較ポイントについて解説します。
製品のタイプや強み
ペーパーレス会議システムは、会議の進行管理が得意なタイプと資料管理や活用が得意なタイプの2種類に分かれます。せっかくシステムを取り入れても、導入目的と製品の強みが合致していないと、不満の声が上がったり思ったよりも業務の効率化ができないと言ったことになったりする恐れがあります。製品ごとにどのような強みがあるのかをしっかり把握しておきましょう。
無料トライアルの有無
無料トライアルがあるのか、どのくらいの期間試せるのかも重要なポイントです。導入後に齟齬がないようシステムを使う全員に試してもらい、使いやすいと感じられるか・PC初心者や年配の社員でも使えるかといった多角的な視点を持って操作性や見やすさを検証してみましょう。製品によっては無料トライアルが使えるID数が限られている場合もあるので、事前にしっかり確認してください。
使い勝手の良さ
紙の資料のように、資料に直接書き込める・参加者が自由に資料を捲れるなどの使い方ができるかどうかチェックしましょう。多彩な機能がついているシステムもありますが、利用者のレベルに合わせてモード変更ができるものもおすすめです。
Web会議機能
Web会議機能が付いているものであれば、システム上で会議全体が完結できるので便利です。資料共有などもスムーズにできるため、より効率的に進められるでしょう。社外との会議が多い場合は、ゲスト招待オプションがあるタイプがおすすめです。
資料確認までの流れ
全ての保管資料をキーワード検索ができるシステムであれば、見たい資料にすぐにアクセスできて便利です。さらに付箋機能があると一発で資料が見つかり、無駄な時間が省けます。
会議の参加人数
数人での会議であればどのシステムであっても問題なく使えますが、100名を超える会議を開催する場合は、対応できるシステムは限られます。セミナーなどでの使用を予定しているのであれば、システム導入前に同時接続台数の実績を確認しておきましょう。
情報漏洩防止対策
資料をデジタル化することで紛失などのリスクは減らせますが、よりセキュリティを強化したいときは、閲覧制限や資料公開期間を設定できるものがおすすめです。保管・管理したい資料が大量にある場合は、資料管理が充実しているタイプが良いでしょう。
まとめ
ペーパーレス会議システムは、資料をデジタル化することで、会議準備・進行・振り返りをより効率的にしてくれます。今までかかっていたコストや工数を削減できることによって、他の仕事に力を入れられるでしょう。
ペーパーレス会議システムは、それぞれにさまざまな特徴や強みがあります。システム導入を検討してみたいと思った方は、初めから一つに決めるのではなく、最低でも3つほど選んで比較検討してみましょう。どのようなサービスがあるか分からない・比較のポイントを知りたいという方は本記事を参考にしてみてください。また下の比較表では、製品の特長や費用、主な機能、無料トライアルの有無をまとめています。
会議の参加者全員が使いやすいと感じる、ペーパーレス会議システムの導入にぜひお役立てください!
【比較】おすすめのペーパーレス会議システム一覧
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サービス名称 | 特長 | 費用 | 主な機能 | 無料トライアル |
---|---|---|---|---|
スマートセッション |
|
初期費用50,000円~ 月額30,000円~ |
・ページ同期 ・メモ機能 ・行固定・列固定表示 ・マルチデバイス対応 ・アップローダーツール など |
有 |
ConforMeeting |
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月額30,000円~ |
・ユーザ認証 ・資料共有 ・個人作業 ・手書き・キーボード入力 ・ユーザ情報管理 など |
有 |
letaria |
|
月額5,000円~ |
・ミーティング準備 ・映像モード ・資料モード ・リアクション ・選べるチャット など |
有 |
moreNOTE |
|
初期費用36,000円~ ライセンス費用月額1,200円~ ディスク費用月額1,200円~ |
・資料のアップロード ・フォルダビュー・カレンダービュー ・手書き ・ユーザー管理・グループ管理 ・IP アクセス制限 など |
有 |
SmartDiscussion |
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初期費用20,000円~ 月額20,000円~ |
・会議準備 ・資料閲覧機能 ・会議(画面同期) ・システム管理 ・セキュリティ など |
有 |
ECO Meeting |
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初期費用50,000円~ アカウント費用月額1,000円~ |
・見開き表示 ・複数資料比較 ・マーカー・テキストメモ(付箋) ・マルチデバイス ・多要素認証機能 など |
有 |
MetaMoJi Share |
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初期費用100,000円 年額12,000円~ |
・共有・プライベートメモ ・発表者機能 ・レーザーポインター ・会議中の資料追加 など |
有 |
Handbook |
|
月額25,000円~ |
・アカウント切り替え ・アクセスコードによる配信管理 ・壁紙設定 ・ブックのソート ・アンケート など |
有 |
ABookBiz |
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要お問い合わせ |
・ドキュメント管理 ・ノーコード編集 ・ID/PW認証 ・閲覧ログ集計 ・リンク表示 など |
有 |
TIMO Meeting |
|
要お問い合わせ |
・会議体作成 ・アジェンダ登録・申請 ・コメント ・AI文字起こし ・議事録作成・展開 など |
有 |
VISITS forms |
|
要お問い合わせ |
・ランキング表示 ・統計グラフ ・AI要約機能 など |
有 |
SideBooksクラウド本棚 |
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初期費用80,000円 月額利用料金20,000円~ |
・会議機能 ・文書管理機能 など |
有 |