ペーパーレス会議システムのおすすめ13選！導入のメリットや注意点、選び方を解説

会社での会議はもちろん、自治体や町内会での会議で資料作成の経験がある方であれば、膨大な資料管理に悪戦苦闘したことも少なくないのではないでしょうか。会議の議題が複雑であればあるほど、目を通す資料も増えていき、加えて管理も手間がかかります。そんなときはペーパーレス会議システムの導入がおすすめです。この記事ではペーパーレス会議システムのおすすめ13選、導入のメリットや注意点、比較ポイントなどを紹介します。

ペーパーレス会議システムとは

ペーパーレス会議システムとは、資料をデジタル化して会議ができるようにするシステムのことで、オンライン会議・オフライン会議どちらにも対応できます。

印刷コストや資料組みの負担を減らせるだけでなく、会議をスムーズに進めるための便利機能や資料を管理する機能なども搭載されているところが特徴です。

紙資料のメリットである、事前配布ができる・資料に直接書き込める・資料を並べて見るなどは変わらずにできるので、紙資料になれた世代でも抵抗感は少なく導入できるでしょう。

会議全てをペーパーレス会議システムに変更するのではなく、Web会議ツールの補完的な役割としての活用も可能なので、幅広い使い方ができるところもシステムの魅力の一つです。

おすすめペーパーレス会議システム13選

ここからはおすすめのペーパーレス会議システムを13個紹介します。それぞれの特徴や合う企業も解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

セキュリティ万全で使いやすい！　日本インフォメーション株式会社「スマートセッション」

サービス名	クラウド版	サブスクリプション版	オンプレミス版
料金	初期費用 50,000円～ ＋ 月額利用料金 30,000円～	月額利用料金 30,000円～ ＋ 別途以下の料金が発生する場合もある ・クラウドサーバー利用料 ・バージョンアップ費用	利用環境やユーザー数によって料金が異なる
主な機能	・ページ同期 ・メモ機能 ・行固定、列固定表示 ・マルチデバイス対応 ・アップローダーツール ・セキュリティ設定など	クラウド版と同じ	クラウド版と同じ

国際基準のセキュリティ対策

ひとつめの特徴は、国際基準のセキュリティ対策です。スマートセッションで保管されているデータはすべて暗号化され、他のお客様と混ざることはありません。また資料別にセキュリティ設定の変更が可能で、資料の重要度に合わせて万全の対策が取れます。会議に参加できるユーザーを制限、捜査権限の設定など、細かなコントロールも可能です。

簡単に使える操作性

誰でも簡単に使える操作性がふたつめの特徴です。パソコンに詳しくない方でも直感的に操作できる画面と機能で、導入のハードルがグンと下げられるでしょう。発表者との画面同期、手書きできるメモ機能、キーワード検索などの機能も充実しています。複雑な機能を排除したシンプルモードもあり、初心者の方でも安心して使えるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 外部には絶対に洩らせない機密情報を多く扱う
• 幅広い年代の社員が勤務している

運営会社	日本インフォメーション株式会社「スマートセッション」
サービスサイトURL	https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/

ZoomやTeamsと併用可能！　NECソリューションイノベータ株式会社「ConforMeeting」

サービス名	SaaS版	オンプレミス版
料金	基本サービス30,000円 ＋ 追加ユーザー 3,000円/1ID 追加ディスク 5,000円/5GB	詳細は問い合わせが必要
主な機能	・資料共有 ・手書き入力 ・過去資料参照 ・電子サイン ・資料配布 ・資料ダウンロード ・資料のアクセス権設定 ・採決機能 ・Web会議連携 など	SaaS版と同じ

役員会議のサポートが得意

取締役会、事業部会議、審査会など役員会議のサポートが得意なシステムです。膨大な資料準備やセキュリティリスクへの配慮など、役員会議は通常の会議よりも準備に多くの時間が必要とされます。このシステムではWeb会議と連携させることで、両方のメリットを活かした使い方が可能です。

リモート会議がスムーズに

リモート会議など遠隔での会議であっても、スムーズに議事進行が行えます。発表者ではなく事務局側が資料操作を行うことで発表に集中でき、採決機能も搭載されているので、離れた場所にいても、その場にいるかのように円滑に会議が進行できるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 役員会議が多く、Web会議と組み合わせて使いたい
• 有名企業への導入実績を重視する

運営会社	NECソリューションイノベータ株式会社「ConforMeeting」
サービスサイトURL	https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/conformeeting/index.html?#anc-01

NTTグループならではの高いセキュリティ！　エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社「letaria」

サービス名	ユーザーID登録プラン	会議開催　回数プラン
料金	月額利用料金（5ID～） 8,000円 （1か月・3カ月・12カ月） ＋ 追加ユーザー 1,600円/1ID	月額利用料金（10回/月） 5,000円 （10回/月・20回/月・50回/月）
主な機能	・ミーティング準備 ・映像モード ・資料モード ・リアクション ・選べるチャット ・画面共有 ・録画 ・ゲスト招待 ・強制ミュート ・解像度切り替え など	ユーザーID登録プランと同じ

Web会議でも使いやすい工夫

既存のペーパーレス会議システムの後続サービスとして開発されたWeb会議ツールで、ペーパーレス会議システムの良いところを踏襲しながら、Web会議でも使いやすい工夫がプラスされています。日本の企業に多い資料中心の会議にマッチするような、細かなサポートが充実している点が特徴です。

スムーズに会議が進められる

録音・録画・チャット・会議予約・画面共有など、すでに使い慣れているWeb会議ツールの標準的な機能が搭載されています。そこに、通常のWeb会議ではできない機能が加えられていることで、より使いやすくスムーズに会議が進められるでしょう。NTTグループの高いセキュリティ基準もクリアしているので、情報漏洩の心配も減らせます。

こんな企業におすすめ

• 資料中心の社内会議が多い
• リモートワークが盛んに行われている

運営会社	エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社「letaria」
サービスサイトURL	https://www.nttcom.co.jp/dscb/letaria/index.html#faq

AI搭載で情報共有や共同作業を効率化！　伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「スマートAIボード」

サービス名	–
料金	–
主な機能	・ホワイトボード機能 ・プロジェクター機能 ・Web会議機能 など

ホワイトボード機能

パソコンに表示された画像を大画面に映し、その画面上で直接書き込みや操作ができるホワイトボード機能が大きな特徴です。書き込んだコメントはテキスト化してデータ保存・共有もできます。Android OSとWindowsOSも搭載しているため、アプリを大画面で操作することも可能です。

ケーブル不要ですぐにWeb会議が開催

Web会議アプリを立ち上げることで、ケーブル不要ですぐにWeb会議が開催できます。本体には4Kカメラと12アレイのマイクが内蔵、かつノイズキャンセリング機能付きで、周囲の環境を気にせずにどこでもWeb会議がスタートできるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 会議室以外でも、さまざまな場所で会議を行いたい
• グループ単位での発表や参加型の会議が多い

運営会社	伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「スマートAIボード」
サービスサイトURL	https://www.ctc-g.co.jp/solutions/ideahub/

さまざまなデバイスに対応！　富士ソフト株式会社「moreNOTE」

サービス名	クラウド版	オンプレミス版	オンプレミススタンドアローン版	介護認定審査会デジタルパック
料金	初期費用 36,000円 ＋ 月額費用 1,200円/ID （ライセンス費用）※31ID以降は600円 1,200円/GB （ディスク費用）	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要
主な機能	・ブラウザからの資料アップロード ・資料閲覧編集権限の設定 ・資料公開期間の設定 ・手書きメモ・画面同期 ・有人コールセンター完備	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要

会議資料が探しやすい

カレンダー形式で会議の予定や資料を表示することができるので、過去や未来の会議資料を瞬時に探すことができます。毎日いくつもの会議を抱える人やシステムに不慣れな人でも

、見慣れたカレンダーでの表示だからこその直感的な操作が可能です。部下に資料を共有したいときにも、指示が出しやすいのでミスコミュニケーションが減らせるでしょう。

外部ゲストが参加しやすい仕組み

アカウントをもっていない外部ゲストであっても、ブラウザで一時的に資料の共有ができます。商談などの双方向の認識をきちんとすり合わせる作業が必要なシーンであっても、このシステムを使えば面倒なアカウント作成無しに、お互いに資料を持ち寄って活発な議論が交わせるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 日々の会議が多く、資料作成の工数を削減したい
• 外部との商談でもシステムを使いたい

ワンストップのフルサポートで安心！　キッセイコムテック株式会社「SmartDiscussion」

サービス名	クラウドサービス	オンプレミス	サブスクリプション
料金	スタータープラン 初期費用 20,000円 月額費用 20,000円 スタンダードプラン 初期費用 30,000円 月額費用 36,000円～ エンタープライズ 初期費用 80,000円 月額費用 98,000円～	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要 （例：20ライセンスの場合は59,800円/月～）
主な機能	・会議資料登録 ・会議運営補助 ・共有メモ ・資料閲覧機能 ・会議画面同期 ・拡張機能 ・システム管理 など	クラウドサービスと同じ	クラウドサービスと同じ

直感的な操作が可能

直感的な操作が可能なシンプルで分かりやすい画面で、年配の役員やパソコンに詳しくない社員でも迷うことなくスムーズに使えます。発表者・参加者ともに2画面表示ができるので、参考資料を見ながら会議参加が可能です。会議中は発表者端末と参加者端末は完全に同期されるので、どこを話しているのかわからない迷子状態が防げます。

会議の進行がスムーズ

会議進行をサポートするため、事務局用端末で資料切り替えや発表者切り替えが可能です。資料の映し出しがもたついて、会議の進行が遅れることも減らせるでしょう。参加者の端末からは投票や採決をすることもでき、投票結果はリアルタイムに参加者全員に共有できます。

こんな企業におすすめ

• 役員会議でのペーパーレス化を進めたい
• はじめはリーズナブルの料金から利用してみたい

業界最高水準の高度なセキュリティ機能！　株式会社エステック「ECO Meeting」

サービス名	クラウド版	オンプレミス版
料金	初期費用 50,000円 ＋ 月額利用料金 1,000円/1アカウント 1,000円/1GB	詳細は問い合わせが必要
主な機能	・見開き表示 ・複数資料比較 ・別ページ比較 ・マーカー、テキストメモ ・マルチデバイス ・プレゼンテーション ・2種類の投票 ・IPアドレスフィルタリング ・多要素認証機能 など	クラウド版と同じ

幅広い分野での導入実績

大学、JA、金融、医療など異なる幅広い分野で導入実績があり、役員会議から株主総会、勉強会やセミナーなど、あらゆるシーンで活躍してくれます。タブレット端末を利用したシステムなのでどんな場所でも持ち運びができ、外出先での会議でもシステムの利用が可能です。

情報漏洩を徹底的に防ぐ

「デバイスセキュリティ」と「サーバーセキュリティ」という業界最高水準の高度な2種類のセキュリティ機能で、情報漏洩を徹底的に防ぎます。個体認証、強制ログオフ、会議資料の自動削除など、ヒューマンエラーによるミスをできるだけ減らす機能搭載が豊富です。

こんな企業におすすめ

• 会議以外でも、人事評価や面接などでも使用したい
• 外出先でもタブレット端末から使用したい

運営会社	株式会社エステック「ECO Meeting」
サービスサイトURL	https://ecomeeting.jp/

リアルタイム・双方向のコミュニケーションがスムーズに！　株式会社MetaMoJi「MetaMoJi Share」

サービス名	クラウド版
料金	初期費用 100,000円（初年度のみ） ＋ 1ライセンス12,000円/年 ※20ライセンスから購入可能
主な機能	・MetaMojiアシスタント ・シェアビュー ・録音機能（メモから頭出し再生も可能） ・手書き文字をテキストへ変換 ・共有メモとプライベートメモ ・発表者機能 ・レーザーポインター ・会議中に資料追加可能

議題に対する参加者の解像度が上がる

リアルタイムかつ双方向での会議進行ができるので、議題に対する参加者の解像度が上がります。発表者はレーザーポインターで発表部分を指し示すことで、しっかりと集中しながら発言を聞いてもらえるでしょう。参加者は手書きでメモを書き込め、リアルタイムで同期されていくので、リモートでの会議でも十分にコミュニケーションができます。

独自技術のシェア機能

対面・オンラインどちらの会議であっても、効率化できます。独自技術のシェア機能によるリアルタイムな資料共有により、プレゼンや役員会議のみに特化したものではなく、社内会議やアイデア出しなどもっとカジュアルな会議でも活躍してくれるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 大きな会議だけでなく、日々の小さな会議でも使いやすい汎用性のあるシステムがいい
• さまざまな働き方をしている社員が多くいる

運営会社	株式会社MetaMoJi「MetaMoJi Share」
サービスサイトURL	https://product.metamoji.com/share/

シンプルな操作で使い勝手抜群！　アステリア株式会社「Handbook」

サービス名	スタンダード	プレミアムプラス	エンタープライズプラス
料金	月額利用料金 25,000円 55,000円（ストレージフラット付き） ※最大保存容量1GB・5GB	月額利用料金 120,000円 180,000円（ストレージフラット付き） ※最大保存容量3GB・500GB	400,000円 ※最大保存容量500GB
主な機能	・ファイル登録 ・Split View対応 ・360度画像、動画対応 ・ネット接続無しで閲覧可能 ・シナリオプレイ機能 ・ポインター表示 ・全文検索機能 ・試験問題作成 ・アンケート機能 ・ログイン状況解析 など	スタンダードと同じ ＋ 編集者のログ取得自動バックアップ Web API など	詳細は問い合わせが必要

スマートな情報のやり取り

モバイル向けのコンテンツ管理システムで、タブレット端末やスマートフォンで資料作成・閲覧などができます。作成・活用・反応・分析の4つのサイクルをサポートし、シンプルに伝え、スマートな情報のやり取りが可能です。多くのデバイスに対応していることで、どんなシーンでもマルチに活用できるでしょう。

フィードバック機能やアンケート機能

フィードバック機能やアンケート機能が充実しており、さまざまな形で参加者からの意見を吸い上げられます。フィードバック機能では「コメント機能」「レーティング機能」、アンケート機能では「穴埋めアンケート」「テキスト入力アンケート」「選択アンケート」があり、得られたデータをもとに今後のよりよい発表へと繋げられるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 研修会や勉強会などアンケート実施を行う場面が多い
• 営業や建設など、外で行う業務がメインである

運営会社	アステリア株式会社「Handbook」
サービスサイトURL	https://handbook.jp/

ノーコードでペーパーレス化を実現！　株式会社エージェンテック「ABookBiz」

サービス名	クラウド	オンプレミス	カスタマイズ
料金	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要	詳細は問い合わせが必要
主な機能	・ドキュメント管理 ・ノーコード設定 ・リンク設定 ・端末認証 ・データ自動消去 ・閲覧ログ集計 ・ヒートマップ ・オフライン閲覧 ・ドキュメント検索 ・メモ、マーキング	クラウドと同じ	クラウドに加えてオプション機能追加可能

情報管理が安全に行える

管理画面で一括して資料の管理や更新ができるので、ユーザー端末には常に最新のものが閲覧できるようになっています。閲覧権限や公開期間の設定なども、グループごと・ユーザーごとに細かく設定でき、情報管理が安全に行えるでしょう。また、端末紛失時は遠隔操作でデータ消去が可能で、万が一のときにもしっかり備えられます。

参加者の理解度を可視化

より資料を見やすくするために、PDFに写真や動画、リンクを貼り付けることができます。自由に編集できるので、文字だけでは伝わりにくい細かな部分もしっかりと伝えられるでしょう。さらにドキュメントの閲覧状況をヒートマップで確認でき、参加者の理解度を可視化して分析することが可能です。

こんな企業におすすめ

• 画像や動画などをの資料を用いる会議が多い
• 商談やコンペなどで、ライバル社との差別化を図れる資料を使ってプレゼンしたい

運営会社	株式会社エージェンテック「ABookBiz」
サービスサイトURL	https://www.agentec.jp/product/abookbiz/

国内初のミーティングマネジメントツール！　パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「TIMO Meeting」

サービス名	–
料金	–
主な機能	・会議体作成 ・会議作成 ・議案登録、申請 ・自動通知 ・AIアシスタント ・AIアドバイザリー ・AI文字起こし ・AI要約 ・議事録作成、展開

経営会議の質を上げるためのサポート

国内初の経営会議の生産性向上を叶えるミーティングマネジメントツールで、企業の中で最も大切な会議のひとつである経営会議の質を上げるためのサポートが充実しています。報告だけの会議を減らし、会議をする必要がある議題のみを見つけやすくしたり、会議で決まったToDoが適切に実行されているか確認したりすることも可能です。

AIを用いたツール

AIを用いたツールが多く、今まで工数をかけていた作業を短時間で完了させられます。また論点の抜け漏れがないか、報告だけの会議をスキップしてより重要なアジェンダはないかなどがチェック可能です。このシステムを活用すれば、なんとなくしていた会議を、より意味のある時間へと変えてくれるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 報告だけの会議が多く、多くの社員が時間を取られている
• 会議でもChatGPTを導入していきたい

運営会社	パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「TIMO Meeting」
サービスサイトURL	https://www.persol-pt.co.jp/timo/

参加者の意見を可視化！　VISITS Technologies株式会社「VISITS forms」

サービス名	–
料金	–
主な機能	・アンケート機能 ・意見を相互フィードバック ・意見を可視化

チーム全体の価値観の可視化

アイデア出しや何かを決定する会議など、参加者全員の意見を吸いだし、どの意見に決定するかを迅速にサポートしてしてくれます。参加者はアンケートに答える間隔で忌憚のない意見を発表でき、意見をランキングすることでチーム全体の価値観の可視化が可能です。ランキングだけでなく、より詳細な分析もでき、皆が納得できる結論を導き出します。

ナレッジのデータベースとしても利用可能

特定の部署やチームだけの経験やノウハウを眠らせておくのではなく、システムを活用して横断して蓄積していくことができます。会議運用ツールとしての活用だけでなく、ナレッジのデータベースとしての利用もできるので、社員全員のスキルアップにも繋がるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 経験数の少ない社員からの意見もまんべんなく吸い取りたい
• 社員のスキルを底上げしたい

運営会社	VISITS Technologies株式会社「VISITS forms」
サービスサイトURL	https://visitsforms.com/

リモート環境における会議のクオリティ向上！　東京インタープレイ株式会社「SideBooksクラウド本棚」

サービス名	クラウド
料金	初期費用80,000円 月額利用料金20,000円 ライセンス料50名につき10,000円／月 追加容量10GBにつき45,000円／月
主な機能	・会議機能 ・文書管理機能

検索機能が充実

資料を階層化したフォルダで管理でき、デバイスに左右されることなく同じフォルダ階層から簡単に文書を見つけることができます。さらに文書内の検索や複数文書の一括検索も利用できるのも特徴です。単一文書内検索からフォルダ内検索、全体検索と検索機能が充実していることから、スムーズに資料を探し当てることができます。

徹底した安全管理

データセンターは耐震構造、UPS完備、入退室管理と24時間365日有人監視により安全管理を徹底しています。さらに保存された資料データは、データセンターとは別の拠点に毎日フルバックアップしているのも強みです。万が一の災害時などにもデータが消失するリスクがほとんどなく、安心できるでしょう。

こんな企業におすすめ

• 会議資料が大量になることが多い
• 厳重にデータ管理をしたい

運営会社	東京インタープレイ株式会社「SideBooksクラウド本棚」
サービスサイトURL	https://sidebooks.jp/

ペーパーレス会議システムで利用できる機能一覧

ペーパーレス会議システムで利用できる機能を一覧にしてまとめてみました。システム導入時の参考にしてみてください。

機能	機能詳細
資料共有機能	発表者と参加者で同じ資料を閲覧できる機能。 サービスによっては書き込みなども共有できる。
画面同期（ペアリング）機能	発表者が見えている画面と参加者に映し出される画面を同一にする機能。 ポインターやページめくりなども同期することで、参加者が迷子になりにくい。
並列表示（画面分割）機能	発表画面と参考資料などを提示した画面の2画面が映し出せる機能。 参考資料を提示することで、より発表が伝わりやすくなる。
メモ・マーカー機能	手書き感覚で、画面上にメモしたり、マーカーを引いたりできる機能。 紙資料のような直感的な動作ができ、使い慣れていない人でも便利に使える。
資料検索機能	保管資料の中からキーワード検索や全文検索などをかけられる機能。 探したい資料をすぐに見つけられるので、業務の効率化につながる。
Web会議機能	Web会議システムと連携できる、もしくはシステム上でWeb会議ができる機能。 離れた場所でも会議や発表が行えるので、リモートワーカーや商談にも使える。
資料の削除機能	会議終了後に自動で資料の削除を行ってくれる機能。 社外秘資料を扱う会議などが多い場合、この機能を使えば社外へ漏れるリスクが大幅に減らせる。
アクセス管理機能	参加者、資料閲覧、資料編集などアクセスできる人物や権限をコントロールする機能。 役割によって権限を管理することで、情報漏洩・情報改ざんなどのリスクを減らし、健全な情報管理を行える。

ペーパーレス会議システム導入のメリット

ここからは、ペーパーレス会議システム導入の5つのメリットを紹介します。システム導入時は、これらのメリットをきちんと伝えることによって、スムーズに受け入れ態勢が整うかもしれません。

会議準備がスムーズになる

会議の参加者全員が同じ資料を自らダウンロードして用意できるので、資料の印刷・事前準備・部数調整のコストや手間がかかりません。また、通知機能やカレンダー設定を活用すれば、わざわざ連絡せずとも会議開催・日時変更なども自動で行えます。

会議の進行が円滑になる

会議当日になって資料を初めて見るのではなく、あらかじめ参加者全員が資料に目を通せるので、会議の進行が円滑に運ぶでしょう。また、ディスカッション時にはホワイトボード機能やメモ共有機能が役立ちます。参加者全員の意見を漏れなく吸い上げることが可能です。

議事録が簡単に作れる

会議中に書いたメモは、すぐに共有できるので議事録が簡単に作成できます。会議に欠席した場合でもアーカイブが残せるため、後から内容を振り返ることも可能です。議事録を作るためだけにかけていた工数をグンと削減できるでしょう。

ペーパーレス会議システムを導入時に押さえておくべきこと

つづいては、ペーパーレス会議システムを導入するときに押さえておくべきポイントを2つ紹介します。上手にシステムを活用するために、ぜひ知っておいてもらいたい点なので、ぜひ最後までご覧ください。

タイプ別の特徴を知っておく

ペーパーレス会議システムは、会議の進行管理が得意なタイプと資料管理や活用が得意なタイプの2種類に分かれます。せっかくシステムを取り入れても、強みを活かせる使い方ができなければもったいないので、使用用途に合わせて選びましょう。

導入前に無料トライアルを活用する

タイプ別の特徴を知ることにプラスして、無料トライアルを活用するのも大切です。システムを使う全員が使いやすいと感じられるか、PC初心者や年配の社員でも使えるかなど、多角的な視点を持って操作性や見やすさを検証してみましょう。

ペーパーレス会議システムの選び方と比較ポイント

ここからは、ペーパーレス会議システムの選び方と比較ポイントについて解説します。使いたい会議の特性に合わせて、システムを選んでいきましょう。

使い勝手の良さ

紙の資料のように、資料に直接書き込める・参加者が自由に資料を捲れるなどの使い方ができるかどうかチェックしましょう。多彩な機能がついているシステムもよいですが、利用者のレベルに合わせてモード変更ができるものもおすすめです。

Web会議機能

Web会議機能がついているものであれば、システム上で会議全体が完結できるのでとても便利です。資料共有などもスムーズにできるため、より効率的に進められるでしょう。社外との会議が多い場合は、ゲスト招待オプションがあるタイプがおすすめです。

資料確認までの流れ

保管資料全てでキーワード検索ができる、超高速PDF横断検索機能がついているシステムであれば、見たい資料にすぐにアクセスできてとても便利です。さらに付箋機能があると、一発で資料が見つかり、無駄な時間が省けます。

会議の参加人数

数人での会議であればどのシステムであっても問題なく使えますが、100名を超える会議を開催する場合は、対応できるシステムは限られます。セミナーなどでの使用を予定しているのであれば、システム導入前に同時接続台数の実績を確認しておきましょう。

情報漏洩防止対策

資料をデジタル化することで紛失などのリスクは減らせますが、よりセキュリティを強化したいときは、閲覧制限や資料公開期間を設定できるものがおすすめです。保管・管理したい資料が大量にある場合は、資料管理が充実しているタイプがよいでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議システムは、資料をデジタル化することで、会議準備・進行・振り返りをより効率的にしてくれます。今までかかっていたコストや工数を削減できることによって、他の仕事に力を入れられるでしょう。

ペーパーレス会議システムは、それぞれにさまざまな特徴や強みがあります。システム導入を検討してみたいと思った方は、はじめからひとつに決めるのではなく、最低でも3つほど選んで比較検討してみましょう。比較してみるとわかる特徴や強みもあるので、気になるものがあればぜひ資料請求してみてください。

自分だけでなく、会議の参加者全員が使いやすいと感じるかどうかが大切なポイントなので、その点を忘れずにチェックしてみましょう。